CIRCULAR 161 DE 2017

(Septiembre 14)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá, D.C.

Con la finalidad de garantizar el cumplimiento en la gestuón relacionada con la documentación que debe figurar en el aplicativo con base para la liquidación de los convenios, se solicita a los Directores de Formación Profesional Integral, Servicio Nacional de Formación para el Trabajo y Empleo Trabajo y Emprendimiento, Directores Regionales, Subdirectores de Centros, Coordinadores de Relaciones Corporativas e internacionales de las Reginales y Supervisores de Convenio tener en cuenta los siguientes lineamietos y directrices.

El artículo 28 de la Resolución No. 2340 de agosto 6 de 2010 "Por la cual se actualizan los procedimientos para el manejo de las comunicaciones institucionales y la documentación normativa y contractual en virtud del uso de las nuevas tecnologías para la gestión electrónica documental, " expresa: "(...)

PARAGRAFO 2o. Organización física de la documentación relacionada con contratos y convenios Toda la documentación relacionada con las etapas preparatoria y precontractual debe ser entregada al momento de la radicación del Contrato o Convenio al Grupo de Administración de Documentos, en la Dirección General y a los Grupos de Apoyo Administrativo en las Regionales y Centros de Formación Profesional.

Los jefes de las áreas y los supervisores de contratos v convenios deben entregar de manera inmediata y en el mismo momento en el que se producen, todos los documentos que soporten las etapas Contractual y Post-contractual para garantizar que toda la documentación repose en los expedientes únicos de contratos y convenios.

No podrán existir documentos relacionados con estos procesos en las oficinas productoras, ni a carao de los Supervisores. Toda la documentación que soporte la contratación debe reposar en las áreas designadas para la conformación de los expedientes únicos de contratación. {...)" (Negrilla y subrayas fuera de texto)

Como puede observarse, corresponde y es obligación de los supervisores de los convenios y contratos, entregar al Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General del SENA de manera inmediata toda la documentación original que se genere y soporten las etapas previa, contractual y postcontractual de los convenios y contratos, en especial de aquellas que se originan en otras Direcciones del SENA y que por delegación de la Resolución No. 3544 de 2008, debe suscribir el titular de la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas.

Lo anterior con la finalidad de digitalizar, registrar en el aplicativo on Base toda la documentación original y de esta manera salvaguardar y facilitar su consulta así como lograr la recuperación de la información, de conformidad con el mencionado ordenamiento.

Por lo cual, es necesario que todos los documentos de las diferentes etapas contractuales se envíen al Grupo Administración de Documentos de la Dirección General del SENA.

Teniendo en cuenta que a la fecha el SENA perdió competencia para liquidar gran cantidad de convenios, porque no se contó en su oportunidad con la documentación necesaria para ello, puesto que la misma no se encontraba registrada ni digitalizada en el aplicativo a cargo del Grupo de Administración de Documentos, es necesario recordarle a los supervisores, la normatividad legal vigente sobre la liquidación de convenios.

El artículo 60 de la ley 80, parcialmente derogado por el artículo 32 la Ley 1150 de 2007, establecía:

“Artículo 60o.- De su ocurrencia y contenido. Los contratos de tracto sucesivo, aquéllos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación.

También en esta etapa las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar.

En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.

Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en general para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.”

Este artículo fue modificado por el artículo 217 del Decreto Ley 19 de 2012, “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”, el cual expresa:

''ARTÍCULO 217. DE LA OCURRENCIA Y CONTENIDO DE LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS ESTATALES.

El artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 32 de la Ley 1150 de 2007 quedará así:

"Artículo 60. De la ocurrencia y contenido de la liquidación. Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación.

También en esta etapa las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar.

Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.

La liquidación a que se refiere el presente artículo no será obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo o la gestión."

El artículo 11 de la ley 1150 de 2011 establece: “DEL PLAZO PARA LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS.

Lo liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.

En aquellos casos en que el contrafista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la entidad tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 136 del C. C. A.

Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de _> mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 36 del C. C. A.

Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.” '

El artículo 136 del C.C.A. de que trata el inciso segundo del presente artículo, era la norma que establecía los requisitos de caducidad de las acciones ante la jurisdicción de lo contencioso administrativa y en la actualidad corresponde al artículo 164 de la Ley 1437 de 2011, por la cual se expidió el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

La norma anteriormente descrita señaló clara, expresa, y taxativamente los plazos en los cuales debe realizarse la liquidación, así:

1. De mutuo acuerdo: ''...dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto..."

2.  Si no se indicó dicho término en el convenio o contrato, pliegos de condiciones o sus equivalentes, (Estudios previos, plan operativo para el caso), la liquidación debe efectuarse dentro de los cuatro (4) meses siguientes “...a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.”

3. Si la liquidación no puede hacerse de común acuerdo, porque el contratista no se presentó o no la realizó a pesar de haber sido notificado o porque las partes no llegaron a un acuerdo, la entidad contratante tiene la potestad para liquidar el convenio unilateralmente dentro de los dos (2) meses siguientes, conforme lo establecía el artículo 136 del C.C.A., que en la actualidad corresponde al artículo 164 de la Ley 1437 de 2011 (Caducidad acción contractual)

4. Si la entidad no liquida el contrato unilateralmente dentro del término de dos (2) meses, como ya se dijo, las partes pueden liquidarlo de común acuerdo, o la entidad estatal contratante liquidarlo unilateralmente dentro de los dos (2) años siguientes.

5. Si las partes convinientes no liquidan el contrato o convenio de mutuo acuerdo o la entidad estatal no lo hizo unilateralmente, o para interponer la acción contractual, solicitar al juez competente que efectúe la liquidación. (Jurisdicción Contencioso Administrativa o mecanismos de solución de conflictos, si así se encuentra pactado.) (Resaltado y subrayas fuera de texto).

En síntesis:

Si las partes convinientes dejan vencer los plazos para efectuar la liquidación de los contratos o convenios estatales, de mutuo acuerdo, de forma unilateral o judicialmente, se pierde la competencia para realizar la liquidación.

Vencido el plazo para liquidar, es decir los 30 meses y constatado que operó el fenómeno de la caducidad de la acción, la entidad debe elaborar un acta de finalización y análisis financiero (cierre financiero) con fundamento en los informes presentados por el supervisor del convenio, para constatar la correcta inversión de los recursos y proceder con el archivo de las diligencias, lo anterior sin perjuicio de iniciar las acciones disciplinarias a que hubiere lugar.

Este procedimiento se realiza teniendo en cuenta los principios de transparencia y eficacia que rigen la administración pública según los cuales una actuación administrativa no puede quedar inconclusa sino que los resultados de la misma deben ser verdaderos y permitir que exista una finalización de cualquier actuación iniciada por la administración.

Vale la pena exhortar a los supervisores para que consulten y apliquen el contenido de la Resolución No. 1294 de 2014, en la cual se encuentran claramente deterrminadas las actividades y acciones que deben desarrollar en ejercicio de la función que les ha sido asignada.

ALBERT FERNEY GIRALDO VARÓN

Director de Promoción y Relaciones Corporativas

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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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