CIRCULAR 161 DE 2021

(septiembre 10)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

De conformidad con lo establecido en el artículo 11 de la Ley 594 de 2000, el cual dispone que, “El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.”, la Secretaría General a través del Grupo Administración de Documentos, ha venido adelantando una serie de entrevistas con las Áreas que componen la Dirección General y las 33 Regionales a nivel nacional, con el fin de determinar el estado actual de los archivos que componen el patrimonio documental de la Entidad.

Con el fin expresado anteriormente, el Grupo Administración de Documentos diseñó instrumentos que le permitieron a las Regionales y dependencias registrar el estado de organización de los archivos y las necesidades de cada una de ellas. Con base en la información recolectada, el Grupo consolidó el diagnóstico del manejo de la gestión documental de cada una de las Regionales y la Dirección General, en el cual se evidencia el nivel de cumplimiento de las normas legales y técnicas en la organización de los archivos a nivel nacional, y de esta manera establecer las estrategias y abordar las actividades encaminadas a que los mismos cumplan con los requisitos establecidos para tal fin. Este diagnóstico fue construido con base en las respuestas emitidas por las dependencias al momento de llevarse a cabo la entrevista mencionada anteriormente, y en tal sentido, mediante la presente circular, se da a conocer el diagnóstico de los archivos de la vigencia 2021, con el fin de dar a conocer el real estado de los archivos bajo su responsabilidad, y de acuerdo con los resultados del diagnóstico, se constituye como una herramienta que les permita elaborar los planes que deben desarrollar en la vigencia 2021 y siguientes, para contar con archivos organizados y dar cumplimiento a satisfacción a las actividades incluidas en el Plan de Mejoramiento Archivístico encaminadas a la superación de los

hallazgos asignados por el Archivo General de la Nación. El diagnóstico objeto de la presente Circular puede ser consultado en el módulo de documentos de referencia y normograma del proceso de gestión documental en el aplicativo CompromISO, y en el link de consulta http://compromiso.sena.edu.co/documentos/doc referencia/Diagn%C3%B3stico de la Gesti%C3%B3n Documental de las Regionales y Direcci%C3%B3n General.pdf

La Secretaría General a través del Grupo Administración de Documentos, recuerda que de conformidad con lo establecido en el Acuerdo 042 de 2002, proferido por el Archivo General de la Nación como ente rector en la materia determina que las unidades administrativas en cabeza de sus jefes son los responsables de la conformación, organización, preservación y control de los archivos, de acuerdo con las Tablas de Retención Documental.

Cordialmente,

VERÓNICA PONCE VALLEJO

Secretaria General

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/C_SENA_0161_2021.pdf>

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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