CIRCULAR 162 DE 2017

(septiembre 14)

<Fuente: Archivo Interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá, D. C.

El SENA en cumplimiento de lo establecido en la Ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública, la Ley 1757 de 2015 por la cual se dictan disposiciones en materia de promoción y protección del derecho a la participación democrática, y el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, y con el propósito de generar espacios de interlocución, deliberación y comunicación con sus partes interesadas pertinentes en los que se informe y explique los resultados de la gestión adelantada por la Entidad, tiene programado en el marco de la estrategia de rendición de cuentas realizar una Audiencia Pública de Rendición de Cuentas.

Para el efecto, desde la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo se ha definido que las Direcciones Regionales adelanten este ejercicio el 26 de octubre de 2017, atendiendo los siguientes lineamientos:

Acciones previas a la audiencia

1. Logística:

- Designar un equipo coordinador de la Audiencia.

- Diseñar la estrategia de comunicación para el desarrollo del ejercicio.

- Definir cómo se va a realizar la convocatoria

- Medio por el cual se realizará: radio, prensa, perifoneo, carteleras, entre otros,

- Establecer el contenido en el que se precise:

a. Ejercicio que se va a adelantar: Audiencia Pública de Rendición de Cuentas

b. Sitio y hora

c. Temas que se desarrollarán en el ejercicio

d. Invitación a inscribirse y formular temas sobre los cuales considera la Regional debería informar o, preguntas relacionadas con el ejercicio. Anexo 1

- Caracterizar a los participantes. Deberá convocarse a los integrantes del Consejo Regional, 1 representante de los aprendices, veedurías ciudadanas, gremios y comunidad en general. Lo anterior sin perjuicio de otras autoridades públicas y entidades públicas o privadas que la Regional considere pertinente.

- Designar un moderador para la Audiencia.

- Realizar una infografía sobre la metodología del ejercicio y publicarla en sitios visibles de la Regional.

- Realizar sensibilización al equipo de trabajo de la entidad sobre este tipo de ejercicio.

- Responder todas las preguntas que se formulen en el ejercicio y remitirlas al correo electrónico de quien las formuló. No obstante, se sugiere que de las preguntas que se formulen a través del formulario de inscripción o en la audiencia misma, se seleccionen algunas para ser respondidas en el transcurso del ejercicio.

2. Definición de Contenidos para el informe de gestión:

El Director Regional y su equipo directivo, presentará durante la audiencia un informe de la gestión adelantada, el cual debe enmarcarse dentro del Plan Estratégico Institucional, el Plan de Acción y la siguiente información mínima:

- Objeto de la entidad y derechos ciudadanos que atiende

- Situación encontrada al inicio del período

- Metas del plan de acción institucional

- Avances y resultados en el cumplimiento del plan de acción

- Inversiones y presupuesto asociados a las metas y resultados de la gestión

- Impacto de los recursos frente a necesidades ciudadanas en términos de cobertura y satisfacción

- Acciones para garantizar la transparencia en la contratación y estado de los contratos realizados y proyectados

- Principales dificultades en la ejecución

- Proyecciones para la siguiente vigencia: acciones y metas

- Plan de mejoramiento institucional

- Estado de implementación del MECI y acciones de mejoramiento

- Implementación del SIGA

- Planta de personal y número de contratistas

- Acciones para garantizar la participación ciudadana

- Realizar el inventario de las quejas y reclamos que con mayor frecuencia recibió la Regional y dedicar un capítulo del informe de gestión a este punto.

El Informe de Gestión deberá publicarse con anterioridad a la realización de la Audiencia por el medio más idóneo, con el objeto que la comunidad lo conozca.

Desarrollo de la Audiencia de Rendición de Cuentas.

Durante la Audiencia, se debe tener en cuenta como mínimo los siguientes aspectos:

- Contar con una escenografía amable y que propicie condiciones para el diálogo.

- Entregar a los participantes un formato de calificación del evento, el cual será insumo para la evaluación del ejercicio (Anexo 2) y, un formato para formular preguntas (Anexo 1 sin la parte de la inscripción).

- Explicar la metodología del ejercicio e informar la agenda del día.

- Presentar el Informe de Gestión correspondiente a la Regional y los Centros adscritos a ésta

- Abrir un espacio de diálogo con la ciudadanía con base en las preguntas recibidas en la etapa previa y las recibidas durante el ejercicio, dar respuesta a las seleccionadas y aclarar que las respuestas que no se dan la audiencia se responderán mediante correo electrónico o la dirección aportada por el ciudadano que la formuló.

Cierre de la Audiencia de Rendición de Cuentas.

Para finalizar la audiencia el Director Regional evalúa el ejercicio adelantado y presenta las conclusiones del mismo, y solicita hacer entrega de la encuesta diligenciada mediante la que los participantes evalúan el ejercicio adelantado.

Después de la Audiencia

- Realizar un Informe Final de la Audiencia (Anexo 3), el cual corresponde al resumen de lo expuesto y los principales comentarios. Este informe debe darse a conocer a la ciudadanía, registrarse en el formato DE-F-022 y subir las evidencias a la plataforma que la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo ha dispuesto para tal fin en el link https://sena4.sharepoint.com/sites/SIGA mejora continua

Este informe final de Audiencia es diferente al informe de gestión que se presenta para la realización de la Rendición de Cuentas y debe contener el análisis del ejercicio por parte de la Regional, así como el consolidado de la encuesta entregada a los asistentes para que califiquen el ejercicio. Anexo 2.

- Retroalimentación institucional. En la medida de lo posible, las propuestas y evaluaciones ciudadanas deberá incorporarse en el ejercicio de planeación para la siguiente vigencia, con el fin de evidenciar la mejora.

Cualquier inquietud o información adicional que requiera acerca de este ejercicio, puede comunicarse con Milena Guevara Triana de la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, al correo mguevarat@sena.edu.co IP 12511.

Cordialmente,

IVAN ERNESTO ROJAS GUZMÁN

Director de Planeación y

Direccionamiento Corporativo

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