CIRCULAR 167 DE 2021

(septiembre 14)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Con el fin de utilizar las funcionalidades dispuestas en los macro procesos del sistema para el registro de las transacciones, y de validar que la selección del tipo de Gasto, Uso Contable o Atributo Contable corresponda al hecho económico que se está registrando, se indica la adecuada utilización de la funcionalidad en el registro de la cuenta 5108_Gastos de Personal Diversos, para lo cual se menciona el atributo contable correcto a utilizar, la selección adecuada del tipo del gasto, la selección adecuada del código contable parametrizado con los usos contables y el uso adecuado de los rubros parametrizados y así evitar registros inapropiados los cuales influyen en el Balance General de la Nación.

La Resolución 620 de 2015 de la Contaduría de la Nación correspondiente a la descripción de la dinámica de la cuenta 5108_Gastos de Personal Diversos, menciona “Representa el valor de los gastos que se originan en pagos de personal por conceptos no especificados en las cuentas relacionadas anteriormente. Se Debita con: 1- El valor de la causación por los diferentes conceptos.

Se Acredita con: 1- El valor de la cancelación de su saldo al final del periodo contable.”

En cumplimiento a lo anterior se relaciona la siguiente información:

1. Tipo de Gasto:

- Capacitación, bienestar social y estímulos: Se utiliza cuando el hecho económico corresponde al reconocimiento de apoyos y auxilios educativos y estímulos al funcionario.

- Dotación y suministro a trabajadores: Se utiliza cuando el hecho económico corresponde a la compra de bienes de dotación para los funcionarios, (calzado, vestuario, entre otros).

- Gastos de viaje: Se utiliza cuando el hecho económico corresponde al reconocimiento de la legalización de órdenes de viaje necesarias y autorizadas por el SENA a los funcionarios correspondientes a los gastos de tiquetes aéreos, tiquetes terrestres, peajes y transportes, establecido y relacionado en el documento de la orden de viaje.

- Viáticos: Se utiliza cuando el hecho económico corresponde al reconocimiento de la legalización de órdenes de viaje necesarias y autorizadas por el SENA a los funcionarios correspondientes a los gastos de alojamiento y manutención establecido y relacionado en el documento de la orden de viaje.

- Otros gastos de personal diversos: Se utiliza cuando el hecho económico corresponde al reconocimiento de los apoyos de sostenimiento de los aprendices SENA pagados por la nómina de la entidad.

2. Rubro presupuestal de acuerdo al tipo de gasto:

- Rubro presupuestal A-02-02-02-009-002 Servicios de educación: Se utiliza cuando el origen del hecho económico se genera del rubro de Funcionamiento y obedece al reconocimiento de apoyos y auxilios educativos y estímulos para los funcionarios de la entidad, relacionando la cuenta 510803_ Capacitación, bienestar social y estímulos.

- Rubro presupuestal C-3603-1300-14-0-3603025-01 Gastos de personal - servicio de formación profesional integral - mejoramiento del servicio de formación profesional del SENA nacional: Se utiliza cuando el origen del hecho económico se genera del rubro de Inversión y obedece al reconocimiento de apoyos y auxilios educativos a los funcionarios de la entidad, relacionando la cuenta 510803_ Capacitación, bienestar social y estímulos.

- Rubro presupuestal C-3603-1300-14-0-3603025-02 Adquisición de bienes y servicios - servicio de formación profesional integral - mejoramiento del servicio de formación profesional del SENA nacional: Se utiliza cuando el origen del hecho económico se genera del rubro de Inversión y obedece al reconocimiento de apoyos y auxilios educativos a los funcionarios de la entidad, relacionando la cuenta 510803_ Capacitación, bienestar social y estímulos.

- Rubro presupuestal C-3699-1300-14-0-3699058-02 Adquisición de bienes y servicios - servicio de educación formal para la gestión administrativa - fortalecimiento de la infraestructura y la capacidad institucional del SENA a nivel nacional: Se utiliza cuando el origen del hecho económico se genera del rubro de Inversión y obedece al reconocimiento de apoyos y auxilios educativos a los funcionarios de la entidad, relacionando la cuenta 510803_ Capacitación, bienestar social y estímulos.

- Rubro presupuestal A-02-02-01-002-008 Dotación (prendas de vestir y calzado): Se utiliza cuando el origen del hecho económico se genera del rubro de Funcionamiento y obedece al reconocimiento de la compra de bienes de dotación para los funcionarios, (calzado, vestuario, entre otros), relacionando la cuenta 510804_ Dotación y suministro a trabajadores.

- Rubro presupuestal C-3603-1300-14-0-3603025-02 Adquisición de bienes y servicio de formación profesional integral - mejoramiento del servicio de formación profesional del SENA nacional: Se utiliza cuando el origen del hecho económico se genera del rubro de inversión y obedece al reconocimiento de la compra de bienes de dotación para los funcionarios, (calzado, vestuario, entre otros), relacionando la cuenta 510804_ Dotación y suministro a trabajadores.

- Rubro presupuestal C-3602-1300-7-0-3602031-02 Adquisición de bienes y servicios - servicio de formación para el trabajo en competencias para la inserción laboral - servicio de orientación ocupacional, formación y emprendimiento para la población desplazada por la violencia a nivel nacional: Se utiliza cuando el origen del hecho económico se genera del rubro de inversión y obedece al reconocimiento de la legalización de las ordenes de viaje necesarias y autorizadas por la Entidad en cumplimiento del desarrollo normal de sus actividades, correspondiente a los conceptos de gastos de tiquetes aéreos, tiquetes terrestres, peajes y transportes, relacionando la cuenta 510807_ Gastos de Viaje. También correspondiente a los conceptos de gastos de alojamiento y manutención relacionando la cuenta 510810_ Viáticos.

- Rubro presupuestal C-3602-1300-9-0-3602037-02 Adquisición de bienes y servicios - servicio de registro de inserción laboral - administración e intermediación laboral nacional: Se utiliza cuando el origen del hecho económico se genera del rubro de inversión y obedece al reconocimiento de la legalización de las órdenes de viaje necesarias y autorizadas por la Entidad en cumplimiento del desarrollo normal de sus actividades, correspondiente a los conceptos de gastos de tiquetes aéreos, tiquetes terrestres, peajes y transportes, relacionando la cuenta 510807_ Gastos de Viaje. También correspondiente a los conceptos de gastos de alojamiento y manutención relacionando la cuenta 510810_ Viáticos.

- Rubro presupuestal C-3603-1300-12-0-3603005-02 Adquisición de bienes y servicios - servicio de certificación de desempeño laboral - consolidación del sistema nacional de formación para el trabajo nacional: Se utiliza cuando el origen del hecho económico se genera del rubro de inversión y obedece al reconocimiento de la legalización de las órdenes de viaje necesarias y autorizadas por la Entidad en cumplimiento del desarrollo normal de sus actividades, correspondiente a los conceptos de gastos de tiquetes aéreos, tiquetes terrestres, peajes y transportes, relacionando conceptos de gastos de tiquetes aéreos, tiquetes terrestres, peajes y transportes, relacionando la cuenta 510807_ Gastos de Viaje. También correspondiente a los conceptos de gastos de alojamiento y manutención relacionando la cuenta 510810_ Viáticos.

- Rubro presupuestal C-3603-1300-13-0-3603010-02 Adquisición de bienes y servicios - servicio de asistencia técnica para la formación para el trabajo - optimización de los procesos de apoyo para la formación, el recaudo de aportes y la promoción y divulgación de los servicios del SENA a nivel nacional: Se utiliza cuando el origen del hecho económico se genera del rubro de inversión y obedece al reconocimiento de la legalización de las órdenes de viaje necesarias y autorizadas por la Entidad en cumplimiento del desarrollo normal de sus actividades, correspondiente a los conceptos de gastos de tiquetes aéreos, tiquetes terrestres, peajes y transportes, relacionando la cuenta 510807_ Gastos de Viaje. También correspondiente a los conceptos de gastos de alojamiento y manutención relacionando la cuenta 510810_ Viáticos.

- Rubro presupuestal C-3603-1300-14-0-3603025-02 Adquisición de bienes y servicios - servicio de formación profesional integral - mejoramiento del servicio de formación profesional del SENA

Nacional: Se utiliza cuando el origen del hecho económico se genera del rubro de inversión y obedece al reconocimiento de la legalización de las órdenes de viaje necesarias y autorizadas por la Entidad en cumplimiento del desarrollo normal de sus actividades, correspondiente a los conceptos de gastos de tiquetes aéreos, tiquetes terrestres, peajes y transportes, relacionando la cuenta 510807_ Gastos de Viaje. También correspondiente a los conceptos de gastos de alojamiento y manutención relacionando la cuenta 510810_ Viáticos.

- Rubro presupuestal C-3605-1300-2-0-3605001-02 Adquisición de bienes y servicios - documentos de investigación - implantación de programas para la innovación y el desarrollo tecnológico a nivel nacional: Se utiliza cuando el origen del hecho económico se genera del rubro de inversión y obedece al reconocimiento de la legalización de las órdenes de viaje necesarias y autorizadas por la Entidad en cumplimiento del desarrollo normal de sus actividades, correspondiente a los conceptos de gastos de tiquetes aéreos, tiquetes terrestres, peajes y transportes, relacionando la cuenta 510807_ Gastos de Viaje. También correspondiente a los conceptos de gastos de alojamiento y manutención relacionando la cuenta 510810_ Viáticos.

- Rubro presupuestal C-3605-1300-2-0-3605007-02 Adquisición de bienes y servicios - servicio de investigación, desarrollo e innovación tecnológica orientados a la competitividad del mercado del trabajo - implantación de programas para la innovación y el desarrollo tecnológico a nivel nacional

: Se utiliza cuando el origen del hecho económico se genera del rubro de inversión y obedece al reconocimiento de la legalización de las órdenes de viaje necesarias y autorizadas por la Entidad en cumplimiento del desarrollo normal de sus actividades, correspondiente a los conceptos de gastos de tiquetes aéreos, tiquetes terrestres, peajes y transportes, relacionando la cuenta 510807_ Gastos de Viaje. También correspondiente a los conceptos de gastos de alojamiento y manutención relacionando la cuenta 510810_ Viáticos.

- Rubro presupuestal C-3605-1300-8-0-3602035-02 Adquisición de bienes y servicios - servicio de formación para el trabajo en emprendimiento - servicio de formación para el emprendimiento, fomento del emprendimiento y fortalecimiento empresarial a nivel nacional: Se utiliza cuando el origen del hecho económico se genera del rubro de inversión y obedece al reconocimiento de la legalización de las órdenes de viaje necesarias y autorizadas por la Entidad en cumplimiento del desarrollo normal de sus actividades, correspondiente a los conceptos de gastos de tiquetes aéreos, tiquetes terrestres, peajes y transportes, relacionando la cuenta 510807_ Gastos de Viaje.

- Rubro presupuestal C-3602-1300-8-0-3602017-02 Adquisición de bienes y servicios - servicio de asistencia técnica para la generación y formalización de empresa - servicio de formación para el emprendimiento, fomento del emprendimiento y fortalecimiento empresarial a nivel nacional:

Se utiliza cuando el origen del hecho económico se genera del rubro de inversión y obedece al reconocimiento de la legalización de las órdenes de viaje necesarias y autorizadas por la Entidad en cumplimiento del desarrollo normal de sus actividades, correspondiente a los conceptos de gastos de tiquetes aéreos, tiquetes terrestres, peajes y transportes, relacionando la cuenta 510807_ Gastos de Viaje. También correspondiente a los conceptos de gastos de alojamiento y manutención relacionando la cuenta 510810_ Viáticos.

- Rubro presupuestal A-02-02-02-010 Viáticos de los funcionarios en comisión: Se utiliza cuando el origen del hecho económico se genera del rubro de funcionamiento y obedece al reconocimiento de la legalización de las órdenes de viaje necesarias y autorizadas por la Entidad en cumplimiento del desarrollo normal de sus actividades, correspondiente a los conceptos de gastos de alojamiento y manutención relacionando la cuenta 510810_ Viáticos.

- Rubro presupuestal C-3605-1300-2-0-3605001-01 Gastos de personal - documentos de investigación - implantación de programas para la innovación y el desarrollo tecnológico a nivel nacional: Se utiliza cuando el origen del hecho económico se genera del rubro de Inversión y obedece al reconocimiento de los apoyos de sostenimiento de los aprendices SENA, reflejados y pagados en la nómina de la Entidad, relacionando la cuenta 510890_ Otros Gasto de Personal Diversos.

- Rubro presupuestal C-3603-1300-14-0-3603025-01 Gastos de personal - servicio de formación profesional integral - mejoramiento del servicio de formación profesional del SENA nacional: Se utiliza cuando el origen del hecho económico se genera del rubro de Inversión y obedece al reconocimiento de los apoyos de sostenimiento de los aprendices SENA, reflejados y pagados en la nómina de la Entidad, relacionando la cuenta 510890_ Otros Gasto de Personal Diversos.

3. Uso presupuestal de acuerdo al tipo de gasto:

- Uso presupuestal A-02-02-02-009-002-09 Otros tipos de educación y servicios de apoyo educativo: Se utiliza cuando el origen del hecho económico afecta el rubro presupuestal que corresponda al reconocimiento del gasto asociado a la adquisición de servicios educativos como el apoyo y auxilio educativo y estimulo pagado al funcionario de la Entidad y su afectación contable se refleje en la cuenta 510803 Capacitación, bienestar social y estímulos.

- Uso presupuestal A-01-02-03-013 Estímulos a los empleados del estado: Se utiliza cuando el origen del hecho económico afecta el rubro presupuestal que corresponda al reconocimiento del gasto por apoyo y auxilio educativo y estimulo pagado a los funcionarios supernumerarios y temporales de la Entidad y su afectación contable se refleje en la cuenta 510803 Capacitación, bienestar social y estímulos.

- Uso presupuestal A-01-01-03-013 Estímulos a los empleados del estado: Se utiliza cuando el origen del hecho económico afecta el rubro presupuestal que corresponda al reconocimiento del gasto por apoyo y auxilio educativo y estimulo pagado a los funcionarios de planta permanente de la Entidad y su afectación contable se refleje en la cuenta 510803 Capacitación, bienestar social y estímulos.

- Uso presupuestal A-02-02-01-002-008 Dotación (Prendas de vestir y calzado): Se utiliza cuando el origen del hecho económico afecta los rubros presupuestales que correspondan al reconocimiento del gasto por dotación donde se incluye las prendas de vestir, el calzado y todos los demás elementos que de acuerdo con la función o labor del trabajador que deban ser suministrados por la Entidad al personal y su afectación contable se refleja en la cuenta 510804 Dotación y suministro a trabajadores.

- Uso presupuestal A-02-02-02-006-004 Servicios de transporte de pasajeros: Se utiliza cuando el origen del hecho económico afecta los rubros presupuestales que correspondan al reconocimiento del gasto por pago de tiquetes aéreos, tiquetes terrestres, peajes, transportes, relacionados en la orden de viaje autorizada por la Entidad a los funcionarios del SENA y su afectación contable se refleje en la cuenta 510807 Gastos de viaje.

- Uso presupuestal A-02-02-02-010 Viáticos de los funcionarios en comisión: Se utiliza cuando el origen del hecho económico afecta los rubros presupuestales que correspondan al reconocimiento del gasto por pago de alojamiento y manutención, relacionados en la orden de viaje autorizada por la Entidad a los funcionarios del SENA cuando: a) deban desempeñar sus funciones en un lugar diferente a su sede habitual de trabajo, ya sea dentro o fuera del país, o b) deba atender transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo del que es titular y su afectación contable se refleje en la cuenta con la cuenta contable 510810 Viáticos.

- Uso presupuestal A-01-02-03-063 Apoyo de sostenimiento aprendices bajo modalidad de contrato de aprendizaje: Se utiliza cuando el origen del hecho económico afecta los rubros presupuestales que correspondan al reconocimiento del gasto por los apoyos de sostenimiento de aprendices SENA reflejados en la nómina de la Entidad de manera temporal y su afectación contable sea en la cuenta 510890001 Otros gastos de personal diversos.

- Uso presupuestal A-01-01-03-063 Apoyo de sostenimiento aprendices bajo modalidad de contrato de aprendizaje: Se utiliza cuando el origen del hecho económico afecta los rubros presupuestales que correspondan al reconocimiento del gasto por los apoyos de sostenimiento de aprendices SENA reflejados en la nómina de la Entidad de manera permanente y su afectación contable sea en la cuenta 510890001 Otros gastos de personal diversos.

4. Atributo contable de acuerdo al tipo de gasto

5. Tipo de Gasto en Legalización de órdenes de viaje

En el proceso transaccional de legalización de la orden de viaje autorizado a los funcionarios de la Entidad, deberán realizarlo de acuerdo a la guía de procedimiento establecida para Legalización de Viáticos en SIIF, relacionando de forma discriminada el valor correspondiente al concepto de Gastos de viaje y al de Viáticos, teniendo en cuenta las siguientes indicaciones:

1) Seleccionar Tipo de gasto: OTROS GASTOS DE PERSONAL DIVERSOS

2) Seleccionar la cuenta 510807 Gastos de Viaje en la cual relaciona el valor que solo corresponde a este concepto como se refleja en la respectiva orden de viaje y teniendo en cuenta los conceptos que definen cuales son Gastos de Viaje.

3) Seleccionar la cuenta 5108010 Viáticos en la cual relaciona el valor que solo corresponde a este concepto como se refleja en la respectiva orden de viaje y teniendo en cuenta los conceptos que definen que son Viáticos.

Parágrafo: El tipo de gasto a utilizar en los procesos de registros transaccionales deberán ser los que correspondan a los que afecten las cuentas contables relacionadas con el reconocimiento del hecho económico.

6. Análisis de los registros contables de la cuenta 5108 Gastos de Personal Diversos

Para el cierre mensual de cada periodo contable los responsables de las funciones de contabilidad de las Regionales y Centros de Formación Profesional, deberán revisar los registros contables de las subcuentas de la cuenta 5108 Gastos de personal diversos, de acuerdo al reporte generado en el aplicativo SIIF Nación correspondiente al Reporte Auxiliar Detallado por PCI, el cual refleja la descripción de cada uno de los comprobantes que afectan los registros contables de esta cuenta, y así verificar si efectivamente los registros relacionados están acorde al hecho económico presentado.

Cordialmente,

WILSON JAVIER ROJAS MORENO

Director Administrativo y Financiero

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/C_SENA_0167_2021.pdf>

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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