CIRCULAR 169 DE 2021

(septiembre 15)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Teniendo en cuenta la importancia de la gestión que se debe realizar con las incapacidades y/o licencias de maternidad, paternidad o adopción, presentadas por los servidores públicos, para lograr el recobro a las entidades de seguridad social de manera más ágil y un adecuado reporte en la nómina, a continuación, se recuerdan algunas instrucciones generales y responsabilidades de todos los servidores públicos para un mayor control de la cartera a favor de la entidad:

Al respecto el Decreto 2353 de 2015, en el parágrafo 1 del artículo 3.2.1.10 ibídem, dispone que:

“(...) en el Sistema de Seguridad Social en Salud, serán a cargo de los respectivos empleadores las prestaciones económicas correspondientes a los dos (2) primeros días de incapacidad originada por enfermedad general y de las Entidades Promotoras de Salud a partir del tercer (3) día y de conformidad con la normatividad vigente.”

Ahora bien, ese reconocimiento será viable hasta el día 180 de incapacidad, cuando ya surgen otras obligaciones a cargo de la entidad administradora de salud o la administradora de riesgos profesional, sin embargo, hasta ese momento, permanecerá la obligación de efectuar el recobro, para lo cual existen responsabilidades tanto del servidor público, como de la entidad, que en las regionales se encuentran en cabeza de los grupos de gestión de talento humano o quienes hicieren sus veces, como se describe a continuación:

1. Por parte del servidor público:

a. Asistir a la respectiva EPS o ARL, cuando su situación de salud lo amerite, requiera revisión periódica de su incapacidad o requiera calificación de pérdida de capacidad laboral, lo cual le permitirá, además de garantizar sus derechos en seguridad social, justificar la inasistencia a laborar.

b. Enviar el documento de incapacidad, inmediatamente es expedida (o máximo dentro de los 3 días hábiles siguientes), mediante comunicación dirigida, en las regionales, al grupo de gestión del talento humano o quien hiciere sus veces y en la Dirección General a la coordinación de grupo administración de salarios.

En todos los casos se debe remitir radicada por los medios establecidos por el proceso de gestión documental y con copia al jefe inmediato, anexando los documentos necesarios para el trámite de transcripción.

En cuanto a incapacidades expedidas por médico particular el Departamento Administrativo de la Función Pública citó el concepto del Ministerio de la Protección Social No. 182 del 2004, en los siguientes términos:

"... toda incapacidad expedida por un médico no autorizado para ello por la EPS, debe ser transcrita en los términos y condiciones que señale para el efecto cada EPS y si ello no ocurrió, la incapacidad no será válida y el empleador no debe aceptarla, por consiguiente, al no tener la incapacidad en debida forma, deberá cumplir con las funciones propias del empleo que tiene en la respectiva entidad pública”^[1]

En el evento en que el funcionario no dé cumplimiento al deber legal de allegar el certificado de incapacidad o no se alleguen los documentos necesarios para realizar la transcripción, se trasladará el caso a la Oficina de Control Interno Disciplinario.

Las incapacidades por temas estéticos no serán válidas para reconocimientos económicos o para ausentarse del puesto de trabajo.

c. Gestionar la trascripción de la incapacidad (Cuando sea necesario). Cuando se trate de documentos expedidos por médicos particulares o que la EPS indica deben ser transcritas, debe realizarse este trámite, a más tardar el día 5 hábil siguiente a la expedición de la incapacidad.

Vale la pena aclarar que algunas EPS exigen que el trámite de transcripción lo realice directamente el servidor público y que cada EPS establece la manera en que la que se debe realizar este trámite.

d. Gestionar ante la EPS el pago de prestaciones económicas por incapacidades superiores a 180 días.

2. Por parte del jefe inmediato:

a. Recibir el documento de incapacidad y asegurar que sea remitida al grupo de talento humano en las regionales y en la Dirección General al Grupo Administración de Salarios.

b. Cuando se presente incapacidades de médicos particulares debe asegurarse que se realice el trámite de transcripción y sea admitida la transcripción.

c. Verificar que no se trate de incapacidad por procedimientos estéticos o sus complicaciones.

d. Cuando no se cumplan las condiciones de la incapacidad deberá cerciorarse que el servidor público realice el desempeño de sus labores normalmente.

e. En el evento que la incapacidad no sea válida y el servidor público no se presente a laborar deberá iniciarse el procedimiento para establecer el ausentismo injustificado (artículo 2.2.5.5.56 del Decreto 1083 de 2015) ^[2].

3. Por parte del grupo gestión del talento humano en Regionales y Grupo Administración de Salarios en Dirección General

a. Verificar que la incapacidad y los documentos soporte, sean válidos para pago de prestaciones económicas.

b. Incluir en el aplicativo de gestión del talento humano “Kactus”, antes del cierre de nómina del respectivo mes, las incapacidades válidas. No se deben registrar incapacidades que no cumplan con las condiciones establecidas en la normatividad, ni aquellas cuya transcripción no se realizó o no fue admitida por la EPS. Las incapacidades registradas se pagarán en los términos establecidos en la normatividad vigente.

c. En los casos que se requiera transcripción de la incapacidad, se solicitará al funcionario los documentos necesarios para tal fin, en caso de no allegar la documentación necesaria, el mismo funcionario hará directamente este trámite ante su EPS.

d. Gestionar la transcripción de la incapacidad.

e. Tramitar el cobro de las incapacidades, licencias de maternidad o paternidad ante las diferentes EPS y ARL, a través de los canales habilitados por estas de manera semanal.

f. Actualizar semanalmente los valores a cargo de cada EPS y registrar los pagos en el documento cruce incapacidad y pago el cual se encuentra en la carpeta one drive por cada regional

g. Se debe de ingresar a las páginas de las EPS e identificar que incapacidades están Transcritas, Negadas y Pagadas. La Regional debe realizar un comunicado solicitando el estado de las incapacidades después de 10 días de la transcripción.

a. En el caso de las incapacidades negadas con la EPS, se debe establecer la causal o motivo por el que fue rechazada, insistir sobre la solicitud de pago subsanando las razones por las que fue negada.

b. Llevar el control y hacer el seguimiento semanal del recobro identificando nombre de la Entidad, nombre del (los) funcionario(s), periodo al cual corresponde la incapacidad, valor a aplicar, saldo pendiente por pagar, valor a aplicar como ingreso y valor a aplicar como gasto de cada periodo; según los medios dispuestos para el cobro de incapacidades en cada EPS también se debe realizar el seguimiento al pago, identificando cuales incapacidades fueron pagadas cada semana y cada mes. La forma de reporte y el mecanismo de control será determinado por el Grupo Administración de Salarios que lo informará oportunamente a los Grupo de Talento Humano de las Regionales.

c. Cuando se evidencie que no se ha pagado una incapacidad, se debe elaborar comunicado a la EPS, reiterando la solicitud de pago.

d. Con base en las respuestas emitidas por cada EPS se debe establecer un plan de trabajo con el fin de depurar la información o causales de negación del pago, para lo cual podrán contar con el acompañamiento y asesoría del grupo administración de salarios.

e. Cuando sea necesario deberá dar respuesta a las EPS o al grupo de administración de salarios en relación con los cobros de deuda presunta. Para tal efecto se deben suministra la información que sea necesaria y sirva de soporte para demostrar las gestiones y/o inexistencia de la deuda.

f. Remitir consolidada la información necesaria para depurar la cartera registrada por el grupo de contabilidad.

g. Gestionar las incapacidades superiores a 180 días conforme lo señale el grupo de seguridad y salud en el trabajo.

4. Por parte del grupo administración de salarios.

a. El grupo administración de salarios tendrá, respecto de las incapacidades de los servidores públicos de la dirección general, las mismas obligaciones relacionadas para el grupo de gestión de talento humano.

b. Consolidar los informes remitidos por las Regionales, previa verificación para reportar al grupo de contabilidad; solicitar información adicional con el fin de lograr adecuado seguimiento.

c. Asesorar y acompañar a las regionales, cuando así se requiera, en la respuesta por la negativa a realizar el pago.

d. Solicitar y consolidar la información necesaria para depurar la cartera registrada por el grupo de contabilidad y/o dar respuesta sobre cobros de la deuda presunta.

Debemos recordar que del adecuado manejo de las novedades relacionadas con las incapacidades y licencias para el recobro de los valores a cargo de las entidades de seguridad social igualmente estaremos cuidando los recursos de nuestra entidad.

El Grupo Administración de Salarios estará atento a resolver sus inquietudes y a apoyar a las Regionales en este tema; cualquier inquietud con gusto será atendida por Jhon Fredy Duran Benitez en el correo electrónico jhfduran@sena.edu.co.

Cordial saludo,

Verónica Ponce Vallejo

Secretaria General

<NOTAS DE PIE DE PAGINA>.

1. Concepto DAFP radicado20206000424851

2. Concepto DAFP Descuentos de salarios por días no trabajados Concepto 397801 de 2019 Departamento Administrativo de la Función Pública - EVA - Función Pública (funcionpublica.gov.co)

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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