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CIRCULAR 183 DE 2014
(octubre 10)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
Bogotá D.C.
Para: Subdirectores de Centro
Asunto: Informe de justificación para apertura de Retroactividad
Es responsabilidad de los centros de formación adoptar todas las medidas necesarias para lograr el registro de la totalidad de la información, correspondiente a la formación titulada, formación complementaria, eventos de divulgación tecnológica (EDT) y formación virtual desarrollada en 2014 con la calidad, veracidad y oportunidad requerida.
Para garantizar el correcto registro de información en la plataforma el centro de formación debe tener en cuenta las siguientes indicaciones:
- Juicios Evaluativos: Garantizar el registro de "TODOS" los juicios evaluativos correspondientes a los resultados de aprendizaje, de acuerdo con el avance en cada programa de formación.
- Matrículas: Validar que la totalidad de los aprendices seleccionados y convocados a matrícula sean matriculados oportunamente, bajo ninguna circunstancia deben existir personas en procesos de formación que no hayan realizado su proceso de asentamiento de matrícula en la plataforma.
- Rutas de Aprendizaje: Asegurar el registro de todas las rutas de aprendizaje.
- Eventos: Programar los eventos de resultados de aprendizaje para las acciones de formación.
- Verificar que todas las fichas se encuentren en cualquiera de los siguientes estados: ejecución, terminadas, terminadas por fecha ó canceladas.
- Novedades Académicas y Disciplinarias: Garantizar el registro de "TODAS" las novedades de aprendices que se encuentran en formación.
- Programar la creación de cursos de formación complementaria, los EDT's.
- Certificación: Verificar que toda la certificación de los aprendices en SOFIA PLUS se encuentre al día y no exista ningún aprendiz pendiente de certificar.
El subdirector de centro y su equipo de trabajo deben garantizar que todas las fichas en cada centro queden correctamente programadas, las condiciones para que la información registrada, se refleje en el reporte de cifras oficiales del SENA (PE-04):
- Debe existir el programa.
- Las fichas deben estar en los siguientes estados: En ejecución, Cancelada, Terminada por fecha, Terminada.
- Deben existir aprendices en estado matriculado.
- La ficha debe tener:
- Asignado por lo menos un ambiente,
- Rutas de aprendizaje asignadas
- Programación asociada al ambiente, es decir un:evento de formación con horario activo asignado
- Mínimo un instructor asociado
- Las fichas con eventos de resultados de aprendizaje creadas deben tener asociados los instructores y aprendices.
Teniendo en cuenta que la dirección de formación profesional ha recibido varias solicitudes de apertura de retroactividad y que se debe tener claro el impacto y consolidar la información que los centros de formación tienen pendiente de registrar para que se refleje la ejecución real de los centros de formación en el aplicativo SOFIA Plus en lo corrido del año 2014, atentamente solicitamos a los Subdirectores de cada centro de Formación, realizar un informe consolidado así:
1. Un cuadro en Excel de acuerdo al modelo adjunto en donde se relacionen
las fichas pendientes de registro de programación de información en la aplicación de Gestión académico administrativo del SENA SOFIA Plus, referente a la correcta programación.
2. Un acta del comité de evaluación y seguimiento donde firmen los funcionarios responsables del centro de formación con visto bueno del Subdirector en la que justifiquen la apertura del sistema para registrar información cuando ya se ha efectuado cierres de mes para la presentación de informes institucionales.
3. El plan de mejoramiento propuesto en el caso de que se autorice la retroactividad en el sistema.
Les recordamos que autorizar la apertura del sistema para registrar información cuando ya se ha efectuado cierres de mes para la presentación de informes institucionales, ha generado requerimientos, observaciones y formulación de hallazgos por parte de las entidades de Control ante las diferencias presentadas; como consecuencia, las no conformidades que sobre estas acciones se evidencien, son responsabilidad directa de los Subdirectores de los Centros.
Los Subdirectores tendrán un plazo máximo de entrega de este informe hasta el 17 de Octubre de 2014 y debe ser remitido a los respectivos asesores del Grupo de Desarrollo y Seguimiento del Registro y Control Académico de la Dirección de Formación. Una vez consolidados los informes se va a determinar la viabilidad de la apertura de la retroactividad.
Cualquier inquietud por favor comunicarse con su asesor en el Grupo de Desarrollo y Seguimiento del Registro y Control Académico.
Cordial Saludo,
MAURICIO ALVARADO HIDALGO
Director de Formación Profesional
Revisó: aneth Adriana Mariño Cepeda, Coordinadora de Desarrollo y Seguimiento del Registro y Control Académico.
Proyectó: Profesionales Grupo de Desarrollo y Seguimiento del Registro y Control Académico
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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