CIRCULAR 186 DE 2015

(noviembre 20)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Respetados Doctores;

El aplicativo ONBASE es la herramienta que utiliza el SENA para el control de todas las comunicaciones oficiales a nivel nacional. Esta herramienta permite que ustedes en calidad de "Directores, Jefes de oficina, Coordinadores y Subdirectores de la Entidad "puedan hacer seguimiento (con el usuario que se les ha asignado), a todas las comunicaciones oficiales que requieren de algún trámite, tanto en soporte físico como electrónico, recibidas del medio externo y a nivel interno (de dependencias Regionales, Centros de Formación y Dirección General).

Como es de conocimiento el aplicativo OnBase se ha parametrizado de tal forma que una vez registradas las comunicaciones oficiales tanto en soporte físico como electrónico, el aplicativo, genera y envía automáticamente una notificación por correo electrónico a la cuenta de correo de Outlook del usuario de la dependencia destinataria y remitente, con copia a la cuenta de correo de Outlook, de su asistente, informando sobre la comunicación que acaba de recibir y adjuntando la imagen de la misma, con el único propósito de agilizar los procesos, racionalizar el consumo de papel y utilizar las herramientas tecnológicas.

De igual forma, quedará registrada la información relacionada con la comunicación en el Aplicativo OnBase, para la consulta y trámite permanente por parte de la dependencia Destinataria y Remitente.

Sin embargo dichas notificaciones dependen de la conectividad de la entidad y de que los sistemas informáticos funcionen perfectamente, en el evento que no lleguen dichas notificaciones a nuestros correos institucionales no nos exime de responsabilidad; por tal motivo se reitera la obligación que tenemos todos los funcionarios de tramitar oportunamente las comunicaciones teniendo en cuenta el plazo para cualquier solicitud.

Así las cosas los usuarios del nivel asistencial adscritos a cada una de las dependencias a su buen cargo, tienen la responsabilidad de vigilar y controlar que todas las comunicaciones sean atendidas oportunamente y reportarles periódicamente la situación en la que se encuentra la gestión de comunicaciones en cada una de las dependencias por medio del cliente WEB, así no hayan sido notificadas.

Teniendo en cuenta que sabemos sobre la gran cantidad de correos que llegan a sus e-mail, estuvimos revisando la alternativa de proponerles la creación de buzones de correo institucionales por cada Dirección, Oficina, Grupo y Subdirección para remitir a esas cuentas de correo, las notificaciones del aplicativo OnBase, así como para que allí puedan direccionar ustedes, todas las comunicaciones informales que reciban y que consideren, deban tramitar otros funcionarios de la dependencia a su cargo.

De contar con su aprobación para esta iniciativa, les agradecemos comunicarnos el nombre de la cuenta de correo institucional, a la cual debemos re-direccionar las notificaciones del aplicativo OnBase y si no existe todavía esta cuenta, solicitar su creación a la Oficina de Sistemas teniendo en cuenta que el nombre que se le asigne, debe identificar la Dirección, Oficina, Grupo o Subdirección.

Respetuosamente les remitimos el instructivo de manejo del cliente web nuevamente como alternativa, para el manejo del aplicativo, si resulta de su interés,

Quedamos pendientes de su concepto,

Atentamente,

MILTON NUÑEZ PAZ

Secretario General

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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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