CIRCULAR 186 DE 2021

(octubre 1)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

En el marco de las funciones previstas en el artículo 5 del Decreto 249 de 2004, se expiden los siguientes lineamientos acerca de realizar el reporte requerido por la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata -DIARI de la Contraloría General de la Republica, atendiendo lo dispuesto en el requerimiento con radicado No. 2021EE0135382 con fecha del día 20 de agosto de 2021.

Por lo anterior, a continuación se dictan los lineamientos que tienen como propósito realizar el cargue de la documentación en el repositorio dispuesto por la CGR frente a la suscripción de los Contratos Interadministrativos, Convenios Interadministrativos y de Asociación, así como los actos administrativos de apertura de procesos de selección objetiva celebrados por la Entidad a partir de la fecha de recepción del requerimiento, así:

1. ACCESO AL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CARGUE

A través de las credenciales allegadas a la cuenta del Director Regional, podrá realizar el acceso al sistema de información dispuesto por la CGR, así:

1.1. Ingresar al programa “FileZilla” instalado en el equipo por la Mesa de Servicios, el cual se puede visualizar así:

1.2. Al ingresar va a visualizar la siguiente pantalla:

1.3. Posteriormente ubicar el botón al lado de “Conexión Rápida” y seleccionar como se indica a continuación:

1.4. Al realizar dicha conexión, la plataforma evidenciara la conexión al servidor de la CGR, así:

1.5. Al costado derecho podrá ver una carpeta denominada “datos”, debe dar clic para verificar si se encuentra conectado correctamente, esto será si se despliega una carpeta denominada “2021”, así:

1.6. Así mismo, al cargar la disposición de las carpetas, estas se verán reflejadas así:

1.7. Por último solo debe cargar los documentos señalados en el punto 2 y conforme a lo estipulado en el punto 3 de esta Circular.

2. DOCUMENTOS A CARGAR - SISTEMA DE INFORMACIÓN DIARI-CGR.

De acuerdo con los lineamientos de CGR los documentos a cargar por tipo de contrato, convenio o proceso de selección serán los siguientes:

1. Contratos Interadministrativos:

- Resumen del contrato extraído de SECOPII.

- ANEXO a la Minuta.

- Acto administrativo de justificación de la Contratación Directa.

2. Convenios Interadministrativos:

- Resumen del convenio extraído de SECOPII.

- ANEXO clausulado.

- Acto administrativo de justificación de la Contratación Directa.

3. Convenios Asociación:

- Resumen del convenio o contrato extraído de SECOPII.

- ANEXO clausulado

- Invitación pública para la suscripción del convenio de asociación.

4. Actos Administrativos de Apertura - Procesos de Selección:

- Acto administrativo por el cual se da apertura al proceso de selección objetiva.

Los documentos señalados deben ser cargados en formato PDF y en un término no mayor a tres (3) días hábiles siguientes a la suscripción del mismo.

3. DISPOSICIÓN DE CARPETAS PARA CARGUE- SISTEMA DE INFORMACIÓN DIARI-CGR.

En el aplicativo dispuesto por la CGR se tendrá la siguiente estructura para realizar el cargue de la documentación indicada:

A manera de ejemplo, así se tendrá que realizar el cargue de la documentación requerida:

4. REPORTE A LA DIRECCIÓN JURÍDICA Y SEGUIMIENTO POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

Con el fin de generar control sobre la documentación entregada a la CGR a través del sistema de información dispuesto, la Dirección Jurídica ha preparado dos (2) archivos donde se debe certificar y relacionar la información de los Contratos Interadministrativos, Convenios Interadministrativos y de Asociación, así como, de los actos administrativos de apertura de procesos de selección objetiva celebrados por la Regional, sus Centros de Formación y la Dirección General.

Los documentos descritos a continuación deben ser cargados a través del formaulario encontrado en el link: https://forms.office.eom/r/VHE5HFATn3 acorde a lo estipulado en los siguientes numerales:

4.1. CERTIFICACIÓN EXPEDIDA POR EL DESPACHO REGIONAL:

Anexo a esta Circular se envía el documento en formato Word denominado “Formato Certificación DIARI-CGR”, en el cual el Director Regional debe certificar de forma mensual dentro de los primeros cinco (5) días hábiles la información reportada a la CGR.

Al momento de realizar el cargue de esta certificación en el link dispuesto por la Dirección Jurídica, debe indicar en el nombre del documento los siguientes datos:

1. Nombre de la Regional.

2. Mes reportado

3. Vigencia

Ejemplo: “Certificación-NombreRegional-Mes-Vigencia” es decir: “Certificación- Antioquia-SEPT-2021”

En el evento en que, durante el periodo a reportar no se hayan suscrito contratos Interadministrativos, convenios interadministrativos y de asociación, así como actos administrativos de procesos de selección objetiva, el Director Regional así deberá indicarlo en la certificación que debe expedir conforme al numeral 4.1 de la presente circular.

4.2. ANEXO INFORMACIÓN CONTRATOS, CONVENIOS Y ACTOS DE APERTURA:

Así mismo, se anexa el documento en formato Excel denominado “Relación - Reporte Convenios, Contratos y Actos Admin DIARI-CGR”, en el cual se deben relacionar los siguientes datos de cada uno de los Contratos Interadministrativos, Convenios Interadministrativos y de Asociación, así como, de los actos administrativos de apertura de procesos de selección objetiva celebrados por la Regional:

- Regional: Indique el nombre de la Regional

- Centro de Formación: Indique el nombre del Centro de Formación, si pertenence a la Dirección Regional, indique “Despacho Regional”.

- Tipo de Proceso: Seleccione la opción de la lista desplegable de acuerdo al reporte realizado.

- No. Contrato / Convenio / Proceso de Selección; Indique el número de contrato, convenio o proceso de selección según SECOP II.

- Objeto: Indique el objeto del contrato, convenio o proceso de selección según SECOP II.

- Valor Total Contrato / Aportes Convenio / Proceso de Selección: Indique el valor total del contrato, proceso de selección o aportes del convenio según SECOP II.

- Fecha de Suscripción Documento: Indique la fecha de suscripción del documento del contrato, convenio o proceso de selección según SECOP II.

- Fecha de cargue - DIARI: Indique la fecha de cargue del (los) documento(s) del contrato, convenio o proceso de selección en el sistema de información de la CGR.

- Link Público SECOP II - SECOP I: Indique el link de consulta pública del contrato, convenio o proceso de selección según SECOP II o SECOP I acorde a lo estipulado respecto de los procesos de concurso de méritos en la Circular Externa No. 002 del 8 de Junio del 2021 expedida por Colombia Compra Eficiente.

Al momento de realizar el cargue de esta certificación debe indicar en el nombre del documento los siguientes datos:

1. Nombre de la Regional.

2. Mes reportado

3. Vigencia

Ejemplo: (Anexo-NombreRegional-Mes-Vigencia) es decir: “Anexo-Antioquia- SEPT-2021”

4.3. SEGUIMIENTO POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO.

En ejercicio de los roles de Evaluación y Seguimiento y de la Relación con Entes Externos de Control previstos en el artículo 17 del Decreto 648 de 2017 la Oficina de Control Interno, realizará el seguimiento al cumplimiento de los lineamientos establecidos en la presente circular, para realizar por parte de las áreas responsables, el reporte requerido por la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata -DIARI de la Contraloría General de la República.

5. RESPONSABILIDAD DE LOS DESPACHOS REGIONALES.

Acorde con la estructura organizacional de la Entidad y las disposiciones dadas por la Dirección Jurídica y Oficina de Control Interno de Gestión de la Dirección General del SENA, es responsabilidad de las Direcciones Regionales que:

5.1. La información se presente de forma consolidada por la Dirección Regional incluyendo sus Centros de Formación.

5.2. Se cargue la documentación en los tiempos establecidos por la CGR en el aplicativo dispuesto.

5.3. Se realice el reporte a la Dirección General acorde a las directrices dadas con sus anexos.

5.4. Se reporten fallas o inconsistencias en el momento de la presentación de la información.

Desde la Dirección Jurídica se han realizado mesas de trabajo y socializaciones para orientar y facilitar la atención al requerimiento de la Contraloría General de la República.

Para dar cumplimiento a lo dispuesto en esta Circular, se anexan los formatos que deberán tener en cuenta:

- Formato Certificación DIARI-CGR.

- Relación - Reporte Convenios, Contratos y Actos Admin DIARI-CGR.

Así mismo, se anexa para su conocimiento el requerimiento de la Contraloría General de la República y la Circular No. 002 de 2021 de Colombia Compra Eficiente.

Finalmente, la Dirección Jurídica ha dispuesto el correo electrónico: soportereporteCGRDJ@sena.edu.co para atender consultas sobre el particular; así mismo, la Oficina de Control Interno de Gestión se encuentran en disposición de aclarar las dudas que se presenten.

Cordialmente,

ÓSCAR JULIÁN CASTAÑO BARRETO

Director Jurídico

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/C_SENA_0186_2021.pdf>

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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