CIRCULAR 188 DE 2015

(noviembre 26)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Con el fin de realizar el correcto registro y conciliación contable de los contratos de obra firmados en el presente arlo y contribuir a obtener estados financieros actualizados y que reflejen la realidad financiera del SENA en la vigencia 2015, se requiere la siguiente información correspondiente a las construcciones, adiciones y mejoras, construcciones en curso, reparaciones y mantenimientos que afectan contablemente los inmuebles del SENA:

La información solicitada es:

1. Contratos de obra.
2. Adiciones, prórrogas y Otrosí a los contratos.
3. Actas de liquidación (si existen).
4. Diligenciamiento de los Formatos de Reporte de Hechos Económicos en Inmuebles del SENA (Documento Excel adjunto a la presente circular) por parte de los Directores Regionales, Subdirectores de Centros de Formación y los profesionales en ingeniería y arquitectura que realicen obras, según los criterios de la presente circular.

Esta información debe ser reportada con fecha límite el día 2 de diciembre de 2015 a la Dirección Administrativa y Financiera SENA - Grupo de Construcciones a los correos carlosi.riverat@sena.edu.co; edcaicedo@sena.edu.co y en el ftp cuya ruta es la siguiente: ftD://ftD.sena.edu.co/ GRUPO DE CONSTRUCCIONES DIGENERAL / HECHOS ECONOMICOS INMUEBLES SENA I REGIONAL CORRESPONDIENTE/AÑO 2015, Para la orientación en el reporte y diligenciamiento de los formatos mencionados, se presentan los siguientes criterios:

Criterios para identificar adiciones y mejoras, reparaciones y mantenimientos, construcciones en curso en las Propiedades, Planta y Equipo

Con el fin de brindar todas las claridades respectivas para el reconocimiento de los hechos económicos que recaen sobre los bienes inmuebles del SENA, los cuales se clasifican en: construcciones, construcciones en curso, adiciones y mejoras, reparaciones y mantenimientos, a continuación presentamos las definiciones a tener en cuenta conforme con lo estipulado en el Libro II, Título II, Capítulo III del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública.

1.1 Las adiciones y mejoras a las propiedades, planta y equipo: son erogaciones en que incurre la entidad contable pública para aumentar su vida útil, ampliar su capacidad productiva y eficiencia operativa, mejorar la calidad de los productos o servicios, o permitir una reducción significativa de los costos.

De lo anterior podemos concluir que existen 4 criterios fundamentales para poder identificar cuando estamos frente a una adición o mejora; si no se cumple ninguno de estos en el objeto contractual a analizar, podemos concluir que estamos ante una reparación vio mantenimiento:

- Aumentar su vida útil: La vida útil corresponde al periodo durante el cual se espera que un activo pueda ser usado por la entidad, en sus funciones de cometido estatal. La vida útil del bien inmueble puede extenderse debido a una Adición (incorporar nuevos componentes al activo) o Mejora (modificar los componentes existentes sin cambiarlos) que aumenten su durabilidad. El aumento de la vida útil de un activo requiere el aumento de su valor en libros por el valor de las erogaciones.

Ejemplo: Repotenciar un ascensor, reforzar las estructuras de un edificio, entre otros.

- Ampliar su capacidad productiva y eficiencia operativa: Extender la capacidad que tiene un activo para prestar un servicio, mediante adiciones o mejoras que le permitan aumentar su rendimiento.

Ejemplo: Instalación de sistema de climatización, realizar adecuaciones que impliquen ampliación en el número de aparatos sanitarios sin aumentar el área de las baterías sanitarias, entre otros.

- Mejorar la calidad de los productos o servicios: la calidad en productos y servicios son las propiedades naturales que estos poseen y que están orientadas a cumplir las expectativas de la comunidad a quien están dirigidos y que influyen significativamente en la percepción que tienen los ciudadanos y la comunidad de dichos productos o servicios.

En el SENA el valor de las erogaciones realizadas para mejorar la calidad de los servicios de cometido estatal son un mayor valor de los activos relacionados con dichas erogaciones.

Ejemplo: Los cambios realizados a los escenarios deportivos, como seria cambiar una superficie en asfalto por grama sintética de las canchas de microfútbol, constituyen una adición o mejora a la edificación ya que subjetivamente se mejora la calidad en la prestación del servicio. Adecuación de Bibliotecas, salas de informática, entre otras, en donde se involucren sistemas tecnológicos de última generación que propendan mejorar el servicio de formación que se presta a los aprendices.

- Reducción significativa de los costos: Debe entenderse como las erogaciones relacionadas directamente con un activo que conllevan a que en un futuro se generen ahorros q disminución de costo sin alterar la funcionalidad del bien o servicio prestado,

Ejemplo: La instalación de sensores en las baterías sanitarias para reducir el consumo de agua tanto en sanitarios corno en lavamanos; instalación de sistemas de iluminación led que ahorra considerablemente el consumo de energía, entre otros.

El solo hecho de verificar que en el objeto de un contrato se cumplen uno (1) o más de los presentes criterios. configura la presencia de una adición o mejora.

1.2 Reparaciones y mantenimientos a las propiedades, planta y equipo son erogaciones en que incurre la entidad contable pública con el fin de recuperar y conservar su capacidad normal de producción y utilización.

Mantenimiento: Se consideran mantenimientos a aquellos trabajos de carácter preventivo y/o correctivo que se realizan periódicamente en las edificaciones durante su vida útil, para conservar sus propiedades y capacidades funcionales, subsanar las deficiencias o afectaciones provocadas por el uso, agentes atmosféricos o su combinación, sin que sus componentes fundamentales sean objeto de modificación o sustitución parcial o total, su principal objetivo es evitar fallos. Para el caso de los inmuebles, dentro del concepto de Mantenimiento se incluyen las actividades de ornato.

Ejemplo: Pintura de inmueble, pequeñas intervenciones de albañilería, fontanería o carpintería, limpieza de desagües, revisión de sistemas de climatización o aire acondicionado, revisión de sistemas de seguridad y emergencia, revisión periódica de ascensores y elevadores, revisión de redes hidráulicas o eléctricas, entre otros.

Reparaciones: Son las erogaciones que se hacen con el objeto de reponer o volver a su condición normal y de buen funcionamiento la capacidad de uso del bien, sin aumentar la vida útil del mismo o su capacidad de servicio.

Ejemplo: Reemplazo de tubería averiada, Soldadura o cambio de partes de carpintería metálica debido a daños por corrosión, sustitución de tejas averiadas en la cubierta, reparación de aparatos o accesorios sanitarios dañados, entre otros.

1.3 Construcción: Su definición según la Real Academia Española', hace referencia a aquellas obras construidas o edificadas, y en nuestro contexto, según la Circular SENA No. 3-2014-000154 puede consistir en:

- Ampliación de un área construida: entendiéndose como área construida la parte edificada que corresponde a la suma de las superficies de los pisos, excluyendo azoteas y áreas sin cubrir o techar.

Ejemplo: Ampliación de una biblioteca para aumentar la capacidad de almacenamiento, salas de lectura y oficinas, ampliación del área de las aulas de clase, con el fin de aumentar el número de aprendices a atender, entre otros.

- Construcción nueva: Adelantar obras de edificaciones en terrenos no construidos, o en el área resultante de una demolición total.

Ejemplo: Construcción de una edificación en terreno libre para usarse corno sede educativa o construcción de un bloque nuevo adicional dentro del centro de formación.

1.4 Construcciones en curso: "representan el valor de los costos y demás cargos incurridos en el proceso de construcción o ampliación de bienes inmuebles, hasta cuando estén en condiciones de ser utilizados en desarrollo de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pública'.

Los costos que procedan directamente de la construcción de los bienes inmuebles serán un mayor valor de la construcción en curso.

Ejemplo: Los costos de las actividades preliminares, cimentación, estructura o en
general de las actividades de obra que se hayan ejecutado hasta la fecha de presentación del informe, los costos de comprobación del adecuado funcionamiento del activo, los honorarios profesionales, estudios topográficos, pagos notariales, interventorías, auditorias, consultorías que recaigan sobre inmuebles, así como todos los costos directamente atribuibles al proyecto, antes y durante su ejecución.

Cordialmente,

PIEDAD JIMÉNEZ MONTOYA

Directora Administrativa y Financiera

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
Las notas de vigencia, concordancias, notas del editor, forma de presentación y disposición de la
compilación están protegidas por las normas sobre derecho de autor. En relación con estos valores
jurídicos agregados, se encuentra prohibido por la normativa vigente su aprovechamiento en publicaciones
similares y con fines comerciales, incluidas -pero no únicamente- la copia, adaptación, transformación,
reproducción, utilización y divulgación masiva, así como todo otro uso prohibido expresamente por
la normativa sobre derechos de autor, que sea contrario a la normativa sobre promoción de la
competencia o que requiera autorización expresa y escrita de los autores y/o de los titulares de
los derechos de autor. En caso de duda o solicitud de autorización puede comunicarse al teléfono
617-0729 en Bogotá, extensión 101. El ingreso a la página supone la aceptación sobre las normas
de uso de la información aquí contenida.