CIRCULAR 189 DE 2015

(noviembre 27)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

El SENA ha hecho un gran esfuerzo con el fin de mejorar la infraestructura existente para lo cual asignó recursos por $20.063.000.884 y $ 35.168.134.894 durante las vigencias 2014 y 2015 respectivamente por el rubro de Mantenimiento.

Durante la presente anualidad se han concentrado los esfuerzos en ejecutar el Plan Nacional de Infraestructura, para lo cual se construirán en el territorio nacional obras por aproximadamente $120.000.000.000 así como adelantar los reforzamientos estructurales de las edificaciones de acuerdo a los estudios de vulnerabilidad sísmica que se realizaron, lo que conlleva a una disminución considerable de recursos para el 2016 debido a los compromisos de vigencias futuras. Aprovecho la oportunidad para instados a la búsqueda de mecanismos de cofinanciación para proyectos nuevos, con el fin de garantizar la ejecución de los mismos.

Teniendo en cuenta lo anterior, los recursos a asignar por el rubro de Mantenimiento en la vigencia 2016 será de doce mil millones de pesos ($12.000.000.000), los cuales serán distribuidos entre cada una las Regionales, recursos que deben ser invertidos en los aspectos estrictamente necesarios.

Se han establecido las siguientes directrices para el mantenimiento de edificios - vigencia 2016:

1. DISTRIBUCION DE RECURSOS

Con el propósito de hacer una distribución equitativa entre todos los Centros de Formación, se fijaron recursos por Regional, para lo cual se tuvieron en cuenta las siguientes variables:

a. Área construida por Regional en metros cuadrados.

b. Número de Centros Formación a cargo de la Regional.

c. Aprendices atendidos en la Regional en la vigencia 2014.

Se asignó a cada una, un valor teniendo en cuenta el promedio de las tres variables. El resultado del anterior ejercicio determinó el valor a asignar en cada Regional, este rubro fue considerado Para atender todos los centros de formación, incluidos los Despachos de cada Regional.

2. PROCEDIMIENTO

Para la distribución de estos recursos entre los Centros de formación y los despachos, se estableció el siguiente procedimiento:

a. El Director Regional en conjunto con los subdirectores de Centro y arquitectos o ingenieros contratados este año como apoyo al tema infraestructura física, deben concertar y distribuir los recursos en cada Centro.

b. Se debe garantizar que todos los Centros de Formación vio Despachos Regionales (si lo requieren), cuenten con los recursos necesarios para mantenimiento, buscando la optimización de recursos, economías de escala y la atención a las necesidades básicas de las edificaciones y Centros.

c. En el proceso de concertación de la distribución del presupuesto asignado, se debe tomar como base el archivo adjunto sobre los valores asignados a cada Regional.

d. Del ejercicio de concertación, debe levantarse un acta validada por todos los subdirectores, donde se relacionen en detalle las decisiones tomadas y el presupuesto definido para mantenimiento para cada Centro y Despacho Regional (si lo requiere).

e. Esta acta y la metodología que se plantea para la contratación, deberá ser enviada al grupo de Construcciones para tener una validación final, a más tardar el próximo 11 de diciembre de 2015. Esta información debe ser enviada al correo solicitudconceptos15@sena.edu.co

f. El grupo de construcciones enviará a la Regional el visto bueno a las decisiones relacionadas en la Acta, a más tardar el 17 de diciembre de 2015.

Teniendo en cuenta los resultados que se generen con este procedimiento, en el mes de enero con la apertura del presupuesto se dará traslado por medio de resolución a cada Centro de Formacion yto Despacho Regional.

3. CONSIDERACIONES PARA EL MANTENIMIENTO

3.1 Tipos de Mantenimiento:

El Mantenimiento es el conjunto de acciones continuas y permanentes dirigidas a prever y asegurar el funcionamiento normal, la eficiencia y la buena presentación de los edificios. La perdurabilidad de los mismos depende de la frecuencia del mantenimiento.

3.1.1 Mantenimiento Recurrente:

El Mantenimiento Recurrente hace referencia a todos los procesos o trabajos rutinarios de limpieza y aseo que deben ser revisados periódicamente y a intervalos de tiempo regulares en cada uno de los espacios que componen la Planta Física de cada una de las sedes del SENA, con el propósito de lograr que los mencionados espacios estén siempre operativos.

3.1.2 Mantenimiento Preventivo:

Lo relativo a este Mantenimiento Preventivo tiene que ver con los procesos de conservación de las edificaciones, en sus espacios interiores y exteriores, además de sus equipos empotrados; tal proceso se realiza mediante un programa sistemático de inspección, reparación menor y verificación del estado de la Sede en cuanto a:

- Acometidas y descoles Servicios Públicos

- Instalaciones eléctricas e iluminación

- Instalaciones hidra-sanitarias y de gas

- Instalaciones mecánicas y de ventilación

- Cubiertas, canales y bajantes

- Impermeabilizaciones y filtraciones

- Enchapes

- Pisos y guardaescobas

- Pinturas

- Carpinterías Metálica, Aluminio y de Madera

- Aparatos y Accesorios Sanitarios.

- Áreas exteriores y Zonas verdes

El mantenimiento preventivo debe realizarse en forma periódica para evitar daños, los desperfectos y la descompostura de las instalaciones físicas del edificio.

3.1.3 Mantenimiento Correctivo:

Hace referencia a las reparaciones ocasionadas por deficiencias en las especificaciones de los materiales o en los sistemas constructivos en su ejecución.

3.1.3.1 Mantenimiento Correctivo Mayor:

Este Mantenimiento hace referencia y se orienta a superar deficiencias originadas por el uso de materiales de obra o los sistemas constructivos de baja calidad las que devienen del deterioro ocurrido por falta de mantenimiento recurrente y preventivo; este tipo de Mantenimiento requiere de inversiones de consideración y de mano de obra especializada

3.1.3.2 Mantenimiento Correctivo Menor:

Las acciones de mantenimiento correctivo menor son aquellas que se dirigen a reparaciones de poco gasto, las cuales no precisan de conocimientos especializados.

3.1.4 Mantenimiento Predictivo:

El Mantenimiento Predictivo corresponde a todos los procesos que se realizan mediante inspecciones periódicas con remplazo de partes y elementos antes que presenten deterioro o fallen, para tales inspecciones se requiere de un alto control y se aplica a los siguientes equipos y máquinas especialmente:

- Bombas de Presión y Eyección

- Tanques de Reserva

- Antenas

- Pararrayos

- Extintores

- Equipos Especiales como ascensores y otros.

Para este tipo de Mantenimiento se considera todas las acciones que se realizan luego de inspecciones periódicas e incluyen reemplazo de partes y elementos que estén fallando o presenten indicios de deterioro, tales como las reparaciones menores en cubiertas.

3.2 Tipos de Deterioro de las Sedes:

Con el fin de determinar las acciones a seguir por parte de los Subdirectores y Personal Encargado del Mantenimiento de cada una de las sedes del SENA a nivel Nacional, con respecto a los daños y averías que se presentan en los mencionadas edificaciones, es vital reconocer las causas de dichos daños, que son provocados de forma recurrente según los siguientes tipos:

3.2.1 Deterioro o inestabilidad por mala ejecución de obras:

Cuando se presenta alguna o la suma de varias de las siguientes situaciones:

- Inadecuados procedimientos constructivos

- Utilización de materiales de mala calidad

- Utilización de mano de obra no calificada

Bien sea por responsabilidad del constructor o de la Interventoría de obra, aparecen con el tiempo daños y defectos en las instalaciones físicas que deben ser reportados al Grupo de Construcciones del SENA con el fin de que sean subsanados por los constructores en tiempo breve por arreglos post venta o garantías de estabilidad de obra.

En estos casos se aplican las correspondientes garantías constituidas a favor de la Entidad Contratante SENA para la estabilidad de las mismas obras, la vigencia de estas garantías es de cinco (5) años contados a partir de la fecha del Acta de Entrega Física del Proyecto.

3.2.2 Daños por siniestros:

Debido a fenómenos de la naturaleza como vendavales, terremotos, inundaciones, deslizamientos, avalanchas etc., y se presentan daños en los edificios de las diferentes Sedes del SENA a nivel Nacional, estos deben ser reportados al Grupo de Construcciones y al Grupo de Servicios Generales, de la Dirección Administrativa y Financiera de la Direccion General del SENA con el fin de establecer si deben ser asumidos por las compañías de seguros que amparan estos riesgos.

4. REGLAS PARA LA ASIGNACION DE LOS RECURSOS

- La finalidad de la concertación es que al interior de la regional se determine las necesidades prioritarias, buscando mejorar aquellos centros que presentan un mayor grado de deterioro, sin descuidar los centros que están en mejores condiciones.

- A todos los Centros se les debe asignar recursos para mantenimiento (sin excepción).

- Para las regionales que sólo tienen un centro, la concertación debe ser con los coordinadores o grupo primario.

- Los recursos de mantenimiento podrán ser enviados a cada centro individualmente o se pueden ejecutar desde el despacho regional, según la conveniencia operativa que debe ser concertada y constar en el acta. Este tema es relevante, toda vez que al momento de situar los recursos la resolución saldrá con centro de costos especifico, por lo que este tema debe quedar muy claro.

- Es muy importante que este rubro por ninguna circunstancia se utilice para obras de ADECUACIONES, ya que es exclusivo para mantenimiento.

- De igual manera la concertación debe quedar en firme, con el ánimo de evitar estar realizando modificaciones presupuestales. De este ejercicio se espera una buena planeación para evitar reprocesos y la no ejecución de los recursos en la anualidad presupuestal.

El valor a asignarse será informado a cada Director Regional a más tardar el 2 diciembre vía correo electrónico.

Cualquier duda o aclaración, se pueden dirigir con Eliana Trujillo Chávez abogada del Grupo de Construcciones en la IP 12117.

Atentamente,

PIEDAD JIMENEZ MONTOYA

Directora Administrativa y Financiera

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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