CIRCULAR 193 DE 2020

(octubre 28)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Teniendo en cuenta el Decreto 358 del 5 de marzo de 2020 “Por el cual se reglamentan los artículos 511,615,616-1,616-2,616-4,617,618, 618-2 y 771-2 del Estatuto Tributario, 26 de la Ley 962 de 2005 y 183 de la Ley 1607 de 2012 y se sustituye el Capítulo 4 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria” y la Resolución 000042 del 5 de Mayo de 2020 “Por la cual se desarrollan los sistemas de facturación, los proveedores tecnológicos, el registro de la factura electrónica de venta como título valor, se expide el anexo técnico de factura electrónica de venta y se dictan otras disposiciones en materia de sistemas de facturación” continuación se imparten lineamientos a todas las áreas de la Entidad, con el fin de cumplir con esta normatividad y ajustar los procesos que nos garanticen la adecuada recepción de la facturación electrónica emitida por parte de los contratistas y proveedores a nivel nacional:

1) El SENA previo a la contratación de bienes y/o servicios, deberá verificar si el proveedor o contratista se encuentra obligado a facturar electrónicamente.

Para esta tarea es necesario que los responsables del proceso de contratación en cada una de las áreas de la Entidad, de las Regionales y los Centros de Formación, consulten el cronograma de vencimientos establecidos de acuerdo con el código de la actividad económica principal del contratista estipulado en el RUT. Dicho cronograma se encuentra establecido en el artículo 20 de la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020 (Anexo 1).

Es importante tener en cuenta que según el artículo 6 de la Resolución 000042, los sujetos obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente de conformidad con el artículo 1.6.1.4.2. del Decreto 1625 de 2016 DUR, son los siguientes:

1. Los responsables del impuesto sobre las ventas -IVA.

2. Los responsables del impuesto nacional al consumo.

3. Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, con excepción de los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente previstos en los artículos 616-2, inciso 4 del parágrafo 2 y parágrafo 3 del artículo 437 y 512-13 del Estatuto Tributario y en el artículo 1.6.1.4.3., del Decreto 1625 de 2016 DUR.

4. Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.

5. Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del impuesto sobre las ventas -IVA, de acuerdo con lo previsto en el parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario, por el servicio prestado de conformidad con lo previsto en el artículo 618-2 del Estatuto Tributario.

6. Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación -SIMPLE.

Así mismo, es importante señalar que, si el contratista o proveedor no se encuentra taxativamente señalado en el artículo 7 de la Resolución 000042 de 2020 de la DIAN, está obligado a facturar electrónicamente

Una vez verificado si el contratista o proveedor se encuentra obligado a facturar electrónicamente, el SENA incluirá en el contrato, en la cláusula correspondiente a "obligaciones del proveedor o contratista", la presentación de la factura electrónica validada previamente por la DIAN, como requisito necesario para el pago de los bienes y/o servicios contratados, en caso de no encontrarse de manera expresa la cláusula de "obligaciones del proveedor o contratista" deberá incluirse

2) Frente a los contratos en ejecución, que no contienen la mencionada estipulación contractual, el SENA en cabeza de los supervisores del contrato, deberán verificar y previamente a efectuar la solicitud del trámite del pago por los bienes y/o servicios contratados, exigirán a los proveedores o contratistas la expedición de la factura electrónica validada por la DIAN, de acuerdo con las fechas determinadas en el calendario de implementación establecido en la Resolución No. 000042 del 5 de mayo de 2020.

3) Por lo tanto todas las áreas del SENA encargadas de la recepción de facturas en cabeza inicialmente de los supervisores de contrato, deberán establecer si el emisor está obligado expedirla de forma electrónica, consultando el cronograma establecido en la mencionada resolución, verificando el código de la actividad económica principal registrada en el RUT, para constatar la fecha a partir de la cual el proveedor está obligado a facturar electrónicamente.

4) Para la recepción de la factura electrónica, el proveedor o contratista deberá remitirla al SENA directamente al correo electrónico de supervisor de contrato, en formato pdf. (la representación gráfica) y el formato XML.

Una vez recibida la factura por parte del supervisor de contrato, en la URL: https://muisca.dian.gov.co/WebNumeracionfacturacion/paginas/ConsultarValidezFactura.xht ml, se deberá constatar que la factura electrónica de venta haya sido validada previamente en la plataforma de la DIAN.

Para este efecto, el supervisor de contrato ingresará en tal link, el prefijo y número de la factura, fecha de expedición y Nit contribuyente emisor de la factura. Dicha información se encuentra en el archivo pdf o xml remitido por el proveedor al correo electrónico.

En caso tal que, al ingresar el código de la factura en la plataforma de la DIAN, no se encuentre la factura del proveedor, será necesario verificar nuevamente el ingreso correcto de la información.

Si en la nueva búsqueda no se encuentra registro alguno, significa que la factura electrónica no cumplió con los requisitos, no fue validada en la DIAN y por lo tanto deberá notificarle al contratista, dado que no podrá iniciar el trámite de pago, hasta tanto no se subsane tal situación.

5) Esta factura electrónica se exigirá teniendo en cuenta el calendario de implementación establecido en el artículo 20 de la Resolución No 000042 del 5 de mayo de 2020, por consiguiente, si no ha vencido el término para que el proveedor expida su facturación de manera electrónica, de acuerdo con dicho cronograma, entonces se aceptará la facturación en papel o por computador, siempre que cumpla con todos los requisitos exigidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario.

6) Si el proveedor o contratista no está obligado a expedir factura electrónica de venta, por tratarse de un no responsable del IVA o porque se encuentra en los sujetos no obligados, según el artículo 7 de la Resolución No. 00042 de 2020, entonces se deberá elaborar el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar, para lo cual se estará próximamente impartiendo instrucciones, una vez el SENA defina el procedimiento para estos casos. Mientras esto ocurre se recibirá el documento de cobro que suministre el no obligado a facturar, para dejar traza de la transacción e iniciar con este la solicitud de trámite de pago, junto con los demás documentos establecidos de acuerdo con el “Instructivo Documentos Requeridos para Registro de Obligaciones y Trámite de Pagos” publicado en la plataforma Compromiso.

7) El supervisor del contrato entonces será el responsable de dar el aval a la factura recibida, según las indicaciones realizadas en líneas anteriores. Una vez validada la factura electrónica podrá iniciar la solicitud del trámite de pago a la Dirección Administrativa y Financiera, remitiendo el formato pdf. (la representación gráfica) y el formato XML recibido del proveedor, junto con los demás documentos soporte requeridos según el “Instructivo Documentos Requeridos para Registro de Obligaciones y Trámite de Pagos” publicado en la plataforma Compromiso. Tenga presente que para los pagos que requieran el cargue de la documentación, en la plataforma SECOP II, el archivo correspondiente a la factura que se deberá cargar será el archivo pdf (la representación gráfica) remitido por el proveedor.

Sin embargo el Grupo de Contabilidad en la Dirección General y en las Regionales y Centros de Formación, deberán realizar igualmente las validaciones indicadas en cada uno de los puntos de esta circular, cuando reciban la solicitud de trámite de pago por parte del supervisor del contrato, para ratificar el cumplimiento de los requisitos exigidos frente a la facturación electrónica, desde la verificación de que el proveedor se encuentra obligado a facturar bajo esta nueva modalidad,

hasta la validación de las facturas electrónicas recibidas, ingresando igualmente a la plataforma de la DIAN:

https://muisca.dian.gov.co/WebNumeracionfacturacion/paginas/ConsultarValidezFactura.xhtml

Por lo anterior y en el momento en el que las personas del Grupo de contabilidad encargadas del proceso del registro de la obligación presupuestal encuentren que no se están cumpliendo con los lineamientos impartidos, rechazarán la solicitud del trámite de pago e informarán al supervisor del contrato para que subsane la inconsistencia detectada.

Para consulta de las normas o el micrositio de factura electrónica están los siguientes links:

https://www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/Paginas/inicio.aspx

https://www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/Documents/Decreto_358_05032020.pdf

https://www.dian.gov.co/normatividad/Normatividad/Resoluci%c3%b3n%20000042%20de%2005-05-2020.pdf

Agradezco la atención y divulgación a sus colaboradores dando cumplimiento de los lineamientos impartidos.

Cordialmente

WILSON JAVIER ROJAS MORENO

Director Administrativo y Financiero

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/C_SENA_0193_2020.pdf>

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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