CIRCULAR 198 DE 2018

(diciembre 3)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Para el cierre de la vigencia 2018 y de conformidad con las políticas de seguridad establecidas por la Administración del SIIF Nación, se hace necesario recordar algunas de ellas:

1. Es responsabilidad de TODO usuario del SIIF Nación, conocer y aplicar las políticas de seguridad de la Información y reglamento de uso del SIIF Nación, publicado en la página web del Ministerio de Hacienda y Crédito/ Portales/ Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación/ Ciclos de Negocio/ administración de Seguridad.

2. El aplicativo SIIF Nación automáticamente bloquea los usuarios que no ingresen en los últimos 15 días calendario y los elimina sino ingresan en 90 días calendario, por tanto se debe ingresar al Aplicativo SIIF Nación, por lo menos una vez por semana, esto evitará el bloqueo y posterior eliminación del mismo.

3. El usuario del aplicativo y el toquen es de uso personal e intransferible.

4. El Coordinador del Grupo de Apoyo Administrativo o Jefe Inmediato, debe solicitar al correo

electrónico yleal@sena.edu.co, las modificaciones, eliminaciones o cambios de los usuarios SIIF Nación.

5. Previo a la salida de vacaciones, permisos o licencias de un funcionario el Coordinador del Grupo de Apoyo Administrativo o Jefe Inmediato debe informar esta novedad al correo yleal@sena.edu.co, con el fin de proceder a actualizar los perfiles correspondientes y así no paralizar las labores, igualmente debe solicitar la inactivación del mismo e informar con dos días de anticipación al regreso para volver a activarlo

6. El trámite de los Certificados Digitales, para la operación del Aplicativo SIIF, tanto nuevos como de renovación (cada año), se realizará teniendo en cuenta el instructivo de diligenciamiento que se le envía junto con el formulario de GSE, la información debe ser fidedigna.

7. Se debe tener en cuenta que los contratistas que tienen usuario asignado en el Aplicativo SIIF y cuyo contrato se vence en el Mes de Diciembre de 2018, debe hacer entrega al Coordinador o Supervisor del Contrato, del toquen donde se encuentra encriptado el Certificado

Digital, mediante correo electrónico con copia a vleal@sena.edu.co, esto es requisito indispensable para la correspondiente liquidación del contrato.

El Código Disciplinarlo LEY 734 de Febrero 5 de 2002, establece aspectos disciplinarios relevantes, como son los derechos, deberes, prohibiciones, impedimentos, Inhabilidades y conflicto de Intereses del servidor público, que todo funcionarlo debe tener en cuenta en el uso de la información máxime cuando esta se maneja a través de mecanismo personal e Intransferible como lo es el correo electrónico enviado por GSE, mediante el cual se le asigna la contraseña y posterior entrega del toquen con el encriptamiento del certificado electrónico.

Atendiendo las disposiciones normativas para que la Entidad pueda salvaguardar sus recursos patrimoniales e Informativos, se debe estipular dentro del “Acta para la legalización y entrega del puesto de trabajo” que para obtener el paz y salvo respectivo es Indispensable la devolución del toquen por parte del funcionario o contratista.

En el evento que se detecte el uso del certificado digital en la operación del Aplicativo SIIF NACION por parte del Servidor Público o Contratista que se retiró y no lo entregó, siendo una de sus obligaciones, debe procederse a Instaurar las acciones disciplinarlas y penales que correspondan, de conformidad con lo dispuesto en el decreto 2674 de 2012 y Ley 734 de 2002.

Por lo anterior, atentamente les solicito consultar y divulgar la Circular Externa 050 de 2018, en su numeral 5. ASPECTOS RELACIONADOS CON EL MODULO DE SEGURIDAD, emitida por la Administración SIIF Nación.

Cordial saludo,

WILSON JAVIER ROJAS MORENO

Coordinador - Entidad SIIF

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/CIRCULAR_SENA_0198_2018.pdf>

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