CIRCULAR 199 DE 2018

(diciembre 4)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

En atención a la circular Externa 050 Expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público mediante la cual se relacionan aspectos a considerar para el cierre de la vigencia 2018 y apertura del año 2019 en el sistema integrado de Información Financiera SIIF Nación 11, en el presente documento se imparten lineamientos que permitirán llevar un adecuado registro de la información de la cadena presupuestal y cierre contable para la vigencia 2018.

LINEAMIENTOS DE CARTERA

- Teniendo en cuenta que ya se encuentra en producción el sistema SIREC, la cartera por todo concepto debe ser actualizada, corregida y conciliada hasta el viernes 28 de diciembre de 2018. El 29 de diciembre el grupo de recudo tomara el reporte final de año para efectos de cierre contable.

- Otra de las ventajas del nuevo sistema SIREC, es que se pueden recibir recaudos y aplicarse en línea, por lo tanto el 29 de diciembre, serán cargados y reportados todos los ingresos.

- Las regionales deben realizar la conciliación de cartera conjuntamente entre las áreas de Relaciones Corporativas, Cobro Coactivo, Abogados Externos a más tardar el día 28 de diciembre de 2018.

- Las consignaciones de producción de centros correspondientes a la vigencia 2018 deben realizarse hasta el 29 de diciembre de 2018.

Es importante resaltar que la entrada en vigencia del sistema SIREC, mejora sustancialmente los tiempos de registros, la generación de reportes, la consolidación y conciliación del recaudo y la cartera de la Entidad.

LINEAMIENTOS DE PRESUPUESTO

Ejecución Vigencia Actual 2018.

- Se hace necesario hacer seguimiento estricto a los saldos de los CDP de tal forma que al 31 de diciembre de 2018, el valor de la columna CDP sea igual al valor de la columna compromisos de reporte de ejecución presupuestal.

- Se debe verificar si se tienen documentos contractuales ejecutados o con saldo pendiente de liberar, con el fin de proceder a realizar las actas de liquidación, las cuales deben ser entregadas al Grupo Administrativo de la Regional o Centro de Formación para que al 31 de diciembre de 2018 se reversen los saldos sin ejecutar y de esta manera se tengan los saldos de compromisos reales. Los saldos de los demás actos administrativos como resoluciones, servicios públicos, entre otros se depurarán mediante solicitud radicada del ordenador del gasto.

- El trámite de viáticos, gasto de viaje y legalizaciones incluido el pago se realizará a más tardar el 18 de diciembre de 2018, por ningún motivo deben constituirse como reservas presupuéstales.

- Las resoluciones para reconocimiento y pago de “Prestaciones sociales, Préstamos de calamidad, Auxilio funerario, Auxilio Educativo y las relacionadas con pagos del Fondo de Vivienda", se reciben en Dirección General hasta el 17 de diciembre de 2018 con el fin de garantizar su pago dentro de la vigencia. Es responsabilidad de las áreas que las generan el seguimiento permanente hasta garantizar el abono en cuenta del beneficiario del pago. (Recursos Humanos o su delegado en las Regionales y Centros de formación)

Los documentos SENA PROVEEDOR SENA deben ejecutarse totalmente, NO PUEDEN QUEDAR COMO RESERVAS.

Reservas Presupuéstales Vigencia 2017:

Con el fin de no dejar saldos de reservas se deben elaborar las actas de liquidación y enviar a los Grupos de Apoyo Administrativo para proceder a la elaboración las actas de cancelación de oficio y registro de las reducciones de los saldos de reservas no ejecutados en el Aplicativo SIIF Nación II.

- Es importante tener en cuenta que las reservas presupuéstales constituidas en la VIGENCIA 2017 y que al 26 de diciembre de 2018 no se hayan pagado, EXPIRAN. En el caso que persista saldo de obligaciones, deberán tramitarse como vigencia expirada en el año 2019, cabe señalar que de presentarse estas situaciones los responsables podrán afrontar los procesos disciplinarlos a que haya lugar.

Reservas Presupuéstales de 2018:

- Solamente se constituirán Reservas Presupuéstales por FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO. Los Ordenadores del Gasto deben remitir la solicitud de constitución de reservas con su respectiva justificación, al Grupo de Apoyo Administrativo correspondiente, para la elaboración del Acta de Constitución de Reservas y traslado en el aplicativo SIIF NACION II. Al respecto es importante señalar, que La Contraloría General de la República ha observado falencias en la constitución de las reservas presupuéstales; por lo cual es importante no inducir la reserva y circunscribir esta figura a las causales establecidas en la Ley.

- Una vez constituidas las reservas de la vigencia 2018 (la fecha límite para su constitución es el enero 20 de 2019) en el periodo de transición se remitirá la estructura del nuevo catálogo de clasificación presupuestal establecido por la Dirección General del Presupuesto Público Nacional, esto con el fin de efectuar la homologación de reservas presupuéstales con las nuevas cuentas y de esta manera realizar el traslado de compromisos en SIIF, actividad que tiene como fecha límite el febrero 28 de 2019.

LINEAMIENTOS DE TESORERIA

- Viáticos: Con la finalidad de garantizar la oportuna legalización de las comisiones y la expedición del correspondiente paz y salvo a los contratistas, se recomienda como fecha límite para la realización de comisiones de servicios el 14 de diciembre de 2018 y fecha máxima para legalización de órdenes de viaje el 18 de diciembre de 2018. Es importante anotar que para el pago de los honorarios de diciembre, los contratistas deben estar a paz y salvo por comisiones ante la Tesorería de la Dirección General, Regionales o Centros de Formación.

- Fenecimiento cuentas por pagar 2017: Las cuentas por pagar constituidas en el año 2017, que a 31 de diciembre de 2018 no se paguen, EXPIRAN. Motivo por el cual, las últimas obligaciones de los compromisos de reservas se deben entregar a con fecha límite 7 de diciembre de 2018 para garantizar que a más tardar el 14 de diciembre de 2018 se genere la orden de pago, previa verificación del estado de las cuentas bancadas del beneficiario del pago; es decir en estado ACTIVA.

- Anulación de Órdenes de Pago de reservas presupuéstales v cuentas por pagar 2017 no pagadas: Las órdenes de pago presupuéstales de compromisos de reservas presupuéstales y de obligaciones de cuentas por pagar, que al 31 de diciembre de 2018 no queden en estado PAGADO, el sistema las anulará automáticamente, no permitiendo hacer su pago en la vigencia 2019. Por tanto, los tesoreros luego de generar la orden de pago deben verificar dicho estado para garantizar el abono en cuenta del beneficiario del pago de la cuenta por pagar.

- Órdenes de pago de deducciones de obligaciones pagadas en diciembre de 2018: Las deducciones causadas a 31 de diciembre de 2018 asociadas a órdenes de pago presupuéstales que hayan sido pagadas al 28 de diciembre de 2018, se podrán solicitar a través de órdenes de pago no presupuestal de deducciones a partir del 2 de enero de 2019.

- Generación órdenes de pago: El último día para generar y autorizar órdenes de pago presupuéstales de gastos y no presupuéstales de deducciones, para ser atendidas por la DGCPTN es el 26 de diciembre de 2018.

- Los responsables de las Tesorerías de las Regionales, Centros de Formación y Dirección General, deben garantizar que a todas las obligaciones recibidas al 26 de diciembre de 2018, se genere la correspondiente orden de pago. Para el efecto deben coordinar con el área de Contabilidad las fechas de recibo de las obligaciones presupuéstales.

Constitución de Cuentas por Pagar del año 2018.

- Las cuentas se constituyen cuando los procesos contractuales contractuales se reciben a satisfacción los bienes y/o servicios con el lleno de los requisitos legales. Las cuentas por pagar de la vigencia 2018, estarán conformadas por las obligaciones generadas por el Grupo de Contabilidad debidamente soportadas (con factura y/o documento equivalente, actas de entrega, certificación de recibo a satisfacción por parte del supervisor o interventor, notas de entrada al Almacén, actas de entrega y certificación de la cuenta bancada del beneficiario del pago, entre otros). En general las cuentas por pagar corresponden a las obligaciones presupuéstales a las cuales no se le generó la orden de pago, al ser recibidas en Tesorería luego de la fecha límite de registro de las órdenes de pago; es decir después del 26 de diciembre de 2018 hasta el 31 de diciembre del 2018.

- Fecha límite para la Constitución de Cuentas por Pagar: A pesar que la circular externa No. 050 establece como fecha máxima para la constitución de cuentas por pagar del 2018, el 20 de enero de 2019; el SENA ha establecido como fecha máxima el 11 de enero de 2019, con la finalidad de disponer del tiempo necesario para validar la Información de las cuentas por pagar con los registros en el SIIF y la consolidación respectiva en la Dirección General.

LINEAMIENTOS DE ALMACEN E INVENTARIOS

- Los almacenistas recibirán bienes y realizarán el respectivo ingreso al sistema de Información SACB hasta el 31 de diciembre de 2018. Se aclara, que las notas de entrada de almacén con fecha posterior al 20 de diciembre de 2018, quedarán como cuentas por pagar.

LINEAMIENTOS CONTABILIDAD

Para el tratamiento oportuno del pago del rezago presupuestal 2017 y de las cuentas de la vigencia 2018, se estipulan las siguientes fechas para su recepción en las oficinas de contabilidad de la Dirección General, Regionales y Centro de Formación:

- Rezago presupuestal 2017 (Reservas y cuentas por pagar): hasta el 14 de diciembre de 2018.

- Cuentas para trámite de la Vigencia 2018: desde el 14 hasta el 20 de diciembre de 2018.

- Para las cuentas entregadas con posterioridad a las fechas establecidas se causarán normalmente hasta el 31 de diciembre de 2018, sin perjuicio de constituirse como cuentas por pagar para la presente vigencia.

- En el periodo de transición no se harán obligaciones, toda vez que se encuentra limitado por el SIIF Nación para realizar este tipo de operaciones en su circular de cierre 2018.

- Se debe realizar la legalización de viáticos por la transacción dispuesta en SIIF Nación a más tardar el 31 de diciembre de 2018.

- Las órdenes de pago extensivas deben ser culminadas a más tardar el 31 de diciembre de 2018 por las pagadurías a nivel nacional, en caso contrario SIIF Nación reversará la operación, quedando pendiente la cancelación del pasivo.

Cordial saludo,

WILSON JAVIER ROJAS MORENO

Director Administrativo y Financiero

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/CIRCULAR_SENA_0199_2018.pdf>

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