CIRCULAR 200 DE 2017

(noviembre 15)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá, D.C.

Mediante el presente documento se imparten lineamientos que permitirán llevar un adecuado registro de la información de la cadena presupuestal y cierre contable para la vigencia 2017.

LINEAMIENTOS DE CARTERA

- Si existe cartera misional pendiente de registro en el aplicativo regional de cartera, esta debe quedar registrada a más tardar el 7 diciembre de 2017; en cuanto a la información de mes de diciembre de 2017, su registro se debe hacer a diario.

- Adicionalmente es necesario continuar con el cargue de ingresos en la FTP a diario, en cuanto a los ingresos de los días 29, 30 y 31 de diciembre de 2017, serán cargados a más tardar el 5 de enero de 2018.

- Los actos administrativos de cartera que estén debidamente ejecutoriados deben estar registrados a más tardar el 27 de diciembre de 2017 en el aplicativo de cartera que correspondan al periodo que se cierra.

- Las regionales deben realizar la conciliación de cartera conjuntamente entre las áreas de Relaciones Corporativas, Cobro Coactivo, Abogados Externos a más tardar el día 29 de diciembre de 2017.

LINEAMIENTOS DE PRESUPUESTO

Ejecución Vigencia Actual 2017:

- Se hace necesario hacer seguimiento estricto a los saldos de los CDP de tal forma que al 31 de diciembre de 2017, el valor de la columna CDP sea igual al valor la columna compromisos del reporte de ejecución presupuestal.

Se debe verificar si se tienen documentos contractuales ejecutados o con saldo pendiente de liberar con el fin de proceder a realizar las actas de liquidación, las cuales deben ser entregadas al Grupo Administrativo de la Regional o Centro de Formación para que al 22 de diciembre de 2017 se reversen los saldos sin ejecutar y de esta manera se tengan los saldos de compromisos reales.

- Los saldos de los demás actos administrativos como resoluciones, servicios públicos, entre otros, se depurarán mediante solicitud radicada del ordenador del gasto.

- El trámite de viáticos, gastos de viaje y legalizaciones incluido el pago se realizará a más tardar el 1o de diciembre del 2017, por ningún motivo deben constituirse como reservas presupuéstales.

Las resoluciones para reconocimiento y pago de “Prestaciones Sociales, Prestamos Calamidad, Auxilio Funerario, Auxilio Educativo y las relacionadas con pagos del Fondo de Vivienda”, se reciben en Dirección General hasta el 15 de diciembre de 2017 con el fin de garantizar su pago dentro de la vigencia. Es responsabilidad de las áreas que las generan (Recursos Humanos o su delegado en las Regionales y Centros) el seguimiento permanente hasta garantizar el abono en cuenta del beneficiario del pago.

Los documentos SENA PROVEEDOR SENA deben ejecutarse totalmente, NO PUEDEN QUEDAR COMO RESERVAS.

Reservas Presupuestales Vigencia 2016:

- Con el fin de no dejar saldos de reservas se deben elaborar las actas de liquidación y enviar a los Grupos de Apoyo Administrativo para proceder a la elaboración las actas de cancelación de oficio y registro de las reducciones de los saldos de reservas no ejecutados en el Aplicativo SIIF Nación II.

- Es importante tener en cuenta que las reservas presupuéstales constituidas en la vigencia 2016 y que a 31 de diciembre de 2017 no se hayan pagado, EXPIRAN. En el caso que persista saldo de obligaciones, deberán tramitarse como vigencia expirada en el año 2018, cabe señalar que de presentarse estas situaciones los responsables podrán afrontar los procesos disciplinarios a que haya lugar.

Reservas Presupuéstales de 2017:

- Solamente se constituirán Reservas Presupuéstales por fuerza mayor o caso fortuito, de acuerdo con los lineamientos de la circular 3-2017-000134 del 10 de agosto de 2017. Los Ordenadores del Gasto deben remitir la solicitud de constitución de reservas con su respectiva justificación, al Grupo de Apoyo Administrativo correspondiente antes del 22 de diciembre de 2017, para la elaboración del Acta de Constitución de Reservas y traslado en el aplicativo SIIF NACION II. Al respecto es importante señalar que La Contraloría General de la República ha observado Falencias en la constitución de las reservas presupuéstales; por lo cual es importante no inducir la reserva y circunscribir esta figura a las causales establecidas en la ley.

- Una vez constituidas dichas reservas, se aplicará lo dispuesto por el artículo 9 de la Ley 225 de 1995 y el artículo 31 de la Ley 344 de 1996, si se excede el 2% de las apropiaciones de funcionamiento y el 15% de las apropiaciones de inversión.

LINEAMIENTOS TESORERIA

- Legalización de viáticos: Fecha límite para legalización de comisiones: 22 de diciembre de 2017. Cada ordenador del gasto debe garantizar que los viáticos se legalicen en su totalidad en la fecha indicada. Por tanto la fecha límite para generar órdenes de pago de comisiones en Tesorería, será el 15 de diciembre de 2017.

- Generación órdenes de pago: El último día para generar y autorizar órdenes de pago presupuéstales de gastos y no presupuéstales de deducciones, para ser atendidas por la Dirección General del Tesoro Nacional es el 27 de diciembre de 2017.

- Fenecimiento de reservas presupuéstales y cuentas por pagar 2016: Las reservas presupuéstales y cuentas por pagar constituidas en el año 2016, que a 31 de diciembre de 2017 no se hayan pagado, expiran. Motivo por el cual, las últimas obligaciones de los compromisos de reservas se deben entregar con fecha límite 11 de diciembre de 2017 para garantizar que a más tardar el 27 de diciembre se genere la orden de pago, previa verificación del estado de las cuentas bancarias del beneficiario del pago; es decir en estado ACTIVA.

- Anulación de Órdenes de Pago de reservas presupuéstales y cuentas por pagar 2016 no pagadas: Las órdenes de pago presupuéstales de compromisos de reservas presupuéstales y de obligaciones de cuentas por pagar, que al 31 de diciembre de 2017 no queden en estado PAGADO, el sistema las anulará automáticamente, no permitiendo hacer su pago en el año 2018. Por tanto, los pagadores luego de generar la orden de pago deben verificar dicho estado para garantizar el abono en cuenta del beneficiario del pago de la reserva presupuestal o de la cuenta por pagar.

- Las deducciones derivadas de obligaciones pagadas en diciembre de 2017 se podrán solicitar a través de órdenes de pago no presupuéstales de deducciones a partir del 2 de enero de 2018.

- Los responsables de las Tesorerías de las Regionales, Centros de Formación y Dirección General, deben garantizar que todas las obligaciones recibidas al 26 de diciembre de 2017, se genere la correspondiente orden de pago.

- Las cuentas por pagar de la vigencia 2017, estarán conformadas por las obligaciones generadas por el Grupo de Contabilidad debidamente soportadas, es del caso mencionar, que las obligaciones registradas con atributo diferente a “ninguno” se consideran operaciones de flujo, en consecuencia no dará lugar a registro contable en la obligación, sino en la orden de pago.

En general las cuentas por pagar corresponden a las obligaciones presupuestales a las cuales no se le generó la orden de pago, al ser recibidas en Tesorería luego de la fecha límite de es decir, después del 26 de diciembre de 2017.

LINEAMIENTOS DE ALMACEN E INVENTARIOS

El almacén recibirá bienes y realizará el respectivo ingreso al sistema de Información ORIONS hasta el 29 de diciembre de 2017.

- Se aclara, que las notas de entrada de almacén con fecha posterior al 22 de diciembre de 2017, quedarán como cuentas por pagar y/o reservas presupuestales y su respectivo trámite se realizará aproximadamente en la segunda semana de febrero de 2018.

LINEAMIENTOS CONTABILIDAD

Se garantizará el pago sujeto a la asignación del PAC y Disponibilidad del Tesoro Nacional de las cuentas por pagar de la vigencia 2017 y rezago presupuestal que se encuentren en la oficina de contabilidad para su trámite a más tardar el día 18 de diciembre de 2017.

- El informe de ejecución de convenios, debe elaborarlo, firmarlo y remitirlo por el supervisor e interventor de cada convenio al Grupo de contabilidad a más tardar el 10 de enero de 2018.

- La relación del IVA pagado en el último bimestre de 2017 que se solicite como devolución, deberá ser enviada al Grupo de contabilidad de Dirección General antes del 10 de enero de 2018, a la cuenta de correo electrónico: ssastoque@sena.edu.co

- En cuanto a la conciliación de IVA deberá ser publicada en la FTP/CONCILIACION DE IVA 2017 por parte de cada una de las Direcciones Regionales y Centros de Formación a más tardar el 12 de enero de 2018.

Las Regionales y Centros de Formación elaborarán la conciliación entre cuentas por pagar contables y cuentas por pagar presupuéstales de la cuenta 2401 Adquisición de Bienes y Servicios Nacionales. Mediante el formato de actas de conciliación establecido por la Entidad firmada por los Grupos correspondientes, las cuales deberán ser remitidas al Grupo de Contabilidad de la Dirección General a más tardar el 23 de enero de 2018 al correo electrónico: sloaiza@sena.edu.co

Las siguientes Dependencias presentarán una certificación de saldos contables a 31 de diciembre de 2017 en la que conste la información de gestión con la que cierran a más tardar el 23 de enero de 2018.

Dirección Jurídica - Procesos Judiciales.

- Grupo de Tesorería.

- Grupo de Recaudo y Cartera.

- Grupo de Almacén e Inventarios.

- Grupo de Construcciones.

- Grupo de Salarios

- Grupo de Servicio Médico Asistencial

- Grupo de Talentó Humano

- Grupo de Pensiones

- Ordenadores del gasto (enviarán certificación de los saldos de convenios a 31 de diciembre de 2017).

- Es importante señalar, que para la implementación del Nuevo Marco Normativo, (Resolución 533 de 2015 e Instructivo No 002 del 8 de octubre de 2015) los saldos contables reflejados a 31 de diciembre de 2017 deben estar totalmente depurados, de no cumplir con los lineamientos, los responsables podrán afrontar los procesos disciplinarios a que haya lugar.

Es de estricto cumplimiento aplicar los lineamientos y términos de la presente circular. Es por esto, que se necesario por parte de los Directores, Sub Directores y Coordinadores del Grupos de apoyo garantizar la permanencia de los funcionarios de planta del Area Financiera y a quienes considere necesarios para atender los requerimientos de los Entes de Control, así como la implementación del Nuevo Marco Normativo para el cierre de año 2017 y apertura de la vigencia 2018.

Cordial saludo,

MANUEL FERNANDO MONSALVE AHUMADA

Director Administrativo y Financiero (E)

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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