CIRCULAR 202 DE 2020

(noviembre 26)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

BOGOTA D.C

El Plan General de Compras está contenido en el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011, y el Plan de Compras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto (En adelante Plan Anual de Adquisiciones -PAA), está definido como un instrumento de planeación contractual que las Entidades deben diligenciar, publicar y actualizar, conforme lo estipula el Artículo 2.2.1.1.1.4.1 del Decreto 1082 de 2015.

Para el efecto, el SENA expidió la Resolución No. 0054 del 18 de enero de 2018 la cual derogó la Resolución 2331 de 2013, y la cual establece en su Artículo Primero:

“(...) ARTÍCULO PRIMERO: PLANES ANUALES DE ADQUISICIONES. Los Planes Anuales de Adquisiciones, que deben contener la lista de bienes, obras, y servicios que se pretenden adquirir, incluidos los servicios de instructores, serán elaborados y actualizados en el SENA, así:

a) De los Centros de Formación. Los Centros de Formación elaborarán sus correspondientes Planes Anuales de Adquisiciones y los enviarán a los Directores Regionales para su aprobación y suscripción.

b) De los Despachos de las Direcciones Regionales. Los Despachos de las Direcciones Regionales elaborarán sus correspondientes Planes Anuales de Adquisiciones que serán aprobados y suscritos por los Directores Regionales.

c) De las Dependencias de la Dirección General. El Plan Anual de Adquisiciones de la Dirección General será elaborado y consolidado por el Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones de la Dirección Administrativa y Financiera, de conformidad con los planes enviados por los Directores de Área, los jefes de Oficina y por el Secretario(a) General. Este será presentado por la Secretaria General para aprobación del Director de Planeación y Direccionamiento Corporativo.

PARÁGRAFO PRIMERO: Los Planes Anuales de Adquisiciones enviados por las Regionales y las Áreas de la Dirección General del SENA serán consolidados por el Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones de la Dirección Administrativa y Financiera para la publicación en la página de la Entidad y en el SECOP

(...)".

Por lo anterior igualmente debe observarse lo dispuesto en la Resolución mencionada y en el Manual de Contratación Administrativa del SENA (versión 4).

De acuerdo con los lineamientos impartidos por la Entidad y las normas que regulan lo correspondiente, el Plan Anual de Adquisiciones debe publicarse antes del 31 de enero de cada año y actualizarse por cada una de las Regionales una vez al año o cada dos (2) meses si se requiere. Sin embargo, teniendo en cuenta lo anunciado para la vigencia fiscal 2021 el PAA deberá ser revisado, consolidado y validado en el portal de formación del SECOP II en la vigencia 2020 (Subrayado es nuestro).

De conformidad a lo expuesto la Dirección Administrativa y Financiera, la Dirección Jurídica, la Secretaría General, la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, solicitan a cada dependencia de la Dirección General y Direcciones Regionales, revisar de manera detallada los códigos UNSPSC y las 17 columnas diligenciadas, consolidadas y validadas en el Portal de formación del SECOP II; con base en el formato que establece Colombia Compra Eficiente para elaborar este plan. (Ver Anexo).

De acuerdo a lo anterior, nos permitimos realizar las siguientes precisiones:

1. RESPONSABLES DE LA ELABORACIÓN, REVISIÓN MINUCIOSA, VALIDACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL "PAA" DE ACUERDO CON LA RESOLUCIÓN 0054 DE 2018

Los responsables de la elaboración, revisión minuciosa, validación, y actualizaciones del Plan anual de Adquisiciones son:

- Los Directores Regionales, por lo que compete a su despacho y sus Centros de Formación adscritos.

- Los Directores de Área, Jefes de Oficina y Secretario(a) General por lo que le compete a su despacho.

2. PROCEDIMIENTO PARA LA DIRECCIÓN GENERAL

- El Plan Anual de Adquisiciones deberá ser coherente con el presupuesto asignado para los rubros concernientes a bienes, servicios (personales y otros servicios) y obra pública (construcción, mantenimiento, remodelación, etc.); así mismo debe estar ajustado con el plan de acción de cada Área de la Dirección General para la vigencia fiscal 2021.

- Cada Jefe de Área y la Secretaría General deberán elaborar en el formato establecido por Colombia Compra Eficiente su Plan Anual de Adquisiciones - PAA para la vigencia fiscal 2021, el cual debe ser revisado y validado, para posteriormente ser radicado a la Dirección Administrativa y Financiera para su consolidación final y validación por el Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones en el portal del SECOP II, a más tardar el día viernes 04 de diciembre de 2020 (Subrayado es nuestro).

- Este plan consolidado será remitido al Director de Planeación y Direccionamiento Corporativo, para su verificación y emisión de la Resolución que adopta el Plan Anual de Adquisiciones y sus modificaciones. Una vez revisada y aprobada esta información por la Dirección de Planeación, será radicada la resolución a la Dirección Administrativa y Financiera, autorizando su publicación tanto en el SECOP II como en la página web del SENA.

1. PROCEDIMIENTO PARA LAS REGIONALES

- El Plan Anual de Adquisiciones deberá ser coherente con el presupuesto asignado para los rubros concernientes a bienes, servicios (personales y otros servicios) y obra pública (construcción, mantenimiento, remodelación, etc.); así mismo debe estar ajustado con el plan de acción de cada Centro de Formación o Despacho Regional para la vigencia fiscal 2021.

- Cada Centro de Formación deberá elaborar en el formato establecido por Colombia Compra Eficiente su Plan Anual de Adquisiciones - PAA para la vigencia fiscal 2021, el cual debe ser revisado y validado detalladamente; para posteriormente ser remitido al Despacho de la Regional para su consolidación, revisión minuciosa y su debida validación final en el portal de formación del SECOP II, a más tardar el día viernes 04 de diciembre de 2020 (Subrayado es nuestro); con la respectiva Resolución que adopta el Plan Anual de Adquisiciones de la Regional, para la vigencia 2021.

2. DILIGENCIAMIENTO FORMATO "PAA" COLOMBIA COMPRA EFICIENTE

- Diligenciar todas las 17 columnas del formato que establece Colombia Compra Eficiente y que debe ser utilizado para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones.

- Diligenciar en la columna A del formato los "Códigos UNSPSC" (Sistema de Codificación de las Naciones Unidas para estandarizar productos y servicios}, de acuerdo a los bienes o servicios a contratar utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios de Colombia Compra Eficiente que se puede consultar en el siguiente link: https://www.colombiacompra.gov.co/clasificador-de- bienes-y-Servicios. Cabe señalar que si los "Códigos UNSPSC" no corresponden al bien o servicio requerido para contratar, este deberá ser modificado por la Dirección Regional, Centro de Formación o Área que elaboro el Plan Anual de Adquisiciones

- El diligenciamiento de las 17 columnas del formato que establece Colombia Compra Eficiente, corresponden a los datos de cada proceso contractual que se pretenda adelantar durante la vigencia fiscal 2021, como: 1. Columna A. Código UNSPSC, 2. Columna B. descripción, 3. Columna C. Fecha estimada de inicio de proceso de selección (número de mes), 4. Columna D. Fecha estimada de presentación de ofertas (número de mes), 5. Columna E. Duración estimada del contrato (cantidad de tiempo en número), 6. Columna F. Duración estimada del contrato (días (0), meses (1), años (2), 7. Columna G. Modalidad de selección, 8. Columna H. Fuente de los recursos, 9. Columna l. Valor total estimado, 10. Columna J. Valor estimado en la vigencia actual, 11. Columna K. ¿Se requieren vigencias futuras?, 12. Columna L. Estado de solicitud de vigencias futuras, 13. Columna M. Unidad de contratación, 14. Columna N. Ubicación, 15. Columna O. Nombre del responsable, 16. Columna P. Teléfono del responsable, y 17. Columna Q. Correo electrónico del responsable.

Cabe resaltar, que en estas 17 columnas, NO se deben diligenciar con fórmulas y en ningún caso se pueden insertar símbolos especiales tales como: (,) ("), ($), ('), (..,), (.) (¿?); ni dentro de las celdas hacer saltos de líneas con el procedimiento ALT+ENTER, ni ENTER dentro de las celdas, ni con otros símbolos visibles o invisibles.

- Todos los contratos de bienes, obras, servicios y convenios que pretenden adquirir durante la vigencia fiscal 2021, deben estar incluidos en el "Plan Anual de Adquisiciones (PAA) vigencia fiscal 2021", el cual es consolidado, validado y publicado en la Plataforma del SECOP II por la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General del SENA y publicado en la página web del SENA por la Oficina de Comunicaciones de conformidad con lo establecido en el artículo 1 de la Resolución No. 0054 de 2018.

- Que de conformidad con lo indicado en el Plan de Acción 2020 y en cumplimiento de lo establecido en el Decreto 1082 de 2015 y en sujeción a las funciones dadas a Colombia Compra Eficiente mediante el Decreto 4170 de 2012, la Entidad inicia su operación contractual en SECOP II, ésta es una plataforma transaccional en la cual todas las Entidades Estatales deben hacer todo el Proceso de Contratación en línea; SECOP II garantiza trazabilidad y permite el seguimiento a todos los interesados de la contratación de la Entidad.

- Por lo anterior, los procesos de bienes y servicios adelantados en la Dirección General serán hechos en un 100% mediante dicha plataforma y se proyecta que para el año 2021 todas las Direcciones Regionales y sus Centros de Formación Profesional desarrollen sus procesos de igual manera; en cumplimiento de la Circular Externa única de Colombia Compra Eficiente.

- De acuerdo con lo anteriormente señalado, y teniendo en cuenta que la plataforma transaccional SECOP II, trabaja articuladamente con el Plan Anual de Adquisiciones se debe seguir los siguientes lineamientos para diligenciar la Columna B "Descripción" (SECOP II), incluyendo dentro de los objetos contractuales códigos de identificación de cada Dirección Regional, Centro de Formación y áreas de la Dirección General.

- Para determinar el código correspondiente a cada Dirección Regional, Centro de Formación y áreas de la Dirección General, se elaboró la siguiente guía:

 Cada objeto contractual se le deberá anteceder el código así:

Contrato para la Dirección General

OBJETO: Los objetos contractuales deberán quedar de la siguientemanera:

1 - 1014 -01 Prestar los Servicio profesionales para atender requerimiento.

Del anterior ejemplo se determina que el objeto contractual corresponde a la Dirección General (1) seguido se evidencia que el código corresponde a la dependencia que en este caso es la oficina de sistemas (1014) y seguido, se identifica el consecutivo de los contratos de la oficina de sistemas (01) y finalmente se describirá el objeto contractual.

DIRECCIÓN GENERAL

Contrato para las Direcciones Regionales y Centros de Formación

OBJETO: Los objetos contractuales deberán quedar de la siguiente manera:

5 - 9101 -01 Prestar los Servicio profesionales para atender requerimiento.

Del anterior ejemplo se determina que el objeto contractual corresponde a la Dirección Regional Antioquia (5) seguido se evidencia que el código corresponde al centro que en este caso es el centro de los recursos naturales renovables-la salada (9101) y seguido, se identifica el consecutivo de dicho centro de formación (01) y finalmente se describirá el objeto contractual.

DIRECCIONES REGIONALES Y CENTROS DE FORMACIÓN

- Bajo ninguna circunstancia se debe MODIFICAR la estructura del formato establecido por Colombia Compra Eficiente - SECOP II.

- Todas las filas y columnas del formato de Colombia Compra Eficiente (Filas 1, 2, 3 y 4 hasta la Columna Q), no deben ser modificadas (de colores o adicionando columnas) al momento de su diligenciamiento.

- Cada Director Regional debe radicar desde su correo institucional al Director Administrativo y Financiero del SENA, con copia al Coordinador del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones de la Dirección General, el archivo en Excel que contiene el PAA de su Regional, junto a la Resolución de aprobación.

- Cabe señalar que de existir fallas en la Plataforma de Formación en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP II, se deberán comunicar a la Mesa de Servicio de Colombia Compra Eficiente, quienes son los que gestionan cualquier evento de conectividad, plataforma etc., al número telefónico 7456788 o a la Línea Nacional: 018000 520808. Lo anterior, ya que la plataforma de SECOP II no es propiedad, ni es administrada por el SENA.

5. SOLICITUD Y PUBLICACIÓN DE MODIFICACIONES, ELIMINACIONES Y ADICIONES AL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

- En el evento en el que se presente una necesidad imprevista o urgente para la adquisición de un bien o servicio que no esté incluido dentro delPlan Anual de Adquisiciones - (PAA) ya publicado, el Director Regional, Jefe de área, Secretario(a) General, podrá solicitar la actualización del PAA, radicando el archivo en Excel con la resolución de aprobación al Director Administrativo y Financiero con copia al Coordinador del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones Sr. Héctor Javier Guevara Peñaloza. (se recuerda que se debe enviar todo el PAA de la Regional, incluida la modificación que se esté solicitando)

- La Oficina de Comunicaciones publicará en la página web del SENA, una carpeta por Regional en la cual se incorporará el archivo del Plan Anual de Adquisiciones - (PAA) y el Acto Administrativo de modificación.

- La colorimetría que se deberá manejar para Sombrear toda la Fila en el PAA para cada caso es la siguiente:

Amarillo: modificaciones a una fila de contratación previamente creada.

Verde: adición de una fila de contratación nueva.

Rojo: eliminación definitiva de una línea de contratación.

- Para proceder a la actualización y publicación del PAA de la Entidad, deberán remitirse las modificaciones a realizar a más tardar el día martes, hasta las 4:00 p.m. Las modificaciones no remitidas en la fecha antes establecida, serán tramitadas hasta la siguiente publicación, en atención a los trámites internos que deben surtirse, tales como la validación del archivo a través de la Plataforma de SECOP II, la devolución del mismo a la Regional en el caso de evidenciarse errores en el diligenciamiento del archivo y la correspondiente corrección por parte de la Regional, que deberá realizar los ajustes requeridos a más tardar el día jueves antes de las 4:00 p.m., so pena de ser tramitado en la siguiente publicación.

- El Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones adscrito a la Dirección Administrativa y Financiera realizará la publicación de las modificaciones solicitadas por las Direcciones Regionales, Jefes de área y Secretario(a) General, el día viernes a través de la Plataforma de SECOP II. Dicho grupo será el ÚNICO autorizado para realizar actualizaciones del PAA de la Entidad en la página web de SECOP II. Cabe recordar que cada archivo que se envíe a publicar reemplaza el archivo anterior, siendo éste el definitivo para la Regional respectiva.

- Las modificaciones de la Dirección General se realizarán cada dos (2) meses, según lineamientos de la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, salvo aquellas modificaciones que excepcionalmente sean necesarias registrar, previa autorización emitida por dicha Dirección.

- Se recuerda que para una mejor y oportuna comunicación, los Directores Regionales, Jefes de área y Secretario(a) General, deberán informar al Coordinador del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones los siguientes datos: (i) Nombre, (ii) correo institucional, (iii) número de IP, de la(s) persona(s) designada(s) en su Regional o Área, para cualquier trámite correspondiente al PAA, a más tardar el día viernes 04 de diciembre de 2020.

- Resulta oportuno precisar que los términos señalados en la presente comunicación son de obligatorio cumplimiento, teniendo en cuenta que el trámite se realiza a través de la plataforma SECOP II, cuyo funcionamiento y administración se encuentra a cargo de la Agencia Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente, la cual puede presentar fallas generales que no son Imputables al Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones de la Dirección Administrativa y Financiera.

Cabe resaltar que el incumplimiento de lo establecido en la presente comunicación afecta la oportuna consolidación, revisión y validación de las modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones - (PAA) en los términos proyectados por la Entidad, situación que pudiere generar traumatismos al interior de la Entidad, sin perjuicio de las acciones administrativas a que hubiere lugar, por el no cumplimiento de lo aquí establecido.

Cordialmente,

WILSON JAVIER ROJAS MORENO

Director Administrativo Financiero

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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