CIRCULAR 208 DE 2019

(diciembre 11)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

PARA: DIRECTORES DE ÁREA, JEFES DE OFICINA, DIRECTORES REGIONALES, SUBDIRECTORES DE CENTRO Y DEMÁS SERVIDORES PÚBLICOS DEL SENA.

Asunto: Lineamientos que rigen la Supervisión E Interventoria.

En desarrollo de la función preventiva que ostenta la Oficina de Control Interno Disciplinario del SENA, y con el fin de evitar la configuración de conductas que puedan dejar incursos en falta disciplinaria a los servidores públicos de la Entidad por omisión de la aplicación de los principios que rigen la supervisión e interventoria, se requiere prestar atención a lo establecido en la Ley Estatutaria 996 de 2005 "Ley de Garantías" - Título III, Artículo 38, que dispone:

PRINCIPIOS QUE RIGEN LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA:

Entre otros se destacan:

- Principio de Moralidad: Bajo este principio los supervisores, interventores y el personal contratado para apoyar esta labor, están obligados a actuar con rectitud, lealtad y honestidad en las actuaciones administrativas tal y como lo define el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011.

- Principio de Eficacia: En cumplimiento de este principio, los supervisores e interventores buscarán que los procedimientos establecidos en el manual que los ruge, logren su finalidad.

- Principio de Economía: Los procedimientos deben adelantarse en el menor tiempo posible y con el mínimo de gastos administrativos.

FINALIDAD DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORIA

- Proteger la moralidad administrativa

- Prevenir actos de corrupción

- Tutelar la transparencia

PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD

- La responsabilidad de la dirección y manejo de la actividad contractual y la de los procesos de selección, será del jefe o representante de la entidad estatal quien no podrá trasladarla a las juntas o consejos directivos de la entidad, ni a las corporaciones de elección popular, a los comités asesores, ni a los organismos de control y vigilancia de la misma.

OBJETIVOS DE LA SUPERVISIÓN Y/O INTERVENTORÍA

- Absolver: Comunicación contratante, contratista y supervisor y/o interventor.

- Colaborar: Grupo de trabajo de profesionales idóneos - resolver dificultades técnicas, jurídicas, administrativas y financieras, sin perder autonomía.

- Controlar: Inspección, asesoría, supervisión, comprobación y evaluación.

- Exigir: Obligación en caso de incumplimiento, acudir a las revisión del contrato y garantías.

- Prevenir: Evaluación previa a la iniciación.

- Solicitar: Subsanar, sanciones contractuales, emitir concepto sobre prórroga, modificación o adición contractual.

- Verificar: Control de la ejecución del contrato.

CONCEPTO SUPERVISION E INTERVENTORIA

- Supervisor: Seguimiento y verificación de orden técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico. Mediante contratos de prestación de servicios personales se podrá contratar personal de apoyo para la misma.

- Interventor: Seguimiento y verificación de orden técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico. Según la complejidad se podrá contratar. No son

- concurrentes, pero puede dividirse la vigilancia

ACCIONES DE LA SUPERVISIÓN

- De carácter legal

- Certificar el recibo a satisfacción con la presentación del Informe final en el que se presenta el balance de ejecución del contrato.

- Presentar el informe cuando se requiera el cambio del supervisor o interventor

- De carácter técnico:

- Constatar los proyectos, obras, servicios, cumplir con las normas asociadas.

- Verificar que el proceso técnico se realizó de conformidad con los estudios previos, pliegos, términos, planos, estudios, diseños y cronogramas.

PROHIBICIONES

- No transa diferencias.

- No concilia divergencias.

- No suspende el contrato o convenio.

- No puede certificar el cumplimiento del objeto contractual, sin que se haya ejecutado.

ACTUACIONES RELEVANTES A DESARROLLAR POR PARTE DEL SUPERVISOR Y DEL INTERVENTOR

Acta de inicio: Documento en el cual consta el inicio de la ejecución del contrato o convenio, previo cumplimiento de los requisitos que permiten la iniciar formalmente las actividades, suscrita entre el ordenador del gasto, el contratista o conviniente y el interventor o supervisor. No es un requisito de perfeccionamiento o ejecución, por tal razón si no se pacta entre las partes, no debe ser exigida. Usualmente se utiliza en contratos de Obra.

Acta de suspensión: Documento expedido por quienes suscribieron el convenio o contrato (Ordenador del gasto y contratista o conviniente), mediante el cual se acuerda la interrupción temporal del mismo cuando se presenta una circunstancia especial que lo amerite, previo visto bueno de la interventoría o del supervisor según el caso. En la misma se incluyen las razones que sustentan la suspensión del contrato o convenio así como la fecha exacta o plazo cierto de reiniciación del mismo.

Adición o prórroga de contrato o convenio: es el acuerdo que suscriben las partes (Ordenador del gasto y el contratista o conviniente), para realizar reformas al contrato, que no impliquen modificaciones al objeto y que pueden dar lugar a ajustes del valor o del plazo inicial del contrato o convenio, previo concepto técnico o jurídico motivado del interventor o supervisor; en todo caso, no se podrá suscribir este documento para convalidar el incumplimiento de un contratista o conviniente.

La adición de recursos no podrá superar el 50% del valor del contrato inicial, salvo para los contratos de interventoría cuyo valor se ajusta en atención a las obligaciones del objeto de Interventoría, sin que resulte aplicable lo dispuesto en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993.

Para el caso de convenios, la adición no podrá superar el 50% del valor de los aportes del SENA. La viabilidad de la adición parte de haber ejecutado contractual o convencionalmente un avance no Inferior al 50% de lo pactado. La suscripción de la adición para los contratos no puede obedecer a la falta de planeación en el alcance, so pena de incurrir en fraccionamiento de la contratación.

Acta final de ejecución (o Acta de recibo final): documento técnico mediante el cual el contratista hace entrega y la Interventoría y/o supervisión, recibe a satisfacción los bienes, obras o servicios objeto del contrato, en el estado en que se encuentren. El acta debe incluir la cuantificación y estimación del valor del corte final de los bienes, obras o servicios recibidos y las observaciones finales encontradas al momento del recibo definitivo. Con la suscripción del acta de entrega y recibo definitivo se asume plena responsabilidad por la veracidad de la información en ella contenida, pero no exonera al Contratista y al Interventor y/o supervisor de tas obligaciones y responsabilidades estipuladas en el contrato; en los contratos de obra, sí dentro del período de vigencia de la garantía de estabilidad y/o calidad, se presentan fallas imputables a la calidad de la obra, la entidad podrá exigir al constructor, tas reparaciones del caso o en su defecto hará efectiva la garantía de estabilidad y/o calidad correspondiente. Esta acta de entrega y recibo definitivo de obra es requisito para el trámite del último pago.

Acta de liquidación: documento suscrito por el ordenador del gasto y el contratista o conveniente, con el visto bueno del supervisor o interventor, en el que se refleja el balance de ejecución del contrato(aspectos técnicos, administrativos, financieros y legales), constancia de los acuerdos, transacciones y acciones necesarias para que las partes puedan declararse a paz y salvo.

RESPONSABILIDADES

Interventor:

- Civil

- Penal

- Fiscal

- Disciplinaria de las obligaciones derivadas del contrato por hechos u omisiones que te sean imputables y causen daño a la entidad

Supervisor:

- Civil

- Penal

- fiscal

- disciplinaria por el cumplimiento de las obligaciones del contrato.

Sanciones:

- Disciplinaria en los términos del Código Único Disciplinario

- Fiscal según lo consagrado en la Ley 610 de 2000

- Declaratoria de responsabilidad civil al pago de indemnizaciones en la forma y cuantía que la autoridad determine

- Penal en los términos que el Código Penal establezca y acción de repetición

FALTAS GRAVÍSIMAS

Art. 48 No. 31. CUD <Aparte subrayado CONDICIONALMENTE exequible> Participar en la etapa precontractual o en la actividad contractual, en detrimento del patrimonio público, o con desconocimiento de los principios que regulan la contratación estatal y la función administrativa contemplados en la Constitución y en la ley.

FALTA GRAVÍSIMA DEL SUBDIRECTOR

El numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002, modificado por el Parágrafo 1 del artículo 84 de la Ley 1474 de 2011, quedará así: No exigir, el supervisor o el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. También será falta gravísima omitir el deber de informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento.

PARÁGRAFO 2 ARTÍCULO 84 LEY 1474 DE 2011

El numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002, modificado por el Parágrafo 1 del artículo 84 de la Ley 1474 de 2011, quedará así: No exigir, el supervisor o el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. También será falta gravísima omitir el deber de Informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento.

OBLIGARORIEDAD DE LA SUPERVISIÓN Y LA INTERVENTORÍA

Las entidades públicas, mediante la celebración de contratos, buscan el cumplimiento de sus misiones institucionales y de las funciones y competencias asignadas en la ley. Para la consecución efectiva de esos fines, la ley impone la obligación de exigir a los contratistas la ejecución de los contratos en los términos en que fueron pactados.

Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual y vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado, la misma se debe realizar a través de un supervisor o interventor, según corresponda.

En desarrollo de dicha obligación legal, ningún contrato puede ejecutarse sino bajo la supervisión del funcionario que la entidad designe para el efecto o de un interventor contratado para este fin.

Una vez se designa el supervisor o interventor del contrato, surge el deber de realizar personalmente las tareas que se le confíen y responder por el uso de la autoridad que se le ha delegado. Como consecuencia de ello, el servidor público responderá disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones frente a la actuación contractual en los términos de la Constitución y la Ley.

QUIEN PUEDE EJERCER LA SUPERVISIÓN DE UN CONTRATO ESTATAL

Se pone de presente que el artículo 83 de la Ley 1474 del 2011 estableció que la supervisión debe realizarse directamente por la entidad, solo pudiendo contratar el apoyo a la supervisión con terceros.

Esta posición fue recogida en la Guía para el Ejercicio de las Funciones de Supervisión e Interventoría de Colombia Compra Eficiente, quién expresamente señala:

La Entidad Estatal para la supervisión puede emplear recurso humano de la misma Entidad, siempre observando los perfiles funcionales de los distintos aspectos a verificar.

En el mismo sentido, en concepto del 2016, bajo el radicado 216130001440, la misma entidad advirtió que:

En la supervisión, el seguimiento es responsabilidad de la Entidad Estatal.

De acuerdo con lo anterior, la supervisión solo puede ser ejercida por funcionarios de la Entidad Estatal y no podrá ser ejercida directamente por un contratista a través de la celebración de un contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

CLAUDIA PATRICIA LANDAZABAL ORTIZ

Jefe Oficina de Control Interno Disciplinario

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/CIRCULAR_SENA_0208_2019.pdf>

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