CIRCULAR 209 DE 2019

(diciembre 11)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

PARA: DIRECTORES REGIONALES, SUBDIRECTORES DE CENTRO Y COORDINADORES GRUPO DE APOYO ADMINISTRATIVO MIXTO, DIRECCIONES DE ÁREAS, COORDINADORES DE GRUPOS, JEFES DE OFICINA DIRECCIÓN GENERAL

Asunto: Circular de Cierre Contable vigencia 2019

Con el fin de adelantar las gestiones pertinentes para el Cierre Contable de la Vigencia 2019, se imparten las siguientes instrucciones para que las operaciones realizadas al interior de los procesos misionales y de apoyo del SENA, sean vinculadas de manera homogénea al proceso de Gestión de Recursos Financieros de acuerdo a lo establecido en el Manual de Política de la Entidad.

1. BANCOS

El Grupo de Tesorería de Dirección General, debe remitir al Grupo de Contabilidad, la certificación de Eos saldos a 31 de diciembre de 2019 a más tardar el 21 de enero de 2020 al correo cagualimpla@sena.edu.co Carlos Hernán Agua limpia Guerrero, victorg@sena.edu.co Víctor Daniel Guevara Cardona de la composición del efectivo, de acuerdo a las siguientes tablas:

Tabla No. 1 - Cuentas Bancarias

Tabla No. 2 - Efectivo Restringido

Condiciones de restricción: Económica, Legal, Destinación Específica

2. INVERSIONES DE ADMINISTRACIÓN DE LIQUIDEZ

Tabla No. 3- Inversiones

Clasificación Inversión: Costo, Costo amortizado, valor de mercado con cambios en el resultado y valor de mercado con cambios en el patrimonio.

Riesgos del SENA: Tasa de cambio, tasa de interés, riesgo de mercado, riesgo de crédito y riesgo de liquidez.

3. CUENTAS POR COBRAR

Dentro de este grupo se encuentran los siguientes conceptos: Multas impuestas por el ministerio de trabajo, Multas por incumplimiento en contrato de aprendizaje, Cartera del fondo de la industria de la construcción, Cartera de aportes parafiscales, Cartera de Excedentes generados por servicios médicos, Cuotas partes pensiónales, Cartera de dobles mesadas pensiónales, Devolución de IVA, Carteras de responsabilidad e indemnizaciones y otras carteras no misionales.

El área productora de información de la Dirección General o en su efecto la regional deberá informar la etapa de cobro de la cartera (persuasiva o coactiva) y el estado de cada tercero al cierre de la vigencia 2019.

Dependiendo del estado de la cuenta por cobrar, la regional deberá analizar e informar la evidencia objetiva de deterioro, como consecuencia del incumplimiento de los pagos a cargo del deudor o del desmejoramiento de las condiciones crediticias del mismo, por correo electrónico al Coordinador del Grupo de Contabilidad de la Dirección General victorg@sena.edu.co, con copia a los siguientes correos lmhernandez@sena.edu.co y snope@sena.edu.co, a más tardar el 10 enero de 2020.

Áreas productoras de información de la Dirección General o en su efecto la regional deberán entregar al Grupo de Contabilidad de la Dirección General la siguiente información:

- Reporte contable de la cuenta por cobrar a cargo de cada área de gestión a nivel nacional.

- Certificación de saldos de la cuenta por cobrar a cargo de cada área de gestión a nivel nacional.

- Certificación del valor depurado en la vigencia 2019 y sus respectivos actos administrativos.

- Certificación indicando el valor de las liquidaciones generadas en el proceso de fiscalización, que se encuentran pendiente de pago al cierre de la vigencia 2019 por regional.

4. PRÉSTAMOS POR COBRAR

Dentro de este grupo se deben relacionar los siguientes conceptos de préstamos por cobrar: educativos, calamidad doméstica.

Tabla No. 4 - Préstamo por Cobrar

El área productora de información de la Dirección General o en su efecto la regional deberá informar la etapa de cobro del préstamo (persuasiva o coactiva) y el estado de cada tercero al cierre de la vigencia 2019.

Dependiendo del estado del préstamo por cobrar, la regional deberá analizar e informar la evidencia objetiva de deterioro, como consecuencia del incumplimiento de los pagos a cargo del deudor o del desmejoramiento de las condiciones crediticias del mismo, por correo electrónico at Coordinador del Grupo de Contabilidad de la Dirección General victorg@sena.edu.co, con copia a los siguientes correos lmhernandez@sena.edu.co y snope@sena.edu.co,

El área productora de información de la Dirección General (Grupo de Formación y Desarrollo del Talento Humano - Secretaria General), deberá remitir el Reporte Contable Calamidad Doméstica y Préstamos Educativos a nivel nacional con corte a 31 de diciembre de 2019.

Adicionalmente, los certificados de saldos de los préstamos anteriormente mencionados por cada Regional y las depuraciones realizadas durante la vigencia 2019.

La información deberá ser remitida por correo electrónico y Cl radicado al Coordinador del Grupo de Contabilidad de la Dirección General victorg@sena.edu.co, con copia a los siguientes correos lmhernandez@sena.edu.co y snope@sena.edu.co. Antes del día 20 de enero de 2020.

PRÉSTAMOS POR COBRAR FONDO NACIONAL DE VIVIENDA - FNV

Remitir a Contabilidad de Dirección General, la siguiente información a corte 31 de diciembre de 2019 al correo laldanac@sena.edu.co, a más tardar el día 31 de enero de 2020, de acuerdo a las siguientes tablas:

- Relación de préstamos hipotecarios y préstamos sobre ahorros de funcionarios y exfuncionarios

Tabla No. 5 - Préstamos Hipotecarios

- Relación de créditos en mora

Tabla No. 6-Crédito en Mora

- Conciliación de saldos entre el grupo de vivienda y contabilidad

Tabla No. 7 - Saldos Grupo de Vivienda

- Maestro de cesantías causadas y consolidadas correspondientes al 2019, donde se evidencie la sumatoria de cada uno de los campos mencionados a continuación:

Tabla No. 8 - Saldos Grupo de Vivienda

- Relación de resoluciones de cesantías aplicadas y consolidadas correspondientes al 2019, con su respectiva sumatoria, las cuales deben coincidir con las cifras del maestro de cesantías

5. VIÁTICOS

Las áreas de tesorerías de las Regionales, Centros de Formación y Dirección General, entregaran al área de contabilidad las legalizaciones de viáticos para su registro en SIIF-NACIÓN a más tardar el 31 de diciembre de 2019.

6. PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO

Se requiere que por parte del área productora de información de los bienes: grupo de Almacenes e inventarios y grupo de construcciones de la Dirección General, se brinde la información que se detalla a continuación para cada uno de los bienes, con el fin de preparar las revelaciones contables.

En lo referente a los bienes muebles e inmuebles, se debe remitir por lo menos lo siguiente por cada bien:

- los métodos de depreciación utilizados;

- las vidas útiles o las tasas de depreciación utilizadas;

- el valor en libros y la depreciación acumulada, incluyendo las pérdidas por deterioro del valor acumuladas, al principio y final del periodo contable;

- una conciliación entre los valores en libros al principio y al final del periodo contable, que muestre por separado lo siguiente: adquisiciones, adiciones realizadas, disposiciones, retiros, sustitución de componentes, inspecciones generales, reclasificaciones a otro tipo de activos, pérdidas por deterioro del valor reconocidas o revertidas, depreciación y otros cambios;

- el efecto en los resultados producto de la baja en cuentas de un elemento de propiedades, planta y equipo;

- el cambio en la estimación de la vida útil, del valor residual y de los costos estimados de desmantelamiento, así como el cambio en el método de depreciación;

- el valor de las plantas productoras que aún no se encuentran en la ubicación y condición necesarias para producir productos agrícolas de la forma prevista por la administración de la entidad, relacionando los desembolsos que conforman el costo del activo;

- el valor en libros de las propiedades, planta y equipo cuya titularidad o derecho de dominio tenga alguna restricción o de aquellas que estén garantizando el cumplimiento de pasivos;

- la información de bienes que se hayan reconocido como propiedades, planta y equipo o que se hayan retirado, por la tenencia del control, independientemente de la titularidad o derecho de dominio (esta información estará relacionada con: la entidad de la cual se reciben o a la cual se entregan, el monto, la descripción, la cantidad y la duración del contrato, cuando a ello haya tugar);

- el valor en libros de los elementos de propiedades, planta y equipo, que se encuentran temporalmente fuera de servicio;

- las propiedades, planta y equipo, adquiridas en una transacción sin contraprestación;

- la información sobre su condición de bien histórico y cultural, cuando a ello haya lugar; y

- la información sobre su condición de activo en concesión, cuando a ello haya lugar.

- Para las construcciones en curso se debe entregar por lo menos el valor de las propiedades, planta y equipo en proceso de construcción, y el estado de avance y la fecha estimada de terminación, como se muestra en el anexo Tabla No.9.

Para lo anterior se adjunta el anexo "Tabla No.9 -Propiedad, Planta y Equipo" y "Tabla No.10 - Construcciones en Curso".

La información anteriormente mencionada debe ser reportada al coordinador del grupo de contabilidad de la Dirección General, con copia los siguientes correos electrónicos yvillamil@sena.edu.co y ppena@sena.edu.co a más tardar el día 20 de enero del 2020.

7. INTANGIBLES ADQUIRIDOS Y GENERADOS INTERNAMENTE POR LA ENTIDAD

Se requiere que por parte de las áreas de gestión de los bienes intangibles: grupo de Almacenes e inventarlos y grupo de Sistemas, grupo Formación Profesional, grupo de Comunicaciones de la Dirección General, se brinde la Información que se detalla a continuación para cada uno de los bienes, con el fin de preparar las revelaciones contables:

- las vidas útiles o las tasas de amortización utilizadas;

- los métodos de amortización utilizados;

- la descripción de si las vidas útiles de los activos intangibles son finitas o indefinidas;

- las razones para estimar que la vida útil de un activo intangible es indefinida;

- el valor en libros bruto y la amortización acumulada, incluyendo las pérdidas por deterioro del valor acumuladas, al principio y final del periodo contable;

- el valor de la amortización de los activos intangibles reconocida en el resultado durante el periodo;

- una conciliación entre los valores en libros al principio y al final del periodo contable que muestre por separado lo siguiente: adiciones realizadas, disposiciones o ventas, adquisiciones, amortización, pérdidas por deterioro del valor y otros cambios;

- el valor por el que se hayan reconocido inicialmente los activos intangibles adquiridos mediante una transacción sin contraprestación;

- el valor en libros de los activos intangibles cuya titularidad o derecho de dominio tenga alguna restricción o de aquellos que estén garantizando el cumplimiento de pasivos;

- la descripción, valor en libros y periodo de amortización restante de cualquier activo intangible individual que sea significativo para los estados financieros de la entidad;

- el valor de los desembolsos para investigación y desarrollo que se hayan reconocido como gasto durante el periodo; y

- la información sobre su condición de activo en concesión, cuando a ello haya lugar.

Para lo anterior se adjunta el anexo "Tabla No. 11 - Intangibles"

La información anteriormente mencionada debe ser reportada al coordinador del grupo de contabilidad de la Dirección General, con copia los siguientes correos electrónicos smontesc@sena.edu.co y ppena@sena.edu.co a más tardar el día 20 de enero del 2020.

8. INVENTARIOS- DACIONES EN PAGO

El área productora de información grupo de Construcciones de la Dirección General, deberá informar al grupo de contabilidad de dirección general los principales conceptos que hacen parte del costo de adquisición o transformación y las erogaciones significativas necesarias para colocar los inventarios en condiciones de uso o comercialización, además de ello, lo siguiente:

- las pérdidas por deterioro del valor de los inventarios reconocidas o revertidas;

- las circunstancias o eventos que hayan producido la reversión del deterioro de los inventarios;

- el valor en libros de los inventarios que garanticen el cumplimiento de pasivos;

- el valor en libros de los inventarios que se lleven al valor de mercado menos los costos de disposición;

- el valor del inventario recibido en transacciones sin contra prestación, así como el distribuido en forma gratuita o a precios de no mercado.

Para lo anterior se adjunta el anexo "No. Tabla No. 12- inventarios."

La información anteriormente mencionada debe ser reportada al coordinador del grupo de contabilidad de la Dirección General, con copia los siguientes correos electrónicos willamil@sena.edu.co y ppena@sena.edu.co a más tardar el día 20 de enero del 2020.

9. CONTRATOS

- Las actas de confirmación de saldos de Regionales y áreas de Gestión de la Dirección general relacionada con anticipos de Bienes y servicios, deberá remitirse a Dirección General- Grupo de Contabilidad a más tardar el día 10 de Enero de 2020.

- Por el perfil gestión contable de cada Regional y Centro de Formación, los responsables del área contable deberán revisar los saldos pendientes por legalizar a 31 de diciembre de 2019, de la cuenta 190604001- Anticipo para adquisición de bienes y servicios, verificando que no existan terceros con saldos contrarios y que los saldos que se reflejen en dicha cuenta correspondan a los conciliados con los supervisores de los Contratos.

10. CONVENIOS

- Las Regionales y áreas de gestión de la Dirección general, deberán remitir el Formato Certificación Financiera de convenios GRF-F-072 publicado en la plataforma de compromiso, a más tardar el día 10 de enero de 2020 al correo nescobarr@sena.edu.co.

Este formato deberá contener la información correspondiente al corte del mes de diciembre de 2019, de los convenios que tengan saldos por legalizar, por desembolsar y por reintegrar, sin importar su "Estado jurídico" y enviarlo mediante Cl por radicar al Coordinador del Grupo de Contabilidad, tanto en archivo Excel como de forma impresa y suscrita por el Ordenador del Gasto, adicionalmente enviar al correo nescobarr@sena.edu.co

- Se requiere que el Grupo de Gestión de Convenios de la Dirección Jurídica, remita antes del 10 de enero de 2020 al Grupo de Contabilidad de la Dirección general la Relación de convenios liquidados con corte a 31 de diciembre de 2019, con la finalidad de realizar los respectivos ajustes y/o amortizaciones del caso. Adicionalmente remitir la Base General de Convenios de Dirección general con corte a 31 de diciembre de 2019 y la Base General de convenios de Regionales con corte a 31 de diciembre de 2019.

- Es necesario que las personas involucradas en el proceso del registro contable de Convenios y del área jurídica en Regionales, verifiquen conjuntamente que tanto el valor amortizado que se refleja en la cuenta de Gastos y el valor pendiente por legalizar que refleja la cuenta 190801001- En administración, correspondan con el último informe de ejecución entregado por la Supervisión y/o Interventoría, el cual debe reposar en el expediente del Convenio.

- Se requiere que el Grupo Fondo Emprender remita el Formato Certificación Información Financiera de adhesiones de Contratos Interadministrativos, a más tardar el día 10 de enero de 2020 al correo nescobarr@sena.edu.co.

- Se requiere que el Grupo de Presupuesto remita al Grupo de Contabilidad de la Dirección general, los CEN de compromisos, Reservas, Cuentas por pagar y Vigencias Futuras con corte al mes de diciembre de 2019 y remitirlos a más tardar el 23 de Enero de 2020.

11. PASIVOS

Las Regionales y Centros de Formación Profesional deberán depurar los saldos reflejados depurar los saldos de la subcuenta 240101001_Bienes y Servicios, originados por comprobantes manuales correspondientes a los registros de las notas de entradas de almacén, para lo cual deberá realizar los respectivos registros contables en cumplimiento a la Circular N.3-2016-000085 del SENA la cual corresponde al control y seguimiento periódico a la cuenta 240101. Para el cierre del mes de diciembre de 2019, solo deben quedar comprobantes manuales del periodo vigente es decir de diciembre 2019.

Formato de seguimiento y control de los saldos de la cuenta 2401- GRF-F-071

- Las Regionales y Centros de Formación Profesional, deberán diligenciar el Formato de seguimiento y control de los saldos de la cuenta 2401- GRF-F-071, el cual se encuentra publicado en la plataforma comproMISO, teniendo en cuenta las indicaciones mencionadas en cada una de las columnas del formato. Deberá ser diligenciado en el momento en que ya exista el cierre contable definitivo por parte de la CGN y SIIF.

En el formato en mención se debe incluir los saldos originados por comprobantes manuales y automáticos, que conforma los saldos de las siguientes subcuentas:

- Los centros de formación profesional deberán entregar a su respectiva Regional el formato de seguimiento y control de los saldos de la cuenta 2401- GRF-F-071 debidamente diligenciado.

- El reporte de cuentas por pagar que se descarga de SIIF debe generarse el día 21 de Enero 2020 a primera hora, teniendo en cuenta que hasta el día 20 de enero se generan modificaciones de obligaciones, si se genera en una fecha posterior el saldo de cuentas por pagar al 31 de diciembre de 2019 no coincidirá puesto que el sistema va actualizando automáticamente la información.

- Es responsabilidad de la Regional consolidar la información del formato de seguimiento y control de los saldos de la cuenta 2401- GRF-F-071, de sus centros de formación y su Regional para entregar a través de correo electrónico al grupo de Contabilidad de la Dirección General.

- La regional deberá Remitir el formato consolidado de la Regional y sus Centros de Formación Profesional, a más tardar el 21 de Febrero de 2020, a los correos slloaiza@sena.edu.co., con copia dpombo@sena.edu.co.

- Las Regionales y Centros de formación que presenten saldos en las cuentas por pagar por incumplimiento con el pago del principal o hayan infringido los plazos, deberán informar en un archivo de Word aparte, para la elaboración de las revelaciones:

- Los detalles de esa infracción o incumplimiento.

- El valor en libros de las cuentas por pagar relacionadas al finalizar el periodo contable.

- La corrección de la infracción o renegociación de las condiciones de las cuentas por pagar antes de la fecha de autorización para la publicación de los estados financieros.

Acta de Conciliación de Cuentas por Pagar

- Las Regionales y Centros de Formación Profesional, deberán elaborar las Actas de Conciliación de Cuentas por Pagar correspondiente al corte del 31 de Diciembre de 2019 en el formato GD-F-007_Formato_Acta_V01, el cual se encuentra publicado en ComproMISO, (Acta de conciliación entre las áreas de Tesorería-Contabilidad-Presupuesto).

- El acta de Conciliación de cuentas por pagar deberá coincidir los saldos con el formato de seguimiento y control de los saldos de la cuenta 2401- GRF-F-071, ya que el formato es un anexo al acta de conciliación.

- Los saldos y los conceptos de las cuentas por pagar que se reportan en el formato F- 007 Formato Acta V01, corresponderán a:

- El acta de conciliación deberá reflejar las correspondientes justificaciones por las diferencias que se presenten entre los saldos contables y los saldos de tesorería y presupuesto en caso de que se presente.

- La regional deberá Remitir el Acta de Conciliación de cuentas por pagar de la Regional y sus Centros de Formación Profesional, a más tardar el 21 de Febrero de 2020, a los correos slloaiza@sena.edu.co., con copia dpombo@sena.edu.co.

12. BENEFICIOS A EMPLEADOS

Remitir a Contabilidad de Dirección General, con corte 31 de diciembre de 2019 al correo slloaiza@sena.edu.co, a más tardar el día 20 de enero de 2020, la siguiente información que se requiere:

- Medición posterior de los beneficios a empleados a largo plazo, aplicando un método de medición actuaríal, utilizando como factor de descuento la tasa de mercado de los TES emitidos por el Gobierno Nacional con plazos similares a los estimados para el pago de las obligaciones, teniendo en cuenta todas las variables necesarias dependiendo del tipo de beneficio.

- Medición posterior de los beneficios posempleo, para lo cual se debe realizar a través de suposiciones actuariales, que correspondan a las mejores estimaciones sobre las variables que determinen el costo final de proporcionar los beneficios posempleo, deberá utilizarse una metodología de reconocido valor técnico para determinar el valor presente del pasivo por beneficios posempleo, utilizar como factor de descuento la tasa de mercado de los TES emitidos por el Gobierno Nacional con plazos similares a los estimados para el pago de las obligaciones, teniendo en cuenta todas las variables necesarias dependiendo del tipo de beneficio.

- El informe del cálculo actuarial para los beneficios posempleo relacionado con pensiones, la evaluación actuarial deberá tener en cuenta variables e hipótesis demográficas y financieras relativas a la población que hace parte del cálculo actuarial, sueldos y salarios, expectativas de vida del beneficiario, información histórica, entre otros que considere o se requiera en la evaluación actuarial, utilizar una metodología de reconocido valor técnico para determinar el valor presente del pasivo pensional, utilizando como factor de descuento la tasa de mercado de los TES emitidos por el Gobierno Nacional con plazos similares a los estimados para el pago de las obligaciones.

En el informe del cálculo actuarial deberá reflejarse adicionalmente la descripción del método actuarial utilizado (metodología actuarial), las ganancias y pérdidas actuariales que corresponde a los cambios en el valor presente de la obligación que proceden de los ajustes por nueva información y los efectos de los cambios en las suposiciones actuariales, y el valor correspondiente a pensiones actuales, pensiones futuras y cuotas partes (reserva para bonos tipo T).

Tabla No. 13 - Beneficios a Corto Plazo

Tabla No. 14 - Beneficios a Largo Plazo

Tabla No. 15 - Beneficios Posempleo

Tabla No. 16 - Beneficios Posempleo-Pensiones

13. IMPUESTOS

- Remitir a Contabilidad de Dirección General, a más tardar el día 13 de enero de 2020 la relación de IVA pagado en el último bimestre de 2019 que se solicitará en devolución, de acuerdo con el formato ya establecido en compromiso y consolidado por la Regional, para realizar respectivo trámite ante la DIAN.

La documentación física que respalda dicha solicitud, deberá remitirse a la Dirección General a más tardar el día 17 de enero de 2020, con los siguientes soportes:

- Planillas de solicitud debidamente firmadas por el contador y el tesorero.

- Copia de las facturas de compra cumpliendo con los requisitos exigidos en el artículo 617 del estatuto tributario.

- Copia de la orden de pago en la cual se evidencie el giro del IVA cobrado en la factura.

- La conciliación de la cuenta del IVA 138413001 - Devolución de IVA Entidades de Educación Superior, con corte a diciembre 31 de 2019 deberá cargarse en el FTP a más tardar el día 17 de enero de 2020, en el formato Excel establecido a la fecha y en formato pdf, debidamente firmada por el Contador y el Tesorero de cada Regional. Para el caso de los Centros de formación deberá firmarse por el profesional del área contable responsable de la conciliación y por el profesional responsable del proceso en el área de tesorería.

- El formato de las obligaciones del IVA por pagar a diciembre 31 de 2019 (cuentas por pagar de IVA) deberá remitirse a más tardar el día 17 de enero de 2020.

- Verificar que no queden saldos contrarios por tercero o cuantías menores en la cuenta del IVA 138413001 - Devolución de IVA Entidades de Educación Superior a diciembre 31 de 2019, tarea que es responsabilidad de contabilidad en cada Regional y Centro de Formación. Los ajustes para subsanarlos se recibirán para aprobación hasta el día 17 de enero de 2020.

Se debe tener en cuenta, que esta conciliación permitirá verificar lo reportado por el área de tesorería en la solicitud de devolución y cruzar la información con los saldos reflejados por cada tercero a diciembre 31 de 2019, en la cuenta del IVA 138413001 - Devolución de IVA Entidades de Educación Superior, lo cual ayudará a detectar los valores de IVA registrados de obligaciones en estado pagadas al corte del último bimestre y que por error no se estén incluyendo en la solicitud de devolución correspondiente, al igual que el IVA de las obligaciones que quedan como cuentas por pagar, para solicitarlas en los periodos siguientes, cuando se realice efectivamente el giro al beneficiario final. Todo este proceso facilitará subsanar cualquier omisión en la solicitud de IVA, antes de la entrega oficial a la Dirección General.

- El perfil gestión contable de cada Regional y Centro de Formación, deberá revisar la consulta de deducciones al 31 de diciembre de 2019, para corroborar los saldos que se encuentran pendientes por pagar, de las deducciones por concepto de retención de ICA, estampillas municipales y departamentales.

La anterior actividad es recomendable efectuarla los primeros días de enero de 2020, o inclusive antes de culminar el año, para que en caso tal de que existan saldos de periodos anteriores, se puedan declarar y girar en el último periodo del año 2019, según corresponda. La ruta para revisar esta consulta es GESTIÓN DE GASTOS (EPG) / CONSULTA/

CONSULTA CONSOLIDADA DEDUCCIONES, seleccionando en la lista desplegable la opción con saldos por pagar. Se recomienda realizar esta revisión desde el año 2013 hasta el año 2019, consolidando en un solo reporte los siete años, debido a que saldos de estas anteriores vigencias pudieron ser ajustados en la vigencia 2019.

Estos parámetros para la revisión y depuración de la consulta de deducciones, deben ser tenidos en cuenta para su correcta aplicación, con el fin de mitigar el riesgo de que la Entidad se vea afectada por posibles procesos de fiscalización por retenciones de impuestos no pagadas o declaradas a las respectivas entidades recaudadoras, que traigan como resultado sanciones onerosas; situación que además, tendrá consecuencias de carácter disciplinario para los responsables en cada Regional o Centro de Formación, según corresponda. Por esto es importante que las retenciones de ICA y estampillas generadas en el mes de diciembre y los saldos que encuentren de meses anteriores y que requieran de traslado para su respectivo pago y declaración, deberán trasladarse a más tardar el 30 de diciembre de 2019 a la respectiva PCI en la cual legalizan el pago y la declaración. Tenga en cuenta que tales retenciones deben declararse y pagarse en su totalidad sin excepción, en el mes de enero de 2020, para el último periodo del año según corresponda (mensual- diciembre) (bimestral - sexto bimestre) y de acuerdo al plazo establecido en los calendarios tributarios de cada Municipio o Departamento.

- En caso de que se evidencien errores en el beneficiario de la deducción reflejado en la bolsa de deducciones, significa que el registro se realizó erradamente desde la obligación y es necesario realizar una reclasificación, aplicando el manual denominado "Guía como realizar devolución de deducciones practicadas en SIIF Nación", el cual encontrará publicado en el FTP, en la carpeta: Contabilidad/ Deducciones impuestos/ Manuales, de lo contrario a esta deducción el sistema no permitirá girarla y por ende quedaría pendiente de pago al Municipio o Departamento, generando una Inconsistencia en la declaración.

Adicionalmente si detecta un error en la posición de catálogo no presupuestal, es decir en el código con el cual registraron la deducción, debe realizar igualmente una reclasificación aplicando los pasos indicados en el mismo manual. En ambos casos dichas reclasificaciones o correcciones del tercero beneficiario de la deducción y/o posición de catálogo no presupuestal deberán efectuarse a más tardar el día 26 de diciembre de 2019.

- Al aplicar el procedimiento enunciado en el punto anterior, para corregir el beneficiario de la deducción o la posición de catálogo no presupuestal, se deberá radicar y aprobar una cuenta por pagar no presupuestal por el perfil de Gestión Contable, diligenciando en la parte donde solicita datos del pago la opción: "abono en cuenta y beneficiario final”. Recuerde por favor que debe aplicar todos los pasos del manual incluyendo el paso de la página 9 del respectivo manual, en el cual se registra nuevamente la deducción en la posición que realmente corresponda, dando clic en el botón AGREGAR.

- Una vez radicada y aprobada la cuenta por pagar no presupuestal, esta se debe pagar, generando una orden de pago líquido cero, paso que se debe realizar con el perfil pagador. Para elaborar la orden de pago líquido cero, deben realizar por ejemplo el lanzamiento de la orden el día en que efectúen el proceso y asignarle fecha de pago del día siguiente. Luego al día siguiente se debe ingresar a PAGAR la orden por la siguiente ruta: PAG/Administrar Órdenes de Pago/Pago de Orden de Pago con Valor Neto Cero. Una vez realizado este proceso ya queda la deducción de impuestos cargada nuevamente en el sistema con los datos de la nueva posición que registró en este proceso, para lo cual deberá descargar la consulta de deducciones y verificar que aparezca una orden de pago Tipo PAG 054 con valor positivo, en la cual refleje los valores cargados correctamente. Recuerde que los registros errados no desaparecen, el sistema carga los nuevos registros con tos datos corregidos y en la fecha en la cual aplique el proceso.

- Tenga en cuenta que este manual también aplica para realizar devoluciones de retenciones practicadas en exceso o que nunca se debieron descontarse al proveedor o contratista, para lo cual deberá aplicar todos los pasos del manual, excepto el de la página 9, Es decir que al momento de aprobar la cuenta por pagar no presupuestal no deberá realizar ningún registro en el botón AGREGAR, ya que este solo aplica para efectos de reclasificaciones e igualmente tampoco se aplicará el concepto de orden de pago líquido cero, ya que esta solo aplica para efectos de reclasificaciones o correcciones.

- Por lo tanto este manual es el oficial para estas dos transacciones (devoluciones y reclasificaciones) y no es posible aplicar otro tipo de procedimiento, ya que esto generará inconsistencias en las declaraciones. Si tiene dificultades al momento de aplicar este manual por favor escribir al correo: amendezmo@sena.edu.co o comunicarse a la extensión 14345.

- Las transacciones realizadas para corrección de beneficiario de la deducción o para corrección del código de la deducción registrado, se identificarán en la consulta de deducciones con el tipo de transacción EPG 126, la cual corresponde a la cuenta por pagar aprobada desde el perfil gestión contable, apareciendo en negativo debido a que está reversando el registro cargado inicialmente de forma errada. Adicionalmente una vez el perfil pagador pagué la cuenta por pagar no presupuesta!, con la orden de pago líquido cero, esta deberá reflejarse en la consulta de deducciones con el tipo de transacción PAG 054 y con valor positivo.

- Es necesario que las personas involucradas en el proceso de registro de las obligaciones y el pago de las retenciones aplicadas por concepto de impuestos y estampillas, verifiquen el estatuto tributario municipal y departamental, en el cual se encuentre ubicada la Regional o Centro de Formación, durante los primeros días del mes de enero del año 2020, con la finalidad de identificar posibles modificaciones en las siguientes situaciones:

- El hecho generador que da lugar a la aplicación de la retención de ICA y estampillas municipales o departamentales.

- Las tarifas que se deben aplicar por concepto de retención de ICA y estampillas si hubiese lugar a las mismas.

- La periodicidad para la presentación de la declaración y pago de las retenciones efectuadas por parte de la entidad durante el año 2020. Igualmente validar que se haya cumplido debidamente con esta obligación durante la vigencia 2019.

- La obligación de presentar información exógena respecto de las retenciones declaradas, formatos de presentación y la periodicidad para su entrega, para la vigencia 2020. Igualmente validar que se haya cumplido debidamente con esta obligación durante la vigencia 2019.

- Las actividades exentas o no sujetas a las retenciones señaladas.

- La inclusión de las profesiones liberales como actividad gravada, lo cual implica iniciar la aplicación de retención a título de ICA por este concepto. Esto teniendo en cuenta la nueva definición de actividades de servicios en la que abarca inclusive el ejercicio de profesiones liberales, razón por la cual es importante verificar con los entes municipales si a la fecha se ha realizado alguna actualización de los acuerdos con el tema en mención, evitando posibles sanciones para la entidad.

- Para evitar procesos de fiscalización por parte del Ministerio de Educación Nacional, se recomienda revisar todos los contratos de obra, y conexos (diseño, operación, mantenimiento o interventoría) a los cuales se les efectuó pagos durante la vigencia 2019, para verificar si se aplicó adecuadamente la estampilla pro-universidad nacional y demás universidades estatales.

En caso tal que se evidencie que no se aplicó la estampilla o se aplicó a una tarifa inferior, por favor realizar los ajustes pertinentes en próximos pagos o el respectivo cobro al contratista. Cuando se trate de cobro directo, es indispensable que remitan copia de la consignación al correo: deyby_martinez@sena.edu.co y/o ssastoque@sena.edu.co, informando todos los datos del tercero y el número de contrato, a más tardar el día 10 de enero de 2020.

Es importante tener en cuenta que al finalizar los contratos de obra y/o sus conexos se debe dejar plasmado en las actas de liquidación, obligaciones claras, expresas y exígibles por conceptos de retenciones o estampillas pendientes de reintegrar por parte de los contratistas al SENA, en caso de que existan tales conceptos pendientes, de lo contrario no será posible hacer exígibles las retenciones, cuando se genera acta de paz y salvo del contrato.

- Respecto a la estampilla pro-universidad nacional y demás universidades estatales, no aplicada a contratos de vigencias anteriores (2014 a 2017), los cuales ya han sido informados reiteradamente por la Dirección General a cada Regional y Centro de Formación, es necesario que comuniquen el estado de las gestiones realizadas a diciembre 31, al correo deyby_martinez@sena.edu.co y/o ssastoque@sena.edu.co, a más tardar el día 10 de enero de 2020.

En caso de que el contratista haya realizado el reintegro de dichas estampillas, es indispensable igualmente que remitan copia de la consignación al correo: deyby_martinez@sena.edu.co y/o ssastoque@sena.edu.co, informando todos los datos del tercero, el número de contrato y la vigencia, a más tardar el día 10 de enero de 2020.

14. PROCESOS JUDICIALES

- Se requiere que el Grupo de Procesos Judiciales y Conciliaciones de la Dirección Jurídica, remita antes del 20 de Enero de 2020 al Grupo de Contabilidad de la Dirección general el Informe Mensual de Defensa Judicial a nivel nacional y el Formato F-9_Sireci, con corte al 31 de diciembre de 2019, con el fin de realizar los respectivos registros contables.

- El Informe Mensual de Defensa Judicial deberá reflejar los valores que reconocerá el Grupo de Contabilidad como Provisión Contable y Pasivo Contingente, teniendo en cuenta que corresponderán al valor presente de la pretensión indexada de cada proceso, y conforme a los resultados obtenidos en la metodología de valoración de riesgo de pérdida del proceso.

- El grupo de procesos judiciales y conciliaciones deberá entregar junto con el Informe mensual de defensa judicial con corte al 31 de diciembre de 2019, la Certificación de la información consolidada de los procesos judiciales a favor y en contra del SENA.

- El grupo de procesos judiciales y conciliaciones deberá entregar la relación de los procesos de conciliaciones con los respectivos valores para ser reconocidos como provisión contable por conciliaciones, con corte al 31 de diciembre 2019.

15. RESPONSABILIDADES

Será responsabilidad de los Directores, Subdirector de Centro y Coordinadores de grupo de apoyo administrativo, Coordinadores de Grupo Almacenes e Inventarios y Contabilidad de la Dirección General, diligenciar, actualizar y remitir el formato de responsabilidades por cada Centro de Formación, Regional y Dirección General, incluida las transacciones a diciembre 2019 y remitirlo a más tardar el 02 de marzo de 2020 a los correos electrónicos de cada uno de los responsables que registran la información de almacenes e inventarios desde Dirección General.

CONCILIACIÓN ENTRE LAS ÁREAS DE GESTIÓN CON EL GRUPO DE CONTABILIDAD Y/O CERTIFICACIÓN DE SALDOS

Previo a la realización del proceso de cierre contable y garantizar la consistencia de la información administradas en las diferentes dependencias, reflejada en los estados financieros del SENA, se efectuarán conciliaciones entre SIIF Nación y los sistemas de información de Gestión, simultáneamente se remitirán con la respectiva certificación de los saldos reportados en cada área productora de información:

Las actas conciliatorias deberán ser elaboras y firmadas a más tardar el 21 de febrero de 2020, las cuales formaran parte integral de los Estados Financieros de la Entidad a 31 de diciembre de 2018.

RECOMENDACIONES ESPECIALES

- Si no se llegara a contar con saldos disponibles de cupo PAC de la nación por disposición de la Dirección Nacional del Tesoro, lo que implicaría no poder realizar las obligaciones constituidas como cuentas por pagar de forma transaccional, razón por la cual deberá realizarse el siguiente procedimiento:

- Realizar el registro contable de forma manual sin registro de las deducciones, afectándose las cuentas del Gasto según corresponda el concepto, registro del valor del IVA que aparece en las facturas, afectando la cuenta 138413001

Devolución de IVA para Entidades de Educación Superior y el valor del pasivo en la subcuenta 240101001 Bienes y Servidos.

- Las deducciones no serán registradas en el comprobante manual, dado que estás se afectarán hasta el mes de enero 2020 cuando se elabore la obligación de forma transaccional.

- Los documentos soportes remitidos para el registro contable de la cuenta por pagar deberán devolverse a la dependencia correspondiente, para la respectiva justificación de la reserva presupuestal ante el Grupo de Presupuesto o quien haga sus veces. Así mismo se dejará una copia de los documentos en el Grupo de Contabilidad o quien haga sus veces, como soporte del comprobante contable manual, específicamente la comunicación radicada de la solicitud del pago, la factura de venta y la certificación de recibido a satisfacción por parte del supervisor.

- En el mes de enero de 2020 es necesario que las dependencias o a quien corresponda, reenvíen nuevamente la documentación completa al Grupo de Contabilidad o quien haga sus veces, para efectos de elaborar la obligación con fecha de enero y atributo contable "40", registrando todas las respectivas deducciones, para hacer efectivo el trámite de pago.

- Las reservas presupuéstales se constituyen en virtud del Artículo 89 del Decreto 111 de 1996 y corresponden a la diferencia entre los compromisos y las obligaciones. Los bienes o servicios que no se hayan recibido a satisfacción a 31 de diciembre y que estén debidamente justificados por caso fortuito o fuerza mayor se constituyen como reserva soportados en las razones que dieron lugar.

- Aquellos bienes o servicios que "SI" fueron recibidos a satisfacción y los cuales fueron tramitados ante contabilidad o quien hagas sus veces en Regionales y Centros de Formación, pero que al momento de elaborar la respectiva OBLIGACIÓN no fue posible su registro, debido a que no contaba con disponibilidad de cupo PAC, se justificará su constitución como reserva por el faltante de PAC, no obstante el área contable procederá a realizar el comprobante manual como se Indicó anteriormente.

- Es importante tener en cuenta que para elaborar el ACTA DE CONSTITUCIÓN DE RESERVAS PRESUPUESTALES VIGENCIA 2019, se tomarán las cuentas que se recibieron a satisfacción pero que no contaron con PAC, al igual que las reservas constituidas por casos fortuitos o de fuerza mayor.

Todo lo anterior es teniendo en cuenta la circular de cierre de vigencia de la Contaduría General de la Nación, la cual menciona la aplicación del principio de devengo en el reconocimiento de las "Cuentas por Pagar Presupuéstales". Cuando se trate de hechos económicos en los cuales se ha materializado el recibo de bienes o la prestación de servicios, con independencia que esto configure o no cuentas por pagar presupuéstales y se tenga o no la disponibilidad del PAC, corresponde a las entidades públicas efectuar su reconocimiento en aplicación de los principios de contabilidad.

Para tal fin, el sistema dispone la funcionalidad de registros manuales y en el momento de la obligación presupuestal el Atributo contable "40-BIENES, SERVICIOS, IMPUESTOS Y TRANSFERENCIAS CAUSADOS", que le permite cancelar el pasivo constituido en el momento del registro y que está definido en la TCON 12 Tipo de Operación-Rubro, para la clasificación del gasto que se está ejecutando.

- Se requiere cumplir con los plazos establecidos de la entrega de la información de hechos económicos de los inmuebles, reporte de la medición posterior a bienes: muebles, inmuebles, intangibles e inventarios, así como de su previa revisión por parte de los Centros de Formación, Regionales y Dirección General, junto con sus respectivos soportes, esto con el fin de dar cumplimiento dentro del tiempo establecido a las diferentes actividades a realizar.

- Se informa que para las cuentas 190801002-En administración DTN-SCUN, 2436-Retención en la fuente y todas sus subcuentas, 240706002-Contribucíón de obra pública, 240722002- Retención estampilla pro-unal y otras universidades estatales, 240722003-Estampillas y 4705- Fondos Recibidos, no es procedente realizar registros contables manuales, desde las regionales y centros de formación.

- La fecha límite para registros contables manuales correspondiente al periodo de diciembre de 2019, es hasta el día martes 4 de febrero de 2020.

Cordial saludo,

WILSON JAVIER ROJAS MORENO

Director Administrativo y Financiero

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/CIRCULAR_SENA_0209_2019.pdf>

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