CIRCULAR 214 DE 2014

(diciembre 23)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Bogotá, D.C.

El Plan Anual de Adquisiciones (PAA) es una herramienta de gestión administrativa que contribuye al uso óptimo y racional de los recursos de la Entidad y debe realizarse en cada vigencia fiscal involucrando las necesidades de adquisición de bienes, servicios y obras requeridas para la misma vigencia.

Conforme a lo señalado en el Decreto 1510 de 2013, y el manual de contratación vigente del SENA, el PAA debe publicarse antes del 31 de enero de cada año y actualizarse por cada una de las Regionales, por lo menos una vez cada tres meses, si se requiere. En este sentido la Direccion Administrativa y Financiera solicita a las Regionales consolidar la información de sus Centros de Formación y la de su despacho, y ajustar su Plan Anual de Adquisiciones, cuando a ello hubiera lugar, de acuerdo a las siguientes instrucciones:

- Los responsables de la elaboración y actualización del Plan Anual de Adquisiciones son:

* Los Directores Regionales, por lo que compete a su despacho y sus Centros de Formación adscritos.

* El Director de Planeación, por lo que compete a la Dirección General del SENA.

- Los Directores Regionales, y el Director de Planeación y Direccionamiento Corporativo, deberán enviar al Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones, mediante comunicación oficial (ci por radicar), el formato diligenciado del Plan Anual de Adquisiciones de la vigencia 2015, a más tardar el 02 de enero de 2015, para realizar la correspondiente publicación tanto en la página del SENA, como en la página del SECOP.

- La Actualización del Plan Anual de Adquisiciones se realizará, de forma trimestral, mediante el envío a través de comunicación oficial (CI POR RADICAR) por parte del Director Regional o por el Director de Planeación, según corresponda, del formato del Plan Anual de Adquisiciones modificado y actualizado. Estas modificaciones se deben enviar para publicación en los últimos 5 días hábiles de los meses de: marzo, junio y septiembre de cada año.

- En el evento en el que durante el transcurso del respectivo trimestre, se presente una necesidad urgente para la adquisición de un bien o servicio que no esté incluido dentro del plan inicial o alguna de las modificaciones anteriores, el director regional podrá actualizar el Plan Anual de Adquisiciones de su Regional, enviando comunicación oficial (CI POR RADICAR) al Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones, acompañado del formato diligenciado y actualizado, sin perjuicio de la actualización trimestral enunciada en el ítem anterior.

- Las comunicaciones oficiales deben enviarse a los correos electrónicos:

* melba.pinto©sena.edu.co, de la Oficina de Comunicaciones, para la publicación en la página web del SENA

* venniferrodriquezasena.edu.co, del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones, para el control de actualizaciones

* publicacionesweb@sena.edu.co para la publicación en la página del SECOP

- El Plan Anual de Adquisiciones de la Dirección General, así como sus modificaciones, será elaborado por el Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones, de conformidad con la información reportada por los directores de área, jefes de oficina y por el secretario general. Este será presentado por la Secretaría General al Director de Planeación y Direccionamiento Corporativo, para la verificación respecto al Plan de Acción y las directrices emitidas por esa Dirección. Una vez revisada esta información, el Director de Planeación enviará mediante comunicación oficial, autorizando su publicación tanto en el SECOP como en la página web del SENA.

- El Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones solicitará la publicación del Plan Anual de Adquisiciones y sus modificaciones, tanto a la Oficina de Comunicaciones como al Grupo Integrado de Gestión Contractual, en lo que corresponde a la página web del SENA como al SECOP, respectivamente.

- La Oficina de Comunicaciones publicará en la página web del SENA, una carpeta por Regional en la cual se incorporará el archivo de Plan Anual de Adquisiciones por Regional, la fecha de publicación y el número comunicación oficial de adopción y/o modificación del Plan Anual de Adquisiciones.

- Los archivos a publicar para Plan Anual de Adquisiciones se nombraran de la siguiente manera  paa_2015_"Regional" para el Plan Inicial y paa_2015_"Regionar_m# para cada una de las modificaciones, en donde la regional será aquella a la que corresponda el plan o modificación y m# se refiere al número de modificación que se está enviando a publicar. Los archivos a publicar del Plan Anual de Adquisiciones se nombrarán de la siguiente manera com_####_ddmmaaaa_paa_2015_"Regional" para el Plan Inicial y com_####_ddmmaaaa_paa_2015_"Regional"_m# para cada una de las modificaciones, en donde la regional será aquella a la que corresponda el plan o modificación y m# se refiere al número de modificación que se está enviando a publicar.

- El Plan Anual de Adquisiciones deberá ser coherente con el presupuesto asignado para los rubros concernientes a bienes, servicios (personales y otros servicios) y obra pública (construcción, mantenimiento, remodelación, etc.).

- En cada una de las regionales se debe conformar un equipo de trabajo para la realización, actualización y seguimiento del Plan Anual de Adquisiciones que debe estar conformado como mínimo por un (1) integrante de la dirección regional y un (1) integrante de cada uno de los centros que componen la regional. Para el caso de la Direccion General este equipo estará compuesto por un (1) del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones y cada una de las áreas y oficinas.

- Los Subdirectores. de Centros de Formación deben informar a la respectiva Regional el nombre, cargo número IP y correo electrónico de la persona designada para adelantar el tema del Plan Anual de Adquisiciones, los cuales serán el interlocutor o contacto para el trámite del plan y sus modificaciones.

- Los Directores Regionales deben informar al Grupo de Servicios Generales el Nombre, cargo, Numero IP y correo de la persona designada para adelantar el tema del Plan Anual de Adquisiciones, los cuales serán el interlocutor o contacto para el trámite del plan y sus modificaciones, a más tardar el 26 de diciembre de 2014.

- La información debe ser reportada en el Formato de Plan Anual de Adquisiciones publicado en la página web de Colombia Compra Eficiente el cual se encuentra en la dirección: http://colombiacompra.qov.co/es/plan-anual-de-adquisiciones.

Cualquier inquietud al respecto, será atendida por Nubia Yennifer Rodriguez Paez, IP 12338, correo vennifer.rodriquezasena.edu.co.

Cordialmente,

PIEDAD JIMÉNEZ MONTOYA

Directora Administrativa Financiera

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