CIRCULAR 214 DE 2019

(diciembre 12)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

PARA: Directores Regionales y Subdirectores de Centros de Formación.

Asunto: Lineamientos para la corrección de los planes de contingencia de registros calificados.

En atención a los requerimientos recibidos por parte del Ministerio de Educación Nacional MEN y el documento lineamientos Plan de Acción 2018 de la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo del SENA, con relación a la radicación de los Planes de Contingencia del registro calificado de los programas de educación superior; desde la Dirección de Formación Profesional, se han diseñado lineamientos para la corrección del documento frente al diseño, presentación e información a tener presente y así realizar una adecuada formulación.

A continuación, se presentan los aspectos relacionados con la elaboración o corrección de los Planes de Contingencia:

1) El Plan de Contingencia debe formularse cuando no hay renovación del registro calificado a causa de la negación en firme por parte del Ministerio de Educación Nacional, MEN, o por el desistimiento por parte de la Entidad. Por ello, en el Sena, el Plan de Contingencia del registro calificado se formula en los siguientes casos:

a) Se cuenta con notificación de la Resolución de negación en firme de la renovación del registro calificado expedida por el MEN, y hay aprendices en formación en cualquier etapa.

b) La Red de Conocimiento lo desestimula y deja constancia mediante acta de reunión que formaliza el desistimiento del programa.

c) El Centro de Formación ha tomado la decisión de no seguir ofertándolo y deja constancia mediante acta de reunión que formaliza el desistimiento del programa.

2) El Plan de Contingencia debe registrar la población de aprendices (activa e inactiva) de acuerdo a la base de datos compartida por la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo y que se remite desde esta Dirección a las diferentes Direcciones Regionales para que a su vez, se envíe al respectivo Centro de Formación, en la cual encontrará los diferentes estados de aprendices: activos, inactivos y mixto, este último significa que los aprendices realizan simultáneamente la etapa lectiva y productiva.

3) La elaboración o corrección de los Planes de Contingencia se debe hacer siguiendo las orientaciones dadas en el documento "Instructivo Plan de Contingencia V.3", que consta de tres partes, la primera hace alusión a la normatividad y antecedentes legales vigentes, la siguiente parte relaciona temas referidos a la conceptualización y elaboración de un plan de contingencia y en la última sección se menciona la información concerniente a consideraciones generales (Anexo 1).

4) Para la elaboración o corrección del documento utilice el formato Word, “Plantilla Plan de Contingencia", que contiene diferentes observaciones y comentarios a tener presentes para su adecuado diligenciamiento. Este documento se organiza en cuatro secciones, la primera hace alusión a la información general del programa, en la segunda se mencionan los antecedentes de la no renovación del registro calificado; en la tercera se registra la información concerniente a los aprendices y en la última se relaciona lo referente a las acciones y actividades del Plan de Acción para garantizar la finalización dé las cohortes con condiciones de calidad (Anexo 2).

5) Base de datos de los Planes de Contingencia. En relación a las dificultades presentadas en el diligenciamiento de la matriz de seguimiento a los Planes de Contingencia publicada en el LMS, y dada la importancia de contar con información confiable que permita realizar un control y tomar decisiones asertivas, se decidió suspenderla y construir la "Base de datos de los programas que deben realizar pian de contingencia", teniendo en cuenta los programas que a partir del año 2018 cuentan con Resolución de negación en firme o que el registro calificado se venció debido a que la entidad decidió no renovarlo. Teniendo en cuenta lo anterior, se diseñó un formulario el cual se debe consultar en el siguiente link: https://docs.google.eom/forms/d/ll4hQfQcrURQkpQ7U9aS8R7woDHZtspLcHsSqoUaUXYU/viewform?edit_requested=true. Esta herramienta facilita recolectar la información de manera confiable.

El formulario contiene los aspectos que se requieren para realizar el control y seguimiento de los Planes de Contingencia de los programas, el formulario debe ser diligenciado en cada Centro de Formación de acuerdo a los programas que cumplen con los criterios anteriormente citados.

Para diligenciar el formulario, es importante registrar la dirección de correo electrónico de la persona responsable del proceso de registro calificado del Centro de Formación, ya que una vez finalizado el formulario llegará un correo electrónico de notificación de diligenciamiento con un link de edición, que permitirá realizar afustes en la información inicialmente diligenciada, en caso de requerirlo. Este link será exclusivo para el programa al cual corresponde el Plan de Contingencia, por lo cual es necesario' que el profesional de registro calificado del Centro de Formación lleve un control y seguimiento del link que se genera para cada programa al cual se registra el Plan de Contingencia.

Los datos registrados se pueden consultar y verificar a través del siguiente enlace: https://docs.google.com/spreadsheets/dZlCrOiBlcVirTulttMBOhst52-haveQohlvDJrdZyDeng/edit?usp-sharing y estarán asociados a la cuenta de correo gestioncurricularsena@gmail.com

El formulario debe ser diligenciado de manera permanente por el Centro de Formación, con el fin de poseer una base de datos actualizada de los Planes de Contingencia de los programas del Sena.

6) Los Planes de Contingencia radicado ente la Dirección de Formación Profesional, antes de la emisión de esta Circular deberán de radicarse nuevamente dando alcance al radicado inicial con el NIS correspondiente, con el fin de realizar el control y seguimiento, por parte de la Coordinación del Grupo de Gestión Curricular,

7) Para el proceso de entrega de los Planes de Contingencia elaborados y corregidos, solo se tendrán en cuenta los remitidos en Cl por radicar a la cuenta de correo crojasr@sena.edu.co

La actualización de la información le permitirá al Sena radicar ante el Ministerio los Planes de Contingencia con la información de los aprendices activos e inactivos de los programas de Educación Superior que la Dirección de Planeación y Direccionamiento Estratégico reporta de manera oficial.

Por lo anterior, se requiere realizar la gestión de manera adecuada y oportuna de la elaboración o corrección de los Planes de Contingencia

Cordialmente,

Farid de Jesús Figueroa Torres

Director de Formación Profesional

Dirección General

<Para consultar la versión original PDF y el anexo de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/CIRCUAR_SENA_0214_2019.pdf>

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