CIRCULAR 216 DE 2020

(diciembre 9)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá, D. C.

ASUNTO: Verificación de documentos académicos con destino a Apostilla.

Apreciados subdirectores:

Atentamente compartimos apartes de la resolución 1959 del 3 de agosto de 2020 expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores “Por la cual se dictan disposiciones en materia de apostilla y legalizaciones de documentos y se deroga la Resolución 10547 del 14 de diciembre de 2018”

“Artículo 2. Definiciones. “Para los efectos de la presente Resolución, entiéndase lo siguiente:” Apostilla: Certificación de la autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones y la calidad en que el signatario haya actuado, la cual deberá estar registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores para que el documento surta plenos efectos legales en otro país que hace parte de la Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros, suscrita en la Haya el 5 de Octubre de 1961 y adoptada en Colombia mediante la ley 455 de 1998.

Documento base o fuente: Documento público o privado original, físico digitalizado o electrónico sobre el cual se emitirá una apostilla o una legalización, siendo este la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permitan garantizar la autenticidad y la integridad del mismo.

Documento digitalizado: Es la reproducción del documento base o fuente en físico (papel) con firma manuscrita que ha sido escaneado y convertido en una imagen digital, el cual deberá ser cargado en formato PDF por parte del usuario, al momento de diligenciar el formulario de solicitud en línea de la apostilla o de la legalización, cumpliendo los requisitos establecidos en el artículo 7 de la presente Resolución, los cuales también podrán ser verificados en la página electrónica del Ministerio de Relaciones Exteriores www.cancilleria.gov.coo en el Portal Único del Estado colombiano www.gov.coo en el sitio web que se destine como punto de contacto o de acceso digital para que el ciudadano consulte los trámites y servicios del Estado, de manera que el documento pueda ser revisado según corresponda.

Documento electrónico: Es el documento emitido en formato electrónico con una firma digital, que puede ser objeto de interoperabilidad, para facilitar su envío de una Entidad a otra, mediante un sistema automático o semi-automático.

“Documento privado: Es el documento expedido y firmado por una persona natural o jurídica de carácter privado que, para los efectos de apostilla o de legalización, deberá contener certificación oficial de un servidor público o de un particular en ejercicio de funciones públicas, que avale la firma o la entidad que lo emite.”

Documento público: Es el documento expedido y firmado por una autoridad o por un servidor público en ejercicio de sus funciones o con su intervención. Así mismo, es público el documento otorgado por un particular en ejercicio de funciones públicas reconocidas por la ley o con su intervención.

Firma digital: Es un valor alfanumérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación.

Firma manuscrita: Es aquella firma que una persona por si misma y valiendose de su puño y letra, plasma o estampa en un documento físico o papel.

Firma mecánica: Es aquella firma que corresponde a la reproducción fiel de la firma manuscrita como imagen y replicada de manera masiva por un ordenador, procedimiento que no es suficiente para garantizar los atributos de la firma manuscrita ni las seguridades que, si genera la firma digital, por cuanto ésta no permite modificación alguna.

Legalización: Certificación de la autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones y la calidad en que el signatario haya actuado, la cual deberá estar registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores para que el documento surta plenos efectos legales en un país que hace parte de la Convención de Viena de 1963 sobre relaciones consulares, de conformidad con el literal f del artículo 5 que reglamenta las actuaciones consulares en calidad de Notario.

“Registro de firma: Procedimiento interno que realizan los servidores públicos ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, el cual permite comprobar o cotejar la autenticidad de la firma impuesta en un documento público, para el trámite de apostilla o de legalización del mismo.”

Sistema automático: Procedimiento mediante el cual un documento electrónico con firma digital cursa de una Entidad a otra por interoperabilidad, sin intervención humana, y que contiene la totalidad de los metadatos que recibe el Ministerio de Relaciones Exteriores para su aprobación inmediata, sin que, en estos casos, la solicitud de apostilla o de legalización, requiera ser revisada.

“Sistema semi-automático: Procedimiento mediante el cual un documento electrónico con firma digital cursa de una Entidad a otra por interoperabilidad y que contiene de manera parcial los metadatos que recibe el Ministerio de Relaciones Exteriores para su aprobación, previa revisión por parte de la Coordinación de Apostilla y Legalizaciones.”

Artículo 3. Registro de firma. Todo servidor público o particular en ejercicio de funciones públicas que suscriba o certifique documentos que deban surtir efectos legales en el exterior, tendrá que registrar y/o actualizar, según el caso, su firma manuscrita ante el Ministerio de Relaciones Exteriores e informar cuando se retire del servicio, se presenten modificaciones en el cargo por él desempeñado o por cambio de Entidad.

El servidor público o particular en ejercicio de funciones públicas que firme de forma digital documentos que han de surtir efectos legales en el exterior, deberá, igualmente, registrar su firma manuscrita y digital haciendo uso de los medios tecnológicos que el Ministerio de Relaciones Exteriores disponga para ello y suministrar la llave pública del certificado digital en el formato establecido.

Parágrafo Primero. El Ministerio de Relaciones Exteriores emitirá la apostilla y/o la legalización de documentos firmados de forma digital, previa verificación del cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 7 y 28 de la Ley 527 de 1999 "por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales (...)".

Parágrafo Segundo. “Los requisitos para el registro de firma objeto de ser apostillada o legalizada son:” (“Resolución 1959 de agosto 3 de 2020 - Colección De...”)

• Para funcionarios públicos: Fotocopias del acto administrativo de nombramiento y del documento de identidad.

El procedimiento para el registro de firma ante el Ministerio de Relaciones Exteriores podrá ser consultado en la página electrónica de la Cancillería www.cancilleria.gov.cosección apostilla y legalización en línea, opción: Guías para el ciudadano - Registro de firma o en el Portal Único del colombiano www.gov.coo en el sitio web que se destine como punto de contacto o de acceso digital para que el ciudadano consulte los trámites y servicios del Estado.

Artículo 4. Especificaciones técnicas del documento electrónico para apostilla o legalización. El Ministerio de Relaciones Exteriores, conforme a los requerimientos y estándares internacionales, exige que todo documento base o fuente firmado de forma digital, para apostillar o legalizar, deberá cumplir con las siguientes especificaciones: (“Resolución 1959 de agosto 3 de 2020”)

1. Formato del documento: PDF (Portable Data Format) - (ISO 32000E1) y PDF/A Versión 2B o 3B (ISO- 19005-2 o ISO-19005-3) para la preservación a largo plazo.

2. Firma digital: El documento para apostillar o legalizar deberá estar firmado, en todos los casos, con un certificado de servidor público o representante legal expedido por una entidad de certificación acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC), según lo dispuesto en el artículo 160 del Decreto-Ley 19 de 2012 o las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

3. Metadatos: El archivo PDF que contiene el documento para apostillar o legalizar, deberá incluir, dentro de los metadatos, toda la información requerida para realizar el procedimiento de apostilla o de legalización en línea, de acuerdo con las especificaciones técnicas que se definan con la entidad que emite el documento.

4. Firma manuscrita: Para los efectos de apostilla o de legalización, se requiere que el documento base contenga la firma visible con el fin de que sea aceptada y pueda surtir efectos en el exterior.

5. “Las demás especificaciones técnicas del documento base o fuente para apostilla o legalización que el Ministerio de Relaciones Exteriores determine.” (“Resolución 1959 de Agosto 3 de 2020.”)

Parágrafo. Los tipos de documentos públicos base o fuente expedidos bajo la modalidad de documentos electrónicos, para efectos de ser apostillados o legalizados, se podrán consultar en la página electrónica del Ministerio de Relaciones Exteriores www.cancilleria.gov.coo en el Portal Único del Estado colombiano www.gov.coo en el sitio web que se destine como punto de contacto o de acceso digital para que el ciudadano consulte los trámites y servicios del Estado.

Artículo 5. Firmas mecánicas. La firma mecánica no permite identificar a una persona como su autor, no garantiza el cumplimiento de los atributos jurídicos expuestos en el artículo 28 y en especial el literal b) del artículo 7 de la Ley 527 de 1999 y, por lo tanto, no podrá ser objeto del procedimiento de apostilla o de legalización.

Parágrafo. Los documentos firmados de forma mecánica podrán ser apostillados o legalizados sólo en los casos que también contengan la correspondiente firma manuscrita o en la circunstancia que se pueda constatar que dicha modalidad de rúbrica mecánica está acompañada de la respectiva firma digital, siempre y cuando cumplan con lo establecido en el artículo 4 de la presente Resolución.

Artículo 7. Requisitos generales para apostillar o legalizar. “Todas las solicitudes que se presenten para apostillar o legalizar documentos, deberán cumplir los siguientes requisitos generales:” (“Resolución 1959 de agosto 3 de 2020 “)

1. “El documento base o fuente deberá ser expedido legalmente por una persona natural o jurídica, de carácter público o privado.” (“Resolución 1959 de agosto 3 de 2020 - Colección De...”)

2. El documento base o fuente deberá cumplir con los estándares de seguridad establecidos por las entidades emisoras.

El documento base o fuente deberá ser firmado por el servidor público o autoridad competente que certifique un documento privado, en los casos que así proceda, o por un particular en ejercicio de funciones públicas, según las especificaciones y los requisitos establecidos en el artículo 3 de la presente Resolución, los cuales también podrán ser verificados en la página electrónica del Ministerio de Relaciones Exteriores www.cancilleria.gov.coo en el Portal Único del Estado colombiano www.gov.coo en el sitio web que se destine como punto de contacto o de acceso digital para que el ciudadano consulte los trámites y servicios del Estado.

“Así mismo, el documento base o fuente deberá contener una fecha válida, ya sea de expedición, elaboración, emisión, revisión, impresión, autorización o similares.” (“Resolución 1959 de Agosto 3 de 2020”)

1. El documento digitalizado deberá contener de manera clara, visible y legible el nombre, cargo, entidad, fecha y firma manuscrita del servidor público o del ejercicio de funciones públicas. (“Resolución 1959 de agosto 3 de 2020”) “Todo lo cual deberá estar acorde con lo registrado previamente en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores, según lo dispuesto en el artículo 3 de la presente Resolución sobre el registro de firma.”

2. El documento electrónico, por su parte, deberá cumplir con lo establecido en el artículo 4 de la presente Resolución.

3. La información contenida en el documento digitalizado deberá ser clara, legible y completa; no deberá contener enmendaduras, tachones, ni incluir documentos excedidos, manteniendo el peso máximo de 11 MB en archivo PDF.

Parágrafo Primero. Adicional a los requisitos generales, todos los documentos, sin excepción, deberán cumplir, según las diferentes categorías o tipos, los procedimientos específicos que se indiquen en la página electrónica del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia www.cancilleria.gov.cosección apostilla y legalización en línea, opción: Guías para el ciudadano - Requisitos o en el Portal Único del Estado colombiano www.gov.coo en el sitio web que se destine como punto de contacto o de acceso digital para que el ciudadano consulte los trámites y servicios del Estado o, en general, a través de los servicios ciudadanos digitales.

Parágrafo Segundo. “El Ministerio de Relaciones Exteriores apostillará o legalizará la firma del servidor público o del particular en ejercicio de funciones públicas impuesta en el documento y no podrá certificar o avalar, ni revisar su contenido.” (“Nuevas regulaciones para apostillar y legalizar documentos...”)

Parágrafo Tercero. El procedimiento para apostillar o legalizar los documentos digitalizados y/o electrónicos, estará disponible en la página electrónica del Ministerio de Relaciones Exteriores www.cancilleria.gov.cosección apostilla y legalización en línea, opción: Guías para el ciudadano - Documento electrónico o Documento digitalizado o en el Portal Único del Estado colombiano www.gov.coo en el sitio web que se destine como punto de contacto o de acceso digital para que el ciudadano consulte los trámites y servicios del Estado o, en general, a través de los servicios ciudadanos digitales.

Parágrafo Cuarto. “La apostilla o legalización se expide sobre la base de un solo documento firmado, independiente del número de hojas que contenga.” (“Resolución 1959 de agosto 3 de 2020”)

Artículo 8. “Cadena de legalización de documentos colombianos que deban surtir efectos legales en el exterior.” (“Resolución número 1959 de 2020, por la cual se dictan...”) La secuencia para adelantar el trámite de la legalización de documentos colombianos que deban surtir efectos legales en el exterior será:

1. Verificar que el documento a legalizar cumpla los requisitos indicados en la página electrónica del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia o en el Portal Único del Estado colombiano o en el sitio web que se destine como punto de contacto o de acceso digital para que el ciudadano consulte los trámites y servicios del Estado y que contenga la firma manuscrita y/o la firma digital de un servidor público en ejercicio de sus funciones o de un particular en ejercicio de funciones públicas, impuesta en el documento, acompañada del nombre y cargo por él desempeñados, todo lo cual debe estar acorde con lo registrado en la base de datos de este Ministerio.

Realizar la solicitud del trámite de legalización en línea, en la página electrónica del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, sección Apostilla y Legalizaciones o en el Portal Único del Estado colombiano o en el sitio web que se destine como punto de contacto o de acceso digital para que el ciudadano consulte los trámites y servicios del Estado, haciendo uso de los medios y procedimientos dispuestos para tal fin.

1. “Con el documento debidamente legalizado por el Ministerio de Relaciones Exteriores, el usuario deberá dirigirse al Consulado del país en el cual el documento surtirá efectos legales con el fin de validar la firma del servidor público del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia que formalizó la legalización.”

2. Realizada la validación de la firma del servidor público del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia por parte del Consulado del país en el cual el documento surtirá efectos legales, el usuario deberá dirigirse a la entidad encargada de los trámites de legalizaciones en ese país y completar así la cadena de legalización del documento.”

Para facilitar el proceso de verificación de documentos académicos con destino a Apostilla solicitado por nuestros egresados, a partir de la fecha este trámite de legalización de documentos académicos expedidos será realizado por los subdirectores de centro en donde se expidió el documento académico, para lo cual deberán haber realizado previamente su registro de firma según lo establecido en el Artículo 3 de la Resolución 959 del 3 de agosto de 2020 expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores.

Por favor tener en cuenta las siguientes indicaciones:

1. Documentos académicos expedidos antes del 15 de septiembre de 2020: Al no contar con lo metadatos requeridos para un proceso automático, se requiere la verificación por parte de funcionarios autorizados del SENA, la cual consistirá en realizar la validación del documento académico presentado por el egresado y si corresponde a los registros académicos del centro, el subdirector realizará la firma manuscrita en el documento presentado acompañada del nombre claro, fecha de la verificación y cargo por él desempeñado debe corresponder a lo registrado en la base de datos de la Cancillería.

Debido a la declaración de emergencia sanitaria general por la pandemia de manera excepcional y temporal la cancillería aceptará el documento con la firma digital de verificación de los subdirectores de centro del SENA (SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE) la cual debe incluir la firma, el nombre claro y cargo por él desempeñados y debe corresponder a lo registrado en la base de datos de la Cancillería. Esta firma digital debe incluir:

Nombre: Nombre completo del subdirector

Cargo: Subdirector de Centro

Firma: Firma manuscrita del subdirector

Fecha: Fecha en la cual se firma y valida

Los subdirectores previamente deben haber registrado su firma en la cancillería como lo establece la guía:

https://www.cancilleria.gov.co/sites/default/files/FOTOS2019/guia_apostilla_registro_de_firma_funcionario_publico.pdf

2. Documentos académicos expedidos a partir del 15 de septiembre de 2020: Se realizaron todos los desarrollos para hacer el proceso de interoperabilidad con la Cancillería, y los documentos expedidos, cuentan con los metadatos requeridos para realizar el proceso de apostilla o legalización en línea por lo que no se requiere la validación y firma manuscrita del subdirector. El requisito fundamental para que esta interoperabilidad funcione sin novedad es el registro de la firma del subdirector en Cancillería, con el cumplimiento de documentos y formalidades exigidos para tal fin. Damos alcance a la circular No 01-3-2020-000117 en donde se manifestaba que este proceso se realizaría desde el 6 de Julio de 2020; no fue posible debido a la emergencia sanitaria que atravesó el país, el registro de la firma de todos los subdirectores y adicionalmente porque se requirió realizar pruebas adicionales con la cancillería.

El trámite de apostilla de los documentos académicos generados después de este proceso se efectuará EN LINEA ingresando a la página de la Cancillería y realizando la solicitud de apostilla en el enlace: https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/solicitud/inicio.aspx se selecciona la opción otros documentos y se siguen los pasos establecidos en la plataforma

2. Los medios para que los egresados puedan radicar las solicitudes para verificación de documentos académicos con fines de apostilla son los siguientes:

- Presencial. Realizar una radicación en el centro de formación donde realizo su proceso de formación.

- Virtual: Enviar los documentos académicos que se requieren validar dirigida al centro de formación donde realizó su proceso de formación utilizando los servicios de correo.

- Mientras está vigente la declaración de emergencia económica puede realizar la radicación en línea a través del portal de PQRS en comunicación dirigida al centro de formación donde realizo su proceso de formación.

Cordial saludo,

FARID DE JESÚS FIGUEROA TORRES

Director de Formación Profesional Dirección General

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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