CIRCULAR 222 DE 2017

(diciembre 7)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá D.C.

PARA: DIRECTORES REGIONALES, DIRECTORES DE ÁREA, SECRETARIO GENERAL, SUBDIRECTORES(AS) DE CENTROS DE FORMACIÓN, COORDINADORES DEL GRUPO ADMINISTRATIVO MIXTO, COORDINADORES DE GRUPO DE RELACIONES CORPORATIVAS E INTERNACIONALES Y DESPACHOS DE COBRO COACTIVO DE LAS REGIONALES.

Asunto: Avances en la estrategia de depuración de cartera de imposible recaudo.

El Despacho del Director General del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, propendiendo por la optimización de los estados financieros para que revelen en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial de la Entidad, y en virtud de lo dispuesto en el Decreto 445 del 2017, el cual adicionó el Titulo 6 a la Parte 5 del Libro 2 del decreto 1068 de 2015 (único reglamentario del sector Hacienda y Crédito Público), y reglamentó el parágrafo 4^o del artículo 163 de la ley 1753 de 2015 (Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018), expidió la Resolución No. 1532 del 8 de septiembre de 2017, redefiniendo la conformación y el funcionamiento de los Comités Nacional y Regionales de Normalización de Cartera.

En ese sentido el Despacho de la Dirección General ha liderado la estrategia de “Fenecimiento de Cuenta”, que busca mejorar la razonabilidad de los estados contables de la entidad, a través de una revisión detallada de las cuentas con mayor incertidumbre, así como la valoración de la cartera misional y no misional de imposible recaudo, que se encuentra en todas las áreas que generan y gestionan la misma en todas las Regionales; su análisis y evaluación, identificando el estado actual (persuasivo, coactivo, judicial, etc.), monto y trazabilidad, para la adopción de las medidas que garanticen su gestión eficiente, normalización, conciliación y la procedencia de su depuración, mediante el trabajo interdisciplinario y articulado de todas las Dependencias, Regionales, Grupos y Centros de Formación de la Entidad.

En desarrollo de la estrategia de Fenecimiento, se han venido adelantando las jornadas de cartera, cuyo objetivo estriba en la necesidad de lograr avances significativos en la depuración, valoración y cobrabilidad de la cartera misional y no misional del SENA, a partir del marco normativo existente y mediante la realización de Comités Extraordinarios de Normalización de Cartera para que las Regionales y la Dirección General aprovechen el espacio normativo y los procedimientos diseñados para sanear obligaciones a favor y dar mayor razonabilidad a nuestros estados contables.

En consecuencia, la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General, y el Grupo de Fenecimiento de la Dirección General, realizarán un seguimiento en detalle de los avances de cada una de las jornadas programadas para conocer los avances en la depuración. Una vez culminadas las jornadas de valoración y depuración, las Direcciones Regionales, a más tardar en la segunda semana del mes de diciembre, deberán certificar mediante formato escrito la cartera misional y no misional que NO es susceptible de depuración, por ningunas de las causales señaladas en el artículo 2.5.6.3., del Decreto 1068 de 2015 (Único reglamentario del sector Hacienda y Crédito Público), adicionado por el Decreto 445 de 2017.

Acorde a lo anterior, y sin perjuicio de las directrices que se establezcan en el Manual de Depuración de Cartera, respecto de las causales de depuración de cartera de imposible recaudo contenidas en el Decreto 445 de 2017, reglamentado internamente mediante la Resolución No. 1532 de 2017, se procede a emitir los siguientes lineamientos:

a) Prescripción:

El artículo 817 del Estatuto Tributario dispone un término de prescripción de la acción de cobro de cinco (5) años, el cual para el caso de los actos administrativos que establecen la respectiva obligación, se cuenta a partir de la fecha de su ejecutoria. En efecto, el referido artículo 817 consagra:

*ARTÍCULO 817. TÉRMINO DE PRESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN DE COBRO. La acción de cobro de las obligaciones fiscales, prescribe en el término de cinco (5) años, contados a partir de:

1. La fecha de vencimiento del término para declarar, fijado por el Gobierno Nacional, para las declaraciones presentadas oportunamente.

2. La fecha de presentación de la declaración, en el caso de las presentadas en forma extemporánea.

3. La fecha de presentación de la declaración de corrección, en relación con los mayores valores.

4. La fecha de ejecutoria del respectivo acto administrativo de determinación o discusión. (...)” (Negrillas fuera del texto)

En concordancia con el referido término de prescripción, es menester también tener en cuenta que el inicio del proceso de cobro coactivo se materializa con la notificación del mandamiento de pago, la cual debe realizarse antes del término de cinco (5) años, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que establece la obligación y que sirve de instrumento de cobro, pues de lo contrario, a la luz del numeral 3^o del artículo 91 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo - CPACA, después de dicho término, el acto administrativo dejaría de ser obligatorio y por ende, perdería su fuerza ejecutoria, así:

“Artículo 91. Pérdida de ejecutoriedad del acto administrativo. Salvo norma expresa en contrario, los actos administrativos en firme serán obligatorios mientras no hayan sido anulados por la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo. Perderán obligatoriedad y, por lo tanto, no podrán ser ejecutados en los siguientes casos:

(...)

3. Cuando al cabo de cinco (5) años de estar en firme, la autoridad no ha realizado los actos que le correspondan para ejecutados.

(...)”

Adicionalmente, es de reiterar que si la obligación se encuentra consignada en un acto administrativo, éste deberá encontrarse debidamente ejecutoriado, lo cual, según el artículo 829 del Estatuto Tributario en armonía con el artículo 87 de la Ley 1437 de 2011, ocurre en los siguientes eventos:

"Artículo 87. Firmeza de los actos administrativos. Los actos administrativos quedarán en firme:

1. Cuando contra ellos no proceda ningún recurso, desde el día siguiente al de su notificación, comunicación o publicación según el caso.

2. Desde el día siguiente a la publicación, comunicación o notificación de la decisión sobre los recursos interpuestos.

3. Desde el día siguiente al del vencimiento del término para interponer los recursos, si estos no fueron interpuestos, o se hubiere renunciado expresamente a ellos.

4. Desde el día siguiente al de la notificación de la aceptación del desistimiento de los recursos.

5. Desde el día siguiente al de la protocolización a que alude el artículo 85 para el silencio administrativo positivo”.

En ese sentido, el acto administrativo que contiene la obligación, una vez ejecutoriado conforme al artículo 829 del ET, en armonía con el artículo 87 de la Ley 1437, hace desprender a nivel administrativo, importantes consecuencias, entre ellas: la presunción de legalidad y la ejecutividad del mismo. Al respecto los artículos 88 y 89 de la Ley 1437 de 2011, señalan:

"Artículo 88. Presunción de legalidad del acto administrativo. Los actos administrativos se presumen legales mientras no hayan sido anulados por la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo. Cuando fueren suspendidos, no podrán ejecutarse hasta tanto se resuelva definitivamente sobre su legalidad o se levante dicha medida cautelar.

Artículo 89. Carácter ejecutorio de los actos expedidos por las autoridades. Salvo disposición legal en contrario, los actos en firme serán suficientes para que las autoridades, por sí mismas, puedan ejecutarlos de inmediato. En consecuencia, su ejecución material procederá sin mediación de otra autoridad. Para tal efecto podrá requerirse, si fuere necesario, el apoyo o la colaboración de la Policía Nacional”. (Resaltado y subrayado fuera de texto).

Igualmente, es de señalar que el término con que cuenta la administración para hacer efectivo el recaudo de la obligación contenida en el título ejecutivo o acto administrativo, es el establecido en el artículo 44 de la Resolución 1235 de 2014, que dispone que una vez notificado el mandamiento u orden de pago, dicho proceso debe tener una duración máxima de cinco (5) años, siempre y cuando no medie causal de suspensión o interrupción del proceso. Así, el citado artículo 44, ordena:

"ARTÍCULO 44. TÉRMINO DE DURACIÓN DEL PROCESO DE COBRO COACTIVO. Una vez notificado el mandamiento de pago, el proceso de cobro coactivo tendrá una duración máxima de cinco (5) años, siempre y cuando no medie causal de suspensión o de interrupción del proceso."

En conclusión, para el tema de la prescripción de la acción de cobro en el marco del proceso administrativo de cobro coactivo, es importante tener en cuenta que a partir de la ejecutoria del acto administrativo que contiene la obligación y antes de que transcurra el término de cinco (5) años; debe ser notificado el correspondiente mandamiento de pago, toda vez que después de tal término, el acto administrativo pierde su fuerza ejecutoria. Así mismo, notificado el mandamiento de pago, el proceso de cobro coactivo debe tener una duración máxima de cinco (5) años, siempre y cuando no medie causal de suspensión o interrupción del proceso.

b) Caducidad de la acción:

El literal k) del numeral 2^o del artículo 164 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, dispone que cuando se pretenda la ejecución con títulos derivados de un contrato estatal, de decisiones judiciales proferidas por la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo y de laudos arbitrales contractuales, el término para solicitar su ejecución será de cinco (5) años a partir de la exigibilidad de la obligación en ellos contenida, so pena que opere la caducidad.

Así mismo, en relación con las disposiciones del proceso ejecutivo, el artículo 297 de la Ley 1437 de 2011 señala los documentos que constituyen título ejecutivo, así:

“ARTÍCULO 297. TÍTULO EJECUTIVO. Para los efectos de este Código, constituyen título ejecutivo:

1. Las sentencias debidamente ejecutoriadas proferidas por la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, mediante las cuales se condene a una entidad pública al pago de sumas dinerarias.

2. Las decisiones en firme proferidas en desarrollo de los mecanismos alternativos de solución de conflictos, en las que las entidades públicas queden obligadas al pago de sumas de dinero en forma clara, expresa y exigible.

3. Sin perjuicio de la prerrogativa del cobro coactivo que corresponde a los organismos y entidades públicas, prestarán mérito ejecutivo los contratos, los documentos en que consten sus garantías, junto con el acto administrativo a través del cual se declare su incumplimiento, el acta de liquidación del contrato, o cualquier acto proferido con ocasión de la actividad contractual, en los que consten obligaciones claras, expresas y exigibles, a cargo de las partes intervinientes en tales actuaciones.

4. Las copias auténticas de los actos administrativos con constancia de ejecutoria, en los cuales conste el reconocimiento de un derecho o la existencia de una obligación clara, expresa, y exigible a cargo de la respectiva autoridad administrativa. La autoridad que expida el acto administrativo tendrá el deber de hacer constar que la copia auténtica corresponde al primer ejemplar.”

Por último, es de tener en cuenta que en materia del procedimiento administrativo sancionatorio, el artículo 52 de la Ley 1437 de 2011, ha establecido, salvo lo dispuesto en leyes especiales, un término de caducidad de la facultad sancionatoria de tres años, contado a partir del hecho, la conducta o la omisión que pudiere ocasionarla.

c) Pérdida de Ejecutoriedad del Acto Administrativo que le dio origen:

El numeral tercero del artículo 91 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, establece que los actos administrativos en firme, perderán obligatoriedad y, por lo tanto, no podrán ser ejecutados cuando al cabo de cinco (5) años de encontrarse en firme, la respectiva autoridad no ha realizado los actos que le correspondan para ejecutarlos. En ese sentido, el referido numeral tercero, consagra:

“ARTÍCULO 91. PÉRDIDA DE EJECUTORIEDAD DEL ACTO ADMINISTRATIVO. Salvo norma expresa en contrario, los actos administrativos en firme serán obligatorios mientras no hayan sido anulados por la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo. Perderán obligatoriedad y, por lo tanto, no podrán ser ejecutados en los siguientes casos:

1. Cuando sean suspendidos provisionalmente sus efectos por la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo.

2. Cuando desaparezcan sus fundamentos de hecho o de derecho.

3. Cuando al cabo de cinco (5) años de estar en firme, la autoridad no ha realizado los actos que le correspondan para ejecutarlos.

4. Cuando se cumpla la condición resolutoria a que se encuentre sometido el acto.

5. Cuando pierdan vigencia.”

d) Inexistencia probada del deudor o su insolvencia demostrada, que impida ejercer o continuar ejerciendo los derechos de cobro:

Teniendo en cuenta que la inexistencia y la insolvencia del deudor debe encontrarse debidamente soportada al momento de presentarse para el estudio de su depuración, se debe tener en cuenta el procedimiento y los lineamientos contenidos en el Manual de Régimen de Insolvencia que se encuentra en la página de Compromiso de la Entidad.

e) Cuando la relación costo beneficio al realizar su cobro no resulta eficiente:

Los criterios aplicables para la procedencia de esta causal se encuentran en proceso de definición y desarrollo procedimental.

La presente Circular deja sin efectos la Circular No. 3-2017-000168 del 18 de septiembre de 2017.

Atentamente,

JOSÉ ANTONIO LIZARAZO SARMIENTO

Director General

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/CIRCULAR_SENA_0222_2017.pdf>

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
Las notas de vigencia, concordancias, notas del editor, forma de presentación y disposición de la
compilación están protegidas por las normas sobre derecho de autor. En relación con estos valores
jurídicos agregados, se encuentra prohibido por la normativa vigente su aprovechamiento en publicaciones
similares y con fines comerciales, incluidas -pero no únicamente- la copia, adaptación, transformación,
reproducción, utilización y divulgación masiva, así como todo otro uso prohibido expresamente por
la normativa sobre derechos de autor, que sea contrario a la normativa sobre promoción de la
competencia o que requiera autorización expresa y escrita de los autores y/o de los titulares de
los derechos de autor. En caso de duda o solicitud de autorización puede comunicarse al teléfono
617-0729 en Bogotá, extensión 101. El ingreso a la página supone la aceptación sobre las normas
de uso de la información aquí contenida.