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CIRCULAR 224 DE 1995
(agosto 23)
PARA JEFES DE DIVISION O COORDINADORES ADMINISTRACION EDUCATIVA Y SERVICIOS
A LA FORMACION PROFESIONAL REGIONALES Y DIRECTORES SECCIONALES.
ASUNTO. Propuestas Descentralización y Desconcentración de Admon. Educativa.
Atentamente les remito dos copias correspondientes a dos propuestas de descentralización y desconcentración de la organización y funcionamiento de la Administración Educativa, con el propósito de contar con sus comentarios y recomendaciones de acuerdo con las particularidades de su Regional o Seccional.
Sugiero que estos documentos los analicen los funcionarios que realizan estos procesos en la operación, en los diferentes tipos de programas de formación. Nuevo Recurso Humano, Actualización y Formación Especial.
Agradezco la gestión que usted realice para que los aportes de su Regional o Seccional se remitan a esta dependencia a más tardar el 8 de septiembre de 1995.
Cordial saludo,
Jefe División Administración Educativa.
JESUS ANTONIO ILLERA MARTINEZ.
Anexo. dos documentos.
Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA
Subdirección de Empleo y Servicios a la Formación Profesional,
División de Administración Educativa.
ELEMENTOS PARA UNA PROPUESTA DE ORGANIZACION
Y FUNCIONAMIENTO DE LA ADMINISTRACION EDUCATIVA.
Santafé de Bogotá, junio de 1995
ELEMENTOS PARA UNA PROPUESTA DE ORGANIZACION
Y FUNCIONAMIENTO DE LA ADMINISTRACION EDUCATIVA
MARCO TEORICO
El funcionario del SENA como sistema, parte de la caracterización de tres tecnologías básicas Educativa, de Planeación y de Administración, cuya integración y complementariedd en el proceso de la Formación Profesional facilita la obtención de los objetivos institucionales. Estas tecnologías deben entenderse en la práctica como funciones y procesos interdependientes e indisolubles.
Este enfoque sistémico permite la integración y el manejo consciente de los recursos de la institución, donde dependencias y funcionarios trabajan coordinadamente para alcanzar los objetivos de la Formación Profesional a nivel general y a nivel de Plan Estratégico 1995-1998.
El Plan Estratégico 1995 - 1998 contempla tres objetivos primordiales que la entidad debe cumplir para hacer mejor su labor, ampliar la cobertura de los servicios a través de múltiples mecanismos brindando respuestas de formación pertinentes a las necesidades del medio externo, ejecutar con altos niveles de calidad las respuestas de formación con la participación del sector privado y hacer eficientes la coordinación de acciones, los procesos administrativos y la ejecución de los programas de formación.
En este contexto se entiende la Administración Educativa de la Formación Profesional como la aplicación de los principios y procesos de la Administración al Proceso de Enseñanza- Aprendizaje. El enfoque de gestión de la Administración Educativa y Servicios a la Formación Profesional se basa en el modelo de la Teoría de Sistemas, usando conceptos tales como insumo, proceso y producto; también incorpora conceptos del modelo de la Gerencia del Servicio, en este caso, cliente interno, cliente externo, momentos de verdad, etc.
Por ello que procesos de Administración Educativa y los Servicios de Apoyo a la Formación Profesional (Administración de Alumnos, Gestión de Recursos Didácticos, Servicios al Alumnado, Proceso Enseñanza-Aprendizaje y Evaluación y control de calidad de la Formación Profesional) necesitan un redimensionamiento a la luz del enfoque sistémico para corresponder a los cambios institucionales, aumentar la cobertura de los alumnos, facilitar la trimestralización mediante la modularización de cursos, la flexibilización del contrato de aprendizaje, la reprogramación de cursos, el establecimiento de las cadenas de formación, etc, con pertinencia, calidad y eficiencia.
MISION DEL SUBSISTEMA DE ADMINISTRACION EDUCATIVA
Y SERVICIOS DE APOYO A LA FORMACION PROFESIONAL
Liderar y gestionar los procesos de Administración Educativa que se desarrolla en la Entidad para dar respuesta a una mayor cantidad de clientes internos y externos, con pertinencia, eficiencia y calidad.
OBJETIVOS DEL SUBSISTEMA
- Coordinar y ejecutar en las Regionales, Seccionales y Centros de Formación, la Administración y los servicios de apoyo a la formación de los alumnos, en forma ágil, flexible y pertinente de acuerdo con las necesidades de los usuarios (clientes internos y externos).
- Investigar, diseñar e implantar los modelos de gestión y de información para el mejoramiento continuo de la administración educativa y los servicios de apoyo a la formación.
- Operar y mantener adecuados y oportunos sistemas de información en los diferentes niveles de la red e instancias responsables, para el mejoramiento continuo de los procesos de la administración educativa y los servicios de apoyo a la formación.
- Evaluar los procesos y resultados de la administración educativa y los servicios de apoyo a la formación, para su ajuste y mejoramiento, contribuyendo a la cualificación del Sistema de Formación Profesional.
DEFINICION E IDENTIFICACION DE LOS CLIENTES EN RELACION CON LA MISION.
CLIENTE:
Son las personas, empresas, instituciones, gremios, dependencias, áreas o funcionarios SENA a quienes se satisface una necesidad en el ámbito de la Administración Educativa y Servicios de Apoyo a la Formación.
La respuesta a la necesidad se puede dar en términos de políticas, pautas, procedimientos, instrumentos, tecnología aplicada, administración de procesos y servicios de información.
TIPOS DE CLIENTE
Interno. Al interior del SENA en tres niveles( Dirección General, Regionales y Centros de Formación).
Externo. Gremios de la producción, agremiaciones profesionales, Empresarios, Gobierno y Estado, Instituciones públicas y privadas, Organizaciones Sindicales, Trabajadores y público en General.
CRITERIOS BASICOS PARA LA DESCENTRALIZACION Y DESCONCENTRACION
DE LOS PROCESOS DE ADMINISTRACION EDUCATIVA
Las políticas de descentralización y desconcentración buscan hacer más ágiles los procesos de la entidad, en beneficio de los usuarios de los servicios de la formación.
Se entiende por Descentralización el delegar autoridad y responsabilidad en la administración de procesos y procedimientos, a los niveles subordinados de la entidad, para la prestación de los servicios. En la descentralización se debe mantener la unidad de políticas y lineamientos institucionales para el manejo de los procesos y procedimientos que se han descentralizado.
Nivles de descentralización para la Administración Educativa:
1. Dirección General de las Areas de DAE Regional.
2. Regional DAE a DAE seccionales.
3. Regional DAE a los Centros de Formación.
4. DAE seccionales a Centros de Formación.
Se entiende pro Desconcentración la operación de procesos y procedimientos en diferentes sedes o puntos de prestación de los servicios, manteniendo la unidad de responsabilidad, autoridad y acción en un determinado nivel y/o dependencia de la Entidad. En este caso las áreas de Administración Educativa de la Dirección General (a nivel Nacional) y las áreas de Administración Educativa Regionales.
Teniendo en cuenta lo anterior, la propuesta de redimensionamiento d ellos procesos de Administración Educativa y Servicios de Apoyo a la Formación Profesional abarca la totalidad de las funciones del área, algunas de las cuales funcionarán de manera descentralizada y otras con desconcentración de acciones operando en una red sistemática.
Para cada uno de los procesos se definirán los alcances de la descentralización y de la desconcentración en la red, acorde con:
- Las características y necesidades de las regionales,
- La racionalización de recursos institucionales,
- La prestación de servicios con calidad y oportunidad.
- La mejora y mantenimiento de la imagen corporativa.
PROPUESTA DE ESTRUCTURA
Teniendo en cuenta que a nivel nacional existen diferencias significativas entre las distintas regionales que implican distintos grados de desarrollo tecnológico productivo, condiciones y cobertura geográfica, tendencias productivas, población por atender, volúmenes de operación, etc, se considera que la organización de los procesos de Administración Educativa puede darse por:
1. Descentralización en los Centros de Formación.
2. Descentralización en agrupación de Centros (Alianzas Estratégicas)
3. Descentralización en Seccionales
4. Descentralización a las DAE regionales.
Esquema Básico de la organización de la red de Administración Educativa.
<Ver Esquema pág. 5. Fotocopia del presente Acuerdo.>
El esquema muestra que el desarrollo de los procesos de administración educativa se dará en tres niveles:
- Nacional (Dependencia de Administración Educativa Nacional DAE NACIONAL).
- Regional o Seccional (Dependencia de Administración Educativa - DAE Regional o Seccional)
- Centros por grupos de Centros (Procesos de Administración Educativa AE en Centros.
En todos los casos se promoverá la prestación desconcentrada de servicios.
El esquema muestra mediante los vectores el sentido del flujo de la información proveniente de los procesos AE en Centros.
AREAS DE FUNCIONAMIENTO DE LA ADMINISTRACION EDUCATIVA
Y SERVICIOS DE APOYO A LA FORMACION
PROCESOS ADMINISTRATIVOS:
Ingreso Registro Académico
Validación de aprendizajes previos
homologación de estudios
Certificación.
PROCESO ENSEÑANZA - APRENDIZAJE
Organización del Ambiente Educativo
Concertación del Plan de Formación
Ejecución del proceso enseñanza aprendizaje
Evaluación del aprendizaje de los alumnos.
Acción Social.
SERVICIOS AL ALUMNADO:
Promoción y contratación de aprendices y técnicos
Programa de apoyo para el sostenimiento
Bienestar de alumnos (atención en salud, asesoría psicológica y social, deportes, recreación, actividades culturales, servicio de cafetería y restaurante, transporte, internados, orientación para búsqueda de residencias).
GESTION DE LOS RECURSOS DIDACTICOS:
Determinación del plan de ejecución
Producción
Reproducción
Adquisición
Comercialización
Distribución
Seguimiento administrativo al uso
Actualización del inventario.
EVALUACION DE LA CALIDAD DE LA FORMACION PROFESIONAL
Planeación Educativa
Proceso de Administración Educativa
Metaevaluación (Evaluación de la evaluación) de la formación profesional
Supervisión académico-administrtivade la formación
Formación - Producción.
PROPUESTA DE FUNCIONAMIENTO DE LAS AREAS
DE ADMINISTRACION EDUCATIVA POR DE RESULTADO
AREA PROCESOS ADMINISTRATIVOS:
Proporcionar la información oportuna y veraz al servicio de información y atención al cliente, para la promoción de la oferta educativa institucional y la información al público.
Ejecutar la inscripción, pre-selección y clasificación de aspirantes, inducción y matrícula para el ingreso de alumnos a la Formación Profesional que imparte el Centro, acorde con el nivel de desconcentración y descentralización adoptado por la Regional y sus Centros.
Realizar el proceso y los procedimientos para la validación de aprendizajes previos, la homologación de estudios y certificados de otras instituciones, a los alumnos que ingresan al Centro de Formación y soliciten estos servicios.
Efectuar el Registro de la matrícula, del proceso de formación y de la Certificación de los alumnos que adelantan Formación Profesional, acorde con el nivel de desconcentración y descentralización adoptado por la Regional y sus centros.
Expedir los certificados y constancias a los alumnos que curan los programas de formación en el Centro.
Remitir a la área de Administración Educativa Regional, la información académica y la documentación soporte de los programas de formación que finalizan, para efecto de preservar la memoria institucional y la Expedición de duplicados y constancias para exalumnos y egresados.
AREA PROCESO ENSEÑANZA - APRENDIZAJE
Organizar el Ambiente Educativo para la ejecución de la Formación Profesional en el Centro.
Concertar con los alumnos del Centro el Plan de Formación que se va a desarrollar a través de distintas estrategias de participación.
Ejecutar los diferentes programas de formación que ofrece el Centro de acuerdo con la planeación.
Evaluar el aprendizaje de los alumnos del Centro en las distintas etapas del proceso de formación.
Ejecutar en coordinación con la instancia Regional los Servicios de Acción Social para los alumnos del Centro.
AREAS SERVICIOS AL ALUMNADO
Coordinar con DAE regional las acciones de Promoción para la Contratación de alumnos del Centro.
Realizar y efectuar el seguimiento a la suscripción de contratos de aprendizaje y asignación de becas a los alumnos del Centro de Formación, acorde con el nivel de desconcentración y descentralización adoptado por la Regional y sus Centros.
Ejecutar en coordinación con la instancia Regional los servicios de atención en salud, asesoría sicológica y social, deportes, recreación, actividades culturales, servicios de cafetería y restaurante, internado y orientación en búsqueda de residencia, para los alumnos del Centro.
AREA GESTION RECURSOS DIDACTICOS:
Planear los Recursos Didácticos que requiere el Centro de acuerdo con los programas de formación que se van a desarrollar.
Organizar la Producción, Reproducción y Adquisición de los Recursos Didácticos necesarios en el Centro en conjunto con la instancia Regional de Administración Educativa.
Mantener el Sistema de Información del inventario de los Recursos didácticos que posea el Centro e informar a la instancia Regional.
Realizar la Comercialización de los Recursos Didácticos de acuerdo con las pautas establecidas.
Evaluar y hacer seguimiento al proceso de gestión y uso de los recursos didácticos en el Centro.
PROPUESTA DE FUNCIONAMIENTO DE LAS AREAS DE ADMON.
EDUCATIVA A TRAVES DE LA ESTRUCTURA
Nivel Nacional:
Diseñar políticas, estrategias, normas y procedimientos generales de cada una de las áreas de resultado. Procesos Administrativos, Proceso enseñanza - aprendizaje, Servicio al Alumnado, gestión de Recursos didácticos y Evaluación de la calidad de la Formación Profesional.
Establecer, coordinar y mantener un sistema y servicio Nacional de Información sobre los servicios procesos y resultados de la Administración Educativa de la Formación Profesional a través de una red de procesos automatizados.
Evaluar la gestión, el desarrollo y los resultados de los Procesos de Administración Educativa a nivel Nacional y en las Regionales para el mejoramiento de la calidad de los procesos y de los servicios de la Formación Profesional.
Nivel Regional:
Coordinar la ejecución de las políticas, estrategias, normas y procedimientos para los Procesos Administrativos de la Formación Profesional, Proceso enseñanza -a aprendizaje, Servicios al Alumnado, Gestión de Recursos Didácticos y Evaluación de la calidad de la Formación Profesional de acuerdo con las características de sus Centros de Formación.
Evaluar el desarrollo y los resultados de los Procesos de Administración Educativa a nivel Regional y en sus Centros de Formación para el mejoramiento de la calidad de los procesos y de los servicios.
Administrar o coordinar la administración del (los) centro (s) componente (s) del Servicio de información y atención al cliente para la Formación profesional, nacional y unificado.
Coordinar la prestación de los Servicios de Atención en salud, asesoría sicológica y social, Deportes, recreación, actividades culturales, etc. en los centros de Formación Profesional de la Regional.
Coordinar los Servicios de Acción Social en los Centros de Formación Profesional de la Regional.
Organizar, coordinar y evaluar el Plan Regional de Gestión de Recursos Didácticos.
Organizar, coordinar y mantener con Unidad el Sistema Regional de Información sobre los servicios, procesos y resultados de la Administración Educativa a través de procesos automatizados.
Mantener los canales efectivos de comunicación con los Centros, con otras Unidades Regionales y con la Unidad nacional dentro de la Red del Sistema Nacional de Información.
Nivel Centro de Formación.
Ejecutar las políticas, estrategias, normas y procedimientos para los Procesos Administrativos de la Formación Profesional, Proceso de enseñanza-aprendizaje, Servicios al Alumnado, Gestión de Recursos Didácticos y Evaluación de la calidad de la Formación Profesional de acuerdo con sus propias características.
Establecer, coordinar y mantener un sistema y Servicio de información a nivel del centro y alimentar la red de procesos automatizados, sobre los servicios, procesos y productos de la administración Educativa de la Formación Profesional.
Evaluar el desarrollo de los resultados de sus procesos de Administración Educativa para el mejoramiento de la calidad de sus procesos y de sus servicios.
<Ver Esquema pág. 11. Fotocopia del presente Acuerdo.>
NIVEL NIVEL
PROCESO DESCENTR/CENTRA CONCENTR/DESCONCENTR OBSERVACIONES
Nacional Regional Centro Nacional Regional Centro
INGRESO
DE ALUMNOS
Promoción
e informa
ción X Se velará por
mejorar la
imágen insti
tucional,
llegando a
los clientes
con unidad de
acción y cri-
terios
Inscripción X X X X Se realizará
inscripción
Nacional en
todos los
puntos de
atención
al público.
Selección:
Aplicación
instrumentos X X X X
Verificación
perfiles X X X La regional
decide nive-
les según
sus conve-
niencias.
Procesamiento
puntajes X X X X
de aspirantes
Entrega
resultados X X X X
Matrícula X X
Registro Académico
Memoria
Institucional y X X
archivo histórico
Registro
de matrícula X X
Registro
de proceso
Certificación X X
Expedición
certificados
y constancias
Entrega
de certificados
Solicitud
y expedición de X X X X
Duplicados X X
Validación
de aprendizajes X X X La Dirección
Previos General debe
Homologación establecer
de estudios una política
y certifica- y una norma-
dos de otras tividad lo
instituciones suficiente-
mente amplia
en estos tó-
picos, con
el fin de dar
manos libres
a las Regio-
nales y a sus
centros para
atender sus
realidades
particulares.
PROCESO DE
ENSEÑANZA
APRENDIZAJE
Evaluación del
aprendizaje
de los alumnos.
Acción social.
SERVICIOS
AL ALUMNADO
Promoción y
contratación
de aprendices y
técnicos
Mercadeo o
promoción de
la contratación
de alumnos
(Acción dirigida
a las empresas)
Contratación
de alumnos
(Acción dirigida
al alumno y al
Centro de Formación).
Seguimiento a
los alumnos
contratados.
PROGRAMA APOYO
DE SOSTENIMIENTO
PARA CAPACITACION
DE ALUMNOS
(BECAS).
Información
general
Asignación
de presupuesto
a los Centros
y de alumnos
Información
general
Asignación de
Presupuesto
a los Centros
y de alumnos
beneficiarios
de formación
Preselección
de candidatos
al programa
GESTION DE
RECURSOS
DIDACTICOS
Determinación
Plan Anual
de X X X Uno de los
Ejecución elementos que
influye en la
Producción X X X calidad de la
Reproducción Formación Pro
Adquisición fesional, es
Comercialización la transmi-
Distribución ción de conte
Seguimiento al nidos de los
uso programas de
Inventario X X X X X Formación y
su medio in-
trínseco
corresponde
a Recursos
Didácticos
extrínseca-
mente hace
relación
también a la
imagen
institucional
EVALUCACION DE
CALIDAD DE LA
FORMACION
PROFESIONAL
Planeación Educativa
Metaevaluación
(evaluación de la
evaluación) de la
formación profesional.
Supervisión académico
-administrativa
de la formación
Formación-Producción.
ELEMENTOS PARA UNA PROPUESTA DE ORGANIZACION Y FUNCIONAMIENTO
DE LA ADMINISTRACION EDUCATIVA
MARCO TEORICO
El funcionamiento del SENA como sistema, parte de la caracterización de tres tecnologías básicas. Educativa, de Planeación y de Administración, cuya integración y complementariedad en el proceso de la Formación Profesional facilita la obtención de los objetivos institucionales. Estas tecnologías deben entenderse en la práctica, como funciones y procesos independientes e indisolubles.
Este enfoque sistémico permite la integración y el manejo consciente de los recursos de la institución donde dependencias y funcionarios trabajan coordinadamente para alcanzar los objetivos de la Formación Profesional a nivel general y a nivel de Plan Estratégico 1995 - 1998.
El Plan Estratégico 1995-1998 contempla tres objetivos primordiales que la entidad debe cumplir para hacer mejor su labor, ampliar la cobertura de los servicios a través de múltiples mecanismos brindando respuestas de formación pertinentes a las necesidades del medio externo, ejecutar con altos niveles de calidad las respuestas de formación con la participación del sector privado y hacer eficientes la coordinación de acciones, los procesos administrativos y la ejecución d ellos programas de formación.
Se entiende aquí por Administración Educativa de la formación Profesional a la aplicación de los principios y procesos de la Administración al Proceso de Enseñanza Aprendizaje. E, enfoque de Gestión de la Administración Educativa y Servicios a la Formación Profesional se basa en el modelo de la Teoría de Sistemas, usando conceptos tales como insumo, proceso y producto; también incorpora conceptos del modelo de la Gerencia del Servicio, en este caso, cliente interno, cliente externo, momentos de verdad, etc.
Es por eso que los procesos de Administración Educativa y los Servicios de Apoyo a la Formación Profesional (Administración de Alumnos, Gestión de Recursos Didácticos, Servicios al Alumnado, Proceso Enseñanza Aprendizaje y Evaluación y control de calidad de la Formación Profesional) necesitan un redimensionamiento a la luz del enfoque sistémico para aumentar la cobertura de los alumnos, facilitar la trimestralización mediante la modularización de cursos, la flexibilización del contrato de aprendizaje, la reprogramación de cursos, el establecimiento de las cadenas de formación, etc, con pertinencia, calidad y eficiencia.
La política de la descentralización busca hacer más rápidos los procesos de la entidad, en particular los de la Administración Educativa, los cuales en últimas benefician a los usuarios de los servicios de la formación. Esto implica la desconcentración de varias acciones que venía realizando la Dirección General y las distintas instancias homólogas en las Regionales para que se efectúen en la operación directa (centros de formación), siguiendo el enfoque sistémico.
Teniendo en cuenta lo anterior, la propuesta de redimensionamiento de los procesos de administración Educativa y Servicios de apoyo a la Formación Profesional también cobija las funciones de la División que lleva el mismo nombre en la Dirección General y en las Regionales.
MISION DEL SUBSISTEMA DE ADMINISTRACION EDUCATIVA
Y SERVICIOS DE APOYO A LA FORMACION PROFESIONAL
Liderar, orientar y realimentar los procesos de Administración Educativa que se desarrollen en los Centros de Formación para dar respuesta a una mayor cantidad de usuarios con calidad, eficiencia y pertinencia.
A nivel operativo la misión de las instancias responsables de la administración educativa es la de proporcionar a los Centros de Formación orientación, apoyo técnico y administrativo para su gestión oportuna, eficiente y de calidad; y servir como Unidad de Acopio y Suministro de Información de los procesos administrativos de la formación de los alumnos.
OBJETIVOS DEL SUBSISTEMA
Coordinar y ejecutar en las Regionales y Centros de Formación, la administración y los servicios de apoyo a la formación de los alumnos, en forma rápida, flexible y pertinente de acuerdo con las necesidades de los usuarios (cliente).
Operar y mantener adecuados sistemas de información en las distintas instancias responsables, para el mejoramiento continuo de los procesos de la administración educativa y los servicios de apoyo a la formación.
Investigar, diseñar e implantar los modelos de gestión y de información para el mejoramiento continuo de la administración educativa y los servicios de apoyo a la formación.
Evaluar los procesos y resultados de la administración educativa y los servicios de apoyo a la formación, para su ajuste, mejoramiento, contribuyendo a la cualificación del Sistema de Formación Profesional.
DEFINICION E IDENTIFICACION DE LOS CLIENTES EN RELACION CON LA MISION
CLIENTE:
Son las personas, empresas, instituciones, gremios, dependencias, áreas o funcionarios SENA a quienes se satisface una necesidad en el ámbito de la administración Educativa y Servicios de Apoyo a la formación.
La necesidad se puede dar en políticas, pautas, procedimientos, tecnología aplicada, administración de procesos y servicios de información.
TIPOS DE CLIENTE
Interno. Al interior del SENA en tres niveles (Dirección General, Regionales y Centros de Formación).
Externo. Gremios de la Producción, Agremiaciones Profesionales, Empresarios, Instituciones Públicas y Privadas, Organizaciones Sindicales, trabajadores y público en general.
PROPUESTA DE ESTRUCTURA
Teniendo en cuenta que a nivel nacional existen diferencias significativas entre las distintas regionales que implican distintos grados de desarrollo tecnológico-productivo, condiciones geográficas, tendencias productivas, poblacionales, volúmenes de operación, etc., se considera que la organización de los procesos de Administración Educativa debe darse mediante tres grandes estrategias:
1. Descentralización por complejo de Centros.
2. Descentralización por agrupación de Centros (Alianzas estratégicas).
3. Descentralización por Centros.
Esquema básico de organización.
<Ver Esquema pág. 4., segundo documento. Fotocopia del presente Acuerdo>
El esquema muestra que el desarrollo de los procesos de administración Educativa se darán en tres niveles:
Nacional (Dependencia de Administración Educativa Nacional - DAE Nal.)
Regional (Dependencia de Administración Educativa Regional (DAE Regional)
Centros, por complejo de centros, agrupación de centros (Administrción Educativa -AE Centros).
AREAS DE FUNCIONAMIENTO DE LA ADMINISTRACION EDUCATIVA
Y SERVICIOS DE APOYO A LA FORMACION
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Ingreso
Registro
Validación de aprendizaje previos
homologación de estudios
convalidación de certificados de otras instituciones
Certificación.
PROCESO ENSEÑANZA APRENDIZAJE
Organización del Ambiente Educativo
Concertación del Plan de Formación
Ejecución del proceso enseñanza - aprendizaje
Evaluación del aprendizaje d ellos alumnos
Acción Social.
SERVICIOS AL ALUMNADO:
Promoción y contratación de aprendices y técnicos
Becas
Bienestar de Alumnos (atención en salud, asesoría psicológica y social, deportes, recreación, actividades culturales, servicio de cafetería y restaurante, internados, orientación para búsqueda de residencias).
GESTION DE LOS RECURSOS DIDACTICOS
Planeación
Ejecución
Evaluación
EVALUACION DE LA CALIDAD DE LA FORMACION PROFESIONAL
Planeación
Proceso de Administración Educativa
Meataevaluación (Evaluación de la evaluación) de la formación profesional
Supervisión académico-administrativa de la formación
Formación producción.
PROPUESTA DE FUNCIONAMIENTO DE LAS AREAS DE ADMON.
EDUCATIVA A TRAVES DE LA ESTRUCTURA:
A nivel Nacional:
Diseñar políticas, estrategias, normas y procedimientos generales para los Procesos Administrativos de la Formación Profesional, Proceso enseñanza-aprendizaje, Servicios al Alumnado, Gestión de Recursos Didácticos y Evaluación de la Calidad de la Formación Profesional.
Establecer, coordinar y mantener un sistema y Servicio Nacional de Información sobre los servicios, procesos y resultados de la Administración Educativa de la Formación Profesional, a través de una red de procesos automatizados.
Evaluar el desarrollo y los resultados de los procesos de Administración Educativa a nivel Nacional y en las Regionales para el mejoramiento de la calidad de los procesos y de los servicios de la Formación Profesional.
A nivel Regional:
Coordinar la ejecución de las políticas, estrategias, normas y procedimientos para los Procesos Administrativos de la Formación Profesional, Proceso enseñanza - aprendizaje, Servicios al Alumnado, Gestión de Recursos Didácticos y Evaluación de la Calidad de la Formación Profesional de acuerdo con las características de sus Centros de Formación.
Establecer, coordinar y mantener un sistema y Servicio Regional de Información sobre los servicios, procesos y productos de la Administración Educativa de la Formación Profesional, dentro de una red de procesos automatizados.
Evaluar el desarrollo y los resultados de los Procesos de Administración Educativa a nivel Regional y en sus centros de Formación para el mejoramiento de la calidad de los procesos y de los servicios.
Coordinar la prestación de los Servicios de atención en Salud, Asesoría Sicológica y Social, Deportes, Recreación, Actividades Culturales, etc, en los Centros de Formación Profesional de la Regional.
Coordinar los Servicios de Acción Social en los Centros de Formación profesional de la Regional.
Organizar, coordinar y evaluar el Plan Regional de Gestión de Recursos Didácticos.
Mantener los canales efectivos de comunicación con los Centros con otras Unidades Regionales y con la Unidad Nacional dentro de la red del Sistema Nacional de Información.
A nivel Centro de Formación:
Funciones Generales:
Ejecutar las políticas, estrategias, normas y procedimientos para los Procesos Administrativos de la Formación Profesional, proceso de Enseñanza -a aprendizaje, Servicios al alumnado, gestión de Recursos Didácticos y Evaluación de la calidad de la Formación Profesional de acuerdo con sus propias características.
Establecer, coordinar y mantener un sistema y servicio de información a nivel del Centro sobre los servicios, procesos y productos de la Administración Educativa de la Formación Profesional, dentro de una red de procesos automatizados.
Evaluar el desarrollo y los resultados de sus procesos de administración Educativa para el mejoramiento de la calidad de sus procesos y de sus servicios.
Funciones específicas:
AREA PROCESOS ADMINISTRATIVOS:
Ejecutar la promoción de acciones, información al público, inscripción, preselección y clasificación de aspirantes, inducción y matrícula para el ingreso de alumnos a la Formación Profesional que imparte el Centro.
Realizar el proceso y los procedimientos para la Validación de aprendizajes previos, la Homologación de estudios y la Convalidación de Certificados de Formación Profesional de los alumnos que ingresan al Centro de Formación.
Hacer el registro de la matrícula, del proceso de formación y de la certificación de los alumnos que adelantan su Formación Profesional en el Centro.
Expedir los Certificados, duplicados y constancias a los alumnos que han cursado los programas de formación en el Centro.
AREA PROCESO ENSEÑANZA - APRENDIZAJE
Organizar el Ambiente Educativo para la ejecución de la Formación Profesional en el Centro.
Concertar con los alumnos del Centro el Plan de Formación que se va a desarrollar a través de distintas estrategias de participación.
Ejecutar los diferentes programas de formación que ofrece el Centro de acuerdo con la planeación.
Evaluar el aprendizaje de los alumnos del Centro en las distintas etapas del proceso de formación.
Ejecutar en coordinación con la instancia Regional los Servicios de Acción Social para los alumnos del Centro.
AREA SERVICIOS AL ALUMNADO
Ejecutar las acciones de Promoción y Contratación de Aprendices y Técnicos del Centro.
Realizar las acciones correspondientes para la asignación de becas a los alumnos sin patrocinio del Centro.
Ejecutar en coordinación con la instancia Regional los Servicios de atención en salud, asesoría sicológica y social, deportes, recreación, actividades culturales, servicios de cafetería y restaurante, internado y orientación en búsqueda de residencia, para los alumnos del Centro.
AREA GESTION RECURSOS DIDACTICOS
Planear los Recursos Didácticos que requiere el Centro de acuerdo con los programas de formación que se van a desarrollar.
Organizar la producción, reproducción y adquisición de los Recursos Didácticos necesarios en el Centro en conjunto con la instancia Regional de Administración Educativa.
Mantener el Sistema de Información del Inventario de los Recursos Didácticos que posea el Centro e informar a la Instancia Regional.
Realizar la Comercialización de los Recursos Didácticos de acuerdo con las pautas establecidas.
Evaluar y hacer seguimiento al proceso de Gestión y Uso de los Recursos Didácticos en el centro.
REQUERIMIENTOS HUMANOS MINIMOS
INSTANCIAS NACIONAL REGIONAL CENTRO
ADMINISTRATIVAS
REQUERIMIENTOS
Personal Jefe 08 dependencia Jefe 08 dependencia Jefe 06
Admón Educativa Nal Admón.Educativa Reg.
Asesor 09 Nacional Profesional 07 Profesional 05
Regional Coordinador de Admon de
Alumnos
Profesional 07 Técnico 08 para Técnico 08 (uno Sistema de o más según Información volúmen de ope ración, para sistemas de información).
Técno 08 para Sis- Técnico 08 en medios Profesional 05 tema de Información audiovisuales, uno o promotor de más, según volumen servicios al de operación. alumnado, uno o más según volúmen de operación.
Profesional 05 coor- dinador de servicios
al alumnado.
Secretaria 09 Secretaria 06 Secretaria 06.
REQUERIMIENTOS FISICOS MINIMOS
INSTANCIAS NACIONAL REGIONAL CENTRO
ADMINISTRATIVAS
REQUERI-
MIENTOS
Equipos Software y hardware Software y hardware Software y hardware que permitan obtener que permitan obtener que permitan obtener la información de la información de la información de los servicios, pro- los servicios, pro- los servicios, pro- cesos y resultados cesos y resultados cesos y resultados de Admón. Educativa. de Admón. Educativa. de Admón. Educativa. Red sistema nacional Red sistema nacional Red sistema nacional de información. de información. de información.
Instala ciones Local de 60 mts. Local de 80 mts. Local de 150 mts. aproximadamente aproximadamente aproximadamente para unidad de para unidad de para unidad de información y información, ofi- información, ofici- oficinas cinas y almacena- nas y almacenamiento miento de materi- de materiales espe- ales y equipos ciales. (Textos y especializados. audiovisuales).
REQUISITOS MINIMOS DEL PERSONAL
Nivel Nacional
Denominación del cargo. Jefe
Grado. 08
Trabajo específico. Administración Educativa.
Requisitos Específicos:
Estudios:
Título universitario en psicología, psicopedagogía, Administración educativa, Administración Pública o de Empresas, Ingeniería Industrial o Sociología.
Experiencia:
Cincuenta y cuatro 854) meses relacionados con la formación profesional, pedagogía, administración de procesos educativos, administración de recursos humanos, dirección, planeación, asesoría o consultoría.
Denominación del cargo: Asesor
Grado 09
Trabajo específico. Administración Educativa.
Requisitos específicos:
Estudios:
Título universitario en Administración Educativa, Psicopedagogía, Psicología, Administración de Empresas o Pública o Sociología.
Experiencia:
Cincuenta y cuatro 854) meses relacionados con el desarrollo de los procesos de administración de acciones de Formación profesional Integral, Procesos de Enseñanza Aprendizaje, o seguimiento y evaluación de alumnos.
Denominación del cargo. Profesional
Grado 07
Trabajo Específico. Administración Educativa.
Requisitos Específicos:
Estudios:
Título universitario en Administración Educativa, Psicopedagogía, Psicología, Administración de Empresas o Pública o Sociología.
Experiencia:
Cuarenta y dos (42) meses relacionados con el desarrollo de los procesos de Administración de acciones de Formación profesional integral, procesos de enseñanza aprendizaje, o seguimiento y evaluación de alumnos.
Denominación del cargo. Técnico especialista
Grado. 08
Trabajo específico. Administración de equipos y procesamiento de datos de Administración Educativa.
Requisitos Específicos:
Estudios:
Título de Tecnólogo en Sistematización de Datos, Análisis y Programación de Computadores, Automatización y control; o cuatro 84) años de estudios universitarios en Ingeniería de Sistemas.
Experiencia:
Veintisiete (27) meses relacionados con desarrollo de sistemas, o Administración de Centros de Información Automatizada.
Denominación del cargo. Secretaria
Grado 09
Trabajo específico. División u Oficina de Administración Educativa.
Requisitos Específicos:
Estudios:
Título de Técnico Profesional en Secretariado o en Secretariado Ejecutivo o Secretariado Bilingüe; o título de Bachiller y C.A.P. SENA en secretariado y certificación de Secretariado Ejecutivo o Certificado equivalente de entidad oficialmente reconocida, adicionalmente se deberá acreditar la Tarjeta Profesional de Secretariado, de conformidd con la Ley 09 de 1984 y Decreto Reglamentario 1293 de 1986.
Capacitación:
Uno de los siguientes cursos:
Manejo de microcomputador o procesador de palabra.
Relaciones Públicas.
Organización de eventos.
Estilos y Técnicas de Redacción.
Técnicas de Archivística
Técnicas de Organización y Manejo de información y documentos.
Experiencia:
Veintisiete (27) meses relacionados con el área de Secretariado, preferentemente en el manejo electrónico del procesamiento de palabra.
Nivel Regional
Para los cargos Jefe 09, profesional 07 y Técnico Especialista 08 para Sistema de Información, las mismas especificaciones presentadas en el nivel nacional.
Denominación del cargo. Técnico Especialista en medios audiovisuales
Grado. 08
Trabajo específico. Coordinación en producción, reproducción y adquisición de Recursos Didácticos.
Requisitos específicos:
Estudios:
Título de tecnólogo en periodismo o áreas relacionadas con audiovisuales, material textual y recursos didácticos; o cuatro 84) años de estudios universitarios en Comunicación Social o periodismo.
Experiencia:
Veintisiete (27) meses relacionados con producción de Medios Audiovisuales, material textual y recursos didácticos.
Denominación del cargo. Profesional
Grado. 05
Trabajo específico. Administración Educativa y Servicios a la Formación
Requisitos Específicos:
Estudios:
Título universitario en Administración Educativa, Psicopedagogía, Psicología, Administración de Empresas o Pública o Sociología.
Experiencia:
Treinta (30) meses relacionados con el desarrollo de los procesos de Administración de acciones de Formación Profesional Integral, Procesos de enseñanza aprendizaje, o seguimiento y evaluación de alumnos.
Denominación del cargo. Secretaria
Grado. 06
Trabajo específico. Sección o unidad de Administración Educativa.
Requisitos Específicos:
Estudios:
Título de Técnico Profesional en secretariado; o cuarto (4o.) año de bachillerato, y C.A.P. SENA en Secretariado, o certificado equivalente de entidad oficialmente reconocida, adicionalmente deberá acreditar la Tarjeta Profesional de Secretariado, de conformidad con a Ley 09 de 1984 y el Decreto Reglamentario 1293 de 1986.
Capacitación:
Haber recibido uno de los siguientes cursos:
Manejo de microcomputador o de procesador de la palabra
Relaciones Humanas
Técnicas de organización y manejo de documentación
Estilos y Técnicas de redacción
Técnicas de archivística
Experiencia:
Dieciocho (18) meses relacionados con el área de Secretariado, preferentemente en el manejo electrónico del procesamiento de palabra.
Nivel Centro de Formación:
Para cargo Jefe 06 operan los mismos requisitos establecidos en el Manual de Funciones y Requisitos Mínimos del Personal Directivo. Para los cargos Profesional 05 y Técnico Especialista 08 en Sistemas de información operan las mismas especificaciones señaladas para esos cargos en los niveles nacional y regional.
COMPARACION DE FUNCIONES
DIVISION DE ADMINISTRACION EDUCATIVA
Y SERVICIOS A LA FORMACION
FUNCIONES SEGUN DECRETO 1802/90
1. Diseñar y proponer políticas, estrategias, normas y procedimientos para el ingreso, registro, validación y certificación.
2. Elaborar, proponer, difundir e implantar los procesos de promoción, inscripción, selección, inducción y matrícula.
3. Definir, difundir e implantar procesos y procedimientos para validación y certificación.
4. Orientas a las Regionales en la Acción social.
5. Proponer normas y procedimientos para promoción y contratación de aprendices.
6. Orientar el conjunto de servicios al alumnado.
7. Determinar la producción, utilización y manejo de recursos didácticos.
8. Elaborar en coordinación con Divisiones Sectoriales los proyectos de normas sobre producción útil de los centros.
9. Coordinar con la División de Gestión e Intermediación de Empleo las acciones para validación y certificación.
10. Proponer estrategias, métodos y procedimientos para la evaluación del proceso de formación profesional.
11. Orientar y controlar el funcionamiento de bibliotecas, mediatecas y centros de documentación.
12. Asesorar a las dependencias de la Entidad en asuntos de su competencia.
FUNCIONES SEGUN PROPUESTA DESCENTRALIZACION
1. Diseñar políticas, normas y procedimientos generales para los Procesos Administrativos de la Formación Profesional, Proceso Enseñanza- Aprendizaje, Servicios al Alumnado, Gestión de Recursos Didácticos y Evaluación de la Calidad de la Formación Profesional.
2. Establecer, coordinar y mantener un sistema y servicio nacional de información sobre los servicios, procesos y resultados de la Administración Educativa de la Formación Profesional, a través de una red de procesos automatizados de información.
3. Evaluar el desarrollo y los resultados de los Procesos de Administración Educativa a nivel nacional y en las Regionales para el mejoramiento de la calidad de los procesos y de los servicios.
COMPARACION DE FUNCIONES
DIVISION DE ADMINISTRACION EDUCATIVA Y SERVICIOS A LA FORMACION
Según Decreto 1802/90 y propuesta de descentralización
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS EDUCATIVA
EGIONAL SEGUN DECRETO 1802/901. Ejercer políticas, estrategias y aplicar normas y procedimientos para
ingreso, registro, validación y certificación.
2. Asesorar a los Centros y demás dependencias en los aspectos pedagógicos y metodológicos requeridos para el diseño técnico pedagógico asignado a la Regional en coordinación con la División de Investigación y Desarrollo Pedagógico del nivel central.
3. Difundir, implantar y ejecutar los procesos de promoción, inscripción, selección, inducción y matrícula.
4. Efectuar los procesos y procedimientos para la validación y certificación.. en coordinación con los Centros y la División de Gestión e Intermediación de Empleo.
5. Dirigir el servicio social que deben prestar los trabajadores alumnos en las comunidades.
6. Ejecutar los procedimientos para la promoción y contratación de aprendices y técnicos.
7. Prestar, en coordinación con los Centros, los servicios médicos, sociales, culturales, deportivos y recreativos, de internados o residencias, trabajo social y de bienestar al alumnado.
8. Orientar a los centros sobre normas de producción útil.
9. Coordinar la producción y orientar la utilización y manejo de los medios y recursos didácticos establecidos en los diseños técnico pedagógicos y llevar su registro y control.
10. Coordinar con las dependencias de la Regional, la aplicación de los sistemas de control de calidad al proceso de la formación.
11. controlar el funcionamiento de las bibliotecas, mediatecas y centros de documentación.
12. Asesorar a las dependencias de la Regional en asuntos de su competencia.
FUNCIONES DE ADMINISTRACION EDUCATIVA
EGIONAL SEGUN PROPUESTAESCENTRALIZACION1. Coordinar la ejecución de las políticas, normas y procedimientos para los Procesos Administrativos de la Formación Profesional, Proceso Enseñanza-Aprendizaje, Servicios al alumnado, Gestión de Recursos Didácticos y Evaluación de la calidad de la Formación profesional de acuerdo con las características de los Centros de Formación.
2. Establecer, coordinar y mantener un sistema y servicio Regional de información sobre los servicios, procesos y productos de la Administración Educativa de la Formación Profesional dentro de una red de procesos automatizados.
3. Evaluar el desarrollo de los resultados de los Procesos de Administración Educativa a nivel Regional y en sus Centros de Formación Profesional dentro de una red de procesos Automatizados.
4. Coordinar la prestación de los servicios de Atención en Salud, Asesoría Sicológica y Social, Deportes, Recreación, Actividades culturales, etc, en los centros de Formación de la Regional.
5. Coordinar los servicios de Acción Social en los Centros de Formación de la Regional.
6. Organizar, coordinar y evaluar el Plan Regional de Gestión de Recursos Didácticos.
7. Mantener los canales efectivos de comunicación con los Centros, con otras Unidades Regionales y con la Unidad Nacional de Información dentro de la Red del Sistema Nacional de Información.
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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