CIRCULAR 225 DE 2017

(diciembre 13)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá, D. C.

Con el fin de optimizar y agilizar el trámite de los recursos interpuestos contra los actos administrativos emitidos por la entidad, se hace necesario establecer lineamientos y recomendaciones sobre los requisitos de recepción, revisión y traslado de los documentos que integran los expedientes.

En primer orden, las direcciones regionales deben tener en cuenta que toda actuación administrativa se debe sujetar al procedimiento administrativo común y principal establecido en el C.P.A.C.A -art. 34-, e igualmente que el artículo 35 ibídem establece claramente que “Los documentos y diligencias relacionados con una misma actuación se organizarán en un solo expediente, al cual se acumularán, con el fin de evitar decisiones contradictorias, de oficio o a petición de interesado, cualesquiera otros que se tramiten ante la misma autoridad."

--Recursos por cuota de aprendizaje:

Conforme las normas citadas, el expediente de la fijación de la cuota a las empresas obligadas a contratar aprendices, debe contener todos y cada uno de los documentos que se generan desde la etapa de fiscalización o de regulación de la respectiva cuota; esto indiferentemente de si el procedimiento se inició por solicitud del obligado o de oficio por la Dirección Regional. Esto implica que deben encontrarse en el expediente los documentos que aporte la empresa, los que solicite y recaude el Sena, todas las comunicaciones cruzadas entre las partes y en especial tener referencia detallada del recibo de las comunicaciones por parte de la empresa obligada.

De los documentos del expediente de fijación de cuota de aprendices son muy importantes y nunca podrán omitirse en su incorporación: el informe de planta de personal radicado por la empresa en la respectiva regional del Sena donde se encuentre ubicado el domicilio principal; además se debe revisar que se allegue la documentación adjunta al informe, como son las matrices establecidas por el Sena, el certificado actualizado de cámara de comercio, los reportes de pago por aportes al sistema general de seguridad social de los empleados.

Es importante verificar y consignar si la empresa tiene vigente cuota de aprendices debidamente regulada, o si por el contrario es por primera vez que entra a cumplir con la obligación de contratar aprendices, caso en el cual esta situación debe ir determinada en el acto administrativo de fijación de tal cuota.

El expediente administrativo de la cuota que es recurrida deberá contener como mínimo: la resolución que fijó o modificó la cuota con la respectiva constancia de notificación, el recurso interpuesto con sus anexos, debidamente radicado en OnBase de la regional respectiva; si el recurso fue interpuesto por apoderado se debe anexar el poder correspondiente, se requiere que la regional verifique que esté correctamente conferido y por último, el expediente debe contener la resolución que resuelve el recurso y concede la apelación, si la empresa únicamente interpone el recurso de apelación, se debe anexar el auto que concede dicho recurso.

--Recursos SSEMI

En virtud del numeral 6o del artículo 45 del Decreto 1424 de 1998, relacionado con las funciones establecidas para la dependencia de relaciones laborales como instancia responsable de la recepción de los formatos de evaluación SSEMI, y de “Hacer el estudio previo de ubicación de los servidores que reúnan el puntaje mínimo para promocionarse, en los grados que les corresponda, para ser presentado al Comité para su estudio y aprobación:", en cumplimiento del debido proceso administrativo se reitera y recalca que:

El funcionario encargado de esta recepción y ubicación previa, deberá presentarle al comité regional un informe de los documentos recibidos, con las respectivas observaciones de cada instructor; lo anterior con el fin que el interesado esté informado al respecto para dar aplicación al derecho fundamental del debido proceso, para ello quien recibe y evalúa previamente debe dejar constancia del procedimiento, y de los motivos por los cuales se tuvo en cuenta o no determinado documento aportado por el interesado. Así pues en todas las evaluaciones y la documentación del respectivo expediente de este procedimiento de evaluación de los instructores, además de simples glosas al lado derecho la calificación de cada factor, deben encontrarse las observaciones necesarias para fundamentar la glosa, y sin excepción alguna siempre con la firma de quien recibió los formatos de evaluación SSEMI.

De otro lado, se reitera que el expediente SSEMI debe contener toda comunicación emitida por el instructor o por el Sena en virtud de la evaluación y sin excepción alguna los siguientes documentos:

1. Formato oficial de solicitud de evaluación, debidamente registrado, valorado y formado junto con los documentos aportados por el interesado.

2. Acta del Comité Regional junto con las planillas de calificación.

3. Acta del Comité Nacional de Evaluación SSEMI,

4. Resolución por medio de la cual la Dirección Regional asignó los puntajes y grados de remuneración.

5. Acta de notificación de dicho acto administrativo.

6. Resolución por medio de la cual se resolvió el recurso de reposición o el auto por medio del cual se concede el de apelación si no se interpuso reposición.

Teniendo en cuenta la importancia de los procedimientos administrativos aquí tratados, sobre todo el derecho al debido proceso, por la solemnidad con la cual debe acopiarse la documentación de cualquier procedimiento administrativo donde se involucran derechos y se compromete el accionar de nuestra entidad, se anuncia que para corroborar la veracidad de los documentos que integran los expedientes, se requiere que estos se envíen en original físico; debidamente legajados, foliados y radicados a través de un correo OnBase.

Para finalizar es preciso recordar a las Direcciones Regionales, que los expedientes aquí mencionados tienen unos términos cuya atención está fijada por leyes superiores, por tanto en su trámite no debe darse oportunidad a la existencia ninguna actitud caprichosa o dilatoria que impida su adecuado tratamiento, con lo que una vez interpuestos recursos contra actos administrativos de primera instancia, los expedientes anunciados deben allegarse a la Dirección General, Grupo Recursos y Peticiones en la forma aquí señalada e inmediatamente se incorpore el recurso interpuesto que abre la competencia para la segunda instancia.

No dar cumplimiento a los trámites aquí establecidos, generará la devolución de la documentación.

Cordialmente,

DIANA CAROLINA MONTES AGUIRRE

Directora Jurídica (E)

Sena – Dirección General

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/CIRCULAR_SENA_0225_2017.pdf>

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
Las notas de vigencia, concordancias, notas del editor, forma de presentación y disposición de la
compilación están protegidas por las normas sobre derecho de autor. En relación con estos valores
jurídicos agregados, se encuentra prohibido por la normativa vigente su aprovechamiento en publicaciones
similares y con fines comerciales, incluidas -pero no únicamente- la copia, adaptación, transformación,
reproducción, utilización y divulgación masiva, así como todo otro uso prohibido expresamente por
la normativa sobre derechos de autor, que sea contrario a la normativa sobre promoción de la
competencia o que requiera autorización expresa y escrita de los autores y/o de los titulares de
los derechos de autor. En caso de duda o solicitud de autorización puede comunicarse al teléfono
617-0729 en Bogotá, extensión 101. El ingreso a la página supone la aceptación sobre las normas
de uso de la información aquí contenida.