CIRCULAR 235 DE 2023
(diciembre 4)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Bogotá, D.C.

Con el fin de consolidar la información de la gestión académica que cada Centro de Formación ha ejecutado en el sistema de información académico administrativo SOFIA Plus en lo corrido del presente año 2023, se autoriza por última vez la apertura de la RETROACTIVIDAD en el periodo del 4 al 15 de Diciembre de 2023 en la jornada diaria de las 6:00 a.m. a las 10:00 p.m. El objetivo es garantizar que todos los grupos(fichas) en cada Centro queden correctamente programados y la información registrada con la debida calidad.

Los Centros de formación deben adoptar todas las medidas necesarias para lograr el registro de la totalidad de la información correspondiente a la formación titulada y complementaria en sus diferentes modalidades, así como los eventos de divulgación tecnológica (EDT) desarrollados en el año 2023 y asegurar que para futuras vigencias se ingrese la información en el sistema de información de acuerdo a los lineamientos institucionales. Para el 2024, se espera que registren los “eventos” el mes anterior a su realización es decir se haría la programación mes anticipado para formación titulada.

Así mismo, es responsabilidad del Subdirector del Centro de Formación garantizar el registro de la información en el aplicativo SOFIA Plus dentro de los términos establecidos para cada uno de los procesos, desde el ingreso hasta la certificación, incluidas las novedades del aprendiz.

Les recordamos las condiciones para que la información registrada, se refleje en el reporte oficial de planeación PE-04:

- Debe existir el programa.

Para el caso de los programas en niveles Tecnológicos y de Especialización, la caracterización debe ser acorde tanto a lo aprobado mediante las correspondientes resoluciones de registro calificado teniendo en cuenta la cobertura de acuerdo al municipio del lugar de desarrollo, modalidad del programa de formación, cubrimiento del grupo (ficha) según fecha de expedición de la resolución y la respectiva sincronización dela misma en el SNIES; es importante tener en cuenta, que aunque un programa tenga resolución y SNIES, si éste último no se ha sincronizado de forma completa respecto a la cobertura de los municipios en donde se encuentra los lugares de desarrollo aprobados del centro, el programa no se puede ofertar hasta tanto se sincronicen de forma completa.

- Los grupos (fichas) deben estar en los siguientes estados: en ejecución, cancelada, terminada por fecha (vigencia 2023).

- Deben existir aprendices en estado matriculado.

- El grupo (ficha) debe tener:

- Asignado por lo menos un ambiente.

- Rutas de aprendizaje asignadas.

- Programación asociada al ambiente, es decir, un evento de formación con horario activo asignado.

- Mínimo un instructor asociado.

- Los grupos (fichas) con eventos de resultados de aprendizaje creados deben tener asociados los instructores y aprendices.

Durante este mismo periodo del 4 al 15 de Diciembre de 2023, se dejará en el (FTP) el archivo en donde se relacionan los grupos (fichas) incorrectamente programadas, identificadas por Regional y por Centro de Formación.

Se remitirá a cada uno de los coordinadores de gestión de administración educativa o a los coordinadores de formación integral, gestión educativa y promoción y relaciones corporativas de las regionales y centros de formación los grupos (fichas) con estas condiciones:

- Sin ambiente a grupo (ficha): El grupo (ficha) no tiene ningún ambiente programado.

- Sin programación ambiente: El grupo (ficha) tiene ambientes planeados, pero no programados.

- Sin eventos para ambiente: está programado, pero no está ejecutado.

- Sin horario periodo evento ambiente: el evento no tiene horario, es decir, ni días ni horas.

- Sin funcionario periodo evento: el ambiente y el evento no tienen instructor.

- Funcionario horario evento ambiente cancelado: está cancelado y no tiene un Reemplazo activo.

- Sin relación instructor horario: no se ha asignado un instructor.

- Instructores con vinculación no válida: el funcionario no tiene una vinculación valida

Que pueden ser:

- Nombramiento provisional.

- Carrera administrativa.

- Nombramiento ordinario.

- Contratista SENA.

- Por convenio - contratista.

- Encargo.

- Monitores.

- Instructor empresa.

Les reiteramos que sólo deben ser ajustadas los grupos (fichas) correspondientes a la vigencia año 2023 y no debe quedar ningún grupo (ficha) incorrectamente programada de esta vigencia anual.

Los Centros de formación deben tomar todas las medidas del caso para garantizar la expedición de los documentos académicos de todos los aprendices que en este momento cumplan con su proceso de formación titulada (etapa lectiva y etapa productiva y demás requisitos académico administrativos) y complementaria en SOFIA Plus durante el año 2023, para que una vez se conecte el dispositivo Token y se firmen los documentos académicos digitalmente estos queden registrados dentro del reporte oficial CT 08 y cuenten como cifras oficiales.

- Los EDT y cursos especiales deberán estar programados y registrados la asistencia a más tardar el 17 de diciembre inclusive.

- Se debe garantizar el registro de TODOS los juicios para los resultados de aprendizaje de cada programa de formación (El avance que lleve el programa).

- Se realizará el cierre del módulo de Certificación en SOFIA Plus y dispositivo token a partir del 24 de diciembre de 2023.

- El D-Signer continuará funcionando sin interrupciones.

- El 27 de diciembre de 2023, no debe quedar ningún documento académico pendiente de firma digital y cargado en http://certificados.sena.edu.co/

Al autorizar la apertura del sistema para registrar información cuando ya se han efectuado cierres de mes para la presentación de informes institucionales, ha generado requerimientos, observaciones y formulación de hallazgos por parte de las Entidades de Control ante las diferencias presentadas, como consecuencia las no conformidades que sobre estas acciones se evidencien, son responsabilidad directa de los Subdirectores de los Centros, por esta razón se espera que en 2024, se elimine la retroactividad y únicamente sea posible registrar los eventos en el periodo de ejecución.

Agradecemos su valiosa colaboración y apoyo para el logro de este propósito, garantizando que se reflejen en el aplicativo, todas las acciones de formación realizadas en su Centro durante la vigencia 2023.

Cordial saludo,

CLAUDIA PATRICIA FORERO LONDOÑO

Directora de Formación Profesional (e)

Dirección General SENA

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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