CIRCULAR 245 DE 2021

(diciembre 30)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá, D.C.

Con el fin de adelantar las gestiones pertinentes para el Cierre Contable de la Vigencia 2021, se imparten las siguientes instrucciones para que las operaciones realizadas al interior de los procesos misionales y de apoyo del SENA, sean vinculadas de manera homogénea al proceso de Gestión de Recursos Financieros de acuerdo con lo establecido en el Manual de Política de la Entidad.

1. BANCOS

El Grupo de Tesorería de Dirección General, debe remitir al Grupo de Contabilidad, la certificación de los saldos a 31 de diciembre de 2021 a más tardar el 21 de enero de 2022 al correo cagualimpia@sena.edu.co Carlos Hernán Agualimpia Guerrero, victorg@sena.edu.co Victor Daniel Guevara Cardona de la composición del efectivo, de acuerdo con las siguientes tablas:

Tabla No. 1 - Cuentas Bancarias

Tabla No. 2 - Efectivo Restringido

Condiciones de restricción: Económica, Legal, Destinación Específica

2. INVERSIONES DE ADMINISTRACIÓN DE LIQUIDEZ

El Grupo de Tesorería de Dirección General, debe remitir al Grupo de Contabilidad, a más tardar el 7 de enero de 2022.

Clasificación Inversión: Costo, Costo amortizado, valor de mercado con cambios en el resultado y valor de mercado con cambios en el patrimonio.

Riesgos del SENA: Tasa de cambio, tasa de interés, riesgo de mercado, riesgo de crédito y riesgo de liquidez.

3. CUENTAS POR COBRAR

Este grupo se divide en dos conceptos: Cuentas por Cobrar Misionales (Multas impuestas por el ministerio de trabajo, Multas por incumplimiento en contrato de aprendizaje, Fondo de la Industria de la Construcción y Aportes Parafiscales), Cuentas por Cobrar no Misionales (Cuotas partes pensionales, Indemnizaciones, Dobles Mesadas Pensionales, Retroactivos Pensionales, Responsabilidad y Otras Cuentas por Cobrar).

Con referente a las Cuentas por Cobrar Misionales, se requiere la siguiente información:

- Reporte generado desde el aplicativo SIREC a nivel nacional con corte al 31 de diciembre de 2021 y certificación de información firmada por el Coordinador del grupo de Recaudo y Cartera.

- Carpeta Digital que contenga las actas emitidas por el comité o subcomité de normalización de cartera (depuraciones) por regional correspondientes a la vigencia 2021 con sus actos administrativos de depuración.

- Reporte generado desde el aplicativo SIREC con las liquidaciones generadas en el proceso de fiscalización, que se encuentran pendiente de pago al cierre de la vigencia 2021.

- Informe que contenga los hechos más relevantes, representativos, estadísticos para la entidad, un análisis de la antigüedad de las cuentas por cobrar misional que estén en mora y se encuentran en cobro persuasivo.

Con referente a las Cuentas por Cobrar no Misionales, se requiere la siguiente información:

a. Grupos de la Dirección General (Grupo de Recaudo y Cartera, Servicio Médico Asistencial y Grupo de Pensiones)

- Reporte contable consolidado y detallado por tercero a nivel nacional con corte a 31 de diciembre de 2021, este reporte debe contener adicional a la información la instancia de cobro, es decir, si la cartera se encuentra en cobro persuasivo, en cobro jurídico o en cobro coactivo. Para el tema de Cuotas partes pensionales deben incluir el estado de cuota partes (Objetada, Aceptada o en Silencio).

- Certificación(es) de información y saldos con corte al 31 de diciembre de 2021 firmada por el Coordinador(a) y/o directores regionales dependiendo la cuenta por cobrar.

- Carpeta digital con las actas emitidas por el comité o subcomité de normalización de cartera (depuraciones) correspondientes a la vigencia 2021 con sus actos administrativos.

- Informe que contenga los hechos más relevantes, representativos, estadísticos para la entidad, un análisis de la antigüedad de las cuentas por cobrar que estén en mora y se encuentran en cobro persuasivo.

b. Regional y Centros de Formación Profesional Integral

- Reporte de las siguientes subcuentas con la gestión de cobro, con corte a 31 de diciembre de 2020 de acuerdo con la tabla anexa.

131102004 - Sanciones contractuales,

138421001 - indemnizaciones,

138427001 - Recursos de acreedores reintegrados a tesorerías,

138490001 - Otras cuentas por cobrar,

Tabla No. 4 - Cuentas por Cobrar

- Certificación de saldos de las subcuentas mencionadas en el punto anterior con corte al 31 de diciembre firmada por el Director Regional o Subdirector del Centros de Formación Profesional Integral.

- Carpeta digital con las actas emitidas por el comité o subcomité de normalización de cartera (depuraciones) correspondientes a la vigencia 2021 con sus actos administrativos.

- Informe que contenga los hechos más relevantes, representativos, estadísticos para la entidad, un análisis de la antigüedad de las cuentas por cobrar que estén en mora y se encuentran en cobro persuasivo.

La información anteriormente mencionada debe ser remitida por correo y/o CI radicado al Coordinador del Grupo de Contabilidad de la Dirección General victorg@sena.edu.co,con copia a los siguientes correos lmhernandez@sena.edu.co ysnope@sena.edu.co,antes del 15 de enero del 2022.

4. PRÉSTAMOS POR COBRAR

Referente a los préstamos por cobrar educativos y calamidad doméstica, se requiere la siguiente información:

- El área productora de información de la Dirección General (Grupo de Formación y Desarrollo del Talento Humano - Secretaria General), deberá remitir el reporte contable calamidad doméstica y préstamos educativos a nivel nacional con corte a 31 de diciembre de 2021, este reporte debe contener adicional a la información la instancia de cobro, es decir, si la cartera se encuentra en cobro persuasivo, en cobro jurídico o en cobro coactivo.

- Certificación de saldos con corte al 31 de diciembre de 2021 firmada por el Coordinador(a) de Formación y Desarrollo del Talento Humano y por cada Director Regional.

- Carpeta digital con las actas emitidas por el comité o subcomité de normalización de cartera (depuraciones) correspondientes a la vigencia 2021 con sus actos administrativos

La información deberá ser remitida por correo electrónico y CI radicado al Coordinador del Grupo de Contabilidad de la Dirección General victorg@sena.edu.co,con copia a los siguientes correos lmhernandez@sena.edu.co ysnope@sena.edu.co.Antes del día 20 de enero de 2022.

5. PRÉSTAMOS POR COBRAR FONDO NACIONAL DE VIVIENDA - FNV

- El Grupo de Vivienda de Dirección General debe remitir al Grupo de Contabilidad de Dirección General, la siguiente información a corte 31 de diciembre de 2021 a los correos dfrojasc@sena.edu.co y jcasallass@sena.edu.co, amás tardar el día 28 de enero de 2022, de acuerdo con las siguientes tablas:

- Relación de préstamos hipotecarios y préstamos sobre ahorro de funcionarios y exfuncionarios  Relación de créditos en mora

Tabla No. 6 - Crédito en Mora

 Conciliación de saldos entre el grupo de vivienda y contabilidad

Tabla No. 7 - Saldos Grupo de Vivienda

- Las Regionales deben remitir al Grupo de Contabilidad de Dirección General la siguiente información a corte 31 de diciembre de 2021 a los correos dfrojasc@sena.edu.co y jcasallass@sena.edu.co amás tardar el día 07 de enero de 2022:

- Maestro de cesantías causadas y consolidadas correspondientes al 2021, donde se evidencie la sumatoria de cada uno de los campos mencionados a continuación:

Tabla No. 8 - Saldos Regional

- Relación de resoluciones de cesantías aplicadas y consolidadas correspondientes al 2021, con su respectiva sumatoria, las cuales deben coincidir con las cifras del maestro de cesantías

- Adicionalmente deben remitir de acuerdo con las siguientes tablas:

Tabla No.9 funoionarios

Tabla No. 11 - Deudas de difícil recaudo

6. VIÁTICOS

De acuerdo a lo establecido en la circular 3-2021-000147 del 19/08/2021, es importante recordar la responsabilidad del seguimiento al proceso de legalización de comisiones por parte del ordenador del gasto respectivo, quien debe verificar el cumplimiento de la legalización para los funcionarios y en el caso de los contratistas son los supervisores del contrato quienes ejercen este seguimiento.

Por lo anterior, se requiere por parte de los ordenadores del gasto y supervisores que remitan al Grupo de Contabilidad en la Dirección General o quien haga sus veces en la regional o en el centro los documentos soporte de la comisión pendientes de legalizar antes del 31 de diciembre de 2021, con el fin de realizar el registro de la legalización de la comisión en el sistema SIIF Nación.

Los responsables del área contable en la Dirección General, Regional y Centro de Formación Profesional Integral, deberán revisar los saldos de la cuenta 190603001 - Avances para viáticos y contrarios y de presentar saldo en la cuenta contable se deberá remitir una certificar y justificar dicho saldo antes del 15 de enero de 2022.

La certificación deberá estar firmada por el director regional, Coordinador de Apoyo Administrativo Mixto y responsable del proceso contable, esta deberá ser remitida por correo electrónico y/o CI radicado al Coordinador del Grupo de Contabilidad de la Dirección General victorg@sena.edu.co,con copia a los siguientes correos lmhernandez@sena.edu.co y  gmedinaf@sena.edu.co

7. PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO

Se requiere que por parte del área productora de información de los bienes: grupo de almacenes e inventarios y grupo de construcciones de la Dirección General, se brinde la información que se detalla a continuación para cada grupo de bienes, con el fin de preparar las revelaciones contables.

En lo referente a los bienes muebles e inmuebles, se debe remitir por lo menos lo siguiente por cada bien:

los métodos de depreciación utilizados;

- las vidas útiles o las tasas de depreciación utilizadas;

- el valor en libros y la depreciación acumulada, incluyendo las pérdidas por deterioro del valor acumuladas, al principio y final del periodo contable;

- una conciliación entre los valores en libros al principio y al final del periodo contable, que muestre por separado lo siguiente: adquisiciones, adiciones realizadas, disposiciones, retiros, sustitución de componentes, inspecciones generales, reclasificaciones a otro tipo de activos, pérdidas por deterioro del valor reconocidas o revertidas, depreciación y otros cambios;

- el efecto en los resultados producto de la baja en cuentas de un elemento de propiedades, planta y equipo;

- el cambio en la estimación de la vida útil, del valor residual y de las erogaciones estimadas de desmantelamiento, así como el cambio en el método de depreciación;

- el valor de las plantas productoras que aún no se encuentran en la ubicación y condición necesarias para producir productos agrícolas de la forma prevista por la administración de la entidad, relacionando los desembolsos que conforman el costo del activo;

- el valor de las propiedades, planta y equipo en proceso de construcción, y el estado de avance y la fecha estimada de terminación;

- el valor en libros de las propiedades, planta y equipo cuya titularidad o derecho de dominio tenga alguna restricción o de aquellas que estén garantizando el cumplimiento de pasivos;

- la información de bienes que se hayan reconocido como propiedades, planta y equipo o que se hayan retirado, por la tenencia del control, independientemente de la titularidad o derecho de dominio (esta información estará relacionada con: la entidad de la cual se reciben o a la cual se entregan, el monto, la descripción, la cantidad y la duración del contrato, cuando a ello haya lugar);

- el valor en libros de los elementos de propiedades, planta y equipo, que se encuentran temporalmente fuera de servicio;

- las propiedades, planta y equipo, adquiridas en una transacción sin contraprestación;

- la información sobre su condición de bien histórico y cultural, cuando a ello haya lugar; y

- la información sobre su condición de activo en concesión, cuando a ello haya lugar.

- Para las construcciones en curso se debe entregar por lo menos el valor de las propiedades, planta y equipo en proceso de construcción, y el estado de avance y la fecha estimada de terminación.

Para lo anterior se adjunta el anexo “Tabla N_12 - Propiedades, planta y equipo”.

La información anteriormente mencionada debe ser reportada junto con la documentación soporte al coordinador del grupo de contabilidad de la Dirección General, con copia los siguientes correos electrónicos yvillamil@sena.edu.co amás tardar el día 20 de enero del 2022.

Adicionalmente se recuerda la entrega de la información solicitada mediante comunicaciones internas, correspondiente a la revisión de vidas útiles, revisión de métodos de depreciación, revisión de valor residual, revisión de indicios de deterioro y cálculo del deterioro, la cual se debe entregar a más tardar el día 14 de enero de 2022, al correo electrónico mencionado anteriormente.

8. INTANGIBLES ADQUIRIDOS Y GENERADOS INTERNAMENTE POR LA ENTIDAD

Se requiere que por parte de las áreas de gestión de los bienes intangibles: grupo de Almacenes e Inventarios y Oficina de Sistemas, Dirección de Formación Profesional, Oficina de Comunicaciones de la Dirección General, se brinde la información que se detalla a continuación para cada uno de los bienes, con el fin de preparar las revelaciones contables:

- las vidas útiles o las tasas de amortización utilizadas;

- los métodos de amortización utilizados;

- la descripción de si las vidas útiles de los activos intangibles son finitas o indefinidas;

- las razones para estimar que la vida útil de un activo intangible es indefinida;

- el valor en libros bruto y la amortización acumulada, incluyendo las pérdidas por deterioro del valor acumuladas, al principio y final del periodo contable;

- el valor de la amortización de los activos intangibles reconocida en el resultado durante el periodo;

- una conciliación entre los valores en libros al principio y al final del periodo contable que muestre por separado lo siguiente: adiciones realizadas, disposiciones o ventas, adquisiciones, amortización, pérdidas por deterioro del valor y otros cambios;

- el valor por el que se hayan reconocido inicialmente los activos intangibles adquiridos mediante una transacción sin contraprestación;

- el valor en libros de los activos intangibles cuya titularidad o derecho de dominio tenga alguna restricción o de aquellos que estén garantizando el cumplimiento de pasivo

- la descripción, valor en libros y periodo de amortización restante de cualquier activo intangible individual que sea significativo para los estados financieros de la entidad;

- el valor de los desembolsos para investigación y desarrollo que se hayan reconocido como gasto durante el periodo; y

- la información sobre su condición de activo en concesión, cuando a ello haya lugar.

Para lo anterior se adjunta el “Tabla N_13 - Activos intangibles”

La información anteriormente mencionada debe ser reportada al coordinador del grupo de contabilidad de la Dirección General, con copia los siguientes correos electrónicos yvillamil@sena.edu.co ydpombo@sena.edu.co más tardar el día 20 de enero del 2022.

Adicionalmente se recuerda la entrega de la información solicitada mediante comunicaciones internas, correspondiente a la revisión de vidas útiles, revisión de métodos de amortización, revisión de valor residual, revisión de indicios de deterioro y cálculo del deterioro, la cual se debe entregar a más tardar el día 14 de enero de 2022, al correo electrónico mencionado anteriormente.

9. INVENTARIOS- DACIONES EN PAGO

Las áreas productoras de información grupo de Almacenes e Inventarios y Grupo de Construcciones de la Dirección General, deberán informar al grupo de contabilidad de Dirección General los principales conceptos que hacen parte del costo de adquisición o transformación y las erogaciones significativas necesarias para colocar los inventarios en condiciones de uso o comercialización, además de ello, lo siguiente:

- El valor de las materias primas, materiales y suministros, productos en proceso, productos terminados, y mercancía en tránsito y en poder de terceros;

- El método o métodos de valuación utilizados para cada clase de inventarios;

- Las pérdidas por deterioro del valor de los inventarios reconocidas o revertidas;

- Las circunstancias o eventos que hayan producido la reversión del deterioro de los inventarios;

- El valor en libros de los inventarios que garanticen el cumplimiento de pasivos;

- El valor en libros de los inventarios que se lleven al valor de mercado menos los costos de disposición;

- El valor de los productos agropecuarios y minerales cuando se midan al valor neto de realización; y

- El valor del inventario recibido en transacciones sin contraprestación, así como el distribuido en forma gratuita o a precios de no mercado.

Para lo anterior se adjunta el “Tabla N_14 - Inventarios.”

La información anteriormente mencionada debe ser reportada al coordinador del grupo de contabilidad de la Dirección General, con copia los siguientes correos electrónicos yvillamil@sena.edu.co amás tardar el día 20 de enero del 2022.

Adicionalmente se recuerda la entrega de la información solicitada mediante comunicaciones internas, correspondiente la revisión de indicios de deterioro y cálculo del deterioro, la cual se debe entregar a más tardar el día 14 de enero de 2022, al correo electrónico mencionado anteriormente.

11. CONTRATOS

- Las actas de confirmación de saldos de Regionales y áreas de Gestión de la Dirección General relacionada con anticipos de Bienes y servicios, deberá remitirse a Dirección General- Grupo de Contabilidad al correo msalgadob@sena.edu.co más tardar el día 12 de enero de 2022.

- Por el perfil gestión contable de cada Regional y Centro de Formación, los responsables del área contable deberán revisar los saldos pendientes por legalizar a 31 de diciembre de 2021, de la cuenta 190604001- Anticipo para adquisición de bienes y servicios 192603001- Fiducia mercantil - patrimonio autónomo, verificando que no existan terceros con saldos contrarios y que los saldos que se reflejen en dicha cuenta correspondan a los conciliados con los supervisores de los Contratos.

11. CONVENIOS

- Las áreas productoras de información (Dirección General, Regionales y Centros de Formación), deberán remitir el Formato Certificación Financiera de convenios GRF-F-072 publicado en la plataforma de compromiso, a más tardar el día 21 de enero de 2022 a los correos nescobarr@sena.edu.co yjcasallass@sena.edu.co.

Este formato deberá contener la información correspondiente al corte del mes de diciembre de 2021, de los convenios que tengan saldos por legalizar, por desembolsar y por reintegrar, sin importar su "Estado jurídico" y enviarlo mediante CI por radicar al Coordinador del Grupo de Contabilidad, tanto en archivo Excel como de forma impresa y suscrita por el Ordenador del Gasto, adicionalmente enviar al correo nescobarr@sena.edu.co y jcasallass@sena.edu.co.

- Se requiere que el Grupo de Gestión de Convenios de la Dirección Jurídica, remita antes del 12 de enero de 2022 al Grupo de Contabilidad de la Dirección general la Relación de convenios liquidados con corte a 31 de diciembre de 2021, con la finalidad de realizar los respectivos ajustes y/o amortizaciones del caso. Adicionalmente remitir la Base General de Convenios de Dirección general con corte a 31 de diciembre de 2021 y la Base General de convenios de Regionales con corte a 31 de diciembre de 2021.

- Es necesario que las personas involucradas en el proceso del registro contable de Convenios y del área jurídica en Regionales, verifiquen conjuntamente que tanto el valor amortizado que se refleja en la cuenta de Gastos y el valor pendiente por legalizar que 190801001- En administración, correspondan con el último informe de ejecución entregado por la Supervisión y/o Interventoría, el cual debe reposar en el expediente del Convenio.

- Se requiere que el Grupo Fondo Emprender remita el Formato Certificación Información Financiera de adhesiones de Contratos Interadministrativos GRF-F-082, de todos los convenios y/o contratos interadministrativos que contengan adherente, a más tardar el día 21 de enero de 2022 a los correos nescobarr@sena.edu.co; mcvargasg@sena.edu.co y jcasallass@sena.edu.co.

- Se requiere que el Grupo de Presupuesto remita al Grupo de Contabilidad de la Dirección general, los CEN de compromisos, Reservas, Cuentas por pagar y Vigencias Futuras con corte al mes de diciembre de 2021 y remitirlos a más tardar el 21 de enero de 2022.

- Se hace necesario por parte de la Coordinación de Emprendimiento de la Dirección de Empleo y Trabajo remitir al Grupo de Contabilidad de la Dirección General, la información relacionada con la Cartera constituida producto de aquellas obligaciones y planes de negocio que el Consejo Directivo Nacional del Sena determine mediante acto administrativo debidamente ejecutoriado la no condonación y reembolso de los recursos financiados con corte 31 de diciembre de 2021. Información que deberá ser remitida a más tardar el 12 de enero de 2022 al correo jcasallass@sena.edu.co

12. PASIVOS

Las Regionales y Centros de Formación Profesional deberán depurar los saldos reflejados de la subcuenta 240101001_Bienes y Servicios, originados por comprobantes manuales correspondientes a los registros de las notas de entradas de almacén, para lo cual deberá realizar los respectivos registros contables en cumplimiento a la Circular N.3-2016-000085 del SENA la cual corresponde al control y seguimiento periódico a la cuenta 240101, como también deberán tener el seguimiento y control de los saldos reflejados en la cuenta 240101001 Bienes y Servicios, y en la cuenta 240102001 Proyectos de Inversión, originados por obligaciones transaccionales que se encuentren en estado “Generada” y tienen un periodo mayor a 30 días sin pago, así mismo de los saldos generados por comprobantes manuales que tengan más de 10 días calendario de elaborados correspondientes al reconocimiento de la cuenta por pagar por falta de PAC. Para el cierre del mes de diciembre de 2021, solo deben quedar comprobantes manuales del periodo vigente es decir de diciembre 2021.

Formato de seguimiento y control de los saldos de la cuenta 2401- GRF-F-07

- Las Regionales y Centros de Formación Profesional, deberán diligenciar el 1, el cual se encuentra publicado en la plataforma comproMISO, teniendo en cuenta las indicaciones mencionadas en cada una  de las columnas del formato. Deberá ser diligenciado en el momento en que ya exista el cierre contable definitivo por parte de la CGN y SIIF.

- En el formato en mención se debe incluir los saldos originados por comprobantes manuales y automáticos, que conforma los saldos de las siguientes subcuentas:

Código Contable

- Los centros de formación profesional deberán entregar a su respectiva Regional el formato de seguimiento y control de los saldos de la cuenta 2401- GRF-F-071 debidamente diligenciado.

- El reporte de cuentas por pagar que se descarga de SIIF debe generarse el día 21 de enero 2022 a primera hora, teniendo en cuenta que hasta el día 20 de enero se generan modificaciones de obligaciones, si se genera en una fecha posterior el saldo de cuentas por pagar al 31 de diciembre de 2021 no coincidirá puesto que el sistema va actualizando automáticamente la información.

- Es responsabilidad de la Regional consolidar la información del formato de seguimiento y control de los saldos de la cuenta 2401- GRF-F-071, de sus centros de formación y su Regional para entregar a través de correo electrónico al grupo de Contabilidad de la Dirección General.

- La regional deberá Remitir el formato consolidado de la Regional y sus Centros de Formación Profesional, a más tardar el 18 de febrero de 2022, a los correos slloaiza@sena.edu.co con copia dpombo@sena.edu.co

- Las Regionales y Centros de formación que presenten saldos en las cuentas por pagar por incumplimiento con el pago del principal o hayan infringido los plazos, deberán informar en un archivo de Word aparte, para la elaboración de las revelaciones:

- Los detalles de esa infracción o incumplimiento.

- El valor en libros de las cuentas por pagar relacionadas al finalizar el periodo contable.

- La corrección de la infracción o renegociación de las condiciones de las cuentas por pagar antes de la fecha de autorización para la publicación de los estados financieros.

- Ganancias reconocidas y en el resultado del período cuando se dé de baja de forma total o parcial de la cuenta por pagar.

Acta de Conciliación de Cuentas por Pagar

- Las Regionales y Centros de Formación Profesional, deberán elaborar las Actas de Conciliación de Cuentas por Pagar correspondiente al corte del 31 de diciembre de 2021 en el formato GD-F-007_Formato_Acta_V02, el cual se encuentra publicado en ComproMISO, (Acta de conciliación entre las áreas de Tesorería-Contabilidad-Presupuesto).

- El acta de Conciliación de cuentas por pagar deberá coincidir los saldos con el formato de seguimiento y control de los saldos de la cuenta 2401- GRF-F-071, ya que el formato es un anexo al acta de conciliación.

- Los saldos y los conceptos de las cuentas por pagar que se reportan en el formato F- 007_Formato_Acta_V02, corresponderán a:

- El acta de conciliación deberá reflejar las correspondientes justificaciones por las diferencias que se presenten entre los saldos contables y los saldos de tesorería y presupuesto en caso de que se presente.

- La regional deberá Remitir el Acta de Conciliación de cuentas por pagar de la Regional y sus Centros de Formación Profesional, a más tardar el 18 de febrero de 2022, a los correos slloaiza@sena.edu.co, con copia dpombo@sena.edu.co

13. BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS

El Grupo de Salarios y el Grupo de Pensiones según corresponda, deberán remitir al Grupo de Contabilidad de Dirección General, con corte 31 de diciembre de 2021 a través de CI al correo victorg@sena.edu.co, con copia slloaiza@sena.edu.co, amás tardar el día 13 de enero de 2022, la siguiente información que se requiere:

- Archivo de proyección de costo de vacaciones causadas a diciembre 31 2021: corresponde a la relación con el valor de los periodos de las vacaciones pendientes por pagar o por disfrutar al 31 diciembre 2021.

- Archivo de las vacaciones anticipada 2021-2022: corresponde a las vacaciones pagadas por anticipado en diciembre 2021 y las cuales serán amortizadas en 2022, de forma detallada.

- Archivo para la amortización de las vacaciones anticipada 2021-2022: Corresponde a la relación detallada de la amortización mensual durante toda la vigencia 2022 de los sueldos por vacaciones, prima de vacaciones y bonificación de recreación, que fueron cancelados de manera anticipada en Diciembre del 2021.

- Archivo de vacaciones pagadas en vigencia 2021 de causaciones anteriores: corresponde a la relación con el valor de los periodos de vacaciones que se pagaron durante el 2021 pero que pertenecían a periodos anteriores ya causados, es decir periodos vencidos desde el 2020 hacia atrás.

En esta información debe reflejarse de forma detallada y por cada concepto: Sueldo por vacaciones, prima de vacaciones, bonificación recreación. Por favor anexar la resolución en la cual se autoriza el pago de las vacaciones anticipadas diciembre en 2021.

- El pasivo por beneficios a los empleados a largo plazo se medirá por el valor presente, sin deducir los activos del plan de activos para beneficios a los empleados a largo plazo, de los pagos futuros esperados que serán necesarios para liquidar las obligaciones por dichos beneficios.

- Para la medición del pasivo por beneficios a los empleados a largo plazo, de los activos que hacen parte del plan de activos para beneficios a los empleados a largo plazo y de los derechos de reembolso se considerarán los requerimientos señalados en la medición de los beneficios posempleo. No obstante, el costo del servicio presente, el costo del servicio pasado, las ganancias o pérdidas actuariales, las ganancias o pérdidas del plan de activos para beneficios a los empleados a largo plazo y las ganancias o pérdidas por la liquidación final de beneficios se reconocerán como gasto o ingreso en resultado del periodo.

- En el caso de las cesantías retroactivas a cargo de la entidad, el pasivo por beneficios a los empleados a largo plazo se medirá, como mínimo al final del periodo contable, por el valor que la entidad tendría que pagar si fuera a liquidar esa obligación a esa fecha.

- El activo reconocido cuando la entidad efectúe pagos por beneficios a los empleados a largo plazo que estén condicionados al cumplimiento de determinados requisitos por parte del empleado y este no los haya cumplido parcial o totalmente, se medirá por el valor equivalente a la proporción de las condiciones no cumplidas con respecto al beneficio total recibido por el empleado.

- El pasivo por los beneficios otros posempleo se medirá por el valor presente, sin deducir los activos del plan de activos para beneficios posempleo, de los pagos futuros esperados que serán necesarios para liquidar las obligaciones derivadas de los servicios prestados por los empleados en el periodo presente y en los anteriores. La entidad deberá utilizar una metodología de reconocido valor técnico para determinar el valor presente del pasivo por beneficios posempleo, y cuando corresponda los costos del servicio presente o pasado relacionados.

- Para la medición del pasivo por beneficios posempleo, la entidad realizará suposiciones actuariales (cálculo actuarial), las cuales corresponderán a las mejores estimaciones sobre las variables que determinarán el costo final de proporcionar los beneficios posempleo. Las suposiciones actuariales comprenden suposiciones demográficas y financieras que tienen relación con los siguientes elementos: expectativa de vida del beneficiario, tasas de rotación de empleados, incapacidades, retiros prematuros, tasa de descuento, salarios y costos de atención médica, entre otros que considere o se requieran en la evaluación actuarial. La tasa de descuento que se utilizará para la medición del valor presente del pasivo posempleo será la tasa reglamentada para este fin o en su defecto por la tasa de mercado de los TES emitidos por el Gobierno Nacional con plazos similares a los estimados para el pago de las obligaciones.

Como complemento a la información solicitada al Grupo de Salarios y al Grupo de Pensiones correspondiente a la medición posterior de los beneficios a empleados a largo plazo, posempleo y otros beneficios posempleo se encuentra en el CI radicado por parte del Grupo de Contabilidad.

Tabla No. 15 - Beneficios a Corto Plazo

Tabla No. 16 - Beneficios a Largo Plazo

Tabla No. 17 - Beneficios Posempleo

Tabla No. 18 - Beneficios Posempleo-Pensiones

14. IMPUESTOS

Las Regionales deberán remitir a Contabilidad de Dirección General, la siguiente información:

- La relación de IVA pagado en el último bimestre de 2021 a más tardar el día 13 de enero de 2022, que se solicitará en devolución, de acuerdo con el formato publicado en compromISO y denominado “GRF-F-044 relación de facturas pagadas con IVA para solicitar devolución a la DIAN”, consolidado por la Regional, para realizar respectivo trámite ante la DIAN.

La documentación que respalda dicha solicitud deberá remitirse en una carpeta en OneDrive con todas las facturas y sus respectivas ORDENES DE PAGO del IVA, a más tardar el día 18 de enero de 2022, con los siguientes soportes:

- Planillas de solicitud debidamente firmadas por el contador y el tesorero.

- Copia de las facturas de compra cumpliendo con los requisitos exigidos en el artículo 617 del estatuto tributario.

 Copia de la orden de pago en la cual se evidencie el giro del IVA cobrado en la factura.

- En cuanto a la conciliación de IVA la fecha máxima para enviar esta conciliación es el viernes 21 de enero de 2022. La entrega de esta la realizarán a través del correo electrónico y lo deberá remitir el profesional contable de la Regional en una carpeta comprimida, la cual contendrá todas las conciliaciones de los centros. Los archivos deberán ser nombrados con el número de la PCI que identifica a cada subunidad ejecutora, como se muestra en el siguiente ejemplo: conciliación PCI 36-02-00-001-0000.

La conciliación deberá remitirse en el archivo Excel establecido a la fecha y en formato PDF debidamente firmada por el Contador y el Profesional pagador de cada Regional. Para el caso de los Centros de formación esta será firmada por el profesional del área contable responsable de la conciliación y por el profesional responsable del proceso en el área de tesorería.

- El formato de las obligaciones del IVA por pagar a diciembre 31 de 2021 (cuentas por pagar de IVA) deberá remitirse a más tardar el día 21 de enero de 2022.

- Verificar que no queden saldos contrarios por tercero o cuantías menores en la cuenta del IVA 138413001 - Devolución de IVA Entidades de Educación Superior a diciembre 31 de 2021, tarea que es responsabilidad de contabilidad en cada Regional y Centro de Formación. Los ajustes para subsanarlos se recibirán para aprobación hasta el día 19 de enero de 2022.

Se debe tener en cuenta, que esta conciliación permitirá verificar lo reportado por el área de tesorería en la solicitud de devolución y cruzar la información con los saldos reflejados por cada tercero a diciembre 31 de 2021, en la cuenta del IVA 138413001 - Devolución de IVA Entidades de Educación Superior, lo cual ayudará a detectar los valores de IVA registrados de obligaciones en estado pagadas al corte del último bimestre y que por error no se estén incluyendo en la solicitud de devolución correspondiente, al igual que el IVA de las obligaciones que quedan como cuentas por pagar, para solicitarlas en los periodos siguientes, cuando se realice efectivamente el giro al beneficiario final. Todo este proceso facilitará subsanar cualquier omisión en la solicitud de IVA, antes de la entrega oficial a la Dirección General.

- El perfil gestión contable de cada Regional y Centro de Formación, deberá revisar la consulta de deducciones al 31 de diciembre de 2021, para corroborar los saldos que se encuentran pendientes por pagar, de las deducciones por concepto de retención de ICA, estampillas municipales y departamentales.

La anterior actividad es recomendable efectuarla los primeros días de enero de 2022, o inclusive antes de culminar el año, para que en caso tal de que existan saldos de periodos anteriores, se puedan declarar y girar en el último periodo del año 2021, según corresponda. La ruta para revisar esta consulta es GESTIÓN DE GASTOS (EPG) / CONSULTA / CONSULTA CONSOLIDADA DEDUCCIONES, seleccionando en la lista desplegable la opción con saldos por pagar. Se recomienda realizar esta revisión desde el año 2013 hasta el año 2020, consolidando en un solo reporte los nueve años, debido a que saldos de estas anteriores vigencias pudieron ser ajustados en la vigencia 2021.

Estos parámetros para la revisión y depuración de la consulta de deducciones, deben ser tenidos en cuenta para su correcta aplicación, con el fin de mitigar el riesgo de que la Entidad se vea afectada por posibles procesos de fiscalización por retenciones de impuestos no pagadas o declaradas a las respectivas entidades recaudadoras, que traigan como resultado sanciones onerosas; situación que además, tendrá consecuencias de carácter disciplinario para los responsables en cada Regional o Centro de Formación, según corresponda. Por esto es importante que las retenciones de ICA y estampillas generadas en el mes de diciembre y los saldos que encuentren de meses anteriores y que requieran de traslado para su respectivo pago y declaración, deberán trasladarse a más tardar el 30 de diciembre de 2021 a la respectiva PCI en la cual legalizan el pago y la declaración. Tenga en cuenta que tales retenciones deben declararse y pagarse en su totalidad sin excepción, en el mes de enero de 2022, para el último periodo del año según corresponda (mensual- diciembre) (bimestral - sexto bimestre) y de acuerdo con el plazo establecido en los calendarios tributarios de cada Municipio o Departamento.

En caso de que se evidencien errores en el beneficiario de la deducción reflejado en la bolsa de deducciones, significa que el registro se realizó erradamente desde la obligación y es necesario realizar una reclasificación, aplicando el manual denominado “GUIA ADMINISTRAR DEDUCCIONES “versión 1.0 expedida en 24/08/2020 publicado por SIIF Nación en la siguiente ruta:

https://www.minhacienda.gov.co/webcenter/ShowProperty?nodeId=%2FConexionConten

t%2FWCC CLUSTER-143888%2F%2FidcPrimaryFile&revision=latestreleased

a fin de que no quede pendiente de pago a la DIAN, Municipio o Departamento, según corresponda, generando una inconsistencia en la declaración, por errores en el beneficiario de la deducción.

Adicionalmente si detecta un error en la posición de catálogo no presupuestal, es decir en el código con el cual registraron la deducción, debe realizar igualmente una reclasificación aplicando los pasos indicados en el mismo manual. En ambos casos dichas reclasificaciones o correcciones del tercero beneficiario de la deducción y/o posición de catálogo no presupuestal deberán efectuarse a más tardar el día 30 de diciembre de 2021.

- Al aplicar el procedimiento enunciado en el punto anterior, para corregir el beneficiario de la deducción o la posición de catálogo no presupuestal, se deberá ingresar por el perfil gestión contable para registrar una solicitud de reclasificación de deducciones.
Luego en el menú de la izquierda, ingresar por la ficha Gestión de Gastos (EPG) y seguir la ruta Administración de deducciones/ Deducciones/ Reclasificación de deducciones/ solicitar. Seleccionar de la lista desplegable la naturaleza jurídica del tercero beneficiario de la orden de pago, seleccionar el tipo de identificación, registrar el número de identificación sin dígito de verificación y clic en buscar. Registrar la Orden de Pago Presupuestal a la que se le requiere redefinir un concepto deducido a un tercero, o redefinir el tercero beneficiario de la deducción causada, ya sea para el valor total o por un valor parcial de lo descontado. Después de registrar la orden de pago presionar ENTER. El aplicativo cargará automáticamente todas las deducciones que están vinculadas a la orden de pago presupuestal. Recuerde por favor que debe aplicar todos los pasos del manual y finalmente deberá solicitar al área de tesorería la aprobación de esta solicitud de reclasificación de deducciones, para que sea efectivamente cargada en la bolsa de deducciones la corrección realizada, dado que la aprobación está vinculada al perfil Entidad-Gestión Pagador Central o Regional.

- Tenga en cuenta que Los registros errados no desaparecen, el sistema carga los nuevos registros con los datos corregidos y en la fecha en la cual aplique el proceso. Las transacciones realizadas para corrección de beneficiario de la deducción o para corrección del código de la deducción registrado, se identificarán en la consulta de deducciones con el tipo de transacción EPG 206 “aprobar solicitud de reclasificación de deducciones” con valor negativo por cada posición de pago no presupuestal a la que se definió valor para reclasificar, y un movimiento con transacción origen igualmente EPG206 con valor positivo por cada posición de pago no presupuestal destino y con la que se redefinió concepto de deducción, valor o tercero beneficiario.

- Las transacciones realizadas para devolución de saldos por mayores valores de retención aplicadas a un proveedor o por aplicarse sin ser procedente, se continúa aplicando el manual denominado “Guía como realizar devolución de deducciones practicadas en SIIF Nación”, ruta:

https://www.minhacienda.gov.co/webcenter/ShowProperty?nodeId=%2FConexionCo

ntent%2FWCCCLUSTER-016903%2F%2FidcPrimaryFile&revision=latestreleased

previa solicitud del proveedor con sus respectivos soportes. Este proceso continúa vigente sin cambios y se identifica igualmente en la consulta de deducciones con el tipo de transacción EPG 126, la cual corresponde a la cuenta por pagar no presupuestal aprobada desde el perfil gestión contable, apareciendo en negativo. Por consiguiente, tratándose de devoluciones de dinero, en este proceso, cuando se apruebe la cuenta por pagar no presupuestal no deberá realizar ningún registro en el botón AGREGAR, dado que este se utilizaba exclusivamente para reclasificaciones. Una vez aprobada esta cuenta se deberá pasar igualmente a tesorería para que realicen una orden de pago no presupuestal y se realice el giro de los recursos al proveedor o contratista que realizó la solicitud de devolución.

- Recuerde que para efectos de ajustes o registros que impliquen afectar deducciones por concepto de impuestos, NO se podrán realizar comprobantes manuales, debido a que estos comprobantes no se ven reflejados en la consulta de deducciones y tampoco en los certificados de retención, de lo contrario se generarían inconsistencias en las declaraciones y en dichos certificados. En conclusión, las deducciones registradas en el aplicativo solo podrán ser resultado del registro de obligaciones, del registro de reintegros realizados por el perfil pagador y del registro de devoluciones o reclasificaciones de forma transaccional.

- Por lo anterior tenga en cuenta que existe un manual para realizar cada trámite, uno para reclasificaciones y otro para el proceso de devoluciones y no es posible aplicar otro tipo de procedimiento, ya que esto generará inconsistencias en las declaraciones. Si tiene dificultades al momento de aplicar este manual por favor escribir al correo: amendezmo@sena.edu.co y/o ssastoque@sena.edu.co;comunicarse a la extensión 14345 o a través de la herramienta Microsoft Teams con Adriana Méndez Montano.

- Es necesario que las personas involucradas en el proceso de registro de las obligaciones y el pago de las retenciones aplicadas por concepto de impuestos y estampillas verifiquen el estatuto tributario municipal y departamental, en el cual se encuentre ubicada la Regional o Centro de Formación, durante los primeros días del mes de enero del año 2022 con la finalidad de identificar posibles modificaciones en las siguientes situaciones:

- El hecho generador que da lugar a la aplicación de la retención de ICA y estampillas municipales o departamentales.

- Las tarifas que se deben aplicar por concepto de retención de ICA y estampillas si hubiese lugar a las mismas.

- La periodicidad para la presentación de la declaración y pago de las retenciones efectuadas por parte de la entidad durante el año 2022. Igualmente validar que se haya cumplido debidamente con esta obligación durante la vigencia 2021.

- La obligación de presentar información exógena respecto de las retenciones declaradas, formatos de presentación y la periodicidad para su entrega, para la vigencia 2022. Igualmente validar que se haya cumplido debidamente con esta obligación durante la vigencia 2021.

- Las actividades exentas o no sujetas a las retenciones señaladas.

- La inclusión de las profesiones liberales como actividad gravada, lo cual implica iniciar la aplicación de retención a título de ICA por este concepto. Esto teniendo en cuenta la nueva definición de actividades de servicios en la que abarca inclusive el ejercicio de profesiones liberales, razón por la cual es importante verificar con los entes municipales si a la fecha se ha realizado alguna actualización de los acuerdos con el tema en mención, evitando posibles sanciones para la entidad.

- Para evitar procesos de fiscalización por parte del Ministerio de Educación Nacional, se recomienda revisar todos los contratos de obra, y conexos (diseño, operación, mantenimiento o interventoría) a los cuales se les efectuó pagos durante la vigencia 2021, para verificar si se aplicó adecuadamente la estampilla pro-Universidad Nacional y demás universidades estatales.

En caso tal que se evidencie que no se aplicó la estampilla o se aplicó a una tarifa inferior, por favor realizar los ajustes pertinentes en próximos pagos o el respectivo cobro al contratista. Cuando se trate de cobro directo, es indispensable que remitan copia de la consignación al correo: deyby martinez@sena.edu.co y/o ssastoque@sena.edu.co,informando todos los datos del tercero y el número de contrato, a más tardar el día 06 de enero de 2022.

Es importante tener en cuenta que al finalizar los contratos de obra y/o sus conexos se debe dejar plasmado en las actas de liquidación, obligaciones claras, expresas y exigibles por conceptos de retenciones o estampillas pendientes de reintegrar por parte de los contratistas al SENA, en caso de que existan tales conceptos pendientes, de lo contrario no será posible hacer exigibles las retenciones, cuando se genera acta de paz y salvo del contrato.

- Respecto a la estampilla pro-Universidad Nacional y demás universidades estatales, no aplicada a contratos de vigencias anteriores (2014 a 2021), los cuales ya han sido informados reiteradamente por la Dirección General a cada Regional y Centro de Formación, es necesario que comuniquen el estado de las gestiones realizadas a diciembre 31, al correo deyby martinez@sena.edu.co y/o ssastoque@sena.edu.co,a más tardar el día 06 de enero de 2022.

En caso de que el contratista haya realizado el reintegro de dichas estampillas, es indispensable igualmente que remitan copia de la consignación al correo: deyby martinez@sena.edu.co y/o ssastoque@sena.edu.co, informando todos los datos del tercero, el número de contrato y la vigencia, a más tardar el día 06 de enero de 2022.

15. PROCESOS JUDICIALES

Se requiere que el Grupo de Procesos Judiciales y Conciliaciones de la Dirección Jurídica, remita antes del 26 de enero de 2022 al Grupo de Contabilidad de la Dirección general, la siguiente información:

- El Informe Mensual de Defensa Judicial a nivel nacional y el Formato F-9_Sireci, con corte al 31 de diciembre de 2021 con el fin de realizar los respectivos registros contables, para lo cual deberá coincidir la información y los saldos de los dos informes mencionados.

- El Informe Mensual de Defensa Judicial deberá reflejar los valores que reconocerá el Grupo de Contabilidad como Activo Contingente, Provisión Contable y Pasivo Contingente, teniendo en cuenta que para los procesos en contra del SENA corresponderán a los resultados obtenidos por la aplicación de la metodología de valoración de riesgo de pérdida del proceso, adoptada por la Entidad.

- Entregar junto con el Informe mensual de defensa judicial con corte al 31 de diciembre de 2021, la Certificación de la información consolidada de los procesos judiciales a favor y en contra del SENA.

- Entregar la relación de los procesos de conciliaciones extrajudiciales con los respectivos valores para ser reconocidos como provisión contable por conciliaciones extrajudiciales, con corte al 31 de diciembre 2021.

16. RESPONSABILIDADES

Será responsabilidad de los Directores, Subdirector de Centro y Coordinadores de grupo de apoyo administrativo, Coordinadores de Grupo Almacenes e Inventarios y Contabilidad de la Dirección General, diligenciar, actualizar y remitir el formato “GRF-F-073 Consolidado saldos cuentas responsabilidades de bienes muebles”, por cada Centro de Formación, Regional y Dirección General, incluida las transacciones a diciembre 2021 y remitirlo al coordinador del Grupo de Contabilidad con copia a los siguientes correos electrónicos yvillamil@sena.edu.co yjlozadam@sena.edu.co amás tardar el 20 de enero de 2022.

17. DEPÓSTIOS JUDICIALES

El Grupo de Tesorería de Dirección General, debe remitir al Grupo de Contabilidad y al Grupo de Procesos Judiciales y Conciliaciones de la Dirección Jurídica, el reporte de Depósitos Judiciales del Banco Agrario, con corte al 31 de diciembre de 2021, antes del 7 de enero del 2022.

Grupo de Procesos Judiciales y Conciliaciones de la Dirección Jurídica deberá remitir al grupo de contabilidad el informe de depósitos judiciales consolidado al cierre de la vigencia 2021, a más tardar el 26 de enero del 2022.

CERTIFICACIÓN DE SALDOS DE LAS ÁREAS DE GESTIÓN AL GRUPO DE CONTABILIDAD

Previo a la realización del proceso de cierre contable y con el fin de garantizar la consistencia de la información administrada en las diferentes dependencias, la cual se reflejan en los estados financieros del SENA, se remitirá por parte de las áreas productoras de la información la respectiva certificación de los saldos reportados al grupo de contabilidad:

Las certificaciones deberán ser remitidas simultáneamente con la información definitiva suministrada para el registro contable al 31 de diciembre de 2021.

RECOMENDACIONES ESPECIALES

-  Si no se llegara a contar con saldos disponibles de cupo PAC de la nación por disposición de la Dirección Nacional del Tesoro, lo que implicaría no poder realizar las obligaciones constituidas como cuentas por pagar de forma transaccional, razón por la cual deberá realizarse el siguiente procedimiento:

- Realizar el registro contable de forma manual sin registro de las deducciones, afectándose las cuentas del Gasto según corresponda el concepto, registro del valor del IVA que aparece en las facturas, afectando la cuenta 138413001 Devolución de IVA para Entidades de Educación Superior y el valor del pasivo en la subcuenta 240101001 Bienes y Servicios si el rubro presupuestal del gasto obedece a Funcionamiento, o en la subcuenta 240102001 Proyectos de Inversión si el rubro presupuestal del gasto corresponde a proyectos de Inversión, de acuerdo como se refleja en el registro presupuestal y especificando en la descripción de la cabecera del comprobante manual que “el registro obedece al reconocimiento de la cuenta por pagar por falta de PAC”

- Las deducciones no serán registradas en el comprobante manual, dado que estás se afectarán hasta el mes de enero 2022 cuando se elabore la obligación de forma transaccional.

- Los documentos soporte remitidos para el registro contable de la cuenta por pagar deberán devolverse a la dependencia correspondiente, para la respectiva justificación de la reserva presupuestal ante el Grupo de Presupuesto o quien haga sus veces. Así mismo se dejará una copia de los documentos en el Grupo de Contabilidad o quien haga sus veces, como soporte del comprobante contable manual, específicamente la comunicación radicada de la solicitud del pago, la factura de venta y la certificación de recibido a satisfacción por parte del supervisor.

- En el mes de enero de 2022 es necesario que las dependencias o a quien corresponda, reenvíen nuevamente la documentación completa al Grupo de Contabilidad o quien haga sus veces, para efectos de elaborar la obligación presupuestal con fecha de enero para lo cual deberán utilizar el atributo contable “40 - BIENES, SERVICIOS, IMPUESTOS Y TRANSFERENCIAS CAUSADOS”, que permite cancelar el pasivo que fue constituido en el momento del registro de forma manual, adicionalmente se registran en la obligación presupuestal todas las respectivas deducciones, para hacer efectivo el trámite de pago.

- Las reservas presupuestales se constituyen en virtud del Artículo 89 del Decreto 111 de 1996 y corresponden a la diferencia entre los compromisos y las obligaciones. Los bienes o servicios que no se hayan recibido a satisfacción a 31 de diciembre 2021 y que estén debidamente justificados por caso fortuito o fuerza mayor se constituyen como reserva soportados en las razones que dieron lugar.

- Aquellos bienes o servicios que “SI” fueron recibidos a satisfacción y los cuales

fueron tramitados ante contabilidad o quien hagas sus veces en Regionales y Centros de Formación, pero que al momento de elaborar la respectiva OBLIGACIÓN no fue posible su registro, debido a que no contaba con disponibilidad de cupo PAC, se justificará su constitución como reserva por el faltante de PAC, no obstante, el área contable procederá a realizar el comprobante manual como se indicó anteriormente.

- Es importante tener en cuenta que en la CONSTITUCIÓN DE RESERVAS PRESUPUESTALES VIGENCIA 2021, cada ordenador del gasto debe enviar a través de CI por radicar al Grupo de Presupuesto la correspondiente justificación de cada una de las reservas presupuestales de forma individual, para lo cual se tomarán las cuentas que se recibieron a satisfacción pero que no contaron con PAC, al igual que las reservas constituidas por casos fortuitos o de fuerza mayor.

Todo lo anterior es teniendo en cuenta el Instructivo de cierre de vigencia de la Contaduría General de la Nación, la cual menciona “aplicar el principio de devengo en el reconocimiento de las “Cuentas por Pagar Presupuestales”. Cuando se trate de hechos económicos en los cuales se ha materializado el recibo de bienes o la prestación de servicios, con independencia que esto configure o no cuentas por pagar presupuestales y se tenga o no la disponibilidad del PAC, corresponderá a las ECP efectuar su reconocimiento en aplicación de los principios de contabilidad.

Por ello el sistema dispone la funcionalidad de registros manuales y en la etapa de la obligación presupuestal, se debe seleccionar el Atributo contable diferente a "05- NINGUNO", de tal forma que, al efectuar el pago, se cancele el pasivo constituido en el devengo Es preciso indicar que las cuentas por pagar presupuestales corresponden a las cuentas que tienen una obligación presupuestal en estado Generada y las cuales están relacionadas por parte del Grupo de Tesorería como constitución de cuentas por pagar al cierre de la vigencia 2021.

- ? El grupo de contabilidad de Dirección General, efectuarán las siguientes actividades:

- El cierre de los saldos de las subcuentas de retención pagada 2436-RETENCIÓN EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE y el cruce con la retención causada en las subcuentas del retenido, para cada una de las subunidades ejecutoras

- Para garantizar la calidad de la información al momento del cierre y en la aplicación del principio de asociación, se debe efectuar la imputación de los documentos de recaudos por clasificar “DRXC” de sus ingresos relacionados con los costos y gastos incurridos en el período contable y que hayan sido realizadas en las cuentas bancarias del Tesoro Nacional o de la Entidad.

- Al final del periodo contable no se hayan imputados los recaudos del punto anterior, se debe reclasificar mediante registros manuales de debitando la subcuenta 572080- Recaudos y acreditando el auxiliar directo 240720001-Recaudos por clasificar.

- En lo relacionado con las “Cuentas por Cobrar” estas deben ser constituidas por la entidad cuando se tenga un derecho claro, expreso y exigible, aplicando el principio de devengo.

- Se informa que para las cuentas 190801002-En administración DTN-SCUN, 2436-Retención en la fuente y todas sus subcuentas, 240706002-Contribución de obra pública, 240722002- Retención estampilla pro-unal y otras universidades estatales, 240722003-Estampillas y 4705- Fondos Recibidos, no es procedente realizar registros contables manuales, desde las regionales y centros de formación.

- La fecha límite para registros contables manuales correspondiente al periodo de diciembre de 2021, es hasta el viernes 4 de febrero de 2022.

Cordial saludo,

Firmado

WILSON JAVIER ROJAS MORENO

Director Administrativo y Financiero

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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