CIRCULAR 274 DE 2012

(6 junio)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

PARA: DIRECTORES REGIONALES, SUBDIRECTORES DE LOS CENTROS FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL, ASESORES, GESTORES Y EQUIPOS DE TRABAJO DE LAS REDESDE CONOCIMIENTO SECTORIAL SENA.

ASUNTO: Información requerida para asignación de recursos de ley 344 de 1996 para proyectos de la convocatoria interna 01 de 2012.

De los 119 proyectos presentados a la convocatoria interna 01 de 2012, 40 aprobaron la evaluación realizada por un equipo externo independiente de la Dirección General y seleccionado para tal fin. De estos 40 proyectos, 36^[1] incorporaban el rubro de máquinas, equipos y herramientas para modernizar ambientes de formación, financiables con recursos de ley 344 de 1996.

Estos 36 proyectos fueron viabilizados por la Comisión Nacional de Proyectos –CNP– en sesión del 15 de junio de 2012 y aprobados por el Consejo Directivo Nacional –CDN– en reunión del 5 de julio de 2012, para inversión de recursos de ley 344 de 1996 durante la vigencia 2012.

De esta manera, estos proyectos entran a hacer parte del Banco Interno de Proyectos de Desarrollo de Conocimiento vigencia 2012, el cual se financiará, según orden descendente del puntaje de evaluación, con el presupuesto asignado a la convocatoria y con recursos adicionales si éstos se llegaran a obtener.

Para asignar los recursos de ley 344 de 1996 es necesario contar con la siguiente documentación para cada proyecto:

1. Validación del cuadro de presupuesto integral del proyecto:

- El "Cuadro de presupuesto integral de provectos" adjunto debe verificarse por cada uno de los proyectos y en cada una de sus celdas. Se debe asegurar que los valores, rubros e información, allí registrados, correspondan con el proyecto que aprobó la evaluación. No se acepta cambios al proyecto aprobado.

- En todo caso, el presupuesto para máquinas, equipos y herramientas no puede sobrepasar el valor registrado en la columna "Recursos viabilizados para máquinas, equipos y herramientas" del cuadro de presupuesto integral adjunto, ya que éste fue el viabilizado por la Comisión Nacional de Proyectos para ser financiado con recursos de ley 344 de 1996 y aprobado por el Consejo Directivo Nacional.

- La financiación de los demás recursos se buscará con las fuentes citadas en el

cuadro mencionado, para cada rubro. Por ejemplo, en el caso del Software se
hará con recursos TIC, los Materiales de Formación con recursos de los Centros

de Formación al igual que la Remuneración de Instructores, los viáticos y la papelería.

- Los datos del centro o centros responsables de la ejecución de recursos, así como toda la demás información debe ser verificada.

2. Estudio de mercado que sirvió de base para determinar el valor de las máquinas, equipos y herramientas que se van a adquirir en el marco del proyecto:

- En éste, se debe incluir la relación detallada de máquinas, equipos y herramientas que se van a adquirir y que deben corresponder de forma íntegra con el proyecto viabilizado y aprobado (no se pueden incluir máquinas, equipos, herramientas o ítems no contemplados en el proyecto viabilizado y aprobado).

- Es necesario identificar claramente en esta relación cuáles máquinas, equipos y herramientas son TIC y cuáles no.

- La información del estudio de mercado no puede sobrepasar las cantidades ni los recursos solicitados para máquínas, equipos y herramientas en el proyecto.

- Tampoco se pueden sobrepasar los recursos viabilizados y aprobados que se
relacionan en el archivo anexo "Cuadro presupuesto integrai de proyectos".

- El estudio de mercado se debe elaborar en el formato "Plan de compras" del Formato Anexo 1 y debe ser guardado en formato pdf.

3. Ficha técnicas de los equipos relacionados en los proyectos:

- Información detallada de equipos, máquinas y herramientas que se requieren para la implementación y puesta en marcha del proyecto.

- Esta Ficha Técnica debe contener el nombre del elemento, su descripción técnica y la cantidad del elemento a adquirir; información que debe coincidir con lo registrado en el formato "Plan de Compras" del Formato Anexo 1.

- Las fichas técnicas deben ser diligenciadas en el formato Anexo 2 según el orden de registro en el estudio de mercado y deben ser guardadas en formato pdf en un sólo documento.

4. Acta validación de fichas técnicas:

- Documento en el que se registra la validación y aprobación de las fichas técnicas de las máquinas, equipos y herramientas relacionados en cada proyecto.

- En la jornada de elaboración de fichas técnicas debe participar el equipo técnico de instructores especialistas en la temática del proyecto, delegados por el equipo de subdirectores de los centros de formación de la red de conocimiento correspondiente.

- El acta debe ser diligenciada en el formato Anexo 3, firmada por todos los participantes y escaneada.

Para desarrollar este trabajo, se anexa:

- "Cuadro de presupuesto integral del provecto", el cual contiene la relación e información básica de proyectos que fueron aprobados en la evaluación: Disponible para descarga en:

http://www.sena.edu.co/Portal/Convocatorias+vigentes/convocatorias vigentes.htm

- Formatos de ejemplo para el desarrollo de los documentos. Disponible para descarga en:

http://www.sena.edu.co/Portal/Convocatorias+vigentes/convocatorias vigentes.htm

- Los proyectos viabilizados y aprobados para recursos de ley 344 de 1996, puede ser consultados en: http://www.sena.edu.cokInwnloads/sigodatos/sesion.rar

NOTAS IMPORTANTES:

- No puede ser modificada la relación de máquinas, equipos, herramientas y demás rubros inicialmente relacionados en los proyectos.

- No se deben mencionar marcas de ningún tipo.

- Dentro de los recursos para máquinas, equipos y herramientas no se pueden incluir los requeridos para aulas móviles.

- Se deben dar rangos en las especificaciones técnicas de los elementos, por ejemplo, para adquirir un portátil esta sería una ficha técnica válida:

Computador Portátil - Procesador de 2,13 GHz - 3.4 GHz. - RAM de 4 GB - 8GB, Pantalla de 14 pulgadas a 17 pulgadas

- Las características técnicas de las máquinas, equipos y herramientas, no deben estar direccionadas a un proveedor o marca en particular, solo se exceptúa los casos de proveedores exclusivos en Colombia en cuyo caso debe anexarse la debida certificación.

- En consecuencia, el subdirector de centro de formación delegado por la red, deberá verificar que la documentación que contiene las características técnicas no incluye en sus especificaciones, ningún tipo de marca respecto de los bienes a adquirir, exceptuando los casos de proveedores exclusivos en Colombia, así como verificar que la información solicitada con esta circular cumpla con los parámetros aquí establecidos.

- La información para cada uno de los proyectos debe ser enviada por el subdirector de centro de formación delegado por la red, en un sólo paquete al asesor de cada red de conocimiento, quien verificará el cumplimiento de cada uno de los cuatro (4) puntos mencionados al inicio de esta comunicación y consolidará la información para gestionar la asignación de presupuesto. Esta información es: a. Validación del cuadro de presupuesto integral del proyecto; b. Estudio de mercado de máquinas, equipos y herramientas. c. Fichas Técnicas de máquinas, equipos y herramientas y d. Acta de validación de fíchas técnicas.

Es claro que entre más pronto se envíe esta documentación, más rápido se podrán asignar los recursos y mayor tiempo tendrán los equipos de trabajo de las redes, en cabeza del subdirector de centro de formación delegado, para ejecutarlos.

Sin embargo, por conveniencia institucional, según lo contempla el artículo 2 de la resolución 198 de 2012 y teniendo en cuenta los términos de ejecución presupuestal, se hace necesario fijar un plazo después del cual, la Dirección de Formación Profesional podrá descartar la financiación de proyectos para los cuales no se ha recibido la documentación y asignar los recursos a los siguientes proyectos, según orden de puntuación obtenido en la evaluación, para los cuales si se haya recibido dicha documentación. Este plazo es el 13 de julio de 2012.

Por otra parte, cordialmente informo que las respuestas a las observaciones presentadas a la evaluación de proyectos se encuentran disponibles para consulta en: http://www.sena.edu.co/Portal/Convocatorias+vigentes/convocatorias vigentes.htm

A partir de este proceso, ocho proyectos obtuvieron el puntaje necesario para aprobar la evaluación. Estos ocho proyectos adicionales se propondrán para viabilidad técnica de la CNP y para aprobación del CDN, de manera que puedan entrar a hacer parte del banco interno de proyectos. Por tanto, es conveniente que las redes beneficiadas con estos proyectos adelanten el desarrollo y envío de la documentación mencionada en esta circular.

Agradeciendo su atencióm,

 JAVIER ALONSO PARDO

 Director de Formacion Profecional

NOTA AL FINAL:

1. Los cuatro proyectos restantes no incorporaban máquinas, equipos y herramientas, o los incorporaban con destinación a aulas móviles. Estas proyectos serán presentados para aprobación al Comité conformado mediante resolución por el Director General, según lo establece el artículo 11 de la resolución 198 de 2012.

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