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CONCEPTO 5976 DE 2017
(junio 28)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
MINISTERIO DE CULTURA
Señora
MONICA ALEJANDRA TORRES
maleiat@sena.edu.co
Asunto: Eliminación Documental Respetada doctora Mónica:
Damos respuesta a su comunicación recibida en nuestra entidad y radicada bajo el No. 1-2017- 03787, mediante la cual solicita información sobre eliminación de la documentación contable, al respecto le informamos lo siguiente:
COMPETENCIA
Previo a absolver la consulta, se señala que, de conformidad con la Resolución No. 093 del 27 de febrero del 2017 "Por la cual se compila y actualiza el Manual de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales para los diferentes empleos de la planta de personal del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado", esta Subdirección de Gestión de Patrimonio Documental, es competente para absolver las peticiones y consultas que se dirijan a esta Entidad
MOTIVO DE LA CONSULTA:
Eliminación de documentos.
DE LA NORMATIVIDAD APLICABLE:
- Ley 594 de 2000 (julio 14). Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
- Acuerdo 04 de 2013.
CONSIDERACIONES:
Sobre la respuesta, conviene precisar en primer término, que las consultas que se presentan a esta Entidad se resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las funciones conferidas en el ejercicio de las atribuciones de dirección y coordinación de la función archivística del Estado colombiano, expresamente señalada en la Ley 594 de 2000, y se circunscribe a hacer claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las disposiciones en su conjunto, de acuerdo con el asunto que se trate.
A. AMBITO DE APLICACIÓN.
Respecto de los documentos contables debe observarse la Ley 962 de 2005 “por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos”. El Artículo 28 se refiere a la racionalización de la conservación de los libros y papeles de comercio “Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un periodo de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta".
Igualmente, el Artículo 19 de la Ley 594 de 2000. Soporte de Información. “Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptimo o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos.
- Organización archivístíca de los documentos
- Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema".
B. VALORACIÓN DE DOCUMENTOS CONTABLES
1. Valoración documental
Para determinar el tiempo que deben conservarse los documentos contables, es necesario realizar un proceso de valoración documental. Este ejercicio consiste en un proceso análisis de la producción documental de una entidad y tiene por objeto la identificación de los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer el tiempo que deben permanecer en el archivo de gestión, el archivo central y señalar su disposición final(1).
Existen criterios generales para realizar la valoración, teniendo como base el ciclo vital de los documentos y el funcionamiento institucional. Para tales efectos es importante tener en cuenta el uso, su frecuencia de consulta y las normas que regulan la producción documental(2).
Recordemos que el Ciclo Vital comprende las tres edades del documento y permite identificar si un documento está en Archivo de Gestión (fase activa), Archivo Central (fase semiactiva) o Archivo Histórico (fase inactiva), a partir de la frecuencia de uso y consulta(3). Definir estas fases permite distinguir los valores primarios y secundarios de un documento.
- Valores primarios
Cualidades que adquieren los documentos desde su creación y se conservan mientras sirven a la institución productora, al iniciador, destinatario o beneficiario de un trámite. Entre ellos se encuentran:
- Valor administrativo: Valor que se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier entidad para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite. Son de utilidad referencial para la toma de decisiones y la planeación.
- Valor Jurídico: Derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común. Valor Legal: Los documentos son testimonios ante la ley.
- Valor Fiscal: La utilidad que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.
- Valor Contable: La utilidad de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos, egresos y demás movimientos económicos de una entidad.
- Valores secundarios
Son valores que sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración, como fuente primaria para la historia de la entidad y como testimonio de la memoria colectiva de la comunidad que los creó y utiliza.
De esta manera, los documentos que posean valores primarios deben permanecer inicialmente en el Archivo de Gestión y posteriormente en el Archivo Central, teniendo en cuenta que en Gestión deben reposar el tiempo que dure el trámite y su vigencia, mientras que en Central estarán por un plazo precaucional que permita responder a futuras reclamaciones administrativas, legales o jurídicas.
B. ELIMINACIÓN DOCUMENTAL
El Acuerdo 004 de 2013 (marzo 15) “Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.”
“Artículo 15. Eliminación de Documentos. La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos deberá estar basada en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental, y deberá ser aprobada por el correspondiente Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo según el caso. Se podrá elevar consulta al Archivo General de la Nación cuando no existan normas legales que regulen los plazos de retención de ciertos documentos: a su vez este podrá solicitar concepto al organismo cabeza de sector al que corresponda la documentación objeto de consulta.
Adicionalmente se deberá cumplir con el siguiente procedimiento:
I) Previamente y por un periodo de treinta (30) días se deberá publicar en la página web de la respectiva entidad, el inventario de los documentos que han cumplido su tiempo de retención y que en consecuencia pueden ser eliminados, de forma que los ciudadanos puedan enviar sus observaciones sobre este proceso a los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos o al Archivo General de la Nación;
II) Las observaciones deberán ser revisadas por el respectivo Consejo Departamental y Distrital de Archivos o el Archivo General de la Nación, para lo cual contarán con sesenta (60) días, instancia que con base en el fundamento presentado por el o los peticionarios, podrá solicitar a la entidad suspender el proceso de eliminación y ampliar el plazo de retención de los documentos. Todo lo anterior se hará público en los sitios web de la entidad;
III) La aprobación de la eliminación de documentos de archivo, tanto en soporte físico como electrónico, deberá constar en un Acta de Eliminación de Documentos, la cual suscribirán el Presidente y Secretario Técnico del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo según el caso, de la respectiva entidad;
IV) Las actas de eliminación y el inventario de los documentos que han sido eliminados, se conservarán permanentemente y la entidad deberá mantenerlos publicados en su página web para su consulta;
V) cuanto a las solicitudes de suspensión de los procesos de eliminación, de acuerdo con la naturaleza de los documentos y su valor legal, testimonial, informativo, cultural, histórico o científico, cuando a su juicio se pueda afectar el patrimonio documental del país;
VI) La eliminación de documentos se debe llevar a cabo por series y subseries documentales y no por tipos documentales. Por ningún motivo se pueden eliminar documentos individuales de un expediente o una serie, excepto que se trate de copias idénticas, o duplicados”.
Para eliminar documentos debe dar aplicación a las Tablas de Retención o Tablas de Valoración documental.
CONCLUSION.
Por lo tanto, la entidad deberá definir con base en la normatividad vigente para la contabilidad, controles internos que permita garantizar la tenencia, conservación y reproducción de la documentación contable. El término de conservación de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad es de diez años (10) contados a partir de la fecha del último asiento contable.
En todo caso, la eliminación documental debe estar justificado en las Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), debidamente aprobadas por las instancias competentes. Ahora bien, si las TRD con que cuenta la entidad no quedo contemplado el tiempo de los diez años, se debe ajustar con respecto a lo señalado por las normas vigentes para la contabilidad.
En cualquier caso, cada entidad pública o empresa privada, atendiendo a los riesgos de pérdida de información, debe garantizar la integridad e inalterabilidad de la información. Toda decisión con relación a la gestión documental y en especial lo relacionado con la eliminación de documentos, debe estar aprobado por el Comité Interno de Archivo
En los anteriores términos se absuelve la consulta planteada, la cual debe considerarse dentro de los parámetros establecidos en el Código Contencioso de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, artículo 28, del Título II, Derecho de Petición, capítulos I, II y III, sustituidos por la Ley 1755 de 2015, sobre el Alcance de los Conceptos.
Cordialmente,
JORGE ENRIQUE CACHIOTIS SALAZAR
Subdirector de Gestión del Patrimonio Documental
NOTAS AL FINAL:
1. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual de Organización de Fondos Acumulados. Imprenta Nacional. Bogotá: 2004. Pág. 31.
2. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Mini-Manual para la elaboración de las Tablas de Retención Documental. Bogotá: 2004. Pág 25.
3. La información contenida en este subtitulo es tomada de: ibid. 25 - 27.
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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