CONCEPTO 16339 DE 2016

(abril 18)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Bogotá D.C.

XXXXXXXXXXXXXXX

En atención a su comunicación electrónica radicada con No. 8-2016-015209 del 12 de abril de 2016, mediante la cual solicita emitir concepto con el fin de precisar la procedencia de modificar la cuota de aprendices para los empleadores que reporten variación en el número de trabajadores en meses diferentes de julio y diciembre de cada año, a la luz de lo establecido en el artículo 2.2.6.3.11 del Decreto 1072 de 2015; al respecto, de manera comedida procedemos a resolver su consulta.

En su comunicación solicita el concepto manifestando:

“Me permito solicitar a usted concepto jurídico respecto a la variación de la cuota de aprendices que cita en el Decreto 1072 de 2015 en su artículo 2.2.6.3.11 lo siguiente:

“Cuando se presente variación en el número de empleados que incida en la cuota mínima de aprendices, la empresa patrocinadora deberá informar tal circunstancia a la Regional del Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, donde funcione el domicilio principal de la empresa, en los meses de julio y diciembre de cada año. El incumplimiento de esta obligación acarreará la imposición de las sanciones previstas en la Ley 119 de 1994”.

Según la norma anteriormente descrita las regionales han venido variando la cuota de empresas reguladas únicamente en los meses de julio y diciembre, sin embargo para atender las solicitudes extemporáneas de las empresas que varían la cuota, se ha indicado que realicen un requerimiento formal para que en cualquier momento se pueda realizar esta modificación, este requerimiento se realiza en cumplimiento de la sanción establecida en el artículo; sin embargo, algunas regionales han considerado que el lineamiento no se ajusta a lo normativo.

De acuerdo a lo anterior solicitó a usted concepto jurídico para aclarar si se puede realizar o no la modificación de la cuota en otros meses diferentes a los establecidos en el Decreto 1072 de 2015”.

ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS

Es pertinente señalar que los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.

ANÁLISIS JURÍDICO

En relación con el tema objeto de la consulta, veamos lo que al respecto establece el artículo 2.2.6.3.11 del Decreto 1072 de 2015, que incorporó el artículo 11 del Decreto 933 de 2003.

El Decreto 1072 de 2015 en su artículo 2.2.6.3.11 señala

“Artículo 2.2.6.3.11. Regulación de la cuota de aprendices. La cuota mínima de aprendices en los términos de la Ley será determinada por la Regional del Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, del domicilio principal de la empresa. Lo anterior se efectuará sin perjuicio de la obligación que les asiste a los empleadores de establecer el número de aprendices que les corresponde, vincularlos o realizar la monetización, debiendo informar a la Regional del Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, donde funcione el domicilio principal de la empresa, dentro del mes siguiente a la contratación o monetización de la cuota mínima obligatoria.

La determinación del número mínimo obligatorio de aprendices por parte del Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, se efectuará conforme al procedimiento establecido en el artículo 33 de la Ley 789 de 2002.

En el evento que la cuota mínima de aprendices sea determinada por el empleador, el Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, a más tardar dentro de los dos (2) meses siguientes al recibo de la información del patrocinador, verificará y determinará, según el caso, la cuota correspondiente, siguiendo el procedimiento establecido en el artículo 33 de la Ley 789 de 2002.

Cuando se presente variación en el número de empleados que incida en la cuota mínima de aprendices, la empresa patrocinadora deberá informar tal circunstancia a la Regional del Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, donde funcione el domicilio principal de la empresa, en los meses de julio y diciembre de cada año. El incumplimiento de esta obligación acarreará la imposición de las sanciones previstas en la Ley 119 de 1994 (…)” (Subrayas nuestras).

En el aparte subrayado se establece que cuando se presente variación en el número de empleados de la planta de personal que incida en la cuota mínima de aprendices, la empresa patrocinadora deberá informar dicha variación a la regional del SENA, donde funcione el domicilio principal de la empresa patrocinadora, en los meses de julio y diciembre de cada año.

Agrega la norma que el incumplimiento de esa obligación acarreará la imposición de la correspondiente sanción (multa) a que haya lugar.

La norma persigue un doble propósito, por un lado, asegura el mantenimiento de la cuota de aprendices asignada por la respectiva regional del SENA, durante mínimo un semestre; por otro lado, permite la modificación de la cuota de aprendices cuando quiera que se presente variación en la planta de personal de la empresa patrocinadora, situación que debe informar la empresa patrocinadora en los meses de julio y diciembre a la regional del SENA donde tenga su domicilio principal.

El mantenimiento de la cuota de aprendices, al menos durante el respectivo semestre, garantiza la continuidad del proceso de formación de los aprendices, evitando su deserción por falta de apoyo económico, y de paso facilita el cumplimiento de las metas institucionales de formación.

El mantenimiento de la cuota de aprendices en el respectivo semestre, la ratifica el parágrafo del artículo 2.2.6.3.26 del Decreto 1072 de 2015, que incorporó el artículo 3o del Decreto 2585 de 2003, en los siguientes términos:

“Artículo 2.2.6.3.26. Cuota de aprendices. (…)

PARÁGRAFO. Cuando la variación en el número de trabajadores de un empleador llegare a incidir en la determinación de la cuota mínima obligatoria de aprendices, esta será fijada con base en el promedio de trabajadores del semestre anterior al de la fecha de asignación de la cuota de aprendices por parte del SENA, en los términos previstos en el artículo 2.2.6.3.11 del presente Decreto”.

La obligación que tiene la empresa patrocinadora de informar en los meses de julio y diciembre de cada año la variación en el número de trabajadores de su planta de personal, tiene a su vez el propósito que la empresa logre un beneficio particular con la reducción de la cuota o permita un beneficio social con la vinculación de un mayor número de aprendices, coadyuvando de paso con las metas institucionales de formación.

De acuerdo con estas normas, observamos que a la empresa patrocinadora no le es dable dejar de contratar algunos aprendices por el mero hecho de haber reducido la planta de personal, pues en este caso debe informar previamente a la regional del SENA en los meses de julio y diciembre, para que nuestra entidad, previa verificación del hecho, proceda a modificar la resolución que reguló la cuota de aprendices. En caso que la empresa patrocinadora omita informar en los meses de julio y diciembre la disminución en la planta de personal, debe continuar con la cuota regulada, so pena de ser sancionada con la respectiva multa. En este sentido la información extemporánea, por fuera de los meses de julio y diciembre, no suerte efecto alguno que obligue a la entidad a reducir la cuota de aprendices, salvo situaciones excepcionales de fuerza mayor o caso fortuito.   

Ahora bien, cuando la empresa patrocinadora no informa en los meses de julio y diciembre el aumento en el número de trabajadores, debe ser sancionada con multa, sin perjuicio de la obligación que le asiste de vincular la mayor cuota de aprendices que resulte de la variación en su planta de personal. Bajo esta otra circunstancia tampoco es viable aceptar la presentación extemporánea del informe sobre variación del número de trabajadores, como excusa para no imponer la sanción de multa.   

Cabe destacar que el pago de la multa impuesta no exime al empleador de cumplir con la nueva cuota de aprendices que resulte o pagar el valor equivalente a la monetización por cada aprendiz que haya dejado de contratar, tal como lo establece el parágrafo del artículo 2.2.6.3.15 del Decreto 1072 de 2015, que incorporó el artículo 14 del Decreto 933 de 2003, en los siguientes términos:

“Artículo 2.2.6.3.15. Incumplimiento de la cuota de aprendizaje o monetización. (…) // Parágrafo. La cancelación de la multa no exime al patrocinador del pago del valor equivalente a la monetización por cada una de las cuotas dejadas de cumplir”

De acuerdo con lo anterior, el compromiso de la empresa patrocinadora de mantener en cada semestre la cuota de aprendices regulada, no la exonera de la obligación correlativa de informar en los meses de julio y diciembre de cada anualidad la modificación de su planta de personal, cuando quiera que dicha variación incida en la disminución o aumento de la cuota de aprendices.

En este sentido, cabe destacar que la regional del SENA no debe reducir la cuota de aprendices asignada a empleadores cuando no ha trascurrido el respectivo semestre, pues está en juego no sólo la obligación que tiene la empresa patrocinador de cumplir con la cuota mínima estipulada en el acto administrativo que expidió la regional del SENA, sino también la de garantizar la estabilidad del aprendiz en el proceso formativo, evitando con ello la posible deserción por falta de apoyo económico.

En relación con este asunto, nuestra dependencia mediante concepto número 211653 del 10 de diciembre de 2012 se pronunció al respecto, en los siguientes términos:

“Como primera medida el inciso 4o del artículo 11 del Decreto 933 de 2003, ha determinado que las empresas informen la modificación que se presente en su planta de personal, y para ello ha otorgado dos oportunidades en el año, tal como se señala a continuación:

“Cuando se presente variación en el número de empleadores que incida en la cuota mínima de aprendices la empresa patrocinadora deberá informar tal circunstancia a la Regional del Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, donde funcione el domicilio principal de la empresa, en los meses de julio y diciembre de cada año. El incumplimiento de esta obligación acarreará la imposición de las sanciones previstas en la Ley 119 de 1994”. (Subrayado y Resaltado fuera de texto).

Esta disposición se complementa con el parágrafo único del artículo 3 del Decreto 2585 de 2003, cuyo texto dice: “PARÁGRAFO: Cuando la variación en el número de trabajadores de un empleador llegare a incidir en la determinación de la cuota mínima obligatoria de aprendices, ésta será fijada con base en el promedio de trabajadores del semestre anterior al de la fecha de asignación de la cuota de aprendices por parte del SENA, en los términos previstos en el artículo 11 del Decreto 933 de 2003” (Resaltado y Subrayado fuera de texto).

Para el caso de consulta y como se ha manifestado en varios pronunciamientos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA, estas son las dos únicas oportunidades con que cuentan las diferentes empresas obligadas a contratar aprendices para reportar la variación en el número de trabajadores.

Tanto el Decreto 933 como el 2585 del año 2003, son normas que reglamentan el contrato de aprendizaje y establecen en términos generales los lineamientos a seguir en esta materia. Al ser el mismo Decreto el que señala los términos en la cual las empresas obligadas deben reportar la información relacionada con la variación en la planta de trabajadores, la Entidad debe exigir a los obligados el cumplimiento de dichos plazos, los cuales no están sujetos a ninguna otra interpretación.

(…)

Debe entenderse que los contratos de aprendizaje que se suscribieron durante la vigencia del acto administrativo que fijó cuota de aprendices con anterioridad a la modificación de la planta de personal, deben ser cumplidos en su totalidad por las partes contratantes, hasta que se haya cumplido el término de ejecución, que fue estipulado en el contrato y claro está hasta que dicha información sea reportada en la fechas señaladas (inciso 4 del artículo 11, Decreto 933 de 2003) en la Regional del domicilio principal de la empresa. Por consiguiente, el hecho de que la planta de trabajadores de la empresa haya variado no es razón para que la empresa no de cumplimiento a la cuota fijada.

Por lo tanto, si una empresa no cumplió con la cuota señalada argumentando variación en su planta de trabajadores, sin haber informado a la Regional del domicilio principal de la empresa estará sujeta a la imposición de las sanciones respectivas mediante acto administrativo motivado y, previo cumplimiento del debido proceso de conformidad con lo dispuesto en el artículo 47 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. La imposición de la sanción se hará en primer lugar teniendo presente el acto administrativo que la regula, toda vez que este sigue estando vigente y será aplicable hasta cuando otro acto administrativo determine su modificación y/o extinga la obligatoriedad de contratar aprendices. En segundo lugar, si la variación de la nómina lo obliga a contratar más aprendices a los que están regulados mediante acto administrativo, deberá la regional proceder a modificar el acto administrativo que regula la cuota de aprendices al número real de aprendices a contratar y por el término que no lo contrató hacer efectiva la monetización y los intereses que se hayan causado, dando aplicación a lo dispuesto en el artículo 3 del decreto 2585 y artículo 11 del Decreto 933 de 2003”.

Este concepto pone de presente la obligación que tiene el patrocinador de cumplir con la cuota de aprendices asignada y el deber de informar la variación en el número de trabajadores, cuando quiera que del hecho se derive la necesidad de contratar una mayor cuota de aprendices, so pena de ser sancionado con multa, quedando en todo caso obligado a vincular la nueva cuota que resulte por aumento de sus trabajadores y pagar la monetización por los aprendices dejados de contratar o vincular aprendices adicionales, según corresponda, en aplicando de lo dispuesto en el Acuerdo 00004 de 2014.

Cabe agregar que la obligación que tiene la empresa patrocinadora de informar en los meses de julio y diciembre de cada año la variación de su planta de personal, se debe entender enmarcada en situaciones de normalidad económica y social del país y de la empresa, pues en casos de anormalidad económica o social que impida al patrocinador continuar cumpliendo con la cuota de aprendices, bien sea por razones de orden público, insolvencia empresarial o cualquier otro evento que constituya fuerza mayor o caso fortuito, como un terremoto, inundación, incendio o atentado; el SENA deberá evaluar el caso particular en la oportunidad que reciba el informe y determinar lo procedente, bien sea disminuyendo la cuota asignada o exonerando a la empresa del deber de continuar vinculando aprendices.

El presente concepto se rinde de conformidad con lo dispuesto por el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordial saludo,

Carlos Emilio Burbano Barrera

Coordinador Grupo de Conceptos Jurídicos y Producción Normativa

Dirección Jurídica SENA

NOTA FINAL

(1) Dirección Jurídica del SENA, Grupo de Conceptos Jurídicos y Producción Normativa, Concepto No. 211653 del 10 diciembre de 2012, solicitado por Cristian Mauricio Gallego Soto, Subdirector de Centro de Gestión y Desarrollo Agroindustrial de Arauca con Funciones de Director Regional del SENA Regional Arauca.

(2) Acuerdo 00004 de 2014 “Por el cual se modifica los artículos 5o, 7o y 8o del Acuerdo 0002 de 2013” Este acuerdo establece la forma en que el empresario puede cumplir de manera supletoria con la cuota de aprendices dejada de contratar.

(3) Ley 1116 de 2006 “Por la cual se establece el Régimen de Insolvencia Empresarial en la República de Colombia y se dictan otras disposiciones”.

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
Las notas de vigencia, concordancias, notas del editor, forma de presentación y disposición de la
compilación están protegidas por las normas sobre derecho de autor. En relación con estos valores
jurídicos agregados, se encuentra prohibido por la normativa vigente su aprovechamiento en publicaciones
similares y con fines comerciales, incluidas -pero no únicamente- la copia, adaptación, transformación,
reproducción, utilización y divulgación masiva, así como todo otro uso prohibido expresamente por
la normativa sobre derechos de autor, que sea contrario a la normativa sobre promoción de la
competencia o que requiera autorización expresa y escrita de los autores y/o de los titulares de
los derechos de autor. En caso de duda o solicitud de autorización puede comunicarse al teléfono
617-0729 en Bogotá, extensión 101. El ingreso a la página supone la aceptación sobre las normas
de uso de la información aquí contenida.