CONCEPTO 43906 DE 2022

(junio 29)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

En respuesta a su comunicación con radicado No. CPE No. 01-9-2022-029676, con NIS: 2022-02-229786 del 16 de junio pasado, mediante la se indica que cual solicita orientación para atender solicitudes de información de organizaciones sindicales, nos permitimos atender su requerimiento de la siguiente manera:

Dentro del contenido de su comunicación se refiere que las organizaciones sindicales han pedido la entrega de información y documentos relacionados con:

- Proceso de evaluación SEMI realizada en el año 2021, con discriminación de dos puntos a saber: uno aspectos particulares y el otro generales del procedimiento administrativo de evaluación.

- Planta de personal de los centros de formación, respecto de los cargos de todos los grados ocupacionales, con énfasis en los funcionarios que ejercen funciones de coordinación académica. Esto con detalle en las evaluaciones de desempeño de los servidores públicos.

- Horas extras causadas y pagadas, con discriminación por cada funcionario y los valores asociados.

- Contratación de prestación de servicios período 2019-2021.

- Presentación de los proyectos de investigación vigencias 2020 y 2021.

- Aguinaldo Infantil y proceso de entrega a funcionarios como del contrato realizado para dar cumplimiento a este beneficio de los empleados del Sena.

De acuerdo con estos requerimientos de información, el cuestionamiento principal de su parte se dirige a la definición sobre: “…Cuáles datos están sometidos a la reserva y protección de los mismos, es decir, que información como Entidad podemos entregar a un tercero sobre los funcionarios que hacen parte de la planta de personal de la Regional Distrito Capital.”

PRECEDENTES NORMATIVOS

Para el análisis del presente concepto se tendrán en cuenta los siguientes fundamentos normativos y doctrinales:

Constitución política:

ARTÍCULO 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

“ARTICULO 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social.”

ARTICULO 21. Se garantiza el derecho a la honra. La ley señalará la forma de su protección.

ARTICULO 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.

ARTICULO 39. Los trabajadores y empleadores tienen derecho a constituir sindicatos o asociaciones, sin intervención del Estado. Su reconocimiento jurídico se producirá con la simple inscripción del acta de constitución.

“ARTÍCULO 40. Todo ciudadano tiene derecho a participar en la conformación, ejercicio y control del poder político.

LEY 1712 DE 2014: LEY DE TRANSPARENCIA DE LA INFORMACIÓN PÚBLICA.

ARTÍCULO 2. Principio de máxima publicidad para titular universal. Toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal, de conformidad con la presente ley.

ARTÍCULO 3. Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública. En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios:

Principio de transparencia. Principio conforme al cual toda la información en poder de los sujetos obligados definidos en esta ley se presume pública, en consecuencia de lo cual dichos sujetos están en el deber de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles y a través de los medios y procedimientos que al efecto establezca la ley, excluyendo solo aquello que esté sujeto a las excepciones constitucionales y legales y bajo el cumplimiento de los requisitos establecidos en esta ley.

1.- Ley 1266 de 2008 – Ley de Hábeas data.

“ARTÍCULO 3º. DEFINICIONES. Para los efectos de la presente ley, se entiende por:

(…)

e) Dato personal. Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos impersonales no se sujetan al régimen de protección de datos de la presente ley. Cuando en la presente ley se haga referencia a un dato, se presume que se trata de uso personal. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados;

f) Dato público. Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean serniprivados o privados, de conformidad con la presente ley. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas;

g) Dato semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la presente ley.

h) Dato privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular…”

Concepto No. 477171 de 2020. Departamento Administrativo de la Función Pública:

“De acuerdo con la norma, se tiene que, en la administración de base de datos puede evidenciarse la presencia de datos personales, datos públicos, datos semiprivados y datos privados.

Según la ley, entre otros, son considerados datos públicos los contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas, en consecuencia, en criterio de esta Dirección Jurídica, solamente los datos públicos pueden ser de conocimiento en general. (resaltado fuera de texto)

//De conformidad con lo previsto en la norma, se deduce que la administración de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, sin que sea procedente su publicación, de tal manera que se convierta en accesible por Internet o por otros medios de divulgación o comunicación masiva.

En ese sentido, contempla la citada norma que, la información que conforma los registros individuales constitutivos de los bancos de datos, así como la resultante de las consultas que de ella hagan sus usuarios, se deberá manejar con las medidas técnicas que sean necesarias para garantizar la seguridad de los registros evitando, entre otras, su consulta o uso no autorizado.

Por lo anterior, resulta de suma importancia las medidas de seguridad que deben contener las entidades u organismos públicos que administren bases de datos que contengan información personal, de tal suerte que, impidan su conocimiento de manera general.

Destaca igualmente la norma que, quien tenga a su cargo la administración de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas en todo tiempo a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende la administración de datos.”

Corte Constitucional.

“FORMATO UNICO DE HOJA DE VIDA PARA CONTRATACION CON LA ADMINISTRACION-No vulnera la intimidad. (...)

La información de carácter académico y laboral no está sustraída al conocimiento público, con base en ella la persona se da a conocer en el ámbito social y se promociona en el mercado laboral, sin que su consignación en un sistema de información público amenace su derecho fundamental a la intimidad, mucho menos cuando ella ha sido voluntariamente suministrada por quien expresamente ha manifestado su interés de ofrecer sus servicios a la administración pública, que es lo que hace la persona natural cuando diligencia el formato único de hoja de vida que se le exige como condición previa para considerar su contratación con el Estado, o la persona natural o jurídica que en su calidad de consultor se inscribe en el correspondiente registro. El Estado, a través del legislador, está habilitado para diseñar e imponer la utilización de esos instrumentos técnicos, que de una parte le permiten garantizar la vinculación de los más capaces y de los más idóneos a la administración, bien sea como servidores públicos o como contratistas, y de otra le permiten impulsar la realización de los principios rectores de la administración pública, siempre y cuando el contenido de dichos instrumentos no desconozca principios fundamentales de las personas, y contemplen, ellos mismos, mecanismos de control que eviten un uso indebido de la información que los nutre.” (Corte Constitucional sentencia C-326 de 1997, Magistrado Ponente: Dr. FABIO MORON DIAZ) (Subrayado fuera de texto)

https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=80533#0

CONSEJO DE ESTADO:

“Contrario a lo planteado por el demandante, esta Sala acredita que la decisión dictada por el Tribunal Administrativo del Quindío el 22 de julio de 2016 está soportada en una valoración normativa y razonable de los argumentos que presentaron las partes. Para este efecto se efectuó un estudio del “derecho de petición frente a la operancia (sic) de la reserva”, en el que se analizó la definición de los documentos reservados incluidos en el artículo 24 de la Ley Estatutaria 1755 de 2015, entre otras disposiciones de la Ley 1712 de 2014, “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública y se dictan otras disposiciones”. También se prestó especial atención al derecho a la intimidad y a los tipos de información de acuerdo con la jurisprudencia de la Corte Constitucional (se citaron las sentencia T-729 de 2002 y C-951 de 2014). Como consecuencia de estas pautas le dio la razón a una parte de los argumentos de la Universidad y concluyó lo siguiente:

“De acuerdo con lo expuesto, los datos contenidos en el historia laboral corresponden a los que se denominan 'información reservada' y ello significa que, en principio, la administración no puede ponerlos en circulación sin previa autorización del data habiente (sic) y sin que exista una norma que la autorice para ello, y sólo puede ser obtenida por voluntad de su titular o por orden de autoridad judicial en el cumplimiento de sus funciones; por lo que frente a terceros, la reserva sí es oponible.

5.- Conclusiones.

De acuerdo con lo expuesto, en virtud de la responsabilidad que le asiste a este Departamento Administrativo en relación con administración de la información personal de los servidores públicos y contratistas vinculados en las entidades u organismos públicos contenida en el SIGEP, se reitera que, solamente la información relacionada con la formación académica y experiencia laboral podrá ser considerada como pública, en razón a que el Estado debe disponer instrumentos técnicos para que la ciudadanía ejerza acciones de control y verificación, con el fin de garantizar la vinculación de los más capaces e idóneos a la administración pública.

Así las cosas, y como es apenas obvio, su información personal y datos sensibles como es el caso de su foto, fecha de nacimiento, orientación sexual, grupo étnico o racial, orientación política, convicción religiosa, filosófica, discapacidades, salud, vida sexual, datos biométricos y cualquier otro tipo de información de su esfera personal será excluida de publicación en datos abiertos que, permitan su consulta en internet o cualquier otro tipo de medio masivo, por tener en cuenta aspectos eminentemente personales que están sujetos a reserva.”

CONCEPTO SENA. Dirección Jurídica No. 15124 de 2020.

“La Ley 1581 de 2012 protege, además, los denominados “datos sensibles” (artículo 5º) entendidos como aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, son de carácter reservado y, por ende, para su tratamiento se requiere consentimiento previo, expreso e informado de su titular, salvo en los casos exceptuados por la ley, como por ejemplo, cuando los requiera otra entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, evento en el cual no será necesario la autorización de su titular.”

ANÁLISIS JURÍDICO

En relación con el asunto consultado, es menester precisar que el Grupo de Conceptos Jurídicos y Producción Normativa de la Dirección Jurídica no resuelve casos particulares ni entra a analizar situaciones concretas que son del resorte de las áreas o instancias institucionales que tienen la competencia para abordarlos y resolverlos o brindar la orientación o asesoría pertinente.

Del contexto de las normas citadas, en un comienzo debe resaltarse el derecho a la información, por su carácter de fundamental tiene una gran relevancia, por cuanto se trata de la forma en cómo se desarrolla al ser ejercido por los ciudadanos en su relacionamiento con a la administración pública, y que de suyo concreta la realización de otros derechos también con carácter de fundamentales.

Es así que, a través del derecho a informar y ser informado, como de solicitar la información se accede al derecho a participar en todos los aspectos de la administración o gestión administrativa del estado.

Ahora bien, siendo que ningún derecho es absoluto por lo cual surge la necesidad de ponderar el ejercicio de un determinado derecho frente a otro del mismo nivel constitucional fundamental. Por lo anterior se cuenta con leyes especiales que regulan materias como le acceso a la información, y por otra parte otras que regulan y protegen derechos inmersos en el contenido de la información a entregarse por parte de una entidad pública, que inicialmente por tal condición está obligada a manejar datos, a conservar sus archivos de gestión y sobre todo en materias como la contratación estatal.

Así tenemos que en principio la ley de transparencia indica qué datos e informes deben ser gerenciados con acceso de la ciudadanía, y allí encontramos la información de sus funcionarios públicos como de su contratación y contratistas por prestación de servicios personales.

En este aspecto, las normas que protegen al intimidad y honra de los antes mencionados señala los datos mínimos que se deben publicar por las entidades públicas, al punto que para ello existe un formato único de hoja de vida, donde contratistas y servidores deben registrar y depositar sus datos, y sobre lo cual destacó la Corte Constitucional que esos datos ya tienen autorización expresa de sus titulares para ser entregados a los sujetos autorizados para recibir la respectiva información.

En tal sentido los datos solicitados por la organización sindical peticionaria, en principio no tendrían una reserva total por lo cual debe indicarse a la organización interesada el link de alojamiento de la información que exige la normatividad de transparencia en la información pública. Lo mismo ocurre con la remisión de acceso a la contratación pública, que es de público conocimiento puede ser revisada por cualquier ciudadano en el Sistema Electrónico de Contratación Pública –SECOP.-.

En relación con aspectos de procedimientos administrativos particulares, para reconocimiento de derechos, condiciones o valores adicionales al básico de remuneración por nómina general –escala salarial-, de la entidad, debe tenerse en cuenta la finalidad de los datos solicitados como lo indican los principios de la comunicación de datos contenida en la Ley 1266 de 2008.

De acuerdo con la normatividad aplicable a la situación planteada, como a los diversos conceptos emitidos al respecto, se concluye que por el consultante, en su carácter de encargado y responsable de los datos que constituyen insumo de información sobre la gestión del recurso humano y aspectos salariales de la planta de personal, como también de las personas naturales vinculadas como contratistas para apoyar su gestión, es responsabilidad del área dueña de la información, sopesar el grado de publicidad de la información solicitada, sin que sea viable que esta Coordinación entre a valorar la información de su dependencia y para cada caso en particular.

El presente concepto se rinde de conformidad con el alcance dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, incorporado por la Ley 1755 de 2015.

Cordial saludo,

Gloria Acosta Contreras

Coordinadora

Grupo de Conceptos Jurídicos y Producción Normativa

Dirección Jurídica Dirección General

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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