CONCEPTO 54324 DE 2022

(agosto 12)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Doctor

XXXX XXXX XXXX XXXX (xxxxxxxx@sena.edu.co)

Director Regional Boyacá

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA

Referencia: Concepto Jurídico. “Consulta Notificaciones Electrónicas”. Radicado 15-9-2022-004727

Procede este Despacho a responder su solicitud del asunto en referencia.

ANTECEDENTES

El peticionario solicita: “De acuerdo con lo establecido en el artículo 67 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo la mayoría de las empresas en el Certificado de Cámara y Comercio autorizan para que se les notifique personalmente por correo electrónico, teniendo en cuenta lo anterior, es necesario solicitar otro tipo de autorización para notificar los actos administrativos del SENA por correo electrónico o con lo manifestado en el Certificado de Cámara y Comercio es mas que suficiente para notificar personalmente los actos administrativos.”

ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS

Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.

PRECEDENTES NORMATIVOS

- Ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

- Ley 1564 de 2012, Código General del Proceso.

ANÁLISIS JURÍDICO

Previamente a emitir respuesta, este Despacho presenta las siguientes consideraciones:

1. Código General del Proceso – Ley 1564 de 2012.

La Ley 1564 de 2012, Código General del Proceso, establece la regulación detallada de las actuaciones procesales en el ámbito jurisdiccional. Este Código surge para integrar trámites procesales, y minimizar la diversidad normativa en la jurisdicción ordinaria, con el objetivo de unificar procedimientos, integrar tecnologías avanzadas, reducir tiempos procesales en todas las jurisdicciones para descongestionar la justicia y garantizar su agilidad. (https://observatoriofiscal.contraloria.gov.co/Publicaciones/Analisis%20del%20c%C3%B3digo%20general%20del%20proceso%20Ley%201564.pdf)

Como lo expresó el legislador, en la exposición de motivos de la Ley 1564 de 2012, disponible en la gaceta 261, ese proyecto de ley, “además de regular en forma sistemática y coherente los procedimientos para el tratamiento judicial de las controversias de naturaleza civil, comercial, agraria y de familia, servirá como instrumento de integración normativa del régimen procesal colombiano en tanto llenará los vacíos que se presentan respecto de algunas materias en otros códigos de procedimiento, tales como los de procedimiento penal, laboral y administrativo y de lo contencioso administrativo. Adicionalmente, regula las actuaciones procesales de las autoridades administrativas y de los particulares investidos de funciones jurisdiccionales, en aquellos asuntos no regulados expresamente en otras disposiciones legales.”

http://leyes.senado.gov.co/proyectos/images/documentos/Textos%20Radicados/Ponencias/2012/gaceta_261.pdf

Así se expresa literalmente la Ley en su artículo 1: “Objeto. Este código regula la actividad procesal en los asuntos civiles, comerciales, de familia y agrarios. Se aplica, además, a todos los asuntos de cualquier jurisdicción o especialidad y a las actuaciones de particulares y autoridades administrativas, cuando ejerzan funciones jurisdiccionales, en cuanto no estén regulados expresamente en otras leyes.”

De acuerdo con estos antecedentes, es claro que el Código General del Proceso contempla disposiciones para regular de manera directa el trámite de los procesos judiciales en la jurisdicción ordinaria, en particular, respecto a los asuntos civiles, comerciales, de familia y agrarios, adicionalmente aplica ante vacíos en relación con otras jurisdicciones y actuaciones de particulares y autoridades, cuando ejerzan funciones jurisdiccionales.

El artículo 289 y siguientes del Código General del Proceso regulan de manera expresa el trámite de las notificaciones de las providencias judiciales tales como la notificación personal, por aviso, por estrados, por conducta concluyente. Por su parte, para efectos de la notificación personal y por aviso, los artículos 291 y 292 disponen:

“Artículo 291. Práctica de la notificación personal. Para la práctica de la notificación personal se procederá así:

(…)

2. Las personas jurídicas de derecho privado y los comerciantes inscritos en el registro mercantil deberán registrar en la Cámara de Comercio o en la oficina de registro correspondiente del lugar donde funcione su sede principal, sucursal o agencia, la dirección donde recibirán notificaciones judiciales. Con el mismo propósito deberán registrar, además, una dirección electrónica.

Esta disposición también se aplicará a las personas naturales que hayan suministrado al juez su dirección de correo electrónico.

Si se registran varias direcciones, la notificación podrá surtirse en cualquiera de ellas.

3. La parte interesada remitirá una comunicación a quien deba ser notificado, a su representante o apoderado, por medio de servicio postal autorizado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en la que le informará sobre la existencia del proceso, su naturaleza y la fecha de la providencia que debe ser notificada, previniéndolo para que comparezca al juzgado a recibir notificación dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de su entrega en el lugar de destino. Cuando la comunicación deba ser entregada en municipio distinto al de la sede del juzgado, el término para comparecer será de diez (10) días; y si fuere en el exterior el término será de treinta (30) días.

(…)

Cuando se conozca la dirección electrónica de quien deba ser notificado, la comunicación podrá remitirse por el Secretario o el interesado por medio de correo electrónico. Se presumirá que el destinatario ha recibido la comunicación cuando el iniciador recepcione acuse de recibo. En este caso, se dejará constancia de ello en el expediente y adjuntará una impresión del mensaje de datos.

(…)

6. Cuando el citado no comparezca dentro de la oportunidad señalada, el interesado procederá a practicar la notificación por aviso.

(…)

Artículo 292. Notificación por aviso. Cuando no se pueda hacer la notificación personal del auto admisorio de la demanda o del mandamiento ejecutivo al demandado, o la del auto que ordena citar a un tercero, o la de cualquiera otra providencia que se debe realizar personalmente, se hará por medio de aviso (…)

Cuando se conozca la dirección electrónica de quien deba ser notificado, el aviso y la providencia que se notifica podrán remitirse por el Secretario o el interesado por medio de correo electrónico. Se presumirá que el destinatario ha recibido el aviso cuando el iniciador recepcione acuse de recibo. En este caso, se dejará constancia de ello en el expediente y adjuntará una impresión del mensaje de datos.”

De acuerdo con lo expuesto, para efectos judiciales y en particular para los procesos de la jurisdicción ordinaria civil, agraria, comercial y de familia, en relación con las personas jurídicas y aquellos comerciantes inscritos en la Cámara de Comercio, deben incorporar una dirección electrónica con fines judiciales, para su notificación, sin que exista como requisito una autorización especial o expresa de los sujetos procesales.

2. Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo – Ley 1437 de 2011.

La Ley 1437 de 2011, Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, señala:

Artículo 1. Finalidad de la parte primera. Las normas de esta Parte Primera tienen como finalidad proteger y garantizar los derechos y libertades de las personas, la primacía de los intereses generales, la sujeción de las autoridades a la Constitución y demás preceptos del ordenamiento jurídico, el cumplimiento de los fines estatales, el funcionamiento eficiente y democrático de la administración, y la observancia de los deberes del Estado y de los particulares.

Artículo 2. Ámbito de aplicación. Las normas de esta Parte Primera del Código se aplican a todos los organismos y entidades que conforman las ramas del poder público en sus distintos órdenes, sectores y niveles, a los órganos autónomos e independientes del Estado y a los particulares, cuando cumplan funciones administrativas. A todos ellos se les dará el nombre de autoridades.

Las disposiciones de esta Parte Primera no se aplicarán en los procedimientos militares o de policía que por su naturaleza requieran decisiones de aplicación inmediata, para evitar o remediar perturbaciones de orden público en los aspectos de defensa nacional, seguridad, tranquilidad, salubridad, y circulación de personas y cosas. Tampoco se aplicarán para ejercer la facultad de libre nombramiento y remoción.

Las autoridades sujetarán sus actuaciones a los procedimientos que se establecen en este Código, sin perjuicio de los procedimientos regulados en leyes especiales. En lo no previsto en los mismos se aplicarán las disposiciones de este Código.

Como se extrae de su literalidad, las normas del C.P.A.C.A. tienen como finalidad garantizar los derechos y libertades de las personas, la primacía de los intereses generales, así como la observancia de las autoridades a las disposiciones constitucionales y legales, para alcanzar los fines estatales; la parte primera de este Código es obligatoria para todos los organismos y entidades que integran las ramas del poder público en sus distintos órdenes, niveles y sectores, incluso respecto de los entes autónomos y particulares con funciones administrativas, entre ellas el SENA como establecimiento público del orden nacional.

En consecuencia, las autoridades de la administración pública, están en el deber de aplicar en sus actuaciones todas las disposiciones contenidas en este Código, en el marco de los principios constitucionales tales como el debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, etc.

La primera parte del C.P.A.C.A. contempla entre otros, disposiciones específicas que se refieren al trámite de las notificaciones en los procedimientos administrativos, lo cual se encuentra en los artículos 66 y siguientes, así:

Artículo 66. Deber de notificación de los actos administrativos de carácter particular y concreto. Los actos administrativos de carácter particular deberán ser notificados en los términos establecidos en las disposiciones siguientes.

Artículo 67. Notificación personal. Las decisiones que pongan término a una actuación administrativa se notificarán personalmente al interesado, a su representante o apoderado, o a la persona debidamente autorizada por el interesado para notificarse.

En la diligencia de notificación se entregará al interesado copia íntegra, auténtica y gratuita del acto administrativo, con anotación de la fecha y la hora, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo.

El incumplimiento de cualquiera de estos requisitos invalidará la notificación.

La notificación personal para dar cumplimiento a todas las diligencias previstas en el inciso anterior también podrá efectuarse mediante una cualquiera de las siguientes modalidades:

1. Por medio electrónico. Procederá siempre y cuando el interesado acepte ser notificado de esta manera.

La administración podrá establecer este tipo de notificación para determinados actos administrativos de carácter masivo que tengan origen en convocatorias públicas. En la reglamentación de la convocatoria impartirá a los interesados las instrucciones pertinentes, y establecerá modalidades alternativas de notificación personal para quienes no cuenten con acceso al medio electrónico.

2. En estrados. Toda decisión que se adopte en audiencia pública será notificada verbalmente en estrados, debiéndose dejar precisa constancia de las decisiones adoptadas y de la circunstancia de que dichas decisiones quedaron notificadas. A partir del día siguiente a la notificación se contarán los términos para la interposición de recursos.

Artículo 68. Citaciones para notificación personal. Si no hay otro medio más eficaz de informar al interesado, se le enviará una citación a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en el expediente o puedan obtenerse del registro mercantil, para que comparezca a la diligencia de notificación personal. El envío de la citación se hará dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto, y de dicha diligencia se dejará constancia en el expediente.

Cuando se desconozca la información sobre el destinatario señalada en el inciso anterior, la citación se publicará en la página electrónica o en un lugar de acceso al público de la respectiva entidad por el término de cinco (5) días.

Artículo 69. Notificación por aviso. Si no pudiere hacerse la notificación personal al cabo de los cinco (5) días del envío de la citación, esta se hará por medio de aviso que se remitirá a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en el expediente o puedan obtenerse del registro mercantil, acompañado de copia íntegra del acto administrativo. El aviso deberá indicar la fecha y la del acto que se notifica, la autoridad que lo expidió, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse, los plazos respectivos y la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino.

Cuando se desconozca la información sobre el destinatario, el aviso, con copia íntegra del acto administrativo, se publicará en la página electrónica y en todo caso en un lugar de acceso al público de la respectiva entidad por el término de cinco (5) días, con la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso.

En el expediente se dejará constancia de la remisión o publicación del aviso y de la fecha en que por este medio quedará surtida la notificación personal.

Artículo 70. Notificación de los actos de inscripción o registro. Los actos de inscripción realizados por las entidades encargadas de llevar los registros públicos se entenderán notificados el día en que se efectúe la correspondiente anotación. Si el acto de inscripción hubiere sido solicitado por entidad o persona distinta de quien aparezca como titular del derecho, la inscripción deberá comunicarse a dicho titular por cualquier medio idóneo, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente anotación.

Finalmente, la parte segunda de este Código, contiene las normas que regulan la jurisdicción administrativa, la cual desarrolla las competencias de las autoridades jurisdiccionales; las acciones administrativas, sus requisitos y procedencia; así como las normas que regulan las notificación, incidentes y otras actuaciones dentro de los procesos jurisdiccionales administrativos, entre otros. Allí, las notificaciones para fines judiciales están reguladas expresamente en los artículos 196 y siguientes.

Como se puede observar, el Código Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo regula de manera precisa las notificaciones tanto para las actuaciones netamente administrativas como en lo referente a la jurisdicción contencioso-administrativa, en consecuencia, las autoridades están obligadas a atender de manera precisa estas disposiciones.

3. Medios Electrónicos en el Procedimiento administrativo - Notificaciones.

El Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, modificado por la Ley 2080 de 2021, prevé el uso de medios tecnológicos para el desarrollo de las actuaciones administrativas. Así se observa en el artículo 53 y siguientes, que consagran lo siguiente:

Artículo 53. Procedimientos y trámites administrativos a través de medios electrónicos. Los procedimientos y trámites administrativos podrán realizarse a través de medios electrónicos. Para garantizar la igualdad de acceso a la administración, la autoridad deberá asegurar mecanismos suficientes y adecuados de acceso gratuito a los medios electrónicos, o permitir el uso alternativo de otros procedimientos.

En cuanto sean compatibles con la naturaleza de los procedimientos administrativos, se aplicarán las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y las normas que la sustituyan, adicionen o modifiquen.

Artículo 53A. (Adicionado por el Art. 8 de la Ley 2080 de 2021) Uso de medios electrónicos. Cuando las autoridades habiliten canales digitales para comunicarse entre ellas, tienen el deber de utilizar este medio en el ejercicio de sus competencias.

Las personas naturales y jurídicas podrán hacer uso de los canales digitales cuando así lo disponga el proceso, trámite o procedimiento.

El Gobierno nacional, a través del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, podrá a través de reglamento establecer para cuáles procedimientos trámites o servicios será obligatorio el uso de los medios electrónicos por parte de las personas y entidades públicas. El ministerio garantizará las condiciones de acceso a las autoridades para las personas que no puedan acceder a ellos.

Artículo 54. (Modificado por el Art. 9 de la Ley 2080 de 2021) Registro para el uso de medios electrónicos. Toda persona tiene el derecho de actuar ante las autoridades utilizando medios electrónicos, caso en el cual deberá realizar sin ningún costo un registro previo como usuario ante la autoridad competente. Sí así lo hace, las autoridades continuarán la actuación por este medio.

Las peticiones de información y consulta hechas a través de medios electrónicos no requerirán del referido registro y podrán ser atendidas por la misma vía. El registro del que trata el presente artículo deberá contemplar el Régimen General de Protección de Datos Personales.

Las actuaciones en este caso se entenderán hechas en término siempre que hubiesen sido registrados hasta antes de las doce de la noche y se radicarán el siguiente día hábil.

Artículo 56. (Modificado por el Art. 10 de la Ley 2080 de 2021) Notificación electrónica. Las autoridades podrán notificar sus actos a través de medios electrónicos, siempre que el administrado haya aceptado este medio de notificación.

Sin embargo, durante el desarrollo de la actuación el interesado podrá solicitar a la autoridad que las notificaciones sucesivas no se realicen por medios electrónicos, sino de conformidad con los otros medios previstos en el Capítulo Quinto del presente Título, a menos que el uso de medios electrónicos sea obligatorio en los términos del inciso tercero del artículo 53A del presente título.

Las notificaciones por medios electrónicos se practicarán a través del servicio de notificaciones que ofrezca la sede electrónica de la autoridad.

Los interesados podrán acceder a las notificaciones en el portal único del Estado, que funcionará como un portal de acceso.

La notificación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda a la misma, hecho que deberá ser certificado por la administración.

(…)

En esta materia, el H. Consejo de Estado a través de la Sala de Consulta y Servicio Civil, en pronunciamiento 00210 de 2017, expresó:

Es así como la Ley 1437 de 2011 introduce varias disposiciones que se refieren al tema e incorpora un capítulo completo, el IV, denominado “Utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo”, dentro de cual, el artículo 56 establece como novedad la notificación electrónica. (…) Esta norma faculta a las autoridades para notificar sus actos empleando medios electrónicos, pero con el requisito previo de que el administrado haya aceptado este medio de notificación. La ley permite que en cualquier momento y mientras se desarrolle la actuación, el interesado renuncie a esta forma de notificación y solicite a la autoridad que en adelante no se realicen las notificaciones por medio electrónico sino por los demás medios previstos en el capítulo quinto del citado código. Respecto de la fecha en que se considera surtida la notificación electrónica, la norma supedita este término a la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo y a su vez, exige para estos efectos la fecha y hora deberá certificarla la administración. (…) De acuerdo con la posición planteada por el Consejo de Estado para que la notificación electrónica se considere válidamente realizada se deben cumplir los siguientes requisitos: 1. Que el administrado haya aceptado en forma expresa este medio de notificación, de forma tal que no exista duda de su aquiescencia. 2. Que durante el desarrollo de la actuación administrativa no haya solicitado otra forma de notificación, y 3. Que la administración certifique el acuse de recibo del mensaje electrónico, para efectos de establecer la fecha y hora en la cual el administrado tuvo acceso al acto administrativo. Respecto de este último requisito, es claro que corresponde a la administración ya sea directamente, si goza de la capacidad técnica para hacerlo, o por medio de una entidad certificadora, certificar el acuse de recibo del mensaje electrónico con el cual se envía el acto administrativo que se pretende notificar, en el cual se indique la fecha y hora en la cual el administrado tuvo acceso al mensaje de datos y, por ende, al acto administrativo adjunto al mismo. (…)

(…)

Por tanto, en el evento en que la notificación electrónica no cumpla uno de los requisitos exigidos en la ley, es claro que opera la consecuencia prevista en el artículo 72 de la Ley 1437 de 2011, (…) Ahora, nada obsta para que la administración consulte al interesado si desea que se le notifique por medio electrónico, para que una vez se obtenga una respuesta expresa y afirmativa por parte del interesado, así como el correo electrónico al cual quiere que se le notifique, pueda la entidad adelantar la notificación electrónica atendiendo los requisitos de ley. En caso de no obtener respuesta o de que se reciba una respuesta negativa, deberá notificarlo por el medio establecido en las disposiciones que regulan la materia, según el acto de que se trate.

(…)

En cuanto a la oportunidad de la notificación electrónica, se infiere que teniendo el deber la administración de notificar de manera oportuna e inmediata sus actos, una vez el administrado acepte en forma expresa este medio de notificación debe la administración llevarla a cabo en el menor tiempo posible, pues dentro de los principios que rigen las actuaciones administrativas y a los cuales debe sujetarse la administración de acuerdo con el artículo 3 del Código están el de eficacia, economía y el de celeridad. (…)

Conforme con lo regulado por el C.P.A.C.A. en las normas transcritas se puede colegir que:

- Los procedimientos y trámites administrativos podrán realizarse a través de medios electrónicos.

- Toda persona tiene el derecho de actuar ante las autoridades usando medios electrónicos. Para el efecto debe registrar su correo electrónico en la base de datos dispuesta para tal fin, y las autoridades continuarán la actuación por este medio. En todo caso, el interesado podrá solicitar recibir notificaciones o comunicaciones un medio diferente.

- En cualquier trámite, siempre que el ciudadano haya aceptado la notificación por medios electrónicos, las autoridades podrán notificar así sus actos. La entidad deberá notificar por medios electrónicos, salvo que el ciudadano exprese su voluntad de ser notificado por un medio diferente.

Así las cosas, se tiene que, de manera general, para que pueda surtirse una notificación personal de forma electrónica, es indispensable que a quien se va a notificar, haya autorizado previamente la notificación electrónica, especificando la dirección electrónica para tal efecto.

De otro lado, atendiendo la voluntad de la persona, al momento de registrar su empresa o actualizar el registro en a Cámara de Comercio, en la parte primera del certificado a renglón seguido de la dirección para notificaciones en procesos judiciales o administrativos, la empresa o persona natural, bien puede señalar en el mismo, la autorización para recibir las notificaciones personales a través del correo electrónico y en estos eventos no tendría que solicitársele una autorización para realizar la respectiva notificación, más se deberá tener presente lo que el mismo disponga al momento de enviar la citación para la notificación personal de un acto administrativo dentro de los principios que rigen las actuaciones administrativas entre ellos, el del debido proceso.

CONCEPTO

De acuerdo con las exposiciones previas, se considera, en relación con la inquietud planteada:

“En cuanto a lo establecido en el artículo 67 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo la mayoría de las empresas en el Certificado de Cámara y Comercio autorizan para que se les notifique personalmente por correo electrónico, teniendo en cuenta lo anterior, es necesario solicitar otro tipo de autorización para notificar los actos administrativos del SENA por correo electrónico o con lo manifestado en el Certificado de Cámara y Comercio es más que suficiente para notificar personalmente los actos administrativos”

Conforme con lo establecido por el artículo 291 el Código General del Proceso (Ley 1564 de 2012), las personas jurídicas de derecho privado y los comerciantes inscritos en el registro mercantil, tienen el deber de “registrar ante la Cámara de Comercio o la oficina de registro correspondiente del lugar donde funcione su sede principal, sucursal o agencia, la dirección donde recibirán notificaciones judiciales. Con el mismo propósito deberán registrar, además, una dirección electrónica.” Se trata entonces, de una norma que regula las “notificaciones judiciales”, de manera propia para la jurisdicción ordinaria civil, agraria, de familia y comercial, tal como lo expresa el artículo primero de ese Código.

Por su parte, el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en su parte primera regula los asuntos relacionados con el trámite de los procedimientos administrativos tanto el general como el sancionatorio, entre otros; la parte segunda, establece las disposiciones sobre la jurisdicción administrativa regulando las competencias de las autoridades judiciales administrativas, así como las acciones y momentos procesales. Allí se establecen regulaciones propias para la práctica de las notificaciones por parte de las autoridades, en el trámite administrativo (artículos 53 y siguientes), así como para los procesos judiciales administrativos.

En consecuencia, por encontrarse el trámite de las notificaciones debidamente previsto y regulado en su integridad por el C.P.A.C.A., no es dable realizar una remisión a las disposiciones del Código General del Proceso.

Por lo anterior, es necesario adentrarse en las normas específicas de la parte primera del C.P.A.C.A. que son las aplicables a los trámites administrativos que adelanta el Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA.

Las decisiones que pongan fin a una actuación administrativa se deben notificar personalmente al interesado, a su representante o apoderado, o a la persona debidamente autorizada por el interesado para ello. En la diligencia de notificación personal se entregará al interesado copia íntegra, auténtica y gratuita del acto, con anotación de la fecha y la hora, y se indicará los recursos que proceden, los plazos y las autoridades ante quienes deben interponerse. Esta notificación personal puede darse también de manera electrónica, siempre que el interesado expresamente lo acepte así (artículo 67, numeral 1). Por lo tanto, a la luz de esta disposición en concordancia con el artículo 53, es requisito para la validez de la notificación personal electrónica, que el administrado exprese ante la entidad su voluntad de recibir notificaciones por este medio.

Como ejemplo podemos citar el siguiente contenido de certificado de existencia y representación legal o de inscripción de documentos

- NOMBRE, SIGLA, IDENTIFICACIÓN Y DOMICILIO

- UBICACIÓN Y DATOS GENERALES

- DIRECCIÓN DEL DOMICILIO PRINCIPAL:

- MUNICIPIO / DOMICILIO:

- TELÉFONO COMERCIAL 1:

- CORREO ELECTRÓNICO No. 1: info@xxxxxx.xx

- CORREO ELECTRÓNICO No. 2: xxxx@xxxxx

- DIRECCIÓN PARA NOTIFICACIÓN JUDICIAL: CL xxx SUR número xxxxx

- MUNICIPIO:

- TELÉFONO 3:

- CORREO ELECTRÓNICO: info xxxxxx.xx

- NOTIFICACIONES A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO

De acuerdo con lo establecido en el artículo 67 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, SI AUTORIZO para que me notifiquen personalmente a través del correo electrónico de notificación: xxxx@xxxx.xx

Así las cosas, puede que en el Certificado de la Cámara de Comercio, este contemple lo señalado en el punto Notificaciones a través de Correo Electrónico, donde el empresario determina de manera expresa que se pueda realizar la notificación personal por medio electrónico, caso en el cual procederá a través de la dirección de correo electrónico que ha autorizado expresamente para ese fin el administrado (persona jurídica o natural), y se surtirá enviando copia íntegra, auténtica y gratuita del acto administrativo, con anotación de fecha y hora, así como la información sobre los recursos que proceden contra él.

De acuerdo con lo señalado en el artículo 53 del C.P.A.C.A. la validez de la notificación electrónica se sujeta a las siguientes condiciones:

1. Que el administrado haya aceptado en forma expresa y en documento escrito, este medio de notificación,

2. Que durante el desarrollo de la actuación administrativa no haya solicitado otra forma de notificación,

3. Que la administración certifique el acuse de recibo del mensaje electrónico, para efectos de establecer la fecha y hora en la cual el administrado tuvo acceso al acto administrativo.

Para el cumplimiento de este tercer elemento la entidad deberá certificar el acuse de recibo del mensaje electrónico con el cual se envía el acto administrativo, como lo ha expresado el H. Consejo de Estado a través de la Sala de Consulta y Servicio Civil, en pronunciamiento 00210 de 2017, así: “es claro que corresponde a la administración ya sea directamente, si goza de la capacidad técnica para hacerlo, o por medio de una entidad certificadora, certificar el acuse de recibo del mensaje electrónico con el cual se envía el acto administrativo que se pretende notificar, en el cual se indique la fecha y hora en la cual el administrado tuvo acceso al mensaje de datos y, por ende, al acto administrativo adjunto al mismo. (…)

Si el administrado no ha autorizado la notificación personal por medio electrónico, procederán los trámites previstos en las normas siguientes, esto es la citación para que comparezca a la diligencia de notificación personal, prevista en el artículo 68, para lo cual podrá usar la entidad cualquier medio eficaz, o el número de fax o correo electrónico que figure en el expediente o la que se pueda obtenerse del registro mercantil.

Transcurridos los términos para que el administrado comparezca a la diligencia de notificación personal, sin que se hubiese logrado la presencia de éste (su apoderado o autorizado), procederá la entidad a realizar la notificación por aviso, la cual se realiza en los términos contemplados por el artículo 69, esto es enviando el “aviso” a la dirección, número de fax o al correo electrónico que figure en el expediente o que se obtenga del registro mercantil, el cual deberá estar acompañado de copia íntegra del acto administrativo. El aviso debe expresar “la fecha y la del acto que se notifica, la autoridad que lo expidió, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse, los plazos respectivos y la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino”.

En consecuencia, para adelantar la notificación personal electrónica, se requiere la aceptación expresa del administrado y no podrá entenderse que con la incorporación de una dirección electrónica para fines judiciales en el registro ante las Cámaras de Comercio, por parte de las personas jurídicas y de los comerciantes, éstos están autorizando a cualquier autoridad para efectuar notificaciones personales a través de ese medio.

En estos términos y conforme a la normatividad vigente a la fecha de emisión de este concepto, se da respuesta al cuestionamiento formulado, indicando que este se rinde de conformidad con lo dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Atentamente,

GLORIA ACOSTA CONTRERAS

Coordinadora

Grupo de Conceptos Jurídicos y Producción Normativa

Dirección Jurídica

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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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