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CONCEPTO 68026 DE 2023
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<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Bogotá, D.C.
Estimada
xxxxxxx
Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional César
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE –SENA–
E-mail: xxxxxx@sena.edu.co
Ciudad
(...)
Cordial saludo,
En respuesta a su comunicación remitida mediante radicado No. 20-9-2023-009516 de fecha 28/09/2023 11:02:43 por medio de la cual solicita concepto bajo el asunto “SOLICITUD CONCEPTO ACLARACIÓN USO DE MECANISMOS PARA RECIBO Y SOLICITUD DE COTIZACIONES Y VIGENCIA CIRCULAR NO. 3-2013-000133 DEL 2013”
En la comunicación de solicitud de concepto manifiesta lo siguiente:
“(…) En este orden de ideas no nos queda claro el trámite que adelantamos a nivel de centros y despacho, en el sentido que, SI siempre se debe solicitar la solicitud de información de proveedores a través de Secop II, o aplicamos lo que se describe antes en el Manual.
(...) sin que con esto se genera una vulneración a los principios de la actividad contractual.
(…) agradecemos que por favor se nos aclare este aparte del Manual, que ha venido generando aplicación en su configuración por las razones que anteriormente se exponen y nos indique si se encuentra vigente la Circular No. 3-2013-000133 DEL 2013”
PRECEDENTES NORMATIVOS
Para el análisis del presente concepto se tendrán en cuenta los siguientes fundamentos normativos:
- Estatuto General de la Contratación Pública y normas complementarias
- Manual de Contratación Sena
- Resolución No. 3060 de 2008
- Resolución No. 000069 de 2014
ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS
Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.
ANÁLISIS JURÍDICO
En relación con el asunto consultado, se precisa que el Grupo de Conceptos Jurídicos y Producción Normativa no resuelve casos particulares ni analiza situaciones concretas que son del resorte de las áreas o instancias institucionales que tienen la competencia para abordarlos y resolverlos o brindar la orientación o asesoría pertinente. Nuestra dependencia emite conceptos de carácter general sobre dudas en la interpretación de las normas jurídicas o ante la existencia de enfoques diferenciales al momento de abordar un tema específico a fin de lograr una posible unidad doctrinal.
Así las cosas, en atención a su consulta, nos permitimos indicar lo establecido en el artículo 5 de la Resolución 3060 de 2008:
“DE LA DIFUSIÓN Y APLICACIÓN DE LA NORMATIVIDAD VIGENTE. La Dirección Jurídica, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 16 numerales 7 y 8 del decreto 249 de 2004, deberá garantizar el acceso a todos los ordenadores del gasto y a todas las dependencias, de todas las normas vigentes en materia de contratación y celebración de convenios, así como de todos los lineamientos y directrices expedidas o que deba expedir en materia de contratación y celebración de convenios.
A su vez, el artículo 7 de la Resolución No. 0000 69 de 20141 reza:
“DE LA DELEGACIÓN PARA LA ORDENACIÓN DEL GASTO Y CELEBRACIÓN DE CONTRATOS EN EL NIVEL REGIONAL. Delegar en el Director Regional de cada regional, la competencia para la ordenación del gasto, la realización de los procesos de contratación, la celebración de contratos, la ejecución y liquidación de los contratos que así lo requieran para el normal desarrollo de las funciones administrativas, independiente de la naturaleza y cuantía.”
De conformidad con lo anterior es totalmente plausible entender que: (i) la Dirección Jurídica deberá garantizar el acceso a todas las dependencias de todas las normas vigentes, lineamientos y directrices expedidas en materia de contratación y; (ii) cada Director Regional tiene delegada la función, entre otras, de celebrar contratos, con lo cual, luego del análisis del sector y estudio del mercado que se tenga, será cada Dirección regional la encargada de definir qué contratos y modalidades resultan acertadas de cara al objeto por contratar.
Adicionalmente, resulta imperante que el SENA de pleno cumplimiento del Estatuto General de la Contratación Pública, a sus normas complementarias y en consecuencia a los principios que irradian la contratación estatal, así como la observancia al deber de planeación. Ello aunado evidentemente a los mandatos constitucionales y al principio de legalidad y a los principios de la función administrativa(2)
Ahora bien, para resolver las preguntas concretas que Ud. plantea nos permitiremos hacer las siguientes precisiones:
1. El estudio de mercado según Colombia Compra Eficiente (en adelante “CCE”) corresponde al estudio de mercado del Proceso de Contratación para seleccionar los Proveedores de un instrumento de agregación de demanda(3) Asimismo, el análisis del sector es aquella herramienta que permite establecer el contexto del Proceso de Contratación, identificar algunos de los Riesgos y determinar los requisitos habilitantes. Colombia Compra Eficiente presenta una guía para elaborar estudios del sector relativo al objeto del Proceso de Contratación y para su análisis.(4) En esa medida, ambos documentos constituyen entonces elementos y/o herramientas que debe tener la entidad al momento de realizar su respectiva planeación para la compra pública que desea realizar.
2. El Manual de Contratación Administrativa SENA como manual interno de la entidad tiene como finalidad establecer lineamientos, que se deben tener en cuenta en todos los procesos de contratación que adelante el SENA, definiendo los pasos del trámite interno que deben surtir los contratos estatales de la entidad.
3. A su vez, el anterior cuerpo normativo menciona en su capítulo 4.2.3 algunos mecanismos que tienen los comités estructuradores como posibilidad para realizar el estudio económico. Ahora bien, dentro de esas posibilidades está precisamente el mecanismo de las denominadas “cotizaciones” frente a lo cual y de manera previa, el Manual indica que: “la plataforma SECOP II facilita los procesos de solicitud de cotizaciones, por cuanto aun cuando no sea la única metodología o sea obligatorio su uso, se recomienda tenerla como una opción preferente.”(5) (Negrilla y subrayado fuera del texto).
Lo anterior y remitiéndonos al significado mismo de la palabra “preferente” quiere significar evidentemente que, según la normatividad Sena, las cotizaciones serán el mecanismo a preferir a la hora de realizar un estudio de mercado, caso en el cual, siguiendo la misma norma (i) Las mismas se pueden solicitar vía correo electrónico; (ii) Su publicación en la página web de la entidad es optativa y;(iii) dichas solicitudes siempre deberán publicarse en la Plataforma Secop II mediante el módulo de solicitud de información a proveedores.
Ello guarda estrecha relación con el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015 a cuyas voces se lee:
“La Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La oferta que debe ser publicada es la del adjudicatario del Proceso de Contratación. Los documentos de las operaciones que se realicen en bolsa de productos no tienen que ser publicados en el SECOP. (…)”
Y a su vez con la subsección 6 del mismo Decreto que reza:
“ANÁLISIS DEL SECTOR ECONÓMICO Y DE LOS OFERENTES POR PARTE DE LAS ENTIDADES ESTATALES ARTÍCULO 2.2.1.1.1.6.1. Deber de análisis de las Entidades Estatales. La Entidad Estatal debe hacer, durante la etapa de planeación, el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del Proceso de Contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica, y de análisis de Riesgo. La Entidad Estatal debe dejar constancia de este análisis en los Documentos del Proceso.”
4. Además, vale la pena recordar que, el mismo manual en su pág. 25 establece lo siguiente: “las guías y procedimientos establecidos por el organismo rector de la contratación pública, Colombia Compra Eficiente, son de obligatorio cumplimiento para el SENA”, con lo cual, la entidad al momento de realizar su estudio de mercado deberá asimismo acudir a las guías que trae CCE para el efecto.
5. Con todo y después de esta explicación, es totalmente manifiesto que las normas deben leerse de manera armónica y en conjunto para de ella manera concluir que en modo alguno habría porque caer en confusión y menos aún que de una lectura errada de las normas citadas supra pudiera entenderse que se están violando los principios de la actividad contractual.
6. Finalmente, nos permitimos indicar que la Circular No. 3-2013-000133 de 2013 se encuentra vigente, lo anterior se desprende de la pág. web de la entidad, a saber:
https://normograma.sena.edu.co/docs/circular_sena_0133_2013.htm
Sin otro particular, quedamos muy atentos a cualquier información adicional que requiera su despacho.
Cordialmente,
MARTHA BIBIANA LOZANO MEDINA
Coordinadora Grupo de Conceptos y Producción Normativa
1. Por la cual se dictan medidas de orden administrativo y se confieren delegaciones para la ordenación del gasto en materia de contratación estatal y para diferentes actuaciones administrativas en los Directores Regionales y en los Subdirectores de Centro de Formación Profesional del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.
2. Constitución Política de Colombia, Art. 209: La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
3. https://www.colombiacompra.gov.co/ciudadanos/glosario/estudio-de-mercado
4. https://www.colombiacompra.gov.co/tags/estudios-de-sector
5. Manual de Contratación Administrativa SENA, p. 38.
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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