CONCEPTO 105088 DE 2021

(diciembre 29)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Procede este Despacho a responder su solicitud del asunto en referencia.

ANTECEDENTES

La peticionaria señala “tengo una inquietud sobre un pago no meritorio que se le realizo a una aprendiz si la aprendiz se le notifica y no quiere realizar el reembolso que se procede hacer y de cuando tiempo es el plazo para que efectué el reembolso.”

ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS

Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.

ANÁLISIS JURÍDICO

Previamente a emitir respuesta, este Despacho presenta las siguientes consideraciones:

1. Apoyos de Sostenimiento – Normatividad Aplicable

Decreto 1072 de 2015. Decreto Único Reglamentario Sector Trabajo.

- Artículo 2.2.6.3.14. “Pago de la monetización de la cuota de aprendizaje. La cancelación del valor mensual por concepto de monetización de la cuota de aprendizaje deberá realizarse dentro de los primeros cinco (5) días de cada mes a través de los mecanismos de recaudo establecidos por el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA. De los recursos recaudados por concepto de la monetización de la cuota de aprendizaje, el ochenta por ciento (80%) deberá ser consignado en la cuenta especial del Fondo Emprender FE y el veinte por ciento (20%) en la cuenta de Apoyos de Sostenimiento del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA. Los intereses moratorios y las multas impuestas por el incumplimiento de la cuota de aprendizaje deberán girarse en la misma proporción a las cuentas mencionadas.” (antes Decreto 4690 de 2005)

- Artículo 2.2.6.3.34. “Apoyo de sostenimiento. El Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, otorgará apoyo de sostenimiento a sus alumnos pertenecientes a los estratos 1 y 2, durante las fases lectiva y práctica, siempre y cuando no hayan suscrito contrato de aprendizaje y formulen su plan de negocios, el cual debe ser coherente con su programa de estudios. (antes Decreto 4690 de 2005 – Subrayado propio)

Acuerdo 08 de 2009, expedido por el Consejo Directivo Nacional del SENA. Por el cual se reglamenta el monto de los apoyos de sostenimiento, su distribución y los criterios que permiten la operación de las condiciones para gozar de los mismos.

- Artículo 1. Finalidad del Apoyo de Sostenimiento. “El apoyo de sostenimiento tiene como finalidad contribuir a sufragar durante el proceso de aprendizaje los gastos básicos del aprendiz Sena perteneciente a los estratos 1 y 2, que no haya suscrito contrato de aprendizaje y formule su plan de negocio, el cual debe ser coherente con su programa de formación. // Los recursos a que se refiere el artículo 41 de la Ley 789 de 2002 serán también destinados al pago de la prima de la póliza de seguro colectivo que ampare los riesgos señalados por el artículo 2o. del Decreto 4690 de 2005, y la adquisición de los elementos de seguridad industrial y la dotación de vestuario de protección personal.”

- Artículo 2. Distribución de Recursos. “De acuerdo a los recursos asignados en cada vigencia para el Programa Presupuestal de Apoyos de Sostenimiento en la Ley de Presupuesto, el Director General presentará al Consejo Directivo Nacional la propuesta de distribución de los recursos en los conceptos que se señalan a continuación: // a) Monto de los recursos para los desembolsos en dinero o en especie para los aprendices que resulten beneficiarios de acuerdo a la disponibilidad de recursos en cada vigencia. // b) Monto de los recursos para el pago de la prima del seguro que ampare a los aprendices beneficiarios del apoyo de sostenimiento durante el proceso de formación, con cobertura nacional, que incluyan los riesgos señalados por el artículo 2o del Decreto 4690 de 2005. // c) Monto de los recursos para la adquisición de los elementos y vestuario de protección personal acorde con los riesgos de las especialidades de los programas de formación. // La distribución de los recursos en estos tres conceptos podrá ser revisada y modificada por el Consejo Directivo Nacional, previa solicitud del Director General de la Entidad. // Una vez distribuidos los recursos en los anteriores conceptos, el Director General del Sena o su delegado, asignará mediante Resolución a cada Centro de Formación el valor que le corresponda ejecutar; estos recursos también podrán ejecutarse centralizadamente en la Dirección General o por cada Regional. // La administración de estos recursos podrá ser realizada directamente por el Sena, o por intermedio de la entidad que para tal fin determine el Sena. // En el evento de administrar los recursos a través de una entidad, el Director General del Sena o quien él delegue, suscribirá el convenio.”

- Artículo 3. Monto y Adjudicación de los Apoyos de Sostenimiento. “Los apoyos de sostenimiento a que se refiere el literal a) del artículo 2o de este Acuerdo podrán otorgarse a los aprendices beneficiados, en dinero o en especie; cuando sea en dinero, este apoyo se pagará mensualmente y será hasta el 50% del Salario Mínimo Legal Mensual Vigente para cada año, durante el proceso de formación. // El Director General del Sena señalará mediante resolución el procedimiento y el cronograma que deben seguir la Dirección de Formación Profesional y los Centros de Formación para la adjudicación de los apoyos de sostenimiento, los requisitos que deben cumplir los aprendices, los factores que deben tenerse en cuenta para seleccionar a los beneficiarios, las causales de suspensión y de cancelación del apoyo de sostenimiento. La convocatoria y sus resultados serán publicados y divulgados a través de las carteleras de los respectivos Centros de Formación y la página web del Sena.” (Subrayado propio)

Resolución 587 de 2020, expedida por el Director General del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA. Por la cual se establecen los lineamientos para la adjudicación seguimiento y desembolso de Apoyos de Sostenimiento a los Aprendices Sena.

- Artículo 1. Apoyo de Sostenimiento. “Recurso en dinero equivalente al cincuenta por ciento (50%) del Salario Mínimo Legal Mensual Vigente - SMLMV, que se le entrega mensualmente a los aprendices en condiciones de vulnerabilidad y que se encuentran matriculados en un programa de formación técnico laboral o tecnólogo, de oferta abierta de formación o de oferta especial social de formación, y que adicionalmente cumplan con las condiciones para ser beneficiarios del apoyo, lo anterior según disponibilidad de cupos y presupuestal de la entidad.”

- Artículo 2. Continuidad del Beneficio del Apoyo de Sostenimiento. “Los aprendices beneficiarios del Apoyo de Sostenimiento y que continúan matriculados en el Programa de Formación, en el año siguiente tienen derecho a postularse nuevamente para ser beneficiarios del Apoyo de Sostenimiento regular, siempre y cuando cumplan con las condiciones y requisitos establecidos en los procedimientos para inscripción, criterios de priorización y asignación vigentes.”

- Artículo 3. Desembolsos de los Apoyos de Sostenimiento. “Para los desembolsos de los Apoyos de Sostenimiento, los Centros de Formación cumplirán las siguientes actividades: 1. Realizar la validación del cumplimiento de las condiciones y requisitos dispuestos en esta resolución para los aprendices adjudicados.// 2. Cancelar en el módulo de novedades del aplicativo dispuesto por la entidad para el reporte de Apoyos de Sostenimiento, a los aprendices que no cumplan con los requisitos, condiciones o renuncien al Apoyo de Sostenimiento. // 3. Gestionar los desembolsos con base en la verificación del reporte de desembolso mensual y la resolución de adjudicación. // 4. Incluir en la resolución de adjudicación el valor proyectado para la vigencia fiscal correspondiente, para cubrir el desembolso de los Apoyos de Sostenimiento a los aprendices beneficiados por todo el año, además de incluir el número del CDP generado por el Centro.// 5. Los desembolsos de los apoyos se harán mes venido. En el mes de febrero de cada vigencia se tramitarán los desembolsos correspondientes al mes de enero y en el mes de diciembre se desembolsará lo correspondiente a los meses de noviembre y diciembre.”

- Artículo 10. Obligaciones de los Aprendices. “La Dirección de Formación Profesional determinará las obligaciones de los aprendices beneficiarios y las publicará para la divulgación por parte de los Centros de Formación.”

- Artículo 11. Responsabilidad de los Centros de Formación Profesional. “Los Centros de Formación deberán cumplir con los lineamientos que emita la Dirección de Formación Profesional para el desarrollo de las convocatorias y su seguimiento. // Parágrafo. Es responsabilidad del Subdirector de Centro garantizar la confiabilidad y transparencia del proceso y la publicación del listado final de aprendices beneficiados con el Apoyo de Sostenimiento, al igual que el seguimiento, reemplazo de beneficiarios y desembolso del Apoyo de Sostenimiento, otorgado a los aprendices; así como velar por la adecuada ejecución de los recursos de Apoyos de Sostenimiento asignados en cada vigencia fiscal por la Dirección General.”

- Artículo 13. Causales de Suspensión o Cancelación del Apoyo de Sostenimiento, Desembolsos No Meritorios. “Las causales y procedimiento de suspensión o cancelación de Apoyos de Sostenimiento, como los desembolsos no meritorios, serán definidas por la Dirección de Formación Profesional respetando el debido proceso en cuanto a derechos y deberes del aprendiz.”

Resolución 196 de 2017, expedida por el Director General. “Por la cual se reglamenta el Sistema Integrado de Gestión y Auto Control - SIGA en el Servido Nacional de Aprendizaje SENA y se dictan otras disposiciones”

- Artículo 6. Aprobación de la Documentación del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol - SIGA. “La documentación que se genere en el Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol, SIGA, se aprueba así: // a. El Consejo Directivo Nacional del SENA aprueba: la Promesa de Valor, las Políticas y los Objetivos de los Subsistemas que conforman el SIGA a través de Acuerdo. // b. El Comité Institucional de Desarrollo Administrativo aprobará el Manual del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol o el documento que lo reemplace, la Red/Mapa de Procesos. // c. Los documentos como caracterizaciones, procedimientos, instructivos, guías, formatos y demás, son aprobados según lo establecido en el procedimiento "Elaboración y Control de Documentos Código DE-P-001"los documentos referidos al sistema que sean de carácter normativo deben ser aprobados por resolución. // Los lineamientos que los responsables de los procesos imparten a través de la documentación que se formaliza en el Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol y se publican en el módulo de documentos de la plataforma Compromiso son de obligatoria implementación y cumplimiento.” (Subrayado propio)


2. Desembolsos No Meritorios

El Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol – SIGA, contempla en su documentación la “Guía de Apoyos Socioeconómicos”, dentro del proceso de Gestión de Formación Profesional Integral, nominado bajo el Código GFPI-G-007, en su versión 09, de fecha 3 de septiembre de 2021, el cual, en sus definiciones previstas en el punto 5 contempla:

- “Desembolsos no meritorios: Son aquellos recursos económicos que se lee entregar a un aprendiz que no cumple las condiciones y requisitos que lo habilitan para recibir el apoyo.”

A su vez, el mismo documento en el punto 7 “Generalidades”, establece las orientaciones y lineamientos para la operación de los apoyos de socioeconómicos dentro del Plan Nacional integral de Bienestar al Aprendiz – PNIBA, donde el numeral 7.13. señala:

- 7.13. Desembolsos. // El equipo responsable de los seguimientos a los apoyos socioeconómicos designados por la Subdirección debe generar mecanismos que le permitan monitorear mensualmente la entrega oportuna del apoyo a los aprendices, cuando se trate de recursos económicos debe corroborar con el equipo responsable de los desembolsos la entrega efectiva del apoyo a cada aprendiz beneficiado. // El centro de formación debe implementar los controles necesarios para evitar el desembolso no meritorio a un aprendiz. En todo caso se debe tener en cuenta que cuando el aprendiz no pueda sustentar el cumplimiento de compromisos por causas asociadas a la gestión de la entidad, no se debe afectar la entrega del apoyo mensual. // Los centros de formación deben utilizar como herramienta de trabajo el formato “Trazabilidad aprendices beneficiarios apoyos socioeconómicos específico para cada apoyo y publicado en el aplicativo compromiso registrando la información de los aprendices adjudicados.

Desembolsos no meritorios: Si no se registran las novedades correspondientes a tiempo o se adjudican aprendices que no debían recibir el apoyo y se generen desembolsos no meritorios, se adelantarán las investigaciones y se establecerán las responsabilidades a que haya lugar. //

Reembolso pagos no meritorios: Cuando se identifique un pago no meritorio, el subdirector del centro debe notificar por escrito al aprendiz el valor que debe reembolsar por el pago o pagos no meritorios, e informarle cómo genera el recibo de pago a través del botón electrónico de pago que se encuentra en la página web del SENA, en la opción Servicio al Ciudadano Trámites: Pagos en Línea.” (Subrayado propio)

La guía mencionada en el punto 8, se refiere de manera especial a los “Apoyos de Sostenimiento Regular”, siendo particularmente relevante lo señalado en el punto 8.7. en relación con el seguimiento a los desembolsos

- 8.7. Seguimiento a los desembolsos. // El Subdirector del Centro deberá designar mínimo una persona responsable de apoyo de sostenimiento, para el seguimiento y control de los apoyos de sostenimiento. La designación de esta persona no exime de responsabilidad al subdirector del Centro frente a las actuaciones, seguimiento y control de los procesos de validación, adjudicación, cancelación y pago de desembolsos de proceso. // Es necesario verificar el registro de datos bancarios y actualización de novedades, en el SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICO-ADMINISTRATIVO atendiendo lo establecido en el manual de usuario apoyos de Sistema de gestión académico-administrativo – Apoyo de sostenimiento regular Código GFPI – M – 002. //

Gestión de desembolso de apoyos de sostenimiento. El desembolso del apoyo de sostenimiento será gestionado por los Centros de Formación, y se realizará conforme a las siguientes condiciones: Cuantía de desembolso: Se realizará según o estipula la resolución vigente para estos apoyos. // En los casos en que se cancelen apoyos de sostenimiento a aprendices que no tuvieren derecho a dicho(s) desembolso(s), se adelantará el procedimiento de cobro previsto en el Reglamento interno de Recaudo de Cartera del SENA.” (Subrayado propio)

3. Conclusiones

- Los apoyos de sostenimiento tienen como finalidad contribuir a sufragar los gastos básicos de los aprendices pertenecientes a los estratos 1 y 2, durante el proceso de aprendizaje, tanto en fase lectiva como práctica, siempre que no hayan suscrito contrato de aprendizaje y formulen su plan de negocio, en coherencia con su programa de formación. El SENA ha regulado de manera especial la procedencia, los recursos, las condiciones, requisitos, responsabilidades, etc., a través del Acuerdo 08 de 2009 del Consejo Directivo Nacional, la Resolución 587 de 2020 y los documentos del SIGA, que son de obligatorio cumplimiento por todas las áreas de la entidad.

- La regulación del SENA contempló de manera particular los desembolsos no meritorios, dando esta categorización a eventuales desembolsos que realice la Entidad a aprendices que no tenían derecho al recibo de un apoyo de sostenimiento, ante novedades no registradas oportunamente en los respectivos sistemas de información o por cualquier otra razón (en los términos de la guía respectiva).

De esta forma, el SENA ha desarrollado lo dispuesto en el artículo 2313 del Código Civil, que en relación con las obligaciones y en especial, con el “pago de lo no debido” señaló “Si el que por error ha hecho un pago, prueba que no lo debía, tiene derecho para repetir lo pagado.”

- En consecuencia, la Guía de Apoyos Socioeconómicos es el documento obligatorio a través del cual se determinó el procedimiento a seguir ante un eventual pago no meritorio de un apoyo de sostenimiento, así:

- El Subdirector del Centro de Formación deberá notificar por escrito al aprendiz el valor que debe reembolsar por el o los pagos no meritorios efectuados por la entidad, informándole cómo generar el recibo de pago a través del botón electrónico de pago. (Punto 7.13, Guía de Apoyos Socioeconómicos”, Código GFPI-G-007, versión 09, fecha 3 de septiembre de 2021)

Esta disposición no establece un plazo para el reembolso, ni otorga una facultad al Subdirector para determinar un término, en consecuencia, se entiende que el reembolso tiene un carácter inmediato, y seguirá las condiciones establecidas para los pagos en línea por la Entidad.

- En los casos en que se cancelen apoyos de sostenimiento a aprendices que no tuvieren derecho, se adelantará el procedimiento de cobro contemplado en el Reglamento interno de Recaudo de Cartera. (Punto 8.7., Guía de Apoyos Socioeconómicos”, Código GFPI-G-007, versión 09, fecha 3 de septiembre de 2021)

- Se adelantarán las investigaciones a que haya lugar (Punto 7.13, Guía de Apoyos Socioeconómicos”, Código GFPI-G-007, versión 09, fecha 3 de septiembre de 2021)

CONCEPTO

De acuerdo con las exposiciones previas, y en relación con la inquietud planteada por el solicitante se considera:

- Cuando se establezca la existencia de un pago no meritorio, el Subdirector del Centro de Formación debe solicitar por escrito al aprendiz el valor a reembolsar por el pago o pagos no meritorios, e informarle como generar el recibo de pago a través del botón electrónico de pago que se encuentra en la página web del SENA, en la opción Servicio al Ciudadano – Trámites Pagos en Línea. Como quiera que la norma no contempla un término para la realización del reembolso, se entiende que este es inmediato y así debe hacérselo saber al aprendiz en la comunicación.

- Una vez verificado el recibo de la comunicación por parte del aprendiz sin que se haya efectuado el reembolso, le corresponde al Subdirector del Centro de Formación respectivo, como ordenador del gasto que dispuso el desembolso del apoyo de sostenimiento (que resultó no meritorio), proceder con la liquidación de la obligación a cargo del aprendiz que recibió el pago sin tener derecho este.

Para el efecto deberá expedir el respectivo acto administrativo donde establecerá claramente la persona a cuyo cargo se encuentra el reembolso, ordenará la devolución del monto correspondiente e indicará el mecanismo para hacer el pago, y ordenará la notificación del acto al aprendiz, concediéndole los respectivos recursos en vía gubernativa, en los términos establecidos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. En el mismo acto se podrá indicar que el pago voluntario se podrá realizar dentro del mismo término de ejecutoria de la Resolución.

La notificación y concesión de los recursos salvaguardan los derechos de defensa y contradicción, con el fin de garantizar el debido proceso.

- Una vez ejecutoriada la Resolución que dispuso la liquidación de la obligación de reembolso a cargo del aprendiz, se deberán poner en marcha los procedimientos establecidos en el Reglamento Interno de Recaudo de Cartera del SENA. En este caso, se considera que título ejecutivo sería de naturaleza compleja, y estaría configurado por los siguientes documentos:

- Resolución mediante la cual se dispuso la adjudicación del apoyo, y evidencia de haberse realizado el pago a la cuenta bancaria del aprendiz.

- Comunicación mediante la cual el Subdirector del Centro de Formación indicó al aprendiz su deber de reintegrar el pago no meritorio realizado por la Entidad.

- Resolución mediante la cual se liquidó y se ordenó al aprendiz el monto que a reembolsar originado en el pago no meritorio efectuado a su favor.

- Adicional a lo anterior, deberán realizarse las investigaciones correspondientes, en los términos indicados en la normatividad referida.

En estos términos y conforme a la normatividad vigente a la fecha de emisión de este concepto, se da respuesta al cuestionamiento formulado, indicando que este se rinde de conformidad con lo dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Atentamente,

MARTHA BIBIANA LOZANO M.
Coordinadora
Grupo de Conceptos Jurídicos y Producción Normativa
Dirección Jurídica

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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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