CONCEPTO 56397DE 2013

(15 agosto)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

RE: CPM No. 8-2013-056397 - SOLICITA VIABILIDAD DE ESTABLECER EXCEPCIONES EN EL INGRESO AL PROCESO DE FORMACION. 28/11/2013 12:36 p.m.

Bogotá D.C

XXXXXXXXXXXXXXX

Asunto: Aplicación Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013, convenio marco 00022 de 2013.

En atención a la solicitud de concepto radicada con el No. 8-2013-04036, mediante la cual requiere se le informe si procede la entrega de información al DPS, me permito atenderla en los siguientes términos:

Solicitud:

“A la luz del Convenio, y dadas las nuevas disposiciones de ley (Ley Estatutaria 1581 de 2012, y Decreto 1377 de 2013) relativas a la protección de datos personales, quisiera elevar consulta ante la Oficina a su cargo para saber si procede la entrega de la información solicitada, si debe ser suscrito un acuerdo de confidencialidad adicional entre las partes y en qué términos, o el SENA puede ampararse en la normatividad referida para no atender el requerimiento de DPS

Respuesta:

Resulta procedente darle alcance al correo electrónico que le fue remitido el pasado 19 de abril de 2013 “ Asunto: Concepto sobre acceso preferente programa Jóvenes en Acción”, en lo que hace referencia a la aplicabilidad de la Ley 1581 de 2012 y Decreto Reglamentario 1377 de 2013, en los siguientes términos:

La Ley 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.”, en su objeto contempló “desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.” (subrayado fuera de texto).

De la misma manera, la citada ley, en el artículo 2° ámbito de aplicación dispuso: “Los principios y disposiciones contenidas en la presente ley serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada. // La presente ley aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano o cuando al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales.

El régimen de protección de datos personales que se establece en la presente ley no será de aplicación:

a) A las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico. Cuando estas bases de datos o archivos vayan a ser suministrados a terceros se deberá, de manera previa, informar al Titular y solicitar su autorización. En este caso los Responsables y Encargados de las bases de datos y archivos quedarán sujetos a las disposiciones contenidas en la presente ley; (…)

e) A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008;

f) A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993.”

También contempló entre los derechos y condiciones de legalidad de las bases de datos, los derechos de los titulares (art. 8) y la autorización previa del titular de la información (art 9).

En segundo lugar, por tratarse de bases domésticas, están no son susceptibles de la aplicabilidad de la Ley 1581 de 2012, como lo ha determinado con claridad el artículo 2 de la Ley en cita y por ende, cuando no hay disposición legal que le permita a las entidades públicas disponer a su libre albedrío sobre sus bases de datos, seguirán siendo de protección Constitucional y Jurisprudencial; Protección que ha establecido normativa especial para proteger los principios y derechos constitucionales de quienes son titulares en las mismas, por lo tanto, deberá de manera previa informarse al titular y solicitar la debida autorización, a menos que en el convenio se haya estipulado expresamente que la información entre los suscriptores del convenio y de los que en ellos participen puede ser suministrada a terceros sin restricción alguna, de tal forma que no vulneren el derecho al habeas data en los términos definidos por la Corte Constitucional y la Ley.

Por lo anteriormente expuesto, se reitera que la normatividad y jurisprudencia citadas en el correo del pasado mes de abril, sigue siendo aplicable, toda vez que va encaminada a proteger a los titulares de la información que reposa en las bases de datos de la entidad y que para el caso en concreto el citado convenio marco 022 de 2013, estarían entre aquellas llamadas bases de datos domésticas, toda vez que éstas serán construidas para mantener información necesaria para y en desarrollo de la gestión administrativa de las entidades participantes del convenio y no para terceros; en segundo lugar, la información contenida en las bases de datos, además de contar con  información personal, encierra derechos y obligaciones a que se comprometieron las partes en relación con la confidencialidad o divulgación de la información antes, durante y después del desarrollo o ejecución del convenio.

Atendiendo lo anterior, y una vez revisado el convenio marco 022 del 30 de abril de 2013, en este quedó consignada la normatividad que deben atender las partes intervinientes, con respecto a la protección de datos de las personas que integrarán dicha base de datos y en el clausulado contempló entre las obligaciones del SENA. “… 2.7. Suministrar a solicitud del DPS, base de datos sobre aspirantes a ingresar al SENA que no fueron seleccionados en las convocatorias abiertas por el SENA. Esta información tiene carácter restrictivo de uso para el DPS y solamente puede ser utilizada como insumo para el registro de estas personas en la base de datos de Jóvenes en Acción e Ingreso para la Prosperidad Social, siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos, en el marco de las normas de confidencialidad que regulan la materia. 2.8. Preservar los derechos de los titulares de la información de conformidad con lo dispuesto en las leyes y la Constitución Política. (…) 2.11 Aplicar las normas y los principios constitucionales y legales que regulan el habeas data y someterse a los deberes y responsabilidades previstas para los usuarios de la información en las Leyes Estatutarias No. 1266 de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones” y 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.

De la misma manera contempló en el numeral “3) OBLIGACIONES DEL DEPARTAMENTO - DPS: 3.1. Aplicar las normas y los principios constitucionales y legales que regulan el habeas data y someterse a los deberes y responsabilidades previstas para los usuarios de la información en las Leyes Estatutarias No. 1266 de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones” y 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”. 3.2. Garantizar la adopción e implementación de medidas para la confidencialidad de la información que conozca en virtud de la ejecución de este convenio.”

Respecto de la aplicabilidad del Decreto 1377 del 27 de junio de 2013, "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012" si bien al momento de la suscripción del convenio marco no había sido expedido por el Gobierno Nacional, este va a ser ejecutado dentro de la vigencia de dicha norma y por tal razón debe acudirse a esta herramienta legal, por una parte para establecer las clases de datos personales que se pueden presentar al momento de su recolección, como también para adelantar las acciones requeridas para obtener la autorización expresa de los ciudadanos que integrarán la base de datos resultante del citado convenio marco.

En conclusión, en virtud de que se encuentra suscrito un convenio con el DPS para la entrega de las bases de datos y se estableció como una obligación por parte del SENA, entregar las bases de datos de las personas a ingresar al programa y que no fueron seleccionadas por la entidad, no puede abstenerse el SENA en estos momentos de suministrar dicha información, no obstante, tanto el SENA como el DPS deben cumplir con lo dispuesto en las normas respecto al manejo de la información de datos personales, antes referidas y en tal sentido se deberá obtener autorización de los titulares para el manejo de la misma.  

Cordialmente,

MARTHA BIBIANA LOZANO MEDINA

Coordinadora Grupo de Conceptos y Producción Normativa

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