CONCEPTO 10113 DE 2013

(febrero 5)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Bogotá D.C

XXXXXXXXXXXXXXX

En atención a su comunicación a través de radicado No. 8-2014-004404 de 05 de febrero de 2014, mediante la cual solicita concepto en relación con los establecido en “la Resolución No. 00069 de 2014, expedida por medio de la cual se dictan medidas de orden administrativo y se confieren delegaciones para la ordenación del gasto en materia de contratación estatal y para diferentes actuaciones administrativas en los Directores Regionales y en los Subdirectores de Centro de Formación Profesional del SENA, me permito muy respetuosamente realizarle una consulta respecto al parágrafo del articulo 3 el cual expone que para los procesos de contratación que así lo requieran se conformará un Comité evaluador integrado por funcionarios de la Regional o Centro.

Específicamente el objeto de la consulta es respecto a la expresión que así lo requieran, en este aspecto me surge la duda de cuales procesos son los que necesitan o no un comité de evaluación, tenemos entendido por el Decreto 1510 de 2013 que los únicos procesos donde no se hace necesaria la evaluación por un numero plural de personas es el de mínima cuantía, sin embargo es menester contar con un evaluador especializado en la materia.

Así mismo, deseamos saber que funcionarios deben hacer parte obligatoria de este comité o si los Directores Regionales gozan de autonomía para decidir su conformación y si personal contratista especializado puede participar en la evaluación de las ofertas”, me permito hacer las siguientes precisiones:

PROBLEMAS JURIDICOS

1. En que procesos de contratación es obligatoria la conformación de comité evaluador?

2. Que funcionarios deben hacer parte obligatoria de dichos comités?

3. Es necesario contar con un evaluador especializado?

4. los Directores Regionales gozan de autonomía para decidir su conformación y si personal contratista especializado puede participar en la evaluación de las ofertas?

SOPORTES NORMATIVOS Y JURISPRUDENCIALES

Decreto 1510 de 2013, artículo 27. Comité evaluador. La Entidad Estatal puede designar un comité evaluador conformado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto para evaluar las ofertas y las manifestaciones de interés para cada Proceso de Contratación por licitación, selección abreviada y concurso de méritos. El comité evaluador debe realizar su labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en los pliegos de condiciones. El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. En el evento en el cual la Entidad Estatal no acoja la recomendación efectuada por el comité evaluador, debe justificar su decisión.

Los miembros del comité evaluador están sujetos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales.

La verificación y la evaluación de las ofertas para la mínima cuantía será adelantada por quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera un comité plural.

De la misma manera, el Director General a través de la Resolución No. 069 de 2014, por la cual se dictan medidas de orden administrativo y se confieren delegaciones para la ordenación del gasto en materia de contratación estatal y para diferentes actuaciones administrativas en los Directores Regionales y en los Subdirectores de Centro de Formación Profesional del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA:

ARTÍCULO 1. CREACIÓN Y CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN A NIVEL REGIONAL. Créase el Comité de Contratación a nivel Regional del SENA, como instancia de definición de los lineamientos que regirán la actividad contractual en la Direccion Regional.

El Comité de Contratación a nivel regional del SENA estará integrado por:

1. El Director Regional o su delegado, quien lo presidirá

2. Dos funcionarios designados por el Director Regional, de acuerdo con la especialidad del objeto que se pretenda contratar.

3. El Coordinador del Grupo de Apoyo Administrativo

PARÁGRAFO 1. La Secretaria Técnica del Comité de Contratación a nivel Regional será realizada por uno de los funcionarios que hayan sido designados por el Director Regional en el comité.

PARÁGRAFO 2. Podrán participar en las reuniones del Comité de Contratación a nivel Regional del SENA, con voz pero sin voto, los contratistas o funcionarios, que por su conocimiento específico, calidades profesionales o experiencia laboral, puedan contribuir en la adopción de decisiones de carácter jurídico, técnico o económico, que incidan en el proceso de contratación.

(…)

ARTÍCULO 3". FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN A NIVEL REGIONAL Y CENTROS DE FORMACIÓN PROFESIONAL Son funciones del Comité:

1. Verificar la coherencia e integridad de los estudios previos para los procesos realizados bajo la modalidad de licitación Pública y para la compra o suministro de materiales de formación.

2. Solicitar informes o requerir información sobre los procesos de contratación, respecto de su planeación, trámite, y suscripción.

3. Realizar las recomendaciones y modificaciones a que haya lugar de los estudios previos que presenten las áreas técnicas interesadas en realizar la contratación a su consideración, de conformidad con lo establecido en el Estatuto General de Contratación y las directrices que sobre la materia se impartan desde la Dirección General.

4. Verificar que la modalidad de contratación por la que se pretende realizar la contratación sea acorde con la necesidad del centro, procurando la observancia y aplicación de los principios de la contratación estatal.

5. Cuando se trate de compra o suministro de materiales de formación este comité deberá justificar la modalidad de selección que se empleará, para lo cual se levantará un acta por parte del comité en la cual se justifique la contratación y la modalidad a través de la cual se llevará a cabo el proceso de selección.

PARÁGRAFO. Para los procesos de contratación que así lo requieran se conformará un Comité evaluador integrado por funcionarios de la Regional o Centro.

RADICADO NO. 13790 DE 2004, CONSEJO DE ESTADO SECCIÓN TERCERA M.P NORA CECILIA GÓMEZ MOLINA

“La naturaleza jurídica del informe de evaluación de las propuestas

El artículo 24 de la Ley 80 de 1993, en desarrollo del principio de transparencia de la contratación estatal, señala en el numeral 2º que “en los procesos contractuales los interesados tendrán oportunidad de conocer y controvertir los informes, conceptos y decisiones que se rindan o adopten, para lo cual se establecerán etapas que permitan el conocimiento de dichas actuaciones y otorguen la posibilidad de expresar observaciones”.

Así, el procedimiento de selección que la ley estructuró en el artículo 30, establece el deber de señalar en el pliego de condiciones o términos de referencia, el plazo dentro del cual la entidad elaborará “los estudios técnicos, económicos y jurídicos necesarios para la evaluación de las propuestas y para solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que se estimen indispensables” (num.7º) y el deber de poner ese informe a disposición de los oferentes, por un término de cinco (5) días hábiles, para que éstos lo conozcan y presenten las observaciones que estimen pertinentes (num.8º).

(…)

El informe de evaluación de las propuestas, que generalmente elabora un comité asesor que previamente designa el representante legal de la entidad y que se advierte en los pliegos de condiciones, debe contener la comparación objetiva de las ofertas, con sujeción exclusivamente a los criterios de selección establecidos en los pliegos de condiciones. Se trata de una actuación reglada en la cual las recomendaciones de ese comité deben basarse en los criterios o parámetros previamente definidos por la administración como las bases de la licitación o del concurso. Por consiguiente, el informe de evaluación de las ofertas debe ser motivado con el fin de garantizar el principio de transparencia y de publicidad de la actividad precontractual. Así lo establece el ordinal 7º del artículo 24 de la Ley 80 de 1993: “Los actos administrativos que se expidan en la actividad contractual o con ocasión de ella, salvo los de mero trámite, se motivarán en forma detallada y precisa e igualmente lo serán los informes de evaluación, el acto de adjudicación y la declaratoria de desierto del proceso de escogencia” (se destaca).

No obstante que es con el informe de evaluación de las propuestas que la administración da a conocer a los proponentes la calificación que asignó a cada una de las ofertas, de acuerdo con los diferentes factores que fueron objeto de la evaluación, dicho informe no decide la adjudicación ni le confiere al proponente calificado con el mayor puntaje el derecho a exigirla, en tanto, como ya se indicó, los informes de evaluación los elabora un comité asesor o consultor, a quien la ley prohíbe trasladar la responsabilidad de la dirección y manejo de la actividad contractual y la de los procesos de selección, ya que ésta sólo la tiene el jefe o representante de la entidad estatal (art. 26 ord. 5º Ley 80 de 1993).(2) Además, esa calificación se puede corregir o modificar cuando la administración encuentre pertinentes y ajustadas a las reglas de la licitación las observaciones realizadas por los oferentes.

Es cierto, que la ley no establece la oportunidad para corregir los informes de evaluación y tampoco señala que, corregidos éstos, deban ponerse nuevamente a consideración de los oferentes. Sin embargo, es claro que esta etapa de publicidad y contradicción del estudio y comparación de las ofertas debe agotarse antes de la adjudicación o, por lo menos, ser concomitante con ella, como posteriormente fue reglamentado.

Como consecuencia de lo anterior, el informe de evaluación de las propuestas no es obligatorio para el jefe o representante legal de la entidad a quien le compete realizar la adjudicación, ya que éste puede apartarse del mismo.

Por consiguiente, no cabe afirmar que el informe de evaluación de las propuestas sea un acto administrativo definitivo, en tanto no crea una situación jurídica particular ni pone fin a una actuación administrativa.(5) Es, un acto de trámite -preparatorio- no definitivo, habida cuenta que no contiene una decisión de fondo en tanto en la etapa de evaluación de las propuestas no se define la adjudicación, ya que, por el contrario, una vez elaborado el informe se continúa con el trámite licitatorio que termina con la adjudicación.

ANÁLISIS JURÍDICO

Teniendo en cuenta las normas antes transcritas es importante resaltar que si bien la Resolución 069 de 2014, no se hace mención a todos y cada uno de los procesos de contratación, es claro que para todos los procesos de selección se debe conformar un comité evaluador, a excepción de los procesos de mínima cuantía para los cuales el Decreto 1510 de 2013 señala que no requerirá de la conformación de un comité plural, no obstante si establece de manera clara y expresa que para cada uno de los procesos de contratación se debe conformar el mismo ya sea por servidores públicos o particulares contratados para tal fin, que deberá ceñirse única y exclusivamente a lo establecido en los pliegos de condiciones del proceso.

Cabe aclarar que para los procesos en los que se pretenda adquirir materiales de formación sin excepción, se deberá conformar el comité de contratación para que este determine la necesidad de celebrar dicho proceso.

En este mismo sentido es importante que el comité evaluador cuente con personas que tengan la experticia en el tema que se pretende contratar, en aras que las evaluaciones sean lo más objetivas, para lo cual podrá soportarse en un instructor o funcionario que tenga los conocimientos necesarios para establecer si lo que les están ofertando corresponde o no a lo que requiere la Entidad, para lo cual el Director Regional o el Subdirector de Centro tendrá la potestad para decidir quiénes serán los que conformen dicho comité, sin que signifique que siempre deberán ser las mismas personas.

Atentamente,

MARTHA BIBIANA LOZANO MEDINA

Coordinadora Grupo de Conceptos y Producción Normativa

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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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