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PROCEDIMIENTO DE VIGILANCIA.
ARTÍCULO 2.8.8.4.1. VISITA DE VIGILANCIA. Consiste en el seguimiento y evaluación a las actividades que fueron incluidas en el Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA) presentado por las entidades que han sido objeto de visita de inspección.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 19)
ARTÍCULO 2.8.8.4.2. PROCEDIMIENTO DE LA VISITA DE VIGILANCIA. El Archivo General de la Nación establecerá el procedimiento para las visitas de vigilancia que deba ser adoptado y en el cual se contemplarán como mínimo:
a) Comunicación a la entidad objeto de la visita (exceptuando aquellas que se realicen por denuncias recibidas).
b) Metodología para el desarrollo de la visita.
c) Desarrollo de la visita.
d) Sitios, procesos o áreas objeto de la visita de vigilancia.
e) Presentación de los resultados de la visita.
f) Acciones correctivas para cumplir el PMA.
g) Métodos de seguimiento a los compromisos adquiridos por la entidad visitada.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 20)
ARTÍCULO 2.8.8.4.3. DESARROLLO DE LA VISITA DE VIGILANCIA. Llegada la fecha, hora y lugar establecido para el desarrollo de la visita, se procederá a verificar el cumplimiento de cada uno de los compromisos adquiridos durante la visita de inspección, los avances del Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA) y demás aspectos relevantes en relación con el cumplimiento de la normatividad archivística.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 21)
ARTÍCULO ULO 2.8.8.4.4. SUSPENSIÓN Y REANUDACIÓN DE LA VISITA DE VIGILANCIA. Toda visita podrá ser suspendida y retomada en un lapso no mayor a treinta (30) días hábiles, cuando se considere pertinente o en los casos de fuerza mayor o caso fortuito.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 22)
ARTÍCULO ULO 2.8.8.4.5. ENTREGA DE LA INFORMACIÓN SOLICITADA EN DESARROLLO DE LA VISITA DE VIGILANCIA. Finalizada la visita de vigilancia y recibido el informe preliminar correspondiente, la entidad deberá responder y soportar las observaciones al dicho informe en un término de diez (10) días hábiles prorrogables hasta por otro tanto, cuando razonadamente existan circunstancias que impidan la entrega de la información dentro del plazo inicial.
En caso de renuencia se dará traslado a la autoridad correspondiente para lo de su competencia, de conformidad con lo establecido por el artículo 32 de la Ley 594 de 2000.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 23)
ARTÍCULO 2.8.8.4.6. SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN. Quien practique la visita de vigilancia, tendrá a su cargo el seguimiento a las nuevas acciones acordadas para dar cumplimiento al Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA), con el propósito de evaluar que los compromisos adquiridos por la Entidad se han cumplido adecuadamente.
PARÁGRAFO 1o. A partir del momento de entrega del acta definitiva de la visita de vigilancia, la Entidad dispondrá de quince (15) días hábiles para presentar su propuesta de ajuste al Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA) y su metodología de implementación.
PARÁGRAFO 2o. La Oficina de Control Interno de la entidad vigilada, deberá realizar seguimiento y reportar semestralmente al Archivo General de la Nación los avances del cumplimiento de las nuevas actividades programadas en el (PMA) y de los compromisos adquiridos.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 24)
PROCEDIMIENTO DE CONTROL.
ARTÍCULO 2.8.8.5.1. VISITAS DE CONTROL. Consiste en la facultad que le otorga la Ley al Archivo General de la Nación para prevenir el incumplimiento de lo señalado en la Ley 594 de 2000, la Ley 397 de 1997 modificada por la Ley 1185 de 2008, en concordancia con el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012 y adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas del caso.
El Archivo General de la Nación y las entidades territoriales a través de los respectivos Consejos de Archivos, podrán imponer multas a favor del erario a quienes no han dado cumplimiento al Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA) o han incumplido la Ley General de Archivos y/o cualquier normatividad archivística u orden impartida por autoridad competente en esta materia.
Las multas se graduarán de acuerdo con la gravedad de la falta cometida, sin perjuicio de las sanciones que puedan imponer otras autoridades en el ejercicio de sus competencias.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 25)
ARTÍCULO 2.8.8.5.2. PROCEDIMIENTO DE LA VISITA DE CONTROL. El Archivo General de la Nación establecerá el procedimiento para las visitas de control que deberá ser adoptado y en el cual se contemplarán como mínimo los siguientes aspectos:
a) Comunicación a la entidad objeto de la visita (exceptuando aquellas que se realicen por denuncias recibidas).
b) Metodología para llevar a cabo la visita.
c) Desarrollo de la visita de control.
d) Sitios, procesos o áreas a realizar la visita de control.
e) Presentación de los resultados de la visita.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 26)
ARTÍCULO 2.8.8.5.3. DESARROLLO DE LA VISITA DE CONTROL. Llegada la fecha, hora y lugar de la visita, se procederá al estudio de la situación y comprobada la práctica u omisión irregular que se presenta, se emitirán las órdenes respectivas para que se suspendan las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y/o de los archivos de las entidades privadas que cumplen funciones públicas y/o a los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 27)
ARTÍCULO 2.8.8.5.4. SUSPENSIÓN Y REANUDACIÓN DE LA VISITA DE CONTROL. Toda visita de control podrá ser suspendida y retomada en un lapso no mayor a quince (15) días hábiles, cuando se considere conveniente, o por fuerza mayor o caso fortuito, o para que la entidad sujeta a control implemente y ponga en práctica las medidas correctivas tendientes a que hubiere lugar.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 28)
ARTÍCULO 2.8.8.5.5. SOLICITUD DE INFORMACIÓN PRODUCTO DE LAS FACULTADES DE CONTROL. La entidad sujeto de la visita de control tendrá diez (10) días hábiles para responder el informe de dicha diligencia, prorrogables hasta por otro tanto, cuando razonadamente existan circunstancias que impidan la entrega de la información dentro del plazo inicial y demuestre que ha tomado las medidas correctivas ordenadas.
En caso de renuencia se dará traslado a la autoridad correspondiente para lo de su competencia, de conformidad con lo establecido por el artículo 51 de la LEY 594 de 2000.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 29)
ARTÍCULO ULO 2.8.8.5.6. SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN. El Archivo general de la Nación tendrá a su cargo el seguimiento y verificación del cumplimiento de las órdenes impartidas, de tal forma que se garantice el cumplimiento de la Ley General de Archivos - Ley 594 de 2000, la Ley 397 de 1997 modificada por la Ley 1185 de 2008, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012 y sus normas reglamentarias.
PARÁGRAFO 1o. A partir de la entrega del acta de la visita de control que se realizará al momento del cierre de la correspondiente diligencia, la Entidad controlada dispondrá de cuarenta y cinco (45) días hábiles, para tomar las medidas correctivas pertinentes e informar la metodología de implementación.
PARÁGRAFO 2o. La Oficina de Control Interno de la entidad deberá realizar seguimiento y reportar trimestralmente los avances de cumplimiento de las actividades presentadas en el Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA).
(Decreto número 106 de 2015, artículo 30)
MEDIDAS COMUNES A LOS PROCEDIMIENTOS DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL EN CUESTIÓN ARCHIVÍSTICA.
ARTÍCULO 2.8.8.6.1. INSTALACIONES FÍSICAS DE LOS ARCHIVOS. El Archivo General de la Nación podrá ordenar que se lleven a cabo las actividades necesarias para adecuar las instalaciones físicas de los archivos de las entidades del Estado, así como sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 31)
ARTÍCULO 2.8.8.6.2. USO DE MEDIOS TÉCNICOS. En las visitas de inspección, vigilancia y control de que trata el presente decreto, se podrá utilizar cualquier medio técnico disponible para dejar evidencia de lo ocurrido, del estado de la información, los sistemas de información, los archivos e instalaciones visitadas
(Decreto número 106 de 2015, artículo 32)
MEDIDAS CAUTELARES.
ARTÍCULO 2.8.8.7.1. MEDIDAS CAUTELARES. Para proteger el patrimonio documental del Estado y los documentos y archivos públicos, así como para suspender de inmediato las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los mismos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas pertinentes, el Archivo General de la Nación en cualquier momento podrá:
a) Ordenar que de forma inmediata se tomen las medidas para que cesen las actividades u omisiones que puedan causar daño, que lo hayan causado o lo continúen ocasionando.
b) Ordenar que se ejecuten los actos necesarios, cuando la conducta potencialmente perjudicial o dañina sea consecuencia de la omisión del responsable de los documentos.
c) Ordenar la aprehensión de los archivos y documentos públicos que conforman el patrimonio documental del Estado, que se encuentren en riesgo a causa de factores que amenacen o vulneren su integridad. Para tal efecto, se comunicará al Secretario General o Representante Legal de la correspondiente Entidad, las órdenes impartidas por el Archivo General de la Nación. De lo descrito en este literal, se comunicará de inmediato a las Entidades señaladas en los artículos 35 y 51 de la Ley General de Archivos.
PARÁGRAFO 1o. Las medidas cautelares podrán ordenarse mediante acto administrativo emanado de autoridad competente, desde el mismo momento en que las entidades tengan conocimiento de las prácticas que amenacen, vulneren o pongan en riesgo la preservación del patrimonio documental del Estado.
PARÁGRAFO 2o. Las medidas cautelares no suspenderán las actuaciones que se adelanten por el Archivo General de la Nación.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 33)
INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL A LAS PERSONAS NATURALES, JURÍDICAS DE DERECHO PÚBLICO Y/O PRIVADO O ENTIDADES QUE PRESTAN SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS.
ARTÍCULO 2.8.8.8.1. INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y/O CONTROL A LAS PERSONAS NATURALES, JURÍDICAS DE DERECHO PÚBLICO Y/O PRIVADO O ENTIDADES QUE PRESTAN SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS. El Archivo General de la Nación podrá en cualquier momento realizar visitas de inspección, vigilancia y/o control a las personas naturales, jurídicas de derecho público y/o privado o entidades que prestan, entre otros los siguientes servicios archivísticos, cuando éstas hayan sido contratadas por entidades públicas o particulares que ejerzan funciones públicas:
a) Administración y custodia de archivos.
b) Microfilmación y digitalización de documentos.
c) Elaboración y aplicación de Tablas de Retención y Valoración Documental.
d) Organización de Archivos.
e) Elaboración e implementación de programas de gestión documental física y electrónica.
f) Procesos de preservación a largo plazo.
g) Conservación y restauración de documentos, y
h) Otras actividades o procesos archivísticos cuyo desarrollo esté regulado por normas expedidas por el Gobierno nacional.
En el desarrollo de estas diligencias se podrá utilizar cualquier medio técnico disponible para dejar evidencia de lo ocurrido, del estado de la información, los sistemas de información, los archivos, instalaciones visitadas y demás aspectos evaluados en la respectiva visita.
PARÁGRAFO. Es obligación de las entidades públicas y de las entidades privadas que cumplen funciones públicas informar de manera inmediata al Archivo General de la Nación, los contratos que suscriban para la prestación de los servicios archivísticos descritos en el presente artículo.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 34)
ARTÍCULO 2.8.8.8.2. OPORTUNIDAD DE LAS ACCIONES DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y/O CONTROL. La inspección, vigilancia y/o control sobre las personas naturales, jurídicas de derecho público y/o privado o entidades que prestan servicios en los diferentes procesos de la función archivística, se deberá realizar de manera inmediata cuando sea requerida por solicitud o denuncias de terceros o de manera oficiosa.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 35)
ARTÍCULO 2.8.8.8.3. DE LAS INSTALACIONES Y SERVICIOS DE CUSTODIA, CONSERVACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE ARCHIVOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS. Las personas naturales, jurídicas de derecho público y/o privado o entidades que prestan servicios de custodia, conservación y almacenamiento a entidades del Estado o a entidades privadas que cumplen funciones públicas, independientemente del soporte de los documentos, deben cumplir las normas expedidas por el Archivo General de la Nación.
PARÁGRAFO. En consideración a lo establecido en el parágrafo 3o del artículo 14 de la Ley 594 de 2000, las personas naturales, jurídicas de derecho público y/o privado o entidades que prestan servicios de custodia, conservación y almacenamiento de archivos físicos y electrónicos, a las Entidades descritas en el artículo 2o de la Ley 594 de 2000, deberán solicitar anualmente al Archivo General de la Nación una certificación de cumplimiento de la normatividad archivística.
El Archivo General de la Nación reglamentará los requisitos para la certificación de que trata el parágrafo anterior. No obstante, en cualquier momento el AGN podrá verificar que se cumplan los requisitos exigidos a éstas y de comprobarse su inobservancia, podrá imponer las sanciones correspondientes o revocará dicha certificación, según proceda.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 36)
ARTÍCULO 2.8.8.8.4. DEL PROCESO CONTRACTUAL. Las entidades públicas y las privadas con funciones públicas que contraten cualquiera de los servicios archivísticos señalados en el presente decreto, deberán incluir en los estudios previos y exigir en los respectivos contratos, el cumplimiento de la normatividad archivística aplicable, de acuerdo con el tipo de servicio contratado. El incumplimiento de lo dispuesto en el presente artículo dará lugar a las sanciones establecidas en el artículo 35 de la Ley General de Archivos y demás normas que la reglamenten, modifiquen o complementen.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 37)
DOCUMENTOS DE ARCHIVO DECLARADOS DE INTERÉS CULTURAL.
ARTÍCULO 2.8.8.9.1. INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y/O CONTROL SOBRE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DECLARADOS DE INTERÉS CULTURAL. El Archivo General de la Nación, ejercerá la inspección, vigilancia y/o control sobre los documentos declarados de interés cultural, cuyos propietarios, tenedores o poseedores, sean personas naturales o jurídicas de carácter privado y los mismos formarán parte del patrimonio cultural colombiano.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 38)
PREVENCIÓN Y SANCIÓN.
ARTÍCULO 2.8.8.10.1. AUTORIDAD COMPETENTE. El Archivo General de la Nación podrá prevenir y sancionar el incumplimiento de la Ley 594 de 2000, la Ley 397 de 1997 modificada por la Ley 1185 de 2008, en concordancia con el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012 y demás normas reglamentarias. Así mismo, podrá impartir las órdenes a que haya lugar para que se suspendan las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas de acuerdo con su competencia.
PARÁGRAFO. El Gobierno nacional reglamentará las facultades de prevención y sanción asignadas a los Consejos de Archivos, establecidas en el artículo 35 de la Ley 594 de 2000.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 39)
ARTÍCULO 2.8.8.10.2. SANCIONES. El incumplimiento de la normatividad archivística dará lugar a la aplicación de las sanciones establecidas en el artículo 35 de la Ley 594 de 2000, las disposiciones y principios de la actuación administrativa, mediante el trámite consagrado en la Parte Primera y demás normas pertinentes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA) Ley 1437 de 2011, en la forma y términos establecidos por sus artículos 47 y siguientes.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 40)
ARTÍCULO 2.8.8.10.3. EXPEDICIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS. Corresponde al Director General de la Archivo General de la Nación, expedir los actos administrativos mediante los cuales se ordenen las medidas cautelares y se impongan las multas y sanciones de que trata la Ley General de Archivos, la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008, el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012 y el presente decreto.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 41)
BIENES DE INTERÉS CULTURAL DE CARÁCTER ARCHIVÍSTICO.
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 2.8.9.1.1. OBJETO. El presente Título reglamenta parcialmente la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008, en lo pertinente al Patrimonio Cultural de la Nación de naturaleza documental archivística, así como la Ley 594 de 2000 y tiene por objeto establecer las condiciones especiales para la declaratoria de los bienes muebles de carácter archivístico como Bienes de Interés Cultural.
(Decreto número 1100 de 2014, artículo 1o)
ARTÍCULO 2.8.9.1.2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. El presente Título aplica para todos los bienes de naturaleza archivística, de conformidad con la Ley 594 de 2000, sin perjuicio de los derechos relacionados con el patrimonio cultural inmaterial que repose en aquellos.
(Decreto número 1100 de 2014, artículo 2o)
DECLARATORIA DE BIENES ARCHIVÍSTICOS COMO BIENES DE INTERÉS CULTURAL (BIC).
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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