RESOLUCIÓN 159 DE 2019

(junio 10)

Diario Oficial No. 50.983 de 13 de junio 2019

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

Por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la agregación de información, diligenciamiento y envío de los reportes de la Categoría información contable pública - Convergencia, a la Contaduría General de la Nación, a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP).

EL CONTADOR GENERAL DE LA NACIÓN,

en ejercicio de las facultades establecidas en el artículo 354 de la Constitución Política de Colombia, además de las conferidas por el artículo 3o de la Ley 298 de 1996 y el artículo 4o del Decreto 143 de 2004, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 354 de la Constitución Política de Colombia le asigna al Contador General, entre otras funciones las de llevar la Contabilidad General de la Nación y consolidará esta con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, y determinar las normas contables que deben regir en el país, conforme a la ley.

Que el literal c) del artículo 3o de la Ley 298 de 1996 le asigna al Contador General de la Nación, entre otras funciones, la de “Consolidar la Contabilidad General de la Nación con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios cualquiera que sea el orden al que pertenezcan, para lo cual fijará las normas, criterios y procedimientos que deberán adoptar los gobernadores, alcaldes y demás funcionarios responsables del manejo de dichas entidades con el fin de adelantar la respectiva fase del proceso de consolidación, así como para la producción de la información consolidada que deberán enviar a la Contaduría General de la Nación”.

Que mediante la Resolución 706 de 2016, expedida por la Unidad Administrativa Especial Contaduría General de la Nación (CGN), se estableció la información a reportar, los requisitos y plazos de envío a la CGN.

Que el artículo 2o de la Resolución 706 de 2016, expedida por la CGN, estableció que el medio de reporte de la información financiera es a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP).

Que el parágrafo 1 del artículo 7o de la Resolución 706 de 2016, expedida por la CGN, señaló que, para el diligenciamiento de los formularios, se utilizaría el procedimiento definido en el “Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública versión 2007.13 y sus modificaciones, en tanto se expida el procedimiento para el reporte de los nuevos marcos normativos”.

Que el numeral 3.3., de la Norma de Proceso Contable y Sistema Documental Contable del Régimen de Contabilidad Pública señala: “Situaciones especiales. En aras de la economía y eficiencia administrativa, las entidades territoriales podrán llevar, de forma centralizada, la contabilidad de los concejos y personerías municipales, asambleas departamentales y contralorías territoriales, siempre y cuando exista consenso entre las partes. En este caso, cuando no sea factible separar la información financiera de dichos organismos para preparar y presentar estados financieros independientes, la entidad territorial la integrará en sus estados financieros”.

Que se requiere incorporar, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para el diligenciamiento y envío de los reportes de la Categoría información contable Pública - Convergencia, a la Contaduría General de la Nación, a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP).

Que es necesario definir la forma de realizar la agregación de información para las entidades que, de acuerdo con lo establecido por la CGN, deben agregar a su información financiera la de otras entidades.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. Incorporar, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la agregación de información, diligenciamiento y envío de los reportes de la Categoría información contable pública - Convergencia, a la Contaduría General de la Nación, a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP). El Procedimiento referido, quedará como se indica en el anexo de la presente resolución.

ARTÍCULO 2o. Este procedimiento debe ser aplicado por las entidades incluidas en el ámbito del Régimen de Contabilidad Pública, de conformidad con lo dispuesto en la Resolución 354 de 2007, modificada por la Resolución 156 de 2018, y en las demás normas que la modifiquen o sustituyan.

ARTÍCULO 3o. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, de conformidad con el artículo 119 de la Ley 489 de 1998, y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 10 de junio de 2019.

El Contador General de la Nación,

Pedro Luis Bohórquez Ramírez.

PROCEDIMIENTO PARA LA AGREGACION DE INFORMACION,
DIUGENCIAMIENTO Y ENVÍO DE LOS REPORTES DE LA CATEGORÍA
INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA - CONVERGENCIA, A LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, A TRAVÉS DEL SISTEMA CONSOLIDADOR DE
HACIENDA E INFORMACIÓN PÚBLICA (CHIP)

AVISO DE PROPIEDAD INTELECTUAL

E presente Procedimiento es propiedad de la Contaduría General de la Nación (CGN). Por lo tanto, se prohíbe su modificación por parte de cualquier persona natural o jurídica. Su reproducción y distribución están permitidas únicamente con propósitos no comerciales, siempre y cuando se incluya el debido reconocimiento de la propiedad intelectual que indique que la CGN es la fuente de dicha información. En todo caso, se debe asegurar que cualquier extracto que se copie de este documento sea reproducido con exactitud y ro sea utilizado en un contexto que derive en una interpretación errónea.

Todos los derechos reservados.

CONTENIDO

1. ESTRUCTURA Y DIUGENCIAMIENTO DE FORMULARIOS

1.1. Aspectos generales y técnicos de los formularios.

1.2. Formularios para el reporte de la categoría de Información contable pública - Convergencia.

1.2.1. Formulario CCN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA

1.2.2. Formularlo CGN2015_002_OPERACIONES_RECIPROCAS_CONVERGENICIA

1.2.3. Formularlo CGN2016C01_VARIACIONES.TRIMESTRALES_SIGNIFICATIVAS

13. Procedimiento para incorporar un concepto a un ámbito

1.4. Mensajes de validación.

1.5. Definiciones en línea

2. REPORTE DE ESTADOS FINANCIEROS AL FINAL DEL PERIODO

3. AGREGACIÓN DE INFORMACIÓN PARA EL REPORTE A LA CGN

3.1. Información objeto de agregación

3.2. Requisitos para el reporte de la información de las entidades agregadas a las agregadoras

3.3. Proceso técnico de agregación de la información contable en la entidad agregadora

3.3.1. Agregación del formulario CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA

3.3.2. Agregación del formulario CGN201S_002_OPERACIONES_RECIPROCAS_CONVERGENCIA

3.3.3. Agregación del formulario CGN2016C01_VARIACIONES_TRIMESTRALES_SIGNIFICATIVAS

3.4. Elaboración y reporte de estados financieros agregados

3.5. Elaboración y reporte de las notas a los estados financieros agregados   

PROCEDIMIENTO PARA LA AGREGACIÓN DE INFORMACIÓN, DIUGENCIAMIENTO Y ENVÍO DE LOS REPORTES DE LA CATEGORÍA INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA - CONVERGENCIA, A LA
CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, A TRAVÉS DEL SISTEMA CONSOLIDADOR DE HACIENDA E INFORMACIÓN PÚBLICA (CHIP)

Este Procedimiento orienta a los responsables de la información financiera de las entidades en el diligenciamiento de los formularios definidos por la Contaduría General de la Nación (CGN) y en el Proceso de agregación de información a quienes aplique, para el reporte de la categoría Información contable pública - Convergencia, a través del Sistema Consolidado de Hacienda e Información Pública (CHIP).

1. ESTRUCTURA Y DIUGENCIAMIENTO DE FORMULARIOS

Los formularios constituyen el mecanismo a través del cual, las entidades reportan la información financiera de naturaleza cuantitativa y cualitativa, es decir, son las diferentes estructuras informáticas que se obtienen a partir de las categorías de información y se integran por la agrupación de conceptos y variables.

1.1. Aspectos generales y técnicos de los formularios

Valores de reporte. Los valores se diligencian en pesos (el sistema acepta dos decimales).

Nivel de desagregación Los datos se diligenciar a nivel de subcuentas, toda vez que el Sistema CHIP Local realizará automáticamente las sumas aritméticas verticales a partir de la "Cuenta" hasta la "Clase" respectiva, con independencia del medio de incorporación de la información al Sistema.

Actualización de formularios. Las entidades que reportan directamente a la CGN deben tener en cuenta que antes de iniciar el diligenciamiento de los formularios debe realizarse el proceso de actualización de los mismos, siempre que la CGN así lo publique en la página web del CHIP, actividad que se efectúa a través del Sistema CHIP LOCAL

Medios de incorporación de información al Sistema CHIP. Las entidades que reportan directamente a la CGN disponen en el Sistema CHIP de dos funcionalidades a través de las cuales se incorpora la información a reportar:

a) Diligenciamiento directo en el Sistema de los formularios definidos, en los términos del presente Procedimiento.

b) Importación de la información al Sistema a través de archivos planos. Los aspectos técnicos de esta funcionalidad se encuentran incorporados en el sistema de ayuda en línea del aplicativo local, tal y como se indica en la "Guía para elaboración de los formularios CHIP", la cual puede consultar a través Ce la página web: www.chlp.gov.co siguiendo la siguiente ruta Información de la categoría > información de apoyo CGN, en el link “guía para la elaboración de formularios para las categorías de la CGN“.

1.2. Formularios para el reporte de la categoría de Información contable pública - Convergencia

Los formularios a utilizar para el reporte son:

1) CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA

2) CGN2015_002_OPERACIONES_RECIPROCAS_CONVERGENCIA

3) CGN2016C01_VARIACIONES_TRIMESTRAIES_SIGNIFICATIVAS

Así mismo, hará parte de la información a reportar los estados financieros de final de periodo contable.

1.2.1. Formulario CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA

Se utiliza para reportar la información contable correspondiente al saldo inicial, movimientos débito y crédito y saldo final, en las fechas de corte y por cada trimestre definido. El saldo final se discrimina en porción corriente y no corriente.

El saldo inicial corresponde al saldo final del trimestre inmediatamente anterior, el cual se cruza de forma automática por el Sistema CHIP en el momento del envío. La sumatoria de los movimientos débito debe ser igual a la sumatoria de los movimientos crédito. Los saldos al final de cada trimestre deben conservar la ecuación contable, y constituyen el balance de prueba.

Encabezado del formulario. Los datos de encabezado aparecen automáticamente como parte del esquema del formulario, una vez la entidad ha/a efectuado la actualización respectiva, es decir, la entidad no requiere diligenciarlos a través del Sistema CHIP.

Descripción de conceptos. Los conceptos corresponden a las subcuentas definidas en el Catálogo General de Cuentas establecidas y habilitadas a través de los respectivos ámbitos para la entidad. Estos conceptos aparecen automáticamente al seleccionar el formulario a diligenciar.

Saldo inicial. Para cada trimestre de la categoría a reportar, el saldo inicial corresponde al saldo final del trimestre inmediatamente anterior, el cual se verifica de forma automática por el Sistema CHIP en el momento del envío.

Cuando una entidad reporta por primera vez a través del Sistema CHIP, la variable saldo inicial debe ser reportada en cero (digitando el número 0), lo anterior aplica también para las entidades creadas producto de un proceso de escisión, fusión y liquidaciones, y ésta presenta su primer reporte. Si la fusión se da por absorción o si a la entidad le son trasladadas funciones, la entidad reportará en la variable de saldo inicial su información, y los valores que se incorporan del organismo absorbido o de la función recibida deben reportarse sumados con el movimiento débito y crédito.

Los valores deben ser positivos, es decir, sin signo. Se exceptúan las subcuentas que tengan el atributo "NATURALEZA" contrario a la de su clase, como sucede con las cuentas valuativas relativas al Deterioro, Depreciación y Amortización, y subcuentas que son de naturaleza contraria al interior de una cuenta, caso en el cual los valores se incorporan con signo negativo (-). Además, se reportarán con signo negativo (-) las subcuentas que siendo de igual NATURALEZA a la de la clase, por situaciones de la dinámica contable permiten saldos contrarios, como sucede con las subcuentas de las cuentas del Patrimonio "Ganancias o pérdidas por cobertura de flujos de efectivo" y "Ganancias o pérdidas por planes de beneficios a los empleados", entre otras.

Movimientos débitos y créditos. Estos valores corresponden a los registrados por la entidad entre el primero y el último día del trimestre de reporte establecido en la categoría y deben diligenciarse en todos los casos sin signos.

Movimiento débito. Corresponde al valor de la sumatoria de los movimientos débito de la respectiva subcuenta, registrados durante el trimestre de reporte.

Movimiento crédito. Corresponde al valor de la sumatoria de los movimientos crédito de la respectiva subcuenta, registrados durante el trimestre de reporte.

Saldo final. Corresponde al valor que resulte de la sumatoria aritmética de los valores incluidos en les variables saldo Inicial, movimiento débito y movimiento crédito, dependiendo de la naturaleza de la clase a la que pertenezca la subcuenta. El Sistema CHIP Local hará el cómputo en cada entidad en el momento de ejecutar la funcionalidad de validación o de cálculo.

Si la clase a la cual pertenece la subcuenta tiene asignado el atributo "Naturaleza Débito", tomará e valor de la columna "Saldo iniciar, le sumará el valor de la columna movimiento "Débito" y restará e valor de la columna movimiento "Crédito".

SI la clase a la cual pertenece la subcuenta tiene asignado el atributo "Naturaleza Crédito", tomará el valor de la columna "Saldo Inicial", le restará el valor de la columna movimiento "Débito" y sumará el valor de la columna movimiento "Crédito".

Una vez realizados los cálculos descritos anteriormente, el "Saldo final" deberá conservar las mismas reglas establecidas para el "Saldo inicial".

Distribución del saldo final en corriente y no corriente. Se debe distribuir el valor de la columna "Saldo final" en las columnas "Saldo final corriente" y "Saldo final no corriente", teniendo en cuenta el atributo Liquidez en los activos y Exigibilidad en los pasivos, conservando el signo de la variable saldo final.

En todo caso, el saldo final de las cuentas de Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costos y Cuentas de Orden, se ubica en la columna del Saldo final no corriente, conservando el signo correspondiente ce la variable Saldo final.

Saldo final corriente. Corresponde a una porción del saldo final, clasificado y definido bajo el concepto de "Corriente" teniendo en cuenta el criterio de liquidez en los activos o exigibilidad en los pasivos así:

Según lo establecen los diferentes marcos normativos sobre la presentación de estados financieros, la entidad clasificará un activo como corriente cuando: a) espere realizar el activo, o tenga la intención de venderlo, consumirlo o distribuirlo en forma gratuita o a precios de no mercado en su ciclo normal de operación (este último es el tiempo que la entidad tarda en transformar entradas de recursos en salidas); b) mantenga el activo principalmente con fines de negociación; c) espere realizar el activo dentro de los 12 meses siguientes a la fecha de los estados financieros; o d, el activo sea efectivo o equivalente al efectivo (como se define en la Norma), a menos que este se encuentre restringido y no pueda intercambiarse ni utilizarse para cancelar un pasivo por un plazo mínimo de 12 meses siguientes a la fecha de presentación de los estados financieros.

La entidad clasificará un pasivo como corriente cuando: a) espere liquidar el pasivo en el ciclo normal de su operación; b) liquide el pasivo dentro de los 12 meses siguientes a la fecha de los estados financieros; o c) no tenga un derecho incondicional de aplazar la cancelación del pasivo durante, al menos, los 12 meses siguientes a la fecha de presentación de los estados financieros.

El valor corriente debe conservar el signo correspondiente a la columna del Saldo final.

Las entidades en proceso de liquidación clasificarán un activo para liquidar como corriente cuando: a) el activo sea efectivo o equivalente al efectivo, a menos que este se encuentre restringido y no pueda Intercambiarse ni utilizarse para cancelar un pasivo durante los doce meses siguientes a la fecha de los estados financieros; b) espere realizar el activo, o tenga la intención de venderlo, consumirlo o distribuirlo en forma gratuita o a precios de no mercado, dentro de los doce meses siguientes a la fecha de los estados financieros; o c) espere que el proceso de liquidación culmine antes de los doce meses siguientes al cierre del periodo contable.

La entidad en liquidación clasificará un pasivo para liquidar como corriente cuando: a) espere liquidarlo dentro de los doce meses siguientes a la fecha de los estados financieros, con independencia de la fecha de vencimiento de la obligación; o b) espere que el proceso de liquidación culmine antes de los doce meses siguientes al cierre del periodo contable.

Saldo final no corriente. Corresponde a una porción del saldo final, el cual la entidad ha clasificado y definido bajo el concepto de "No Corriente" teniendo en cuenta el criterio de liquidez en los activos o exigibilidad en los pasivos.

Una vez clasificados los activos y pasivos en corrientes, la entidad clasificará todos los demás activos y pasivos como no corrientes. En todos los casos, la entidad clasificará los activos y pasivos por impuestos diferidos como partidas no corrientes.

El valor no corriente debe conservar el signo correspondiente a la columna del saldo final.

Las entidades en proceso de liquidación clasificarán todos los demás activos y pasivos para liquidar como no corrientes. Así mismo, todos los activos y pasivos para trasladar se clasifican como no corrientes.

La estructura de consulta del formulario CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA corresponde a la establecida a continuación.

1.2.2. Formulario CGN201S_002_OPERACIONES_RECIPROCAS_CONVERGENCIA

Se utiliza para reportar los saldos de las transacciones realizadas entre entidades que reportan, los cuales están asociados con activos, pasivos, ingresos, gastos y costos de ventas, que son objeto de eliminación en el proceso de consolidación, de acuerdo con las Reglas de eliminación definidas por la CGN, que pueden consultarse a través de la página web: www.contaduria.gov.co

Encabezado del formulario. Los datos de encabezado aparecen automáticamente como parte del esquema del formulario, una vez la entidad haya efectuado la actualización respectiva, es decir, la entidad no requiere diligenciarlos a través del Sistema CHIP.

Descripción de conceptos. Los conceptos corresponden a las subcuentas definidas en el Catálogo General de Cuentas establecidas y habilitadas a través de los respectivos ámbitos para las entidades Incluidas en el ámbito del RCP. Estos conceptos aparecen automáticamente al seleccionar el formulario a diligenciar.

Entidad recíproca. Corresponde al código Institucional y al nombre de la entidad pública con la cual se realizó la transacción que generó la operación recíproca. Es una variable donde el reporte de los valores de cada concepto debe efectuarse indicando la(s) respectiva(s) entidad(es) con la(s) cual(es) se ha generado la reciprocidad. La lista de entidades que pueden reportarse las presenta el sistema.

Valor corriente. Valor derivado de la fracción clasificada en la variable Saldo final corriente en el formulario CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA, conservando el signo del valor registrado en dicho formulario. La suma de los valores reportados, para una misma subcuenta, puede ser igual o menor al valor incluido en el formulario CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA.

Valor no corriente. Valor derivado de la fracción clasificada en la variable Saldo final no corriente en el formulario CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA, conservando el signo del valor registrado en dicho formulario. La suma de los valores reportados, para una misma subcuenta, puede ser igual o menor al Incluido en el formulario CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA.

La estructura de consulta del formulario

CGN2015_002_OPERACIONES_RECIPROCAS_CONVERGENCIA corresponde a la establecida a continuación.

1.2.3. Formulario CGN2016C01_VARIACIONES_TRIMESTRALES_SIGNIFICATIVAS

Se utiliza con el propósito de explicar el origen de las variaciones significativas presentadas en los cortes de marzo, junio, septiembre y diciembre del reporte de información, para los conceptos contables que evidencien estas variaciones, al comparar los saldos del trimestre reportado con el mismo corte del arto anterior.

Las variaciones significativas serán determinadas por la propia entidad de acuerdo a parámetros que tengan en cuenta materialidad, importancia del concepto o comportamientos de valores por fuera de rangos normales, las cuales pueden originarse por diferentes situaciones, incluidas reclasificaciones, ajustes o corrección de errores.

En caso de que la entidad no presente variaciones significativas para los cortes objeto de comparación, deberá reportar el formulario para la subcuenta que presente la mayor variación con la explicación correspondiente al origen de la misma.

Si la entidad es nueva, deberá incluir la primera subcuenta utilizada en el formulario CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA, y en la columna "detalle” digitar el valor "1” y en la columna "detalle variación" digitar 'Entidad nueva CGN”. Este procedimiento continúa hasta el mismo trimestre del siguiente año que pueda realizar la comparación.

Encabezado del formulario. Los datos de encabezado aparecen automáticamente como parte del esquema del formulario, una vez la entidad haya efectuado la actualización respectiva, es decir, la entidad no requiere diligenciarlos a través del Sistema CHIP.

Descripción de conceptos. Los conceptos corresponden a las subcuentas definidas en el Catálogo General de Cuentas establecidas y habilitadas a través de los respectivos ámbitos para la entidad. Estos conceptos aparecen automáticamente al seleccionar el formulario a diligenciar.

Clasificación variación. Es una variable cualitativa de detalle, que permite incorporar varios comentarios para cada subcuenta del Catálogo General de Cuentas, relacionada con las variaciones significativas.

Detalle de la variación. Se utiliza para informar sobre aspectos de carácter significativo que se refieren a la explicación de las variaciones presentadas por la entidad, relativas a un concepto específico.

Valor variación: Corresponde al valor de la variación explicado en la columna "Detalle de la variación".

La estructura de consulta del formulario

CGN2016C01_VARIACIONES_TRIMESTRALES_S GNIFICATIVAS corresponde a la establecida a continuación.

1.3. Procedimiento para solicitar la incorporación de un concepto a un ámbito

Se entiende por ámbito a la segmentación del Catálogo General de Cuentas que, de acuerdo a la naturaleza de la entidad y de las funciones que desarrolla, puede utilizar para el registro o reporte de sus hechos, transacciones y operaciones financieras.

Una vez la categoría de información es publicada, quedan disponibles los diferentes formularios para ser diligenciados por parte de las entidades que reportan. El catálogo de cuentas publicado para cada ámbito es el que corresponde a cada marco normativo, el cual es modificado con la expedición de la respectiva resolución por parte de la CGN. En este sentido, cuando una entidad considere que dentro del Catálogo General de Cuentas definido para un marco normativo específico, no se encuentra alguna subcuenta que requiere utilizar, debe proceder así:

Solicitar a la CGN mediante comunicación escrita la incorporación del concepto dentro del Catálogo General de Cuentas, con la debida sustentación, indicando la transacción en la cual utilizará dicho concepto; esta comunicación puede enviarla al correo gestiondocumental@contaduria.gov.coo directamente a la sede ubicada en la calle 95 N 15 -56 código postal 110221.

1.4. Mensajes de validación

En el proceso de validación y envío de los formularios, el sistema le advierte a la entidad sobre diferentes tipos de mensajes que indican que la información no cumple con algún parámetro de validación previamente definido por la CGN, los cuales están clasificados en permisibles y no permisibles.

Los mensajes permisibles indican que la entidad debe revisar y analizar la Información que va a enviar para determinar si hay lugar a modificación de la misma. Este mensaje es una advertencia, pero no es impedimento para el envío.

Los mensajes no permisibles indican que la entidad presenta deficiencias en la información a reportar y que el sistema no le permitirá el envío, hasta tanto se realice la modificación que corresponda.

1.5. Definiciones en línea

Las definiciones técnicas propias del lenguaje del Sistema CHIP, tales como formularios, variables, conceptos, atributos, ámbitos, fragmentación, se encuentran en la funcionalidad de ayuda en línea dispuesta en el Sistema CHIP, a la cual puede acceder directamente desde el CHIP local a través del menú de Ayuda.

1.6. Verificación del cargue de la Información

Para garantizar la validación del reporte de la categoría Información Contable Pública Convergencia, después de realizar el envío, el Sistema CHIP remite a los correos registrados (Representante legal y Contador) en el Sistema CHIP, la notificación de "ACEPTADO" o le informa las inconsistencias encontradas en su reporte, las cuales debe corregir y realizar nuevamente el envío hasta recibir el estado de aceptado.

Si la entidad requiere obtener el certificado de cargue de la información, puede descargarlo directamente en: www.chip.gov.co siguiendo la ruta Certificaciones en línea > certificaciones contaduría.

2. REPORTE DE ESTADOS FINANCIEROS AL FINAL DEL PERIODO

Corresponde al reporte de los estados financieros elaborados por las entidades que hacen parte del ámbito del RCP con corte a 31 de diciembre del periodo contable reportado, de acuerdo con los Lineamientos incluidos en el marco normativo aplicable, teniendo en cuenta, para el envío, las instrucciones técnicas indicadas en la "Guía para elaboración de los formularios CHIP".

Los estados financieros deben reportarse con independencia de que requieran ser aprobados por el órgano corporativo que corresponda, sin perjuicio de presentar nuevamente la Información dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la aprobación por dicho órgano, en caso de que sea modificada; para lo cual debe reportar la Categoría Información contable pública - Convergencia, actualizada.

3. AGREGACIÓN DE INFORMACIÓN PARA EL REPORTE A LA CGN

<Inciso modificado por el artículo 1 de la Resolución 194 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Las Alcaldías y las Gobernaciones, agregarán la información contable de los concejos y personerías municipales y distritales, asambleas departamentales, instituciones educativas o fondos de servicios educativos, según corresponda, en el reporte de la información de la Categoría Información contable pública - Convergencia, con independencia de si, de acuerdo con el Régimen de Contabilidad Pública, están obligados a presentar estados financieros de propósito general de forma individual. Para efectuar el proceso de agregación, las entidades involucradas adoptarán, en forma consensuada los procedimientos administrativos necesarios para llevar a cabo el proceso de agregación, y reportarla en las fechas definidas por la CGN.

Las alcaldías y las gobernaciones, agregarán la información contable de los concejos y personerías municipales y distritales, asambleas departamentales, contralorías territoriales, Instituciones educativas o Fondos de servidos educativos, según corresponda, en el reporte de la información de la Categoría información contable pública - Convergencia, con independencia de si, de acuerdo con el Régimen de Contabilidad Pública, están obligados a presentar estados financieros de propósito general de forma Individual. Para efectuar el proceso de agregación, las entidades involucradas adoptarán, en forma consensuada los procedimientos administrativos necesarios para llevara cabo el proceso de agregación, y reportarla en las fechas definidas por la CGN.

La agregación es el proceso mediante el cual se suman aritméticamente los saldos y movimientos contables de una entidad (agregadora) con los saldos y movimientos del mismo período de otra entidad (agregada), con el fin de generar saldos agregados y presentarlos como los de una sola entidad para efectos de reporte a la CGN y demás usuarios que lo requieran.

Los estados financieros agregados deberán ser firmados por el representante legal y el contador de la entidad responsable de la agregación. La responsabilidad se limita al proceso de agregación realizado y al reporte de la información a la CGN, con el usuario y contraseña asignado a la agregadora. Cada entidad agregada es responsable por la coherencia y consistencia de la Información suministrada para este proceso.

3.1. Información objeto de agregación

Los formularios objeto de agregación son los siguientes:

1) CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA

2) CGN2015_002_OPERACIONES_RECIPROCAS_CONVERGENCIA

3) CGN2016C01_VARIACIONES_TRIMESTRALES_SIGNIFICATIVAS

3.2. Requisitos para el reporte de la Información de la entidad agregada a su agregadora

La Información que envía la entidad agregada a su agregadora debe reunir los siguientes requisitos: al debe enviarse de forma oportuna, con el fin de que la entidad agregadora cumpla con las 'echas establecidas en la resolución de plazos y requisitos; b) debe remitirse en medio magnético o electrónico; c) debe conservarse la misma estructura definida a través del Sistema CHIP; d) Debe verificarse previamente la consistencia de la información; y e) la información reportada debe estar certificada y los aspectos administrativos y logísticos, relacionados con tiempos y forma de entrega, entre otros, serán establecidos y definidos entre las entidades partícipes del proceso.

3.3. Proceso técnico de agregación de la información contable en la entidad agregadora

Le corresponde a la entidad agregadora realizar un proceso extracontable de agregación para los formularios CGN2015_(X)1_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA, CGN2015_002_OPERACIONES_RECIPROCAS_CONVERGENCIA y CGN2016C01_VARIACIONES_TRIMESTRALES_SIGNIFICATIVAS. El proceso extracontable corresponde al conjunto ordenado de actividades y operaciones que se desarrollan en la entidad agregadora para conformar o estructurar los formularios agregados que se reportan a la CGN, sin afectar los saldos de libros de contabilidad y los registros realizados a través de los documentos fuente, en las entidades partícipes del proceso de agregación.

3.3.1. Agregación del formulario CGN201S_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA

En el proceso de agregación de este formulario se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

- Conformación de la hoja de trabajo. La entidad agregadora debe generar una Hoja de Trabajo de Agregación para este formulario con los saldos reportados por cada una de las entidades agregadas y los propios, la cual es la base para la elaboración del respectivo formulario agregado de saldos y movimientos que es objeto de reporte a la CGN. El proceso se realiza tomando la información individual contenida en el formulario denominado CGN201S_001_SAIDOS_Y_MOVIMIFNTOS_CONVERGENCIA tanto de la agregadora como de las agregadas a nivel de subcuenta.

- Determinación del saldo inicial agregado. Este saldo se obtiene de la sumatoria de los saldos iniciales reportados por las entidades agregadas y por la agregadora para cada una de las subcuentas objeto de agregación. Es la primera columna de la Hoja de Trabajo de Agregación.

- Agregación de los movimientos débitos y créditos de las entidades partícipes en el proceso. Estos valores se obtienen de la sumatoria de los movimientos débitos y créditos reportados por la entidad agregadora y las agregadas para el trimestre objeto de reporte.

- Eliminación de operaciones recíprocas de las entidades partícipes en el proceso de agregación. Si fueron reportados saldos de operaciones recíprocas entre las entidades que forman parte del proceso de agregación, se debe incluir una columna en la Hoja de Trabajo de Agregación para las eliminaciones, cuyos valores se obtienen de la sumatoria de los saldos recíprocos reportados en las respectivas subcuentas reciprocas.

- Obtención del saldo final. El saldo final corresponde a la suma aritmética del saldo inicial con los movimientos débitos y créditos, menos a columna de eliminaciones, siguiendo las reglas establecidas para el correspondiente formulario.

- Distribución del saldo final en corriente y no corriente. Teniendo en cuenta que la información individual reportada para el proceso de agregación por las entidades agregadas y la agregadora contienen la información distribuida en corriente y no corriente, la entidad agregadora realizará la distribución tomando como base dicha información individual.

- Comprobación de saldos agregados. La entidad agregadora debe realizar las comprobaciones de consistencia en la obtención de los diferentes saldos agregados que conforman la Hoja de Trabajo de Agregación, que sirve de base para el reporte a la CGN a través del sistema CHIP.

3.3.2. Agregación del formulario CGN2015_002_OPERACIONES_RECIPROCAS_CONVERGENCIA

En el proceso de agregación de este formulario se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

- Reporte de operaciones recíprocas para la agregación. La entidad agregada reportará a la entidad agregadora la totalidad de los saldos que conforman las operaciones recíprocas en el formularlo CGN2015_(X)2_OPERACIONES_RECIPROCAS_CONVERGENCIA. Por su parte, la entidad agregadora tendrá su propio formulario CGN2015_002_OPERACIONES_RECIPROCAS_CONVERGENCIA con la totalidad de los saldos que conforman las operaciones recíprocas.

- Incorporación de operaciones recíprocas entre entidades que son agregadas por una misma entidad agregadora. En el reporte de la información en este formulario la entidad agregada y su agregadora deben tener en cuenta que cuando la entidad con la cual se realizó la operación recíproca corresponda a alguna de las que hacen parte del proceso de agregación deben incorporar esta operación reciproca en el respectivo formulario CGN2015_002_OPERACIONES_RECIPROCAS_CONVERGENCIA. Para ello, utilizarán el código institucional asignado a la entidad agregadora con el nombre de la entidad con la cual se realizó la operación recíproca. Por ejemplo: Si el Concejo Municipal realiza una operación reciproca con la Personería Municipal, el reporte se realizará utilizando el código institucional del municipio. Estas operaciones y saldos recíprocos deben estar debidamente conciliados previo a la realización del proceso de agregación.

- Conformación hoja de trabajo para el formulario de agregación. La entidad agregadora debe generar una Hoja de Trabajo de Agregación de Operaciones Recíprocas con los saldos recíprocos reportados por cada una de las entidades agregadas y los propios, la cual es la base para la elaboración del respectivo formulario agregado de operaciones recíprocas que será objeto de reporte a la CGN. El proceso se realiza tomando la información individual contenida en el formulario denominado CGN2015_002_OPERACIONES_RECIPROCAS_CONVERGENCIA tanto de la agregadora como de las agregadas.

- Situaciones a tener en cuenta en el proceso de agregación de las operaciones reciprocas. En el proceso de agregación del formulario CGN2015_(X)2_OPERACIONES_RECIPROCAS_CONVERGENCIA la entidad agregadora debe tener en cuenta las siguientes situaciones: a) cuando se reporten operaciones reciprocas en subcuentas diferentes y con entidades públicas diferentes a las que hacen parte del proceso de agregación, la totalidad de estas operaciones se incorpora al formulario de agregación; b) cuando en una misma subcuenta se reportan operaciones recíprocas con una misma entidad, se suman los valores reportados en esta subcuenta conservando la distribución en corriente y no corriente; c) cuando en una misma subcuenta se reportan operaciones recíprocas con diferentes entidades, se incorporan al formulario de agregación cada uno de los valores reportados; d) la entidad agregadora debe garantizar la eliminación plena de los saldos de las operaciones recíprocas reportadas entre las entidades que hacen parte del proceso de agregación. Para el efecto, debe procurar que los saldos reportados de estas operaciones estén debidamente conciliados, lo cual significa que los saldos deben ser iguales en las subcuentas recíprocas en cada una de las entidades; e) el proceso de eliminación debe realizarse en la Hoja de Trabajo de Agregación del formato CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA, incorporando como parte del movimiento los saldos de operaciones recíprocas a eliminar, en una columna adicional que resta de la sumatoria del saldo inicial más el movimiento. Se debe garantizar que no se elimine un mayor valor al del saldo inicial más el movimiento respectivo. En este caso, el Saldo Final Agregado se obtiene de la suma aritmética del Saldo Inicial más o menos el movimiento del trimestre, menos la columna de eliminaciones; y f) cuando los saldos de operaciones recíprocas entre las entidades partícipes del proceso de agregación no estén conciliados y no sea posible para la agregadora obtener su conciliación, no se debe realizar el proceso de eliminación para la operación o el saldo no conciliado. En este caso, esta operación recíproca debe incorporarse al formulario CGN2015_002_OPERACIONES_RECIPROCAS_CONVERGENCIA y como entidad recíproca el código institucional de la entidad agregadora, para que el proceso de eliminación lo realice la CGN.

- Comprobación de saldos agregados. La entidad agregadora debe realizar las comprobaciones de consistencia en la obtención de los diferentes saldos agregados que conforman la Hoja de Trabajo Agregada y las validaciones respectivas de estos saldos con los otros formularios, para el reporte a la CGN a través del sistema CHIP.

3.3.3. Agregación del formulario CGN2016C01_VARIACIONES_TRIMESTRALES_SIGNIFICATIVAS

La entidad agregadora debe agregar la información de su propio formulario con la de sus entidades agregadas, y estructurar el formulario CGN2016C01_VARIACIONES_TRIMESTRALES_SIGNIFICATIVAS, incorporando en cada concepto o subcuenta las explicaciones que se consideren relevantes de la información de las entidades agregadas.

3.4. Elaboración y reporte de estados financieros agregados

Las alcaldías y las gobernaciones, con independencia de sus propios estados financieros individuales de propósito general, deberán generar el conjunto completo de los estados financieros agregados de final del periodo contable para efectos de resortes a la CGN, a partir de la información obtenida mediante el proceso de agregación realizado, contenida en las respectivas hojas de trabajo de agregación del formulario CGN2015_001_SAIDOS_Y_MOVIIV1IENTOS_CONVERGENCIA y CGN2015_002_OPERACIONES_RECIPROCAS_CCNVERGENCIA.

3.5. Elaboración y reporte de las notas a los estados financieros agregados

Las alcaldías y gobernaciones, prepararán las notas a los estados financieros agregados con base en las revelaciones de sus propios estados individuales y las recibidas de las entidades que agregan. Estas notas deben referirse en conjunto a los saldos y situaciones de los estados financieros agregados, y se estructuran a partir de la integración a las notas individuales de las agregadoras de aquellos aspectos relevantes que se presenten en las notas preparadas por la entidad agregada, para los conceptos que correspondan.

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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