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RESOLUCION 83 DE 1995
(enero 25)
Por medio de la cual se constituye y reglamenta el
funcionamiento de las Cajas Menores y los
Avances del SENA.
EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA,
en uso de sus facultades legales y reglamentarias y,
CONSIDERANDO:
1. Que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Nacional - en desarrollo de la Ley 168 de 1994 y el Decreto 2899 de diciembre 31 de 1994, mediante Resolución No. 003 de enero 6 de 1995 reglamentó la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores y la utilización de los avances en los órganos y dependencias que conforman el Presupuesto General de la Nación.
2. Que en la Resolución No. 003 de 1995 expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Nacional, se establece que las Cajas Menores se constituirán, mediante Resolución suscrita por el Jefe del respectivo organismo.
3. Que las Cajas Menores que se constituyen con la presente resolución no superan en número las ya autorizadas por la Dirección General del Presupuesto Nacional para el año 1994, ni la cuantía establecida en el artículo 4o de la resolución 003 de 1995 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Dirección General del Presupuesto Nacional.
4. Que se hace necesario establecer disposiciones especiales de funcionamiento de las Cajas Menores y de los avances en el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.
RESUELVE:
CAJAS MENORES
ARTICULO 1o. Constituir las Cajas Menores para la vigencia fiscal de 1995 con la denominación, unidades ejecutoras, conceptos presupuestales, cuantía pro cada concepto presupuestal, finalidad y clase de gastos que se pueden realizar de acuerdo con lo señalado en el anexo el cual forma parte integral de esta Resolución, para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del presupuesto General de la Nación, que tengan carácter de urgentes.
ARTICULO 2o. El manejo de los dineros de Cajas Menores se hará a través de cuenta corriente oficial autorizada y registrada por la Dirección General del Sena de conformidad con las normas, reglamentos e instructivos vigentes, bajo la responsabilidad del funcionario facultado y debidamente afianzado para administrarla.
PARAGRAFO 1o. En la denominación de la cuenta corriente deberá conservarse la siguiente estructura: TESORAL SENA-CAJA MENOR, seguido del nombre de la misma.
PARAGRAFO 2o. La cuenta corriente de la Caja Menor sólo tendrá por concepto de ingresos los dineros provenientes de los reembolsos girados por las Tesorerías del SENA.
PARAGRAFO 3o. Se podrá autorizar el manejo en efectivo de los recursos de caja menor de acuerdo con los parámetros y directrices establecidos en los artículos 3o y 4o de la presente resolución.
ARTICULO 3o. Antes de activar el funcionamiento de las Cajas Menores, el Subdirector Administrativo y Financiero en la Dirección General y los Directores Regionales, establecerán mediante Resolución.
1. El funcionario responsable de su administración y manejo.
2. El monto máximo de giro que se faculta al responsable del manejo el cual no podrá ser superior al 10% de la cuantía autorizada, ni sobrepasar la suma de $ 500.000.oo.
3. El monto que el responsable del manejo podrá tener como disponibilidad en efectivo con el fin de atender los gastos menores, el cual no podrá ser superior al 10% de la cuantía autorizada ni superar la suma de $ 300.000.oo.
Se entenderá por gastos menores los pagos cuya cuantía sea inferior a $ 50.000.oo.
PARAGRAFO. Cuando se cambie el responsable de la caja menor, deberá hacerse una legalización efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha.
ARTICULO 4o. El responsable de la Caja Menor deberá llevar un libro de bancos para el manejo por cuenta corriente y otro de caja para el manejo en efectivo, cuyas páginas estarán rubricadas por el Jefe de la División de Recursos Financieros en la Dirección General y por los Subdirectores Administrativos y Financieros o quien haga sus veces, en las regionales, en donde se registrarán diariamente todos los ingresos y egresos que se produzcan, indicando fecha, imputación presupuestal del gasto, concepto y valor, según los comprobantes que respalden cada operación.
ARTICULO 5o. La Caja Menor funcionará con el giro de la suma correspondiente que efectuará la Tesorería a la orden del funcionario que se haya designado para lo cual se tendrá en cuenta:
1. Que el funcionario encargado de su administración y manejo haya constituido la fianza de manejo y esté debidamente aprobada, amparando el monto total del valor de la caja menor.
2. Que exista disponibilidad presupuestal en los rubros y artículos objeto del gasto.
PARAGRAFO. Las cajas menores funcionarán contablemente como un Fondo Fijo.
ARTICULO 6o. Los reembolsos se harán en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal o cuando se haya consumido más de un 70% de alguno o todos los valores de los rubros presupuestales afectados.
ARTICULO 7o. En la legalización de los gastos para efectos del reembolso y renovación, se exigirá además de los requisitos legales, administrativos y fiscales correspondientes, el cumplimiento de los que a continuación se indican:
1. Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales objeto de la caja menor, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa y que correspondan exactamente a los autorizados en la presente Resolución.
2. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren debidamente firmados por los acreedores con clara identificación del nombre o razón social, el número del documento de identidad o Nit, objeto, cuantía, fecha, a nombre del SENA, no presentar enmendaduras o borrones y el sello respectivo en caso de persona jurídica.
3. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.
4. Que el gasto se haya efectuado existiendo la disponibilidad de fondos en la Caja Menor.
5. Que se haya expedido la Resolución de reconocimiento del gasto por el ordenador respectivo.
PARAGRAFO 1o. A toda factura o comprobante de gasto se deberá deducir para el pago respectivo, el impuesto correspondiente a retención en la fuente u otro impuesto, e acuerdo con las normas establecidas por la ley. En el reembolso se deberá reportar los gastos realizados en todos los rubros presupuestales a fin de efectuar un corte de numeración y de fechas.
Cuando el reembolso de la caja menor no se efectúe dentro del mismo mes de el (los) pago(s), el responsable del manejo de la misma, deberá consignar en la tesorería del SENA correspondiente los valores retenidos en la fuente, situación que deberá efectuar antes del 25 del respectivo mes. Al momento de efectuarse la legalización el responsable de la caja menor deberá acompañar el correspondiente recibo de caja.
PARAGRAFO 2o. La cuenta de cobro será soportada por una relación de gastos, indicando el número de las facturas, soporte correspondiente, nombre del beneficiario, valor bruto, IVA, valor retenido y neto pagado. A las facturas se les sellará con "cancelado" una vez se paguen. Para efectos del descuento de retención en la fuente se debe tener en cuenta las bases y porcentajes establecidos por la Dirección de Impuestos y Aduana Nacional - DIAN.
ARTICULO 8o. La conciliación de las Cajas Menores cuyo manejo se haga por medio de cuenta corriente, se realizará mensualmente por el área de contabilidad y se refrendará por el Contador o quien haga sus veces.
El funcionario responsable de la administración y manejo de la caja menor deberá suministrar a más tardar el 10 de cada mes el extracto bancario y el libro de bancos a la dependencia de contabilidad para la respectiva elaboración de la conciliación Bancaria.
ARTICULO 9o. Para el buen funcionamiento de las Cajas Menores se establecen las siguientes prohibici9ones al responsable del manejo:
1. Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en stock de Almacenes o depósitos.
2. Fraccionar compras de un mismo elemento.
3. Realizar desembolsos con destino a órganos diferentes a su propia organización y para fines distintos a los establecidos en la creación de la Caja Menor.
4. Efectuar cualquier pago por concepto de contratos u órdenes de pedido cuando de conformidad con el artículo 39 de la ley 80 de 1993, deben constar por escrito.
5. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.
6. Cambiar cheques o efectuar préstamos.
7. Girar cheques en descubierto, prohibición que debe expresarse claramente al abrir la cuenta corriente.
8. Girar cheques superiores a la cuantía autorizada de giro o de pago.
9. Permitir demoras superiores a cinco (5) días hábiles en la legalización de los recibos provisionales.
10. Obtener créditos para compra de bienes o servicios.
PARAGRAFO. La violación de cualquiera de las anteriores prohibiciones constituye falta disciplinaria.
ARTICULO 10. La legalización definitiva de las Cajas Menores constituidas durante la presente vigencia fiscal se hará a más tardar el 13 de diciembre de 1995.
AVANCES
ARTICULO 11. Se podrá anticipar dinero a funcionarios del SENA, con el objeto de atender erogaciones urgentes y para ello se deberá observar el trámite de autorizaciones que para el efecto haya establecido el Consejo Directivo Nacional del SENA y del registro presupuestal previo. No podrán concederse avances para atender gastos por concepto de servicios personales, contribuciones que establece la Ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.
PARAGRAFO. De conformidad con lo establecido en el artículo 40 de la Ley 80 de 1993, en los contratos que celebre el SENA, el monto para constituir anticipos y pagos anticipados, no podrá exceder del 50% del valor respectivo del contrato.
ARTICULO 12. Cuando la cuantía y condiciones del avance lo amerite el ordenador del gasto deberá constituir o hacer constituir la fianza y garantías que considere necesarias para proteger los recursos del Tesoro Nacional. No obstante, los avances para viáticos y gastos de viaje solo requerirán de autorización del ordenador del gasto y del previo registro presupuestal.
ARTICULO 13. Con excepción de los avances para viáticos y gastos de viaje que se deberán legalizar dentro de los cinco (5) días siguientes a la finalización de la comisión, la legalización de los avances deberá efectuarse dentro de los diez (10) días siguientes ala realización del gasto y en todo caso antes del 13 de diciembre de 1995, allegando la documentación que administrativamente se exija para estos casos. No podrá concederse un nuevo avance a un funcionario hasta tanto no se haya legalizado el anterior so pena de incurrir en causal de mala conducta por parte de quien lo autorice o entregue.
DISPOSICIONES GENERALES
ARTICULO 14. El funcionamiento de las Cajas Menores y los avances en el SENA estarán sujetos al cumplimiento de la Resolución No. 003 de 1995 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Nacional, las normas que lo adicionen, aclaren o reformen y a las disposiciones de la presente Resolución.
ARTICULO 15. Los funcionarios a quienes se les responsabilice del manejo de las Cajas Menores y a quienes se les conceda avances, se harán responsables fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento en la legalización oportuna y por el mal manejo que se de a los dineros girados a su favor, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiere lugar.
ARTICULO 16. Esta resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones de carácter general o particular vigentes sobre la materia del SENA que le sean contrarias.
COMUNIQUESE Y CUMPLASE
Dada en Bogotá, D.C. a 25 de enero de 1995
CARLOS HERNAN PEÑALOZA
Director General
DANIEL ALAM DIAB
Subdirector Adtivo y Financiero
ANDRES VARELA ALGARRA
Secretario General
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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