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RESOLUCION 176 DE 2011
(febrero 11)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
Por la cual se constituyen las cajas menores del SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA, para la vigencia fiscal de 2011 y se reglamenta su funcionamiento.
EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE -SENA–
En ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias contenidas en el numeral 4o del artículo 4o del Decreto 249 de 2004 y en especial las conferidas por el artículo 2o. de la Resolución 001 del 3 de enero de 2011, proferida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Público Nacional y,
CONSIDERANDO:
Que el numeral 4 del artículo 4 del Decreto 249 del 28 de enero de 2004, le atribuyó al Despacho del Director General, la facultad de dirigir, coordinar, y controlar las funciones administrativas y dictar actos administrativos con miras al cumplimiento de la misión de la entidad, de conformidad con las normas legales vigentes.
Que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Público Nacional, en uso de la facultad que le confiere el artículo 17 de la Ley 1420 del 13 de Diciembre de 2010 por la cual se Decreta el Presupuesto de Rentas y Recursos de capital y la Ley de Apropiaciones para la vigencia fiscal 2011", mediante Resolución 001 del 3 de enero de 2011, reglamentó la constitución y el funcionamiento de las cajas menores de los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación.
Que el inciso primero del artículo 2o, de la citada Resolución dispone que las Cajas Menores se constituirán para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el Jefe del respectivo órgano, en la cual se indique la cuantía, el responsable, la finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar....
Que la Dirección General del Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA, las Regionales y Centros de Formación, requieren disponer de cajas menores, con el fin de atender oportunamente aquellos gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto anual que tengan el carácter de urgentes e imprescindibles.
Que en consecuencia es necesario constituir las Cajas Menores del SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA, para la vigencia fiscal de 2011 y reglamentar su funcionamiento.
En mérito de lo expuesto.
RESUELVE:
CAJAS MENORES.
ARTÍCULO PRIMERO. Constituir las Cajas Menores del SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA, para la vigencia fiscal de 2011 que por denominación, unidades ejecutoras, cuantía total, cuantía de cada rubro presupuestal, conceptos presupuestales de gestión, finalidad y clase de gastos, se indican en el anexo denominado "Cajas Menores 2011", el cual forma parte integral de la presente Resolución.
ARTÍCULO SEGUNDO. Con el fin de dar cumplimiento a lo previsto en el inciso segundo del artículo 2o de la Resolución 001 del 3 de enero 2011 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público Dirección General del Presupuesto Público Nacional, la constitución y los reembolsos de cada una de las Cajas Menores de que trata la presente Resolución, debe estar amparada por los correspondientes certificados de disponibilidad presupuestal que expida el Coordinador del Grupo de Presupuesto en la Dirección General y quienes hagan sus veces en las Regionales y Centros de Formación.
ARTÍCULO TERCERO. Los dineros de las Cajas Menores, deben ser utilizados únicamente para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos contemplados en el Presupuesto General de la Nación que tengan el carácter de "URGENTE E IMPRESCINDIBLE".
La legalización de los gastos de caja menor deberá efectuarse durante los cinco (5) días siguientes a su realización; no se podrán entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta que no haya legalizado el gasto anterior.
ARTÍCULO CUARTO. La cuenta corriente que se abra para el manejo de cada una de las Cajas Menores, deberá abrirse con el NIT del SENA y tener la denominación "CAJA MENOR", seguido del nombre de la Regional y el nombre del Centro de Formación o Dependencia, no se recomienda escribir siglas, ver Instructivo General sobre el Manejo de las Cajas Menores en el SENA, numeral 5, que forma parte integral de esta resolución.
PARÁGRAFO PRIMERO: A la cuenta corriente de cada una de las Cajas Menores, sólo podrán ingresar los dineros provenientes de los reembolsos de acuerdo a las transferencias realizadas por las Tesorerías del SENA.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Para efectuar la apertura de la Caja Menor es requisito indispensable haber cancelado la cuenta corriente de la vigencia 2010, por lo tanto es de carácter obligatorio abrir una nueva cuenta corriente para la vigencia fiscal 2011.
El valor de la chequera debe registrarse por el rubro presupuestal Ley "Materiales y Suministros – Rubro Gestión: Papelería y útiles de Escritorio", exceptuando las Cajas Menores de la Dirección Jurídica y la de la Secretaría General en la Dirección General.
ARTÍCULO QUINTO. Para que cada una de las Cajas Menores a que se refiere la presente Resolución entre en funcionamiento, será requisito previo que el Director Administrativo y Financiero en la Dirección General, los Directores y Subdirectores de Centro, mediante Resolución determinen:
1. El funcionario responsable de la administración y manejo de cada Caja Menor, indicando su nombre y apellidos completos, número del documento de identidad y el cargo que desempeñe, ver instructivo, numeral 2.
2. Determinar el código presupuestal Ley-Gestión, concepto y cuantía establecida para cada Caja Menor.
3. El monto máximo de cada pago en cheque que puede efectuar el responsable del manejo de la Caja Menor, el cual, en ningún caso, podrá superar el Diez por ciento (10%) de la cuantía de la caja menor autorizada.
ARTÍCULO SEXTO. Los Directores Regionales y/o subdirectores de Centro a través de acto administrativo, podrán modificar, adicionar o disminuir los conceptos y valores presupuestales de gestión que apuntan a un determinado rubro ley. En todo caso debe corresponder exclusivamente a los conceptos presupuestales que se indican en el numeral 10 del Instructivo de Cajas Menores vigente, según necesidad.
PARÁGRAFO: Los rubros de ley para funcionamiento, autorizados en la presente Resolución, no podrán ser modificados bajo ninguna circunstancia.
ARTÍCULO SÉPTIMO. Cuando la cuantía de la Caja Menor sea igual o superior a DOCE MILLONES DE PESOS ($12.000.000.00), el monto máximo de cada pago en cheque que puede efectuar el responsable de su manejo, en ningún caso podrá superar la suma de UN MILLON DOSCIENTOS MIL PESOS ($1.200.000.00).
La disponibilidad en efectivo, para atender gastos urgentes, no podrá ser superior al 10% de la cuantía autorizada para la Caja Menor, cuando esta sea igual o superior a CUATRO MILLONES DE PESOS ($4.000.000.00).
Las Cajas con cuantías inferiores a CUATRO MILLONES DE PESOS ($4.000.000.00), podrán tener la disponibilidad en efectivo hasta CUATROCIENTOS MIL PESOS ($400.000.00).
Se podrán efectuar pagos en efectivo sin importar el monto total de la Caja Menor hasta por CUATROCIENTOS MIL PESOS ($400.000.00).
La Caja Menor asignada al Despacho del Director General no podrá exceder de $2.575.000.00 en el manejo de los pagos en cheque y en efectivo.
PARÁGRAFO PRIMERO: Cuando por cualquier circunstancia sea necesario cambiar al responsable del manejo de una Caja Menor, dicho funcionario deberá hacer una legalización definitiva de los fondos y documentos mediante reembolso definitivo de los gastos realizados con corte a la fecha.
Este trámite se realizará previa revisión de documentos por parte de cuentas por pagar y de Presupuesto, o quien haga sus veces ante el Tesorero en la Dirección General o quienes desempeñen esta función en las Regionales y Centros de Formación.
El funcionario a quien se le asigne la responsabilidad del manejo de la Caja Menor, deberá adelantar los trámites de su funcionamiento como si se tratara del inicio de la vigencia.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Cuando el responsable de una Caja Menor se encuentre disfrutando de vacaciones, en licencia, o en comisión, el funcionario que haya constituido la respectiva Caja Menor, deberá mediante resolución encargar a otro funcionario debidamente ananzado para el manejo de la misma, mientras subsista la situación e informar por escrito al Coordinador del Grupo Administrativo o Mixto de las Regionales y Centros de Formación y al Tesorero o quien haga sus veces con copia a Presupuesto y Contabilidad en la Dirección General.
En este caso, se requerirá de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo que deberá constar en el libro respectivo.
ARTÍCULO OCTAVO. El primer giro lo efectuará la respectiva Tesorería a la orden del funcionario responsable de su manejo teniendo en cuenta:
1. Que la caja menor se encuentre amparada previamente en la póliza de manejo.
2. Que exista el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y se verifique la existencia de PAC en los rubros correspondientes, según lo señalado en el Decreto 4803 del 29 de diciembre de 2010.
3. Con la Resolución de designación de los funcionarios responsables del manejo de las cajas menores y establecimiento de los montos, la Tesorería de la Dirección General o quien haga sus veces en las Regionales y Centros de Formación, realizará un giro directo.
PARÁGRAFO PRIMERO: Contablemente las Cajas Menores funcionarán como un Fondo Fijo.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Para el primer giro de cada Caja Menor, se deben cumplir los requisitos de que trata el artículo 12 de la Resolución 001 de 2011 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Público Nacional.
PARÁGRAFO TERCERO: Con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan, las áreas financieras de la Dirección General, de las Regionales y Centros de Formación o aquellas que hagan sus veces deberán efectuar arqueos periódicos sin previo aviso, (por lo menos uno cada tres meses ó cuantas veces lo crea necesario), independientemente de la verificación que en cumplimiento de sus funciones realice la Oficina de Control Interno.
Para lo anterior, el Director Administrativo y Financiero en la Dirección General y los Coordinadores del Grupo de Apoyo Administrativo o mixto en los Centros, o quien haga sus veces en las Regionales y Centros de Formación, designarán por escrito el (los) funcionario(s) idóneos para que lleven a cabo esta labor.
PARÁGRAFO CUARTO: El responsable de la caja menor debe proceder a la apertura de los libros donde de contabilicen diariamente las operaciones que afectan la caja menor indicando: fecha, imputación presupuestal del gasto, concepto y valor, deducciones practicadas (concepto y monto) fecha de pago, NIT del beneficiario y los demás datos que considere necesarios, según los comprobantes que respalden cada operación.
ARTÍCULO NOVENO. Para efectos del reembolso, éste se efectuará por la cuantía de los gastos realizados, sin exceder, en ningún caso, el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, en forma mensual ó cuando se haya consumido más de un 70%, lo que ocurra primero, de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados.
En el reembolso se deberán reportar los gastos realizados en todos los rubros presupuestales a fin de efectuar un corte de numeración y de fechas.
Previa verificación del cumplimiento de la totalidad de los requisitos legales, administrativos y fiscales correspondientes, se exigirá:
1. Que los gastos estén agrupados por conceptos presupuestales de acuerdo a caja menor, en la relación anexa y que correspondan exactamente a los autorizados en la presente Resolución.
2. Que los documentos que soporten los gastos sean originales y no presenten enmendaduras, tachones o borrones, y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía, fecha y que estén a nombre del SENA.
3. Que la fecha del comprobante del Gasto que se está legalizando, corresponda a la presente vigencia fiscal y no sean hechos cumplidos.
4. Que el gasto se haya efectuado existiendo disponibilidad de fondos en la Caja Menor y que el rubro presupuestal afectado se encuentre previsto y haya sido autorizado en la presente Resolución.
5. Que el gasto realizado se haya afectado por el rubro presupuestal correspondiente.
6. Que el respectivo ordenador haya expedido la Resolución de reconocimiento del gasto, cumpliendo cabalmente lo dispuesto en el artículo 110 del Decreto 111 de 1996 (Estatuto Orgánico del Presupuesto).
7. Que cuando se trate de recursos destinados para sufragar gastos de alimentación, con ocasión de reuniones de trabajo, se establezca debidamente que a ella asista el Director General del SENA y que él autorice el gasto por escrito.
PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del pago de las facturas o comprobante de gasto, se deberá tener en cuenta las deducciones de Retención en la Fuente, por concepto de Renta, Impuesto a las Ventas, Impuesto de Industria, Comercio y Avisos (ICA), y los demás que exista en la jurisdicción de la respectiva Regional o Centro de Formación y se deben descontar del valor a reembolsar.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Por lo anterior los reembolsos se deberán realizar por lo menos el penúltimo día hábil de cada mes.
PARAGRAFO TERCERO: Al memorando de solicitud de reembolso deberá anexarse una relación de gastos en la cual se indique: el número de las facturas, fecha, proveedor, Nit. o cédula del proveedor, concepto de compra, forma de pago, número de cheque, valor bruto, grávamen 4/1000, IVA, valores retenidos, y valor neto pagado.
Una vez se pague una factura, se le colocará el sello de "cancelado". La factura deberá ser refrendada por el Jefe que solicitó el bien o servicio como constancia de recibo a satisfacción.
ARTÍCULO DECIMO. De conformidad con lo previsto en el Artículo 9, de la resolución 001 de 2011 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Público, con cargo a los fondos de las Cajas Menores, se prohíbe:
1. Fraccionar compras de un mismo elemento o servicio.
2. Realizar desembolsos con destino a órganos diferentes de su propia organización
3. Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el Estatuto de Contratación Administrativa y normas que lo reglamenten deban constar por escrito.
4. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.
5. Cambiar cheques o efectuar préstamos.
6. Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en el almacén o depósito de la Entidad.
7. Efectuar gastos de servicios públicos y telefonía móvil celular.
8. Pagar gastos que no contengan los documentos soporte exigidos para su legalización, tales como facturas, recibos de registradora o la elaboración de una planilla de control.
PARÁGRAFO: Cuando una Caja Menor quede inoperante o por cualquier circunstancia se haya suspendido su funcionamiento, no se podrá constituir otra hasta tanto la anterior haya sido debidamente legalizada en su totalidad.
ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. El Grupo de Contabilidad en la Dirección General o la dependencia que haga sus veces en la respectiva Regional y Centro de Formación Profesional, deberá realizar mensualmente la correspondiente conciliación bancaria de las cuentas corrientes de las Cajas Menores.
La conciliación deberá ser refrendada por quien tenga asignadas las funciones de Contador en las citadas dependencias.
Para efecto de la elaboración de la respectiva conciliación bancaria y su posterior envío al Grupo de Tesorería de la Dirección General, de la Regional o Centro de Formación Profesional, el funcionario responsable de la administración y manejo de la Caja Menor deberá suministrar a la dependencia de contabilidad a más tardar el diez (10) de cada mes, o el día hábil siguiente a éste, el extracto bancario y el libro de Bancos.
El responsable de la caja menor deberá solicitar el extracto mensual a la entidad bancaria, y si es el caso en forma escrita.
ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. A más tardar el catorce (14) de diciembre de 2011 deberá efectuarse la legalización definitiva de las Cajas Menores, constituidas durante la presente vigencia fiscal, reintegrando el saldo sobrante.
PARÁGRAFO: Cada cuentadante deberá cancelar la cuenta corriente y ceñirse a los lineamientos especificados en el instructivo general sobre el manejo de las cajas menores.
Se exceptúa la Caja Menor del Despacho del Director General que podrá realizar la legalización definitiva antes del veintidós (22) de diciembre de 2011.
En caso que se decretan vacaciones colectivas, todos los responsables deberán realizar la legalización definitiva antes de comenzar el disfrute de las mismas.
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. El funcionamiento de las Cajas Menores en el SENA, estará sujeto a las disposiciones contenidas en la Resolución No. 001 deI 3 de enero de 2011 deI Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Público Nacional y a las previstas en la presente Resolución y al Instructivo General sobre el manejo de las Cajas Menores, vigente.
PARÁGRAFO: En consecuencia, los funcionarios designados para el manejo de las Cajas Menores, serán responsables fiscal, penal, administrativa y disciplinaria por el incumplimiento de las disposiciones contenidas en estos actos administrativos y por el mal manejo que le den a los dineros asignados a la Caja Menor, sin perjuicío de las demás acciones legales a que hubiere lugar.
ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., a los
CAMILO EDUARDO BERNAL HADAD
Director General
CAJAS MENORES 2011
Anexo Resolución 00176 de 2011
<Nota: Cuadro no Incluido, ver PDF>.
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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