RESOLUCION 471 DE 2010

(enero 26)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Por la cual se constituyen las Cajas Menores del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, para la vigencia 2010 y se reglamenta su funcionamiento

EL DIRECTOR GENERAL (E) DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

En ejercicio de sus atribuciones legales y reglamentarias, en especial las contenidas por el numeral 4 del artículo 4 del Decreto 249 de 2004, y el artículo 2 de la Resolución 001 del 4 de enero de 2010, "por la cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de las cajas menores", expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público- Dirección General del Presupuesto Publico Nacional, y

CONSIDERANDO:

Que el numeral 4 del artículo 4 del Decreto 249 del 28 de enero de 2004, le atribuyo al Despacho del Director General, la facultad de dirigir, coordinar y controlar las funciones administrativas y dictar los actos administrativos con miras al cumplimiento de la misión de la entidad, de conformidad con las normas legales vigentes.

Que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Público Nacional, en uso de la facultad que le confiere el artículo 17 de la Ley 1365 del 21 de Diciembre de 2010, " Por la cual se decreta el presupuesto de rentas y recursos de capital y ley de apropiaciones para la vigencia fiscal del 1 de enero al 31 de diciembre de 2010" reglamento a través de la Resolución 001 del 4 de enero de 2010, la constitución y el funcionamiento de las Cajas Menores en los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación.

Que el artículo 2., de la Resolución 001 del 04 de enero de 2010 dispone que las Cajas Menores se constituirán para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita "por el Jefe del respectivo órgano, en la cual se indique la cuantía, el responsable, la finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar"

Que la Dirección General del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, las Regionales y Centros de Formación, requieren disponer de Cajas Menores, con el fin de atender oportunamente aquellos gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto anual que tengan el carácter de urgente e imprescindible.

Que en consecuencia es necesario constituir las Cajas Menores del SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA, para la vigencia fiscal de 2010 y reglamentar su funcionamiento.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPITULO I.

CAJAS MENORES.

ARTÍCULO PRIMERO. Constituir las Cajas Menores del SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA, para la vigencia fiscal de 2010, que se indica en el anexo de esta Resolución denominado "Cajas Menores 2010", el cual forma parte integral de la misma, en la cual aparece especificada la denominación, unidades ejecutoras, cuantía total, cuantía de cada rubro presupuestal, conceptos presupuestales de gestión, finalidad y clase de gastos.

ARTÍCULO SEGUNDO. Con el fin de dar cumplimiento a lo previsto en el artículo 2. de la Resolución 001 de enero 4 de 2010 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público- Dirección General del Presupuesto Público Nacional, la constitución y los reembolsos de cada una de las Cajas Menores de que trata la presente Resolución, debe estar amparada por los correspondientes certificados de disponibilidad presupuestal que expida el Coordinador del Grupo de Presupuesto en la Dirección General y quienes hagan sus veces en las Regionales y Centros de Formación.

ARTÍCULO TERCERO. Los dineros de las Cajas Menores, deben ser utilizados únicamente para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos contemplados en el Presupuesto General de la Nación que tengan el carácter de "URGENTE E IMPRESCINDIBLE"

La legalización de los gastos de la Caja Menor deberá efectuarse durante los cinco (5) días siguientes a su realización; no se podrán entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta que no haya legalizado el gasto anterior.

ARTÍCULO CUARTO. La cuenta corriente que se abra para el manejo de cada una de las Cajas Menores, deberá abrirse con el NIT del SENA y tener la denominación "CAJA MENOR", seguido del nombre de la Regional y el nombre del Centro de Formación o Dependencia; no se recomienda escribir siglas, ver Instructivo General sobre el Manejo de las Cajas Menores en el SENA, numeral 5, que forma parte integral de esta resolución.

PARÁGRAFO 1: A la cuenta corriente de cada una de las Cajas Menores, sólo podrán ingresar los dineros provenientes de los reembolsos de acuerdo a las transferencias realizadas por las tesorerías del SENA.

PARÁGRAFO 2: Para efectuar la apertura de la Caja Menor es requisito indispensable haber cancelado la cuenta corriente de la vigencia 2009, por lo tanto, es de carácter obligatorio abrir una nueva cuenta corriente para la vigencia fiscal 2010.

El valor de la chequera debe registrarse por el rubro presupuestal Ley "Materiales y Suministros – Rubro Gestión: Papelería y útiles de Escritorio", exceptuando las Cajas Menores de la Dirección Jurídica y la de Secretaría General en la Dirección General.

ARTÍCULO QUINTO. Para que cada una de las Cajas Menores a que se refiere la presente Resolución entre en funcionamiento, será requisito previo que el Director Administrativo y Financiero en la Dirección General, los Directores y Subdirectores de Centro, mediante Resolución determinen:

1. El funcionario responsable de la administración y manejo de cada Caja Menor, indicando su nombre y apellidos completos, número del documento de identidad y el cargo que desempeñe, ver instructivo, numeral 2.

2. Determinar el código presupuestal Ley-Gestión, concepto y cuantía establecida para cada Caja Menor.

3. El monto máximo de cada pago en cheque que puede efectuar el responsable del manejo de la Caja Menor, el cual, en ningún caso, podrá superar el diez por ciento (10%) de la cuantía de la Caja Menor autorizada.

4. Los conceptos presupuestales de Gestión que apuntan a un determinado rubro Ley, deben corresponder únicamente a los rubros enviados por cada Director Regional y/o Subdirector de Centro en la solicitud que realizó previamente ante la Dirección General.

PARÁGRAFO: Cualquier modificación a los conceptos presupuestales, deberá ser tramitada ante la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General.

ARTÍCULO SEXTO. Cuando la cuantía de la Caja Menor sea igual o superior a DOCE MILLONES DE PESOS ($12.000.000.00), el monto máximo de cada pago en cheque que puede efectuar el responsable de su manejo, en ningún caso podrá superar la suma de UN MILLON DOSCIENTOS MIL PESOS ($1.200.000.00).

La disponibilidad en efectivo, con el fin de atender gastos urgentes e imprescindibles no podrá ser superior a CUATROCIENTOS MIL PESOS ($400.000.00).

La Caja Menor asignada al Despacho del Director General no podrá exceder de DOS MILLONES QUINIENTOS SETENTA Y CINCO MIL PESOS ($2.575.000.00) en el manejo de los pagos en cheque y en el efectivo.

PARÁGRAFO PRIMERO: Cuando por cualquier circunstancia sea necesario cambiar al responsable del manejo de una Caja Menor, dicho funcionario deberá hacer una legalización definitiva de los fondos y documentos mediante reembolso definitivo de los gastos realizados con corte a la fecha.

Este trámite se realizará previa revisión de documentos por parte de Cuentas por Pagar y de Presupuesto, o quien haga sus veces ante el Tesorero en la Dirección General o quienes desempeñen esta función en las Regionales y Centros de Formación.

El funcionario a quien se le asigne la responsabilidad del manejo de la Caja Menor, deberá adelantar los trámites de su funcionamiento como si se tratara del inicio de la vigencia.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Cuando el responsable de una Caja Menor se encuentre disfrutando de vacaciones, en licencia, o en comisión, el funcionario que haya constituido la respectiva Caja Menor, deberá mediante resolución encargar a otro funcionario debidamente afianzado para el manejo de la misma, mientras subsista la situación e informar por escrito al Coordinador del Grupo Administrativo o Mixto de las Regionales y Centros de Formación y al Tesorero o quien haga sus veces con copia a Presupuesto y Contabilidad en la Dirección General.

En este caso, se requerirá de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo que deberá constar en el libro respectivo, así mismo se debe informar a tesorería para el cambio de la firma.

ARTÍCULO SÉPTIMO. El primer giro lo efectuará la respectiva Tesorería a la orden del funcionario responsable de su manejo teniendo en cuenta:

1. Que el funcionario responsable de la Caja Menor se encuentre amparado previamente en la póliza de manejo y que la misma esté debidamente aprobada por el funcionario competente, quien deberá verificar que la póliza cubra el monto total asignado a la Caja.

2. Que exista el Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP y se verifique la existencia de PAC en los rubros correspondientes, según lo señalado en el Decreto 4996 del 24 de diciembre de 2009.

3. Con la Resolución de designación de los funcionarios responsables del manejo de las Cajas Menores y establecimiento de los montos, la Tesorería de la Dirección General o quien haga sus veces en las Regionales y Centros de Formación, realizará un giro directo.

PARÁGRAFO PRIMERO: Contablemente las Cajas Menores funcionarán como un Fondo Fijo.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Para el primer giro de cada Caja Menor, se deberán cumplir los requisitos de que trata el artículo 12 de la Resolución 001 de 2010 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Público Nacional.

PARÁGRAFO TERCERO: El responsable de la caja menor debe proceder a la apertura de los libros donde se contabilicen diariamente las operaciones que afectan la caja menor indicando: fecha, imputación presupuestal del gasto, concepto y valor, según los comprobantes que respalden cada operación.

Con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan, las áreas financieras de la Dirección General, de las Regionales y Centros de Formación o aquellas que hagan sus veces deberán efectuar arqueos periódicos (Por lo menos uno cada tres meses ó cuantas veces lo crea necesario) y sin previo aviso, independientemente de la verificación que en cumplimiento de sus funciones realice la Oficina de Control Interno.

Para lo anterior el Director Administrativo y Financiero en la Dirección General y los Coordinadores del Grupo de Apoyo Administrativo Mixto o Grupos de Apoyo Administrativo Intercentros o de los Centros, o quien haga sus veces en las Regionales y Centros de Formación, designarán por escrito el (los) funcionario(s) idóneos para que Ileven a cabo esta labor.

ARTÍCULO OCTAVO. Cada vez que se realice un pago con cargo a la Caja Menor, el titular debe registrar: a) el rubro presupuestal al que corresponde inmputarlo y la cuenta contable respectiva, b) su monto bruto, c) las deducciones practicadas- concepto y monto, d) el monto liquido pagado, e) la fecha de pago, f) el NIT del beneficiario y g) los demás datos que se consideren necesarios.

ARTICULO NOVENO. Para efectos del reembolso, éste se efectuará por la cuantía de los gastos realizados, sin exceder, en ningún caso, el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, en forma mensual ó cuando se haya consumido más de un 70%, lo que ocurra primero, de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados.

En el reembolso se deberán reportar los gastos realizados en todos los rubros presupuestales a fin de efectuar un corte de numeración y de fechas.

Previa verificación del cumplimiento de la totalidad de los requisitos legales, administrativos y fiscales correspondientes, se exigirá:

1. Que los gastos estén agrupados por conceptos presupuestales de acuerdo a Caja Menor, en la relación anexa y que correspondan exactamente a los autorizados en la presente Resolución.

2. Que los documentos que soporten los gastos sean originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía, no presenten enmendaduras, tachones o borrones y se encuentren debidamente firmados por los acreedores, identificados claramente por su nombre o razón social, número del documento de identidad o NIT., objeto del gasto, cuantía, fecha y que estén a nombre del SENA.

3. Que la fecha del comprobante del Gasto que se está legalizando, corresponda a la presente vigencia fiscal y no sean hechos cumplidos.

4. Que el gasto se haya efectuado existiendo disponibilidad de fondos en la Caja Menor y que el rubro presupuestal afectado se encuentre previsto y haya sido autorizado en la presente Resolución.

5. Que el gasto realizado se haya afectado por el rubro presupuestal correspondiente.

6. Que el respectivo ordenador haya expedido la Resolución de reconocimiento del gasto, cumpliendo cabalmente lo dispuesto en el artículo 110 del Decreto 111 de 1996 (Estatuto Orgánico del Presupuesto).

7. Que cuando se trate de recursos que hayan sido destinados para sufragar gastos de alimentación, con ocasión de reuniones de trabajo, se establezca debidamente que a ella asista el Director General del SENA y que él autorice el gasto por escrito.

PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del pago de las facturas o comprobantes de gastos, se deberá tener en cuenta las deducciones de Retención en la Fuente, por concepto de Renta, Impuesto a las Ventas, Impuesto de Industria, Comercio y Avisos (ICA), y los demás que existan en la jurisdicción de la respectiva Regional o Centro de Formación y se deben descontar del valor a reembolsar.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Por lo anterior los reembolsos se deberán realizar por lo menos el penúltimo día hábil de cada mes.

PARÁGRAFO TERCERO: Al memorando de solicitud de reembolso deberá anexarse una relación de gastos en la cual se indique: el número de las facturas, fecha, proveedor, NIT. o cédula del proveedor, concepto de compra, forma de pago, número de cheque, valor bruto, gravamen 4/1000, IVA, valores retenidos, y valor neto pagado.

Una vez se pague una factura, se le colocará el sello de "cancelado". La factura deberá ser refrendada por el Jefe que solicito el bien o servicio como constancia de recibo a satisfacción.

ARTÍCULO DECIMO. De conformidad con lo previsto en el Artículo 9, de la resolución 001 de 2010 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Público, con cargo a los fondos de las Cajas Menores, se prohíbe:

1. Fraccionar compras de un mismo elemento.

2. Realizar desembolsos con destino a gastos de órganos diferentes de su propia organización.

3. Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el Estatuto de Contratación Administrativa y normas que lo reglamenten deban constar por escrito.

4. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.

5. Cambiar cheques o efectuar préstamos.

6. Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en el almacén o depósito de la Entidad.

7. Efectuar gastos de servicios públicos y telefonía móvil celular.

8. Pagar gastos que no contengan los documentos soportes exigidos para su legalización, tales como facturas, recibos de registradora o la elaboración de una planilla de control.

PARÁGRAFO: Cuando una Caja Menor quede inoperante o por cualquier circunstancia se haya suspendido su funcionamiento, no se podrá constituir otra hasta tanto la anterior haya sido debidamente legalizada en su totalidad.

Los rubros de ley para funcionamiento, autorizados en la presente Resolución, no podrán ser modificados bajo ninguna circunstancia.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. El Grupo de Contabilidad en la Dirección General o la dependencia que haga sus veces en la respectiva Regional o Centro de Formación Profesional, deberá realizar mensualmente la correspondiente conciliación bancaria de las cuentas corrientes de las Cajas Menores.

La conciliación deberá ser refrendada por quien tenga asignadas las funciones de Contador en las citadas dependencias.

Para efecto de la elaboración de la respectiva conciliación bancaria y su posterior envío al Grupo de Tesorería de la Dirección General, de la Regional o Centro de Formación Profesional, el funcionario responsable de la administración y manejo de la Caja Menor deberá suministrar a la dependencia de contabilidad a más tardar el diez (10) de cada mes, o el día hábil siguiente a éste, el extracto bancario y el libro de Bancos.

El responsable de la Caja Menor deberá solicitar el extracto a la entidad bancaria si es el caso en forma escrita.

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. A más tardar el diez (10) de diciembre de 2010 deberá efectuarse la legalización definitiva de las Cajas Menores constituidas durante la presente vigencia fiscal.

PARÁGRAFO: Cada cuentadante deberá cancelar la cuenta corriente y ceñirse a los lineamientos especificados en el instructivo general sobre el manejo de las Cajas Menores.

Se exceptúa la Caja Menor del Despacho del Director General que podrá realizar la legalización definitiva antes del veintitrés (23) de diciembre de 2010.

En caso que se decreten vacaciones colectivas, todos los responsables deberán realizar la legalización definitiva antes de comenzar el disfrute de las mismas.

CAPITULO II.

DISPOSICIONES GENERALES.

ARTÍCULO DECIMO TERCERO. expedir y adoptar el instructivo General sobre el manejo de las cajas Menores del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, cuyo documento anexo a la presente Resolución forma parte integral de la misma.

ARTÍCULO DECIMO CUARTO. El funcionamiento de las Cajas Menores en el SENA, estará sujeto a las disposiciones contenidas en la Resolución No. 001 deI 4 de enero de 2010 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Público Nacional y a las previstas en la presente Resolución y al Instructivo General sobre el manejo de las Cajas Menores.

PARÁGRAFO: En consecuencia, los funcionarios designados para el manejo de las Cajas Menores, serán responsables fiscal, penal, administrativa, disciplinaria y pecuniariamente por el incumplimiento de las disposiciones contenidas en estos actos administrativos y por el mal manejo que le den a los dineros asignados a la Caja Menor, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiere lugar.

ARTICULO DECIMO CUARTO. Comunicar y enviar copia de la presente resolución y el Instructivo General sobre el manejo de las Cajas Menores a la Secretaria General, Directores de Área, Jefes de Oficina de la Dirección General del SENA, a los Directores Regionales y a los Subdirectores de Centro, y coordinadores de Grupo de apoyo administrativo, para su conocimiento y aplicación.

ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., a los

ORBIDIO VELANDIA NIÑO

Director General (E)

CAJAS MENORES 2010

<Nota: Cuadro no Incluido, ver PDF>.

MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

DIRECCION GENERAL

DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

GRUPO DE PRESUPUESTO

INSTRUCTIVO GENERAL SOBRE EL

MANEJO DE LAS CAJAS MENORES EN EL SENA

2010

CONTENIDO

INSTRUCTIVO GENERAL SOBRE EL MANEJO DE LAS CAJAS MENORES EN EL SENA - 2010

El presente instructivo contiene los procedimientos que se deberán tener en cuenta para el manejo de las Cajas Menores en la vigencia, en cumplimiento de la normatividad expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Dirección General de Presupuesto Público Nacional y la reglamentación interna del SENA.

Además del cumplimiento de la normatividad, el instructivo se convierte en una herramienta para facilitar el manejo, ejecución y control de las Cajas Menores, así como la unificación de procedimientos a nivel Nacional.

Su observancia es de obligatorio cumplimiento.

1. CONSTITUCION DE LA CAJA MENOR

La creación de las Cajas Menores se soporta con la Resolución anual que expide el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Dirección General del Presupuesto Público Nacional (001 de enero 4 de 2010) y la Resolución Interna Nacional expedida anualmente por el Director General del SENA, por medio de la cual se constituyen las Cajas Menores del SENA y se reglamenta su funcionamiento, con base en la cual el Director Administrativo y Financiero en la Dirección General y los Directores de las Regionales y/o Subdirectores de Centro por medio de una resolución interna, designan los responsables del manejo de las mismas y se determinan los códigos, los conceptos presupuestales de gestión y las cuantías de pago establecidas para cada rubro de la Caja Menor sin sobrepasar el total del monto autorizado, teniendo en cuenta las prohibiciones establecidas en la normatividad vigente, entre otras la compra de devolutivos.

2. RESPONSABLE DE LA CAJA MENOR

Para el manejo de la caja menor se debedesignar un funcionario de planta diferente alTesorero, Almacenista, lnstructor,(resolución 642 de 2004 (Rige la jornada laboral de los Instructores), ó de cualquier funcionario que tenga a su cargo el manejo de bienes o dineros por cualquier otro concepto.

Dicho funcionario deberá poseer conocimientos contables y se incluirá en la póliza de seguros como empleado de manejo.

Será responsabilidad de éste, el correctomanejo de los dineros entregados, los pagos, la ejecución real por los rubros presupuestales asignados, realizar las retenciones de ley, consignarlas en su debido momento, solicitar los reembolsos en la forma como se indica más adelante en este instructivo, solicitar y enviar los extractos bancarios a contabilidad, la legalización definitiva de la caja menor y de todas aquellas funciones que se deriven del manejo de las cajas menores, so pena de incurrir en responsabilidad fiscal, penal, administrativa, disciplinaria y pecuniaria por el incumplimiento de las disposiciones contenidas en la normatividad y por el mal manejo de los dineros públicos entregados para constituir la Caja Menor asignada. Para ello deberá contar con las disposiciones rigurosas de seguridad que estime convenientes.

Así mismo el responsable de la caja debe poseer 1 libro de bancos, 1 libro de efectivo, 1 chequera (adquirir la de menor cantidad de cheques), 3 sellos: uno de cancelado, otro de anulado y el otro de páguese al primer beneficiario.

3. RECURSOS DE LAS CAJAS MENORES

Los Coordinadores o quien haga sus veces en las Regionales y/o Centros de Formación Profesional, con base en la Resolución de Recursos que distribuye la Dirección de Planeación de la Dirección General, deberán asignar los recursos presupuestales que garanticen la apertura y continuidad de la caja menor, discriminándolos por cada uno de los rubros y conceptos Ley/Gestión autorizados previamente por la Dirección General tanto en funcionamiento como en inversión.

4. APERTURA DE LA CAJA MENOR

El Director Regional o Subdirector del Centro de Formación Profesional y en la Dirección General el Director Administrativo y Financiero mediante resolución interna asignarán las cajas menores, que deberán estar en concordancia con las autorizadas en la Resolución 01 del 4 de enero de 2010, y en la resolucion del SENA que constituye las cajas menores.Si por falta de apropiación presupuestal no es factible abrir la Caja Menor por los montos autorizados en dicha Resolución, se deberá dejar constancia en el cuerpo de la resolución interna y en tal sentido las cajas menores funcionaran con los rubros y las cuantías disponibles.

Además en dicha resolución interna se designan los responsables del manejo de las mismas y se determinan los códigos, conceptos presupuesta les y cuantías de pago establecidas para cada Caja Menor.

El Coordinador de la dependencia a la cual esta adscrita la Caja Menor debe solicitar al Grupo de Presupuesto o a la oficina que haga sus veces en las Regionales y/o Centros de Formación Profesional, la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal (CDP), por el valor especificado en la Resolución interna más el valor del Gravamen a los Movimientos Financieros 4/1000, (o el autorizado por ley) de acuerdo con los rubros ley/gestión autorizados en dicha resolución.

Con el CDP y la Resolución interna de la Regional o Centro de Formación Profesional el grupo de Presupuesto o quien haga sus veces, expide el Certificado de Registro Presupuestal y en el aplicativo genera el Acta 1 a nombre del responsable de la caja menor.

Con los anteriores documentos,Tesorería realiza un giro directo, es decir, giro sin orden de pago, (El registro en Finanzas se hace con el comprobante 104 y tipo de movimiento 54) y por ende no se afecta este presupuesto hasta el momento de la legalización definitiva o con los reembolsos parciales cuando haya lugar; el Grupo de Tesorería registra en el aplicativo Finanzas 2000 el respectivo pago y procede a realizar el giro, se hace por transferencia electrónica utilizando como mecanismo la macro de excel para general el plano.

5. APERTURA DE CUENTA CORRIENTE

El funcionario que haga las veces de Tesorero en cada Regional o Centro de Formación, debe solicitar la apertura de una cuenta corriente en BANCOLOMBIA, mediante el envío de una comunicación a la Entidad Bancaria (anexando copia de la resolución de nombramiento, formatos Bancolombia de solicitud unica de vinculación Persona Jurídica y contrato decuenta corriente), presentando al funcionarioresponsable del manejo de la Caja Menor,asignado mediante resolución, para efectosque sea autorizada su apertura.

Cuando la cuenta corriente sea abierta en unBanco diferente a Bancolombia, procederán según instrucciones de cada Entidad Bancaria.

La cuenta corriente que se abra para el manejo de cada una de las Cajas Menores, deberá abrirse con el NIT del SENA y tener la denominación "CAJA MENOR", seguido del nombre de la Regional y el nombre del Centro de Formación o Dependencia. No utilizar siglas cuando se trate de nombrelargo, preferiblemente parte del nombre más característico, Ej: CAJA MENOR SANTANDER AGROEMPRESARIAL Y TURISTICO.

Una vez conocido el número de la cuenta,deberá informarlo a la Tesorería de la Regional, Centro de Formación con copia a la Tesorería de la Dirección General al correo aquzmanasena.edu.co para registrar los datos generales necesarios para sus abonos por apertura y reembolsos periódicos y demás controles y seguimientos, en elcuadro anexo. Los gastos que ocasionen el manejo y funcionamiento serán cubiertos por la caja menor.

El responsable de la Caja, deberá verificar su saldo, para confirmar la transferencia realizada por la Tesorería.

NOTA: A la cuenta corriente sólo podrán ingresar los dineros provenientes de los reembolsos, de acuerdo a las transferencias realizadas por Tesorería.

6. AUTENTICACION Y REGISTRO EN LIBROS

Antes de iniciar los registros contables en los libros de caja y bancos, el Coordinador de Presupuesto o quien haga sus veces en las Regionales, Centros de Formación Profesional y Dirección General deberá autenticarlos mediante firma y sello en cada folio, con el fin de asegurar la integridad de los mismos, además deberá indicar el número de folios del libro, el número de folios útiles y el destino del mismo. El mismo procedimiento se utiliza para libros nuevos o para libros que vienen de la vigencia anterior. (Ver modelo Anexo 14 )

El registro en los libros se hará en orden cronológico de las operaciones, en forma individual, con base en los comprobantes o documentos soporte de los pagos.

Los libros siempre deben permanecer al día con el registro de todas las transacciones.

Con el comprobante de egreso de la Tesorería o comprobante de la transferencia, se registra la entrada en el libro de bancos.

Los errores de transcripción se salvarán mediante una anotación en el renglón siguiente de tal manera que permita evidenciar la corrección.

La anulación de folios se efectuará mediante dos líneas paralelas entre las cuales se indicará la causa de la anulación, suscrita por el responsable del manejo de los libros.

No se admiten tachones, borrones ni adulteraciones o cualquier otra enmendadura en los libros.

Dichos libros deberán estar a disposición en el momento que los responsables de los arqueos, los funcionarios del área de Control Interno u otro ente de vigilancia y control autorizado, los requieran para adelantar su labor.

El Libro de bancos (o fotocopia del movimiento del mes) junto con los extractos bancarios deberán ser remitidos a Contabilidad o quien haga sus veces, dentro de los diez primeros días de cada mes para realizar la conciliación bancaria.

En caso de extravío de un libro, por cualquier motivo, el responsible de la caja menor deberá colocar la correspondiente denuncia ante las autoridades competentes.

7. MANEJO DE LOS FONDOS

Para el manejo de los Fondos, se sugiere que el cuentadante deba tener: un libro de bancos; un libro de efectivo; una chequera; tres sellos, uno de cancelado, otro de anulado y otro de páguese al primer beneficiario y una caja de seguridad metálica así como físicamente el sitio adecuado, en donde el cuentadante obtenga la máxima seguridad para guardar los implementos de la caja.

Los pagos deberá realizarlos el funcionario que tenga a su cargo el manejo de la caja menor. Si por algún motivo la compra del bien o servicio debiera efectuarla otro funcionario, de acuerdo a solicitud por escrito y con el visto bueno del Jefe Inmediato, se le entregará la suma estrictamente necesaria para el efecto y se le hará firmar un recibo provisional, el cual deberá ser reemplazado por el comprobante definitivo en un plazo máximo de cinco (5) días siguientes a su realización. Pasados los cinco (5) días y no se ha legalizado el pago, se le deberá informar al Jefe Inmediato para que tome los correctivos del caso. (Ver modelo Anexo 1).

Para los pagos en efectivo o giro de cheques, el responsable de la Caja Menor se debe ceñir a los montos máximos establecidos en la Resolución interna emitida por el Director Administrativo y Financiero en la Dirección General y los Directores Regionales y Subdirectores de Centros de Formación Profesional.

Cuando se agote el efectivo autorizado o su saldo no sea suficiente para atender dichos gastos, el responsable de la Caja Menor deberá realizar reembolsos de efectivo, directamente de la cuenta corriente, solamente por el valor de los gastos efectuados hasta ese momento en efectivo, esto quiere decir que nunca se debe exceder ni disminuir el monto máximo autorizado en efectivo.

Los valores de retenciones siempre se deben trabajar aproximándolos al peso por exceso o por defecto, así como todos sus pagos por todo concepto que realice las Cajas Menores.

El valor del GMF 4/1000, se refleja en la conciliación o en el extracto bancario que el cuentadante solicita mensualmente al banco para la respectiva conciliación en el grupo de contabilidad y registra en el libro de bancos y en el balance y lo adjunta.

Es responsabilidad del CUENTADANTE Y DEL ORDENADOR DEL GASTO el manejo de los dineros de las Cajas Menores, así como velar por la correcta afectación de los rubros presupuestales asignados, sin sobrepasar los montos autorizados.

8. GRAVAMEN A LOS MOVIMIENTOS FINANCIEROS 411000 (o el autorizado por Ley)

Se debe tener en cuenta las siguientes observaciones para el manejo de las Cajas Menores:

- Apertura: El responsable de la caja menor, una vez expedida la resolución de asignación y cuantías, deberá solicitar el CDP al Grupo de Presupuesto o quien haga sus veces, por el valor asignado a la Caja más el valor del 4/1000 (o el autorizado por ley). El Grupo de Presupuesto o quien haga sus veces expedirá el CDP y el Certificado de Registro Presupuestal discriminando el valor del 4/1000 (o el autorizado por ley), por los mismos rubros.

- Reembolsos Mensuales artículo 15 de la Resolución 001 del 4 de enero de 2010 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público: En la relación de pagos con cheques y en la relación de pagos en efectivo se debe prever el rubro de Impuestos y Multas para la afectación del GMF 4/1000 (o el autorizado por ley) cobrado por la Entidad Bancaria, que se refleja en el extracto Bancario. En el Balance se refleja únicamente el valor neto girado (realmente lo pagado o girado) tanto de la relación de gastos en efectivo como en cheque, el valor del 4/1000 corresponde al reflejado en el extracto bancario o en la conciliación bancaria. El Grupo de Presupuesto o quien haga sus veces expedirá el Certificado de Registro Presupuestal Acta 2 por el valor bruto (incluído IVA) más el 4/1000.

- Registro en libros: Los responsables de la Cajas Menores deberán registrar el GMF 4/1000 (o el autorizado por ley), en el libro de bancos el cual deberá ser Ilevado presupuestalmente por el rubro de Impuestos y Multas.

9. RUBROS PRESUPUESTALES

Solamente podrá realizarse gastos autorizados en los respectivos rubros presupuestales de Ley asignados a cada Caja Menor en la Resolución Interna Regional y/o Centro de Formación Profesional.

De igual forma se deberá tener en cuenta la desagregación autorizada en el presupuesto de gestión en las Regionales y Centros de Formación Profesional y Dirección General.

Los funcionarios responsables de las Cajas Menores deberán apoyarse siempre en el Grupo de Presupuesto o quien haga sus veces en la Regional, Centros de Formación Profesional o Dirección General cuando se tenga una duda sobre la afectación correcta de un gasto.

En el caso que se ejecuten gastos por un rubro no aprobado o se exceda en los montos asignados a cada uno de los rubros, el responsable de la caja menor deberá responder pecuniariamente por dichos valores.

Se recomienda prever en el rubro de Papelería y útiles de escritorio el valor o valores de las chequeras que cobran las entidades financieras mediante notas debito.

10. DEFINICION DE LOS GASTOS

La siguiente es una guía sobre los gastos que corresponden a los rubros autorizados para el manejo, haciendo la aclaración que su adquisición por Caja Menor se efectúan estrictamente si son URGENTES E IMPRESCINDIBLES:

Materiales, aceites y combustibles (346): Materiales de consumo requeridos para los equipos de transporte y maquinaria y equipo, tales como aceites, acetileno, ACPM, gasolina, grasas, lubricantes, líquidos de frenos y petróleo.

Materiales, papelería y útiles de escritorio (346): Elementos necesarios para el funcionamiento de las áreas administrativas y operativas y materiales fungibles requeridos para el apoyo de los centros y dependencias tales como anillos plásticos, bandas de caucho, blocks de papel, carpetas (fólderes), cartulinas, cassettes para audio, cd's, chequeras, chinches, cintas pegantes, cintas de papel, colbón, diskettes, esferos, estilógrafos, formas contínuas, ganchos clips, ganchos para cosedora, ganchos para legajar, lápices, legajadores AZ, libretas, marcadores, minas para portaminas, papel carbón, cuadriculado, pegante de oficina o dibujo, pinceles de dibujo, proformas, repuestos para esferográficos, resaltadores, revisteros, sacaganchos, sobres, tintas, tintas para fax, toner para impresoras y videocasetes.

Materiales, elementos de aseo, cafetería y otros (346): Adquisición de bienes de consumo final que no son objeto de devolución (excepto repuestos), destinados para atender el servicio de aseo y cafetería, tales como Acabado para pisos (sellador), ambientador, aromáticas, azúcar, baldes, bases para vasos desechables, bolsa para aspiradora, bolsa para la basura, café, cepillos, ceras, churrusco para aseo, cucharas desechables, disco de felpara para brilladora, escobas, filtro para grecas, ganchos para fijar discos, guantes para aseo, jabones, jarras, lanilla, limpiadores, limpiones, líquidos brilladores, mangueras para aspiradora, papel higiénico, papeleras, pitillo mezclador, recogedor para basura, servilletas, termo, toallas de papel, traperos, vaso cafetero desechable, vaso de vidrio, virulana y bandera.

Materiales, adquisición de Ilantas y otros elementos vehículos (346): Por este concepto se podrán comprar entre otros llantas y neumáticos para los vehículos de la entidad.

Mantenimiento de edificios (347):

Elementos y servicios necesarios para la conservación y reparación de los bienes inmuebles de la entidad, incluyendo accesorios y repuestos tales como adaptadores, alambre termoplástico, arena, balastos, bisagras, bombillos, breakers, brochas, cable de redes, cemento, cerraduras, chapas, clavijas, candados, diafragma para fluxómetro, encerramientos, fluxómetros para sanitario, grifos, hierro, interruptores, llaves de paso y de salida, manijas, mezclador, pintura, pisos, portalámparas, puertas, arreglo de redes eléctricas e hidráulicas, rejas, rejillas, revisión y arreglo de alarmas, rodillos, rosetas, sockets para tubos fluorescentes, tableros de distribución, tapa ciega galvanizada, techcis, tejas, timbres, tomas, tubos fluorescentes, ues-uniones universales, ventanas, vidrios y yees.

Mantenimiento de maquinaria y equipo (347): Elementos y servicios necesarios para el mantenimiento preventivo y correctivo de maquinaria y equipo, herramientas y equipos de oficina, incluyendo accesorios, tales como afilado de cuchillas, arreglo de telón de proyección, bombillos para retroproyector, cerraduras para escritorio, conectores, pilas, piñones.

Mantenimiento equipo de transporte (347): Elementos y servicios necesarios para la conservación y reparación de equipo de transporte, incluyendo repuestos y accesorios, despinchada de llantas.

Mantenimiento Muebles y Enseres (347): Elementos y servicios necesarios para la conservación de mobiliario y enseres como bibliotecas, archivadores, escritorios, sillas, mesas, etc.

Impresos y publicaciones (352): Por este rubro se pueden pagar autenticaciones, avisos, ediciones, fotocopias, sellos, suscripciones y trabajos tipográficos. Los gastos correspondientes deben ajustarse al plan de racionalización establecido en la Ley 617 de 2000 y el Decreto 2209 de 1998.

Comunicaciones (353): Se cubre por este concepto los gastos por alquiler de líneas, mensajería, beeper, correo, correo electrónico, telégrafos, télex y otras formas de comunicación.

Transporte (353): Por este concepto se pueden adquirir entre otros los servicios de acarreo de elementos, embalaje de elementos y el transporte de funcionarios de la entidad.

Impuestos y Contribuciones (340): Comprende gastos como comisión más iva por cobro de cheques de otras plazas, contribuciones, estampillas de timbre nacional, gastos notariales, impuesto predial, impuesto sobre la renta, multas, peajes siempre y cuando no haya viáticos, registro y matrícula de vehículos y tasas.

Gastos Judiciales – Gastos Defensa SENA (357): Se podrá llevar gastos tales como costos judiciales, fotocopias de expedientes necesarias en los procesos, gastos notariales, transporte para efectuar peritazgos y diligencias judiciales, peritazgos, y gastos menores que se incurran única y exclusivamente para los procesos que se adelanten para la defensa de la Entidad.

Gastos Inversión Social: Para los conceptos de gestión en el presupuesto de Inversión se deben utilizar los semejantes a los descritos anteriormente y además:

Materiales para formación Profesional: Son aquellos materiales fungibles adquiridos con destino a las prácticas de Formación Profesional.

Gastos Bienestar Alumnos: Son los gastos por conceptos de seguros, alimentación, transporte (urbano), servicio médico y todos aquellos que tengan relación directa con la formación de aprendices.

11. SOPORTES DE LOS GASTOS

Para poder efectuar gastos por Caja Menor se deben tener en cuenta las siguientes observaciones:

- Solicitud por escrito y radicada, ó la Norma vigente sobre las comunicaciones, solicitada por el Jefe de la Dependencia que requiere el bien o servicio.

- Certificación del Almacenista que a la fecha de solicitud de los elementos no hay existencia física de los mismos en Almacén; o certificación del Jefe de Bienes y Logística o quien haga sus veces que a la fecha de la solicitud de los servicios no existen contratos vigentes de mantenimiento o de los servicios solicitados.

- Factura original o documento equivalente expedido con los requisitos de ley y en especial los requisitos contemplados en los Artículos 617 a 619 del Estatuto Tributario a saber:

- Estar denominada expresamente como factura de venta.

- Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o quien preste el servicio.

- El adquirente de los bienes o servicios debe ser siempre el SENA.

- Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de factura de venta.

- Fecha de su expedición.

- Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

- Valor total de la operación.

- El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

- Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

- Resolución de la DIAN VIGENTE dondese autoriza el rango de numeración.

Esta factura o documento equivalente deberá ser refrendado por el Jefe de la dependencia beneficiaria del bien o servicio adquirido, como recibo a satisfacción.

Cuando por razones del servicio (ejemplo transporte local de un mensajero), no es posible obtener factura o documento equivalente, se utilizara el formato de vale definitivo. (Ver modelo Anexo 2).

Comprobante de pago consecutivo, para los pagos realizados con cheque, donde se detallen las deducciones y el valor neto girado. (Ver modelo Anexo 3), este comprobante deberá ser refrendado por el proveedor como constancia de recibo a satisfacción del cheque.

Los pagos en efectivo deberán Ilevar una numeración consecutiva independiente de la de pagos con cheque. Dicha numeración se podrá realizardirectamente sobre la factura sin necesidad de realizar comprobante de pago.

12. RETENCIONES.

El responsable del manejo de la Caja Menor deberá efectuar las retenciones establecidas por ley a saber:

- Retención en la fuente (Retefuente)

- Retención del Impuesto al Valor Agregado (IVA)

- Retención del Impuesto de Industria Comercio y Avisos (ICA), para la Dirección General y Regional Bogotá.

- Retención Impuesto vigente Distrital o Municipal vigente para cada Regional o Centro de Formación.

- Otras retenciones de impuestos Regionales.

Todas las anteriores con base en las normas tributarias vigentes.

Para su conocimiento y aplicación anexamos la tabla de retenciones para la presente vigencia actualizada. (Ver modelo Anexo 4).

El responsable de la caja menor deberá controlar cuando se elaboren adquisiciones de bienes o servicios a un mismo proveedor, que no sobrepase los topes mensuales objeto de retención y si lo sobrepasa, elaborar las retenciones correspondientes.

Los menores valores retenidos deberán ser asumidos por el responsable del manejo de la Caja Menor.

Teniendo en cuenta que se deben realizar reembolsos mensualmente, de acuerdo con el artículo 15 de la Resolución 001 del 4 de enero de 2010, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, las retenciones realizadas se le descontarán al cuentadante del valor a reembolsar.

De ahí la importancia de realizar los reembolsos el penúltimo día hábil de cada mes, como se indica en el numeral 14 del presente instructivo.

Se debe anexar al reembolso el formado de retenciones (Ver modelo Anexo 5), sin excepción alguna; lo anterior teniendo en cuenta que el SENA como entidad estatal es agente retenedor, lo que nos obliga a efectuar las retenciones, presentar declaración y consignar las retenciones en las fechas establecidas por la DIAN.

13. PROHIBICIONES

El responsable de la Caja Menor deberá tener en cuenta las siguientes prohibiciones:

No podrá atender con dineros de la Caja Menor gastos personales, préstamos, ni cambiar cheques.

Tampoco podrá:

- Adquirir elementos cuya existencia este comprobada en stock de almacenes o depósitos.

- Adquirir elementos Devolutivos.

- Fraccionar compras de un mismo elemento.

- Realizar desembolsos para fines distintos a los establecidos en la creación de la caja menor.

- Efectuar cualquier pago por concepto de contratos u órdenes de pedido cuando de conformidad con el Artículo 39 de la Ley 80 de 1993, deben constar por escrito.

- Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y  pensiones.

- Girar cheque en descubierto (portador), prohibición que debe expresarse claramente al abrir la cuenta corriente.

- Girar cheques superiores a la cuantía autorizada.

- Permitir demoras superiores a cinco (5) días en la legalización de los recibos provisionales.

- Obtener créditos para compra de bienes o servicios.

- Realizar desembolsos por gastos de otras entidades diferentes al SENA.

- Atender almuerzos o refrigerios de trabajo que no estén autorizados por escrito por el Director General y en los cuales el Director General no asiste.

- Atender gastos de arrendamiento para vehículos o auxilio de transporte en forma permanente, sólo podrá atender el pago de recibos de parqueo de vehículos oficiales cuando en razón de una delegación se requiera utilizar este servicio en forma esporádica.

- Atender gastos de viáticos y gastos de viaje.

- Aceptar documentos soportes (facturas) sin los requisitos de ley, tachados, enmendados o adulterados.

- Afectar rubros que no corresponden con el objeto del gasto o por encima del saldo del rubro.

- Omitir o retardar el pago de las obligaciones legalmente contraídas.

- Atender gastos que correspondan a hechos cumplidos.

- Delegar los pagos en terceras personas.

- Efectuar gastos de servicios públicos y telefonía móvil celular.

Si hiciere alguna de estas prohibiciones incurrirá en las responsabilidades descritas en el numeral 2 de este instructivo.

14. REEMBOLSOS.

Para efectos del reembolso mensual éste se efectuará por la cuantía de los gastos realizados, sin exceder, en ningún caso, el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, en forma mensual o cuando se haya consumido más de un 70%, lo que ocurra primero, de alguno o todos los valores de los rubros presupuestales afectados, según el artículo 15 de la Resolución 01 del 4 de enero de 2010, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

En el reembolso se deberán reportar los gastos realizados en todos los rubros presupuestales a fin de efectuar un corte de numeración y de fechas.

En la relación de pagos con cheques y en la relación de pagos en efectivo se debe prever el rubro de Impuestos y Multas para la afectación del GMF 4/1000 (o el autorizado por ley) cobrado por la Entidad Bancaria, que se refleja en el extracto Bancario.

En el Balance se refleja únicamente el valor neto (descontadas las retenciones) girado de gastos en efectivo, en cheque y el GMF 4/1000 (o el autorizado por Ley), teniendo en cuenta que las retenciones no se consignan en Tesorería y se descuentan del valor a reem bolsar.

El Ordenador del Gasto de la dependencia a la cual esta adscrita la Caja deberá mediante memorando radicado ó la norma vigente sobre las comunicaciones a Contabilidad (Grupo de Cuentas por pagar), remitir los siguientes documentos en original y dos copias:

Balance (Ver modelo Anexo 6)

- Relación de pagos con cheque (Ver modelo Anexo 7)

- Relación de pagos en efectivo y Total por Rubros Presupuestales.

LA RELACIÓN DE RUBROS PRESUPUESTALES SE ELIMINA Y EN SU REEMPLAZO SE INCLUYE EL RESUMEN TOTAL POR RUBROS EN LA PARTE INFERIOR DERECHA DE LA RELACIÓN DE PAGOS EN EFECTIVO. (Ver modelo Anexo 8)

- Relación de retenciones (Ver modelo Anexo 5)

- Relación de saldos (Ver modelo Anexo 9)

- En los casos que se requiera, las Regionales y Centros de Formación donde funcionan Cajas Menoresdistantes de la Sede Central la Certificación del Ordenador (Jefe de Centro), donde ordena el pago del reembolso. (Ver modelo Anexo 11).

Además de las facturas o documentos equivalentes soportes y los comprobantes de egreso respectivos.

Cuentas por pagar o quien haga sus veces, una vez realice la revisión respectiva, remitirá dichos documentos al Grupo de Presupuesto o quien haga sus veces para la revisión de afectación presupuestal y expide el certificado de registro presupuestal en la aplicación Finanzas 2000, con base en los valores brutos (inclu ído IVA) de las relaciones de efectivo y cheques más el 4/1000 así:

Llama el documento que creo con la apertura de la Caja Menor (Resolución de apertura RES), lo que quiere decir que se crea el Acta 2 del mismo documento.

Si hay presupuesto por los rubros que solicita realiza el correspondiente registro presupuestal.

En el caso de no existir saldo disponible en uno o varios de los conceptos del gasto, Presupuesto o quien haga sus veces realiza el registro Acta 2 de los conceptos con presupuesto y afecta el Acta 1 de los conceptos sin presupuesto.

El Grupo de Presupuesto o quien haga sus veces debe informar legalmente al módulo de Cuentas por Pagar o quien haga sus veces el valor a cargar del Acta 1 de la misma Resolución de apertura y al responsable de la Caja Menor sobre la NO existencia del disponible presupuestal para que realice gastos hasta el saldo que se le informe (Ver modelo Anexo 12).

El Grupo de Presupuesto o quien haga sus veces remite al módulo de Cuentas por Pagar o quien haga sus veces los soportes y el Certificado de Registro Presupuestal con el fin de elaborar la respectiva Orden de Pago.

El módulo de Cuentas por pagar o quien haga sus veces deberá prever en el momento de la elaboración de la Orden de Pago la ejecución presupuestal en el caso que haya que afectar el Acta 1; De igual forma deberá afectar los rubros de los gastos que correspondan.

El módulo de Cuentas por Pagar o quien haga sus veces deberá elaborar la orden de pago por el valor total solicitado en el reembolso, para garantizar que se mantenga el monto de la caja menor autorizado.

Luego, una vez ordenada la Orden de Pago el Grupo de Tesorería o quien haga sus veces procederá a realizar transferencia electrónica con el Nit del SENA y a nombre de TESORAL SENA, Nombre de la Caja Menor y Nombre del Funcionario.

El responsable de la caja menor deberá efectuar gastos hasta los saldos presupuestales resultantes después de los reem bolsos mensuales, así tenga saldo de dinero disponible en caja y bancos.

NOTA: El cuentadante es el único autorizado para manejar los fondos de la Caja Menor.

15. SUPRESION DE UNA CAJA MENOR.

La supresión de una Caja Menor se realizará mediante comunicación del Ordenador del Gasto de la Dependencia a la cual esta adscrita la Caja Menor dirigida al Coordinador de Presupuesto con copia al Tesorero o quien haga sus veces, indicando las causales de su supresión; El responsable de la Caja Menor deberá realizar el reintegro definitivo ante la Tesorería o quien haga sus veces como lo indica el numeral 20 de este instructivo.

La cuenta corriente deberá quedar cancelada por el cuentadante y deberá presentar a Tesorería o quien haga sus veces junto con el reintegro definitivo una Certificación expedida por el banco que la cuenta fue cancelada.

16. CAMBIO DEL RESPONSABLE DE LA CAJA MENOR.

El Ordenador del Gasto a la cual está adscrita la Caja Menor, enviará una comunicación legalizada al Coordinador de Presupuesto o quien haga sus veces, con copia al Tesorero, informando el cambio del Cuentadante para efecto de:

- Realizar el arqueo previo al cambio de cuentadante.

- Realizar los registros correspondientes en el aplicativo de Presupuesto y

- Realizar los trámites a que haya lugar por parte del Tesorero o quien haga sus veces ante el Banco para gestionar el cambio del responsable y el registro de la nueva firma, para ello el cuentadante saliente, deberá realizar una legalización definitiva, efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha.

17. POLIZA GLOBAL DE MANEJO

Todas las Cajas Menores del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, se encuentran cubiertas por una póliza de seguros, que gestiona el Grupo de Servicios Generales, Adquisiciones y Construcciones, ante la Unidad de Seguros, ubicada en la Dirección General, Torre Sur, Piso 1°, teléfono 5461500 ext. 12759, 12760.

NOTA: en caso de un siniestro, el cuentadante debe llamar inmediatamente a la Unidad de Seguros e informar la eventualidad. El responsable del manejo de la Caja Menor, deberá enviar inmediatamente una fotocopia legible del denuncio al Coordinador del Grupo de Servicios Generales, Adquisiciones y Construcciones de la Dirección General, para iniciar los trámites ante la Entidad Aseguradora.

Para ello el Coordinador de Presupuesto o quien haga sus veces en la Dirección General deberá remitir el consolidado por Regional y Centros de Formación Profesional de cada una de las Cajas Menores autorizadas al Coordinador Grupo de Servicios Generales, Adquisiciones y Construcciones de la Dirección General, o quien haga sus veces, dependencia que se encargará de solicitar y tramitar la Póliza respectiva.

En las Regionales y Centros de Formación Profesional se debe verificar que todos y cada uno de los responsables de Cajas Menores, este incluido en la Póliza Global como funcionario de manejo, enviando la resolución por medio de la cual entra en funcionamiento la caja menor, (artículo 5. resolución expedida por el Director General para el 2010).

Esta labor de verificación la puede realizar cada uno de los responsables de Cajas Menores.

18. ARQUEO DE CAJA MENOR

Con el fin de garantizar que las operaciones estén sustentadas, los registros sean oportunos y que los saldos correspondan, las áreas financieras de la Dirección General y de las Regionales y Centros de Formación Profesional o aquellas que hagan sus veces deberán efectuar arqueos periódicos (Por lo menos cada tres meses, a partir de su apertura o cuantas veces lo crea necesario) y sin previo aviso, independientemente de la verificación que en cumplimiento de sus funciones realice la Oficina de Control Interno.

Para lo anterior el Coordinador del Area en las Regionales y/o Centros de Formación, el Director Administrativo y Financiero en la Dirección General, designará a los funcionarios idóneos para que lleven a cabo esta labor.

Los funcionarios designados realizarán los arqueos de la siguiente forma:

- Realizar el conteo físico del dinero, hacer el seguimiento a los cheques girados y disponibles, revisar y verificar la chequera y que todos los cheques en blanco tengan las líneas paralelas que indiquen que esta cruzado.

- Controlar la utilización de cada uno de los rubros presupuestales autorizados, sin exceder los saldos o verificando saldos.

- Verificar que las retenciones se hayan realizado de acuerdo con las normas tributarias.

- Comprobar el saldo de efectivo: Sumatoria de monedas y billetes contra el saldo del libro de caja.

- Verificar el saldo de bancos. Saldo presentado en el balance contra saldo en libros o contra saldo de la entidad financiera donde se tiene la cuenta.

- Verificar que los documentos soportes (facturas, etc.) contengan los requisitos de ley y que no se encuentren enmendados, tachados ni adulterados y que sean originales.

- Verificar que los cheques anulados se encuentren registrados en el libro de bancos.

- Verificar que los libros se encuentren actualizados al día y que no presenten tachaduras ni enmendaduras.

- Verificar que todos los documentos contengan su previa solicitud, certificación de no existencia de elementos o contratos de mantenimiento y el recibido a satisfacción.

- Verificar que todas las facturas tengan el sello de cancelado.

- Realizar las observaciones que sean necesarias, a las cuales se les debe hacer seguimiento en los siguientes arqueos.

- Levantar Acta de arqueo de caja menor firmado por las partes. (Ver modelo Anexo 10).

El funcionario asignado para realizar los arqueos deberá hacer seguimiento a las observaciones planteadas en cada Acta. Si por alguna razón el responsable de la Caja Menor no firma el Acta, el funcionario asignado para realizar el arqueo firmará dejando constancia del hecho.

Copia de los arqueos realizados deberá ser remitida al Coordinador de Presupuesto de la Dirección General.

19. CONCILIACION BANCARIA.

Contabilidad o la dependencia que haga sus veces en las Regionales y Centros de Formación debe elaborar la conciliación bancaria de las cajas menores.

Para lo anterior cada responsable de caja menor debe enviar a Contabilidad o quien haga sus veces, dentro de los 10 primeros días de cada mes el extracto y el libro de bancos (o fotocopia del movimiento del mes del libro de bancos, teniendo en cuenta la distancia de Contabilidad con los sitios donde funcionan las Cajas y para tener siempre a disponibilidad los libros para su actualización diaria o requerimiento para los arqueos).

El extracto bancario lo debe solicitar cada responsable de caja menor y por escrito, en el caso que la entidad bancaria no lo suministre. (Ante cualquier anomalía se puede apoyar con el grupo de Tesorería en la Dirección General o quien haga sus veces).

Una vez realizada la conciliación bancaria, la oficina de Contabilidad o quien haga sus veces deberá remitir a la Tesorería o quien haga sus veces en cada Regional, Centro de Formación Profesional o Dirección General, la conciliación en original y copia anexando el respectivo extracto bancario y entregará copia de la conciliación al responsable de la Caja Menor para determinar las diferencias si las hubiere.

20. REINTEGRO DEFINITIVO.

La legalización definitiva de las cajas menores la deberá realizar los responsables de las Cajas Menores ante las Oficinas de Cuentas por Pagar y Presupuesto o quien haga sus veces en la Dirección General, Regional y Centros de Formación Profesional de la siguiente forma: anexando los libros de bancos y efectivo, los soportes de los gastos sin legalizar y las relaciones previstas en este instructivo.

Cuando la cuenta se abra en un Banco diferente a Bancolombia, se deberá consignar el saldo en efectivo en la cuenta recaudadora de la Regional por el botón de pagos PSE, ingresando a la página del SENA y solicitar el traslado del saldo en bancos teniendo en cuenta los cheques entregados y no cobrados con su GMF y la cancelación de la cuenta corriente al correo aquzmanasena.edu.co

Cuando la cuenta sea de Bancolombia, se deberá indicar los siguientes datos: número de la cuenta corriente, nombre del banco, nombre de la Regional, nombre de la caja menor según registro en Bancos, de acuerdo a las instrucciones impartidas en este instructivo y el saldo a reintegrar.

A vuelta de correo, se informará al Tesorero de la Regional respectiva para que realice el registro y con ello se legalice contablemente la caja menor a su cargo.

El Jefe directo del Cuentadante deberá conserver en su custodia los libros auxiliaries de efectivo y bancos, los sellos y la urna metálica.

NOTA 1: Si al reintegrar al banco la chequera éste no la recibe, se debe proceder a realizar un ACTA DE DESTRUCCION, debidamente firmada por el cuentadante y el Coordinador Administrativo o quien haga sus veces en las Regionales y Centros de Formación, en la Dirección General el Tesorero y Cuentadante. Copia de esta acta se entregará al momento de legalizar el reintegro definitivo.

Allegar la relación de la legalización utilizando los cuadros de los reembolsos y adjuntando las facturas correspondientes.

NOTA 2: Se debe realizar la legalización definitiva en forma oportuna con el fin de contar con los recursos de PAC necesarios.

21. LEGALIZACION DEFINITIVA EN LA APLICACIÓN FINANZAS.

Con base en la documentación de reintegro definitivo (Numeral anterior) la oficina de Presupuesto o quien haga sus veces, según registro elaborado por el grupo de Tesorería o quien haga sus veces, debe afectar el documento que se utilizó para la apertura de Caja Menor (Res Acta 1) en los diferentes rubros presupuestales y con tipos de movimiento CAUSACION (09) y GIRO (10), hasta por el valor de cada concepto del gasto ejecutado, el saldo disponible del documento Res Acta 1, se debe reversar con tipo de movimiento REVERSION COMPROMISO (11).

Bogota D.C., Enero de 2010

<Nota: Cuadros no Incluidos, ver PDF>

El anexo “Cajas Menores 2010, el cual forma parte integral de esta Resolución fue adicionado por la Resolución 2401 de 2010 10, en la Regional Bolívar - Centro de Comercio y Servicios - Casa del Marqués, en el siguiente rubro, concepto y valor:

REGIONAL BOLIVAR

CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS - CASA DEL MARQUES:

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