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RESOLUCIÓN 577 DE 2014
(marzo 27)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
<NOTA DE VIGENCIA : Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 1239 de 2018>
"Por la cual se aprueban la actualización de las Tablas de Retención Documental y se hace obligatoria su aplicación en todas las dependencias del SENA a nivel Nacional"
LA DIRECTORA GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
En ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias, en especial las conferidas por el artículo 8 del Acuerdo 4 de 2013 del Archivo General de la Nación y el artículo 4 numeral 4o del Decreto 249 de 2004, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 24 de la Ley 594 de 2000, establece la obligatoriedad para las entidades del Estado de elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental.
Que el Acuerdo 54 del 30 de octubre de 2001 emitido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, aprobó las Tablas de Retención Documental para el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA y en sus considerandos establece que la Entidad deberá ajustar sus Tablas de Retención Documental de acuerdo con las recomendaciones del Archivo General de la Nación, en cuanto al seguimiento, evaluación permanente, con el fin de lograr los objetivos de racionalizar y normalizar de la gestión archivística de la Entidad.
Que el Decreto 249 de 2004, por el cual se modifica la estructura del SENA, le atribuyo, en el numeral 2 de su artículo 4o al despacho de la Dirección General, la facultad de "2. Ejercer la representación legal de la entidad" y en el numeral 4 "dirigir, coordinar y controlar las funciones administrativas.... dictar los actos administrativos,... con miras al cumplimiento de la misión de la entidad, de conformidad con las normas legales vigentes".
Que el artículo 3o del Decreto 2609 de 2012, establece la responsabilidad de la gestión de documentos como actividad asociada a la actividad administrativa del Estado, y responsabilidad de los servidores, empleados públicos y los contratistas que presten servicios a las Entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia archivística establezca las respectivas entidades y el Archivo General de la Nación.
Que el artículo 9o del Decreto 2609 de 2012, establece los proceso de gestión documental, entre otros la planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, prevención a largo plazo y valoración.
Que el artículo 8 del Acuerdo 4 del 15 de marzo de 2013 expedido por el Archivo General de la Nación, establece que las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deberán ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la Entidad, previo concepto emitido por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en el caso de las entidades del orden nacional cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité.
Que el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo mediante acta número 005 del 21 de noviembre de 2013, emitió concepto favorable para la actualización de las tablas de retención documental de la entidad.
Que el artículo 14 del Acuerdo 4 del 15 de marzo de 2013 expedido por el Archivo General de la Nación señala los casos en que deben actualizarse las tablas de retención documental.
Que de acuerdo con los cambios y modificaciones que ha habido en las funciones y adscripciones de los Grupos de Trabajo en la Entidad se hace necesario actualizar las Tablas de Retención Documental, para garantizar el adecuado manejo y conservación del patrimonio documental Institucional.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 1239 de 2018> Aprobar la actualización de las Tabla de Retención Documental del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Versión 2013, documento adjunto a la presente resolución, para la Dirección General, Regionales y Centros de Formación Profesional, la cual será de obligatorio cumplimiento para todos los Funcionarios públicos y Contratistas que presten sus servicios al SENA.
ARTÍCULO 2o. <Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 1239 de 2018> La organización de la documentación institucional en sus diferentes fases de archivo (gestión, central e histórico) se hará de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental.
ARTÍCULO 3o. <Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 1239 de 2018> Las transferencias primarias y secundarias se realizarán teniendo en cuenta el vencimiento de los plazos establecidos para cada una de las series y subseries documentales en los Archivos de Gestión en las Tablas de Retención Documental, siguiendo el protocolo establecido en el procedimiento de Organización de Archivos de Gestión, Centrales e Históricos (código GD-P 004), que forma parte del Sistema Integrado de Gestión SIG.
PARÁGRAFO. Cada Regional y Centro de Formación Profesional, deberá elaborar anualmente el cronograma de transferencias documentales y remitirlo al Grupo de Administración de Documentos de la Secretaria General de la Dirección General, con el fin de efectuar el seguimiento a dicho cronograma.
ARTÍCULO 4o. <Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 1239 de 2018> Cuando surjan inclusiones o exclusiones de documentos, o modificaciones a los nombres de las series, subseries y tipos documentales, como consecuencia de su aplicación, los Directores de área, jefes de oficina, y coordinadores de grupo, solicitarán al coordinador del Grupo de Administración de Documentos los ajustes de la Tabla Retención Documental. Esta modificación no requiere de aprobación, de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Control de Registros (código GD-P-001), que forma parte del Sistema Integrado de Gestión SIG.
PARÁGRAFO. Cuando las Regionales y/o Centros de Formación Profesional consideren necesario realizar ajustes al contenido de la Tabla Retención Documental, como consecuencia de su aplicación, deben presentar y justificar la propuesta al responsable de cada uno de los procesos en la Dirección General, de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Control de Registros (código GD-P-001), que forma parte del Sistema Integrado de Gestión SIG.
ARTÍCULO 5o. <Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 1239 de 2018> La tabla de Retención Documental se aplicará a partir de su promulgación y servirá de referente para la organización y conformación de las series y subseries documentales actuales y las producidas con anterioridad a su aprobación, siempre y cuando correspondan a la misma estructura organizacional sobre la cual se basó la actualización que se aprueba por medio de la presente resolución.
ARTÍCULO 6o. <Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 1239 de 2018> Corresponde al Grupo de Administración de Documentos de la Secretaria General de la Dirección General, velar por el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente Resolución, para tal fin podrá realizar las auditorias que considere convenientes en las dependencias de la Dirección General, en las Regionales y Centros de Formación Profesional, sobre la organización de archivos y aplicación de las Tablas Retención Documental, y reportará a la Oficina de Control Interno las irregularidades que se detecten.
ARTÍCULO 7o. <Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 1239 de 2018> Comunicar el contenido de la presente Resolución a la Secretaria General, a los Directores de Área, los Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro y coordinadores de Grupo.
ARTÍCULO 8o. <Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 1239 de 2018> La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C., el 27 MAR 2014
GINA PARODY D'ECHEONA
Directora General
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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