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RESOLUCION 647 DE 1995
(abril 19)
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 89 de 2005>
Por la cual se reglamenta el procedimiento para la baja de
los bienes de propiedad del Servicio Nacional de
Aprendizaje "SENA y se delega una función.
EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE, SENA,
en ejercicio de sus facultades legales y en especial las
previstas en el Numeral 5 del artículo 13 de la
Ley 119 de 1994, y
CONSIDERANDO:
Que una de las funciones del Director General, de acuerdo con lo previsto en el numeral 5 del artículo 13 de la Ley 119 de 1994, es dictar los actos administrativos necesarios para la gestión administrativa.
Que el Consejo Directivo Nacional en ejercicio de sus facultades legales profirió los Acuerdos 26 de 1991 y 17 de 1993, por los cuales se autorizó al director General para delegar algunas de sus funciones.
Que una de las funciones objeto de delegación fue la relacionada con el manejo, administración y responsabilidad de los bienes de la entidad.
Que mediante la Resolución No. 030 de 1994, artículo 33, se delegó en los Directores Regionales, los Jefes Seccionales, Coordinadores de Zonas y Jefes de Centro, la facultad de administrar los bienes de la Entidad, ubicados en el área de su jurisdicción.
Que es necesario delegar en algunos servidores del SENA, la función de dar de baja aquellos bienes que la Entidad no requiera y reglamentar los procedimientos.
RESUELVE:
ARTICULO 1o. DEFINICIONES. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 89 de 2005> Para efectos de la aplicación de la presente Resolución se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
1o. BAJA DE BIENES.
Es el procedimiento mediante el cual la Administración decide retirar un bien definitivamente del patrimonio de la Entidad.
La baja se perfecciona con el retiro físico, el descargo de los registros contables y de inventario y el cumplimiento de los requisitos establecidos para cada caso, según el hecho que le dio origen.
1.2. BIENES SERVIBLES
son aquellos que:
a). Han cumplido con su objetivo y su estado permite su utilización en otras áreas o dependencias.
b). Se encuentran en buenas condiciones, pero la Entidad no los requiere para el servicio.
1.3. BIENES INSERVIBLES
Son los que, por su total estado de desgaste, deterioro u obsolescencia física, no son útiles para el servicio al cual se hallan destinados y tampoco ofrecen posibilidad alguna de uso o de aprovechamiento de sus partes.
1.4. BIENES NO UTILIZABLES
son aquellos bienes en buen estado, que en virtud de los adelantos tecnológicos, ya no son utilizables dentro de los programas de formación profesional para los cuales fueron adquiridos inicialmente.
1.5. FALTANTES
Hay faltantes cuando se presenta pérdida de bienes a cargo de un cuentadante.
En este caso, se debe elaborar la nota de egreso respectiva, la cual será enviada a contabilidad para ser cargada a la cuenta de responsabilidad fiscal de bienes.
1.6. BAJAS DE ALMACEN POR RESPONSABILIDAD O POR EXONERACION DE
ESPONSABILIDAD FISCALhabrá lugar a esta clase de bajas:
a). cuando, como resultado del Proceso de Responsabilidad Fiscal por Exoneración que adelante la Contraloría General de la República, se declare sin responsabilidad fiscal al solicitante.
En este caso se tramita la baja, descargando su valor de la cuenta de Responsabilidades.
b). cuando, dentro del Proceso de Responsabilidad Fiscal, el responsable efectúe el pago del bien o lo reponga por otro de similares condiciones.
En este caso se produce la baja descargando dicho valor de la cuenta de Responsabilidades.
c). cuando el fallo sea con responsabilidad y el responsable fiscal efectúe la reposición del bien por otro de similares condiciones o pague su valor en libros.
En este caso se produce la baja descargando el valor del bien de la cuenta de responsabilidades y dando entrada al correspondiente Almacén del bien recibido.
No obstante el responsable puede reponer o pagar el bien en cualquier etapa del proceso.
d). cuando la compañía aseguradora cubra el valor total del bien.
En este caso la baja se produce descargando su valor de la cuenta de Responsabilidades.
Si el pago es parcial, no se surte la baja hasta tanto se cubra el valor total del bien.
PARAGRAFO. Cuando el bien no se encuentre en el mercado, el valor a pagar será el que figure en libros actualizado en la forma prevista en el acto administrativo que reglamente la responsabilidad fiscal en el SENA.
1.7. VENTA
Es la operación mercantil consistente en la transferencia del dominio de un bien servible o inservible a cambio de un precio representado en dinero.
ARTICULO 2o. PROCEDIMIENTO. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 89 de 2005> Para autorizar la baja de bienes, ya sea de consumo o devolutivos, por merma, rotura, avería, alteración, desuso u otras causas similares no imputables a culpa o dolo del responsable, se requiere el cumplimiento previo del siguiente procedimiento:
a). Presentación de solicitud escrita por el responsable de los bienes en la Dirección General, Regona, Seccional, Zona, Grupo Administrativo o Centro.
b). Justificación de la solicitud, la cual debe contar con la aprobación del jefe inmediato del solicitante.
Cuando se trate de las áreas operativas en los Centros, la aprobación la impartirá el supervisor del área.
c). Relación valorizada e individual de los bienes de acuerdo con el último inventario físico realizado, con su costo en inventarios, valores unitarios y totales discriminados por agrupaciones de inventario, número de identificación en el inventario, características y estado de conservación.
El Jefe de Inventarios o quien haga sus veces, consolidará cada tres (3) meses la información recibida, con los elementos en buen estado, realizará los traspasos atendiendo las necesidades planteadas por las diferentes dependencias. Con los demás bienes elaborará una relación que presentará al Comité de Bajas para su estudio.
d). Elaborar acta suscrita por el Comité de bajas, en la cual se deberán relacionar pormenorizadamente los bienes por características y estado de conservación, agrupaciones de inventario, cantidades, valores unitarios y totales, costo en libros, número de placa de inventario, etc.
e). Una vez suscrita el acta de baja, dicho documento se le enviará al Jefe de Inventarios o a quien haga sus veces, para que proceda a descargar los valores del inventario individual, incluya copia en la correspondiente carpeta del cuentadante e incorpore los datos requeridos en los informes de inventarios y contabilidad.
f). Registro por parte del Grupo de Contabilidad del valor de las bajas en las cuentas de orden, mientras se surten los efectos del destino de las bajas a que se refiere el artículo 7o de la presente Resolución.
g). Con los anteriores documentos el comité de que trata el artículo 4o, efectuará el estudio y procederá a realizar la baja.
PARAGRAFO. Todo bien que se pretenda desmantelar, vender, subastar, donar o destruir, deberá surtir previamente el procedimiento de baja.
ARTICULO 3o. DELEGACION. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 89 de 2005> Se delega en los servidores del SENA que desempeñen las labores que a continuación se indican, la función de adelantar los procesos y ordenar el destino de los bienes que se den de baja, que pro su estado, uso, desgaste, deterioro u obsolescencia no sean útiles para el servicio o que siendo útiles, no se requieren para el servicio y por tales razones deben ser dados de baja.
a). en los Jefes de Centro que no se encuentren en una seccional, zona o grupo administrativo, bienes muebles cuyo valor en libros ascienda hasta doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales.
b). En el Jefe de la División de Recursos Físicos de la Dirección General y en sus homólogos en las Regionales y Seccionales o quienes hagan sus veces, en el Jefe de la Zona Administrativa de Paloquemao y en el Jefe del Grupo Administrativo del Sur, de la Regional Bogotá - Cundinamarca, bienes muebles cuyo valor en libros sea hasta seiscientos trece (613) salarios mínimos legales mensuales e inferior a mil (1000) salarios mínimos legales mensuales.
c). En e Asistente de la subdirección Administrativa y Financiera en la Dirección General y en los Subdirectores Administrativos y Financieros de las Regionales o quienes hagan sus veces, bienes muebles cuyo valor en libros sea superior a seiscientos trece (613) salarios mínimos legales mensuales e inferior a mil (1000) salarios mínimos legales mensuales.
d). en el Subdirector Administrativo y Financiero de la Dirección General, en los Directores Regionales y en los Directores Seccionales, bienes muebles cuyo valor en libros sea superior a mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales.
PARAGRAFO. En aquellos casos en que en la jurisdicción de una Regional o de una Seccional, existan a la vez zonas administrativas y centros, la delegación la tendrá el empleado que desempeñe la función de jefe de zona o jefe de grupo administrativo.
ARTICULO 4o. COMITE DE BAJAS. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 89 de 2005> Para los procesos de baja de bienes se crea un comité de bajas, que estará conformado así:
a). en la Dirección General: Por el Subdirector Administrativo y Financiero o su delegado, el Jefe de la División de Recursos Físicos, el Subdirector del área a la cual se encuentre adscrita la dependencia que vaya a efectuar la baja o su delegado, el almacenista y el Jefe de Inventario o quienes hagan sus veces.
b). En las Regionales. Por el Subdirector Administrativo y Financiero, el Jefe de la División de Recursos Físicos, el Subdirector del área a la cual se encuentre adscrita la dependencia que vaya a efectuar la baja o su delegado, el almacenista y el Jefe de Inventarios o quienes hagan sus veces.
c). En las Seccionales, zonas y grupos Administrativos. Por el director seccional, Jefe de zona o de grupo, según el caso, el jefe del área a la cual se encuentre adscrita la dependencia que vaya a efectuar la baja, el almacenista y el jefe de inventarios o quienes hagan sus veces.
d). en los Centros que no hagan parte de la jurisdicción de una zona o grupo administrativo. Por el Jefe de Centro, un representante de la parte técnica del centro a la cual se encuentre adscrita la dependencia que vaya a efectuar la baja y el jefe de inventarios o quien haga sus veces.
PARAGRAFO 1o. Los Comités podrán invitar a sus deliberaciones a asesores internos o externos, cuando así lo consideren.
PARAGRAFO 2o. En las Regionales en donde no existan los cargos mencionados los literales b y c de este artículo, integrarán el Comité los funcionarios a quienes se les hayan asignado las funciones de dichos cargos.
ARTICULO 5o. FUNCIONES. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 89 de 2005> Son funciones y responsabilidades del Comité:
1o. Verificar el valor en libros o el valor comercial, según el caso que tengan los bienes.
2o. Estudiar, evaluar y autorizar, mediante acta motivada, las solicitudes de baja que se presenten y recomendar el ddstino que se les debe dar a los bienes, para lo cual se tendrá en cuenta estrictamente, el siguiente orden; desmantelamiento para usar partes como repuestos o ayudas didácticas, venta, donación o destrucción.
3o. Recomendar los funcionarios que cuando se haya autorizado la venta, deban efectuar el avalúo de los bienes, seleccionando preferiblemente al jefe de la División de Recursos Físicos, al Almacenista y al Jefe de Inventarios o quienes hagan sus veces, tanto en la Dirección General como en las Regionales y Seccionales.
4o. cuando se trate de la venta de bienes y no haya en la Entidad funcionario idóneo para efectuar el avalúo, recomendar a quien corresponda, la contratación de los servicios de un perito experto en la materia.
PARAGRAFO. El avalúo de los bienes será un trámite obligatorio en todos aquellos casos en que los bienes vayan a ser objeto de venta y el Comité tendrá la responsabilidad de su cumplimiento.
ARTICULO 6o. PROGRAMACION Y EJECUCION DE LAS BAJAS. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 89 de 2005> Una vez que cada una de las dependencias de la Entidad cuente con los inventarios físicos, los funcionarios a que se refiere el artículo 3o de la presente Resolución, procederán a efectuar la programación y trámites de las bajas que sean necesarias, con base en la programación elaborada por los jefes de inventarios o quienes hagan sus veces.
Para tal fin, los jefes de inventarios o quienes hagan sus veces, deberán elaborar una programación trimestral de bajas, la cual se enviará al Subdirector del área correspondiente a la Oficina de control y a la División de Recursos Físicos en la dirección General y al Director Regional o Seccional, al Subdirector del área correspondiente, a la Oficina de Control y al Jefe de la División de Recursos Físicos o quienes hagan sus veces en el caso de las Regionales o Seccionales.
PARAGRAFO. TRANSITORIO. Aquellas dependencias que en el momento de la expedición de la presente resolución cuenten con el inventario, tendrán plazo hasta el 31 de mayo de 1995, para realizar el proceso de bajas.
Las que no cuenten con el inventario, deberán realizar el proceso de bajas, inmediatamente finalice el inventario. Sin embargo, el lazo en ningún caso podrá superar el 30 de septiembre de 1995.
ARTICULO 7o. DESTINO DE LAS BAJAS. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 89 de 2005> Con base en la autorización de que trata el numeral 2 del artículo 5o, el funcionario delegado procederá a ordenar el desmantelamiento para uso didáctico o la venta, donación, destrucción, según el destino que se le haya dado a los bienes, mediante acto administrativo debidamente motivado.
ARTICULO 8o. VENTA. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 89 de 2005> Realizada la baja de bienes, el SENA por intermedio de la División de Recursos Físicos en la Dirección General o de la Secretaria Regional o de la Secretaria Seccional o quien haga sus veces, instruirá al Jefe de Inventarios en la Dirección General o quien haga sus veces en las Regionales, Seccionales y Centros para que, teniendo en cuenta la recomendación del Comités de Bajas, efectúe un avalúo comercial que permita establecer el valor unitario o monto total de los bienes para su venta por lotes.
En el evento que no haya funcionario de la Entidad capacitado para efectuar el avalúo, se deberán contratar los servicios d un perito experto en la materia.
El valor que resulte del avalúo que se efectúe determinará la modalidad del procedimiento para la venta, pudiendo ésta ser directa o a través de pública subasta:
Para proceder a la venta de bienes del SENA, es necesario contar con:
a). El acta del Comité autorizando la baja.
B9. Certificación del Jefe de la División de Recursos Físicos de la Dirección General, de la Regional o de la Seccional, según el caso, en la que se indique que los bienes no son necesarios en ninguna dependencia de la Entidad, que no hay solicitud pendiente de compra de los mismos, que se encuentran contabilizados como inservibles, o que siendo necesarios o servibles hay disposición que ordena la venta y la modalidad de esta.
c). Relación pormenorizada de los bienes por agrupaciones de inventarios, con indicación de cantidad, clase, estado, valores y especificaciones.
d). Avalo comercial de los bienes.
PARAGRAFO. En ningún caso el valor de la venta podrá ser inferior al del avalúo:
1o. Venta directa: Cuando el valor del avalúo de los bienes dados de baja no supere el monto establecido para la celebración de contratos de menor cuantía y corresponda a los que no requieren formalidades plenas, de conformidad con el artículo 24 numeral 1o literal a y el parágrafo del artículo 39 de la ley 80 de 1993, se efectuará la venta en forma directa, con sujeción al siguiente procedimiento:
a). Se fija un aviso durante dos (2) días hábiles, en lugar visible al público, en la División de Recursos Físicos de la Dirección General o de la Regional o Seccional, según el caso, o la dependencia que haga sus veces, indicando la descripción de los bienes, cantidad, fecha y hora para su inspección, valor, plazo para el recibo de propuestas y cualquier otra información que sea necesaria para recibir ofertas en igualdad de condiciones.
b). Cuando el valor de los elementos objeto de la venta de menor cuantía supere los doscientos cincuenta (250) salarios mínimos legales mensuales, la invitación se publicará en un medio de comunicación de amplia circulación en el lugar donde se efectúe la venta.
c). Las propuestas las evaluará la División de Recursos Físicos de la Dirección General de la Regional o de la Seccional, según el caso, o la dependencia que haga sus veces, siguiendo los criterios de selección señalados en la Ley 80 de 1993.
d). Con base en la evaluación, el Subdirector Administrativo y Financiero en la Dirección General, el Director Regional o el Seccional, según el caso, recomendará la propuesta que ofrezca mejores condiciones para la Entidad, debiendo seleccionar preferentemente a las cooperativas, microempresas, fundaciones, juntas de acción comunal o entidades de naturaleza similar.
e). Concluido el procedimiento anterior, se elaborará y suscribirá el contrato de compraventa por el funcionario que tenga la ordenación del gasto.
d). Para el perfeccionamiento de la venta se debe consignar el valor correspondiente por parte del comprador en la Tesorería respectiva, dentro delos tres (3) días hábiles siguientes a la notificación de la adjudicación y con el recibo de pago se procederá a la entrega.
PARAGRAFO. Podrán participar en el proceso de venta las cooperativas, microempresas, fundaciones, juntas de acción comunal o entidades de naturaleza similar.
2o. Pública subasta.
a). cuando avaluados comercialmente los bienes dados de baja excedan el monto previsto para los contratos de menor cuantía, se procede a efectuar la venta de éstos por el sistema de martillo del Banco Popular.
b). el Subdirector Administrativo y Financiero en la Dirección General o en la Regional o el Director Seccional, según el caso, envía solicitud de cotización de los servicios del martillo, anexando para ello una relación detallada de los bienes a vender con sus respectivos precios base de remate, que es el precio mínimo de venta aceptable para el SENA, sitios de almacenamiento de los bienes para su respectiva exhibición y copia del acto administrativo que hubiere autorizado la baja de esos elementos.
c). La programación de la visita para la inspección de los elementos, la determinación en la conformación de los lotes, la eventual modificación del precio base de remate y demás eventos necesarios para llevara cabo el procedimiento, se establece conjuntamente entre el SENA y el Banco.
d). Serán postores hábiles las personas naturales o jurídicas, que presenten el comprobante de haber consignado en la Tesorería del SENA el respectivo lugar, el valor fijado para poder participar y la certificación de encontrarse a paz y salvo por el pago de aportes a la Entidad.
e). La subasta tendrá lugar en al fecha, hora y sitio fijados, no podrá cerrarse sin haber transcurrido dos (2) horas de iniciada y en el acto deberán estar presentes todos los funcionarios bajo cuya responsabilidad se encuentre la venta de los bienes, así como los postores y las personas que deseen concurrir.
f). La adjudicación será definitiva y por lo tanto no podrá modificarse posteriormente.
g). De la diligencia se elaborará el acta respectiva la cual será firmada por los funcionarios responsables de la venta y los postores.
h). El postor al que se le adjudiquen uno o varios lotes de bienes, tendrá un plazo máximo de cinco (5) días hábiles para cancelar el valor total de los bienes, si no lo cancela en el tiempo previsto perderá la condición de postor hábil.
i). Se elaborará acta de entrega de los bienes firmada por el Jefe de la División de Recursos Físicos, el Almacenista, el Jefe de Inventarios o quienes hagan sus veces y por el adjudicatario de la subasta.
PARAGRAFO. El SENA en un plazo máximo de ocho (8) días calendario, posteriores a la adjudicación de los bienes, devolverá a los postores que no resultaron favorecidos los dineros depósitos por éstos.
ARTICULO 9o. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 89 de 2005> De conformidad con lo previsto en el artículo 6o del Decreto 2170 de 1992, el producto de los bienes dados de baja, así como el papel inservible que se dé en venta, se destinará a financiar programas de Bienestar Social de los servidores del SENA previa incorporación de los recursos al presupuesto de la Entidad.
ARTICULO 10. DONACION. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 89 de 2005> Para efectos de la presente Resolución se entenderá que hay donación, cuando el SENA, por mera liberalidad transfiere gratuita e irrevocablemente una parte de sus bienes a otra persona jurídica que la acepta.
Unicamente, podrá haber donación de bienes dados de baja en los casos que, a juicio del Director General del SENA o del Director Regional deban entregarse a otra entidad pública, a cooperativas, microempresas, fundaciones, juntas de acción comunal o entidades de naturaleza similar, sin ánimo de lucro.
El procedimiento para la donación es el siguiente:
a). Designación por parte del Director General o de los Directores Regionales o Seccionales, según el caso, o quienes hagan sus veces, de los funcionarios bajo cuya responsabilidad estará la donación.
b). Ofrecimiento escrito del SENA con detalle de los bienes y de las condiciones que exige sobre el uso y destino que debe dárseles.
c). Respuesta de aceptación por parte del representante legal de la entidad donataria.
d). formalización de la donación mediante resolución debidamente motivada y celebración del respectivo contrato de donación, con el lleno de las formalidades legales.
e). Elaboración, por parte del Jefe de Inventarios del SENA o quien haga sus veces, en las Regionales o Seccionales, de la relación detallada de los bienes donados, para su correspondiente registro.
f). Acta de recibo de los bienes objeto de la donación, firmada por el Almacenista y el Jefe de Inventarios del SENA y por el Almacenista de la entidad donataria.
PARAGRAFO. En todo caso de donación, además de los requisitos previstos en este articulo, se cumplirán todas las normas que establece el Código Civil para esta clase de actos.
ARTICULO 11. DESTRUCCION DE BIENES Y SACRIFICIO DE SEMOVIENTES. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 89 de 2005> Cuando comercialmente carezcan de valor los bienes objeto de baja, por obsolescencia, deterioro, avería, rotura o cualquier otro hecho objetivo que impida su venta o no la haga aconsejable o cuando los semovientes se encuentren en mal estado, se procederá a su destrucción o sacrificio, según el caso, sin perjuicio de terceros, previo el siguiente procedimiento:
a). Declaración expresa del Jefe de la dependencia a cuyo cargo se encuentren los elementos o de perito idóneo, en el sentido de que los semoviente se encuentran en mal estado o que los bienes son inservibles, que no son aprovechables y que no tienen valor comercial que haga aconsejable o posible su venta.
b). Autorización del Comité de bajas.
c). Que en la contabilidad los bienes figuren en las cuentas de orden como elementos dados de baja o "elementos inservibles".
d). Relación pormenorizada de los bienes o de los semovientes por agrupaciones de inventarios con sus características, cantidades y valores.
ARTICULO 12. INFORMES. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 89 de 2005> Para garantizar el control administrativo y financiero de los inventarios dentro de los cinco (59 días hábiles siguientes a la ejecución del proceso de baja, los funcionarios delegados, deberán enviar los documentos soporte de los reintegros, las actas de baja y los informes de ingresos, los actos administrativos de desmantelamiento, donación, destrucción, así: En la Dirección General a la división de Recursos Físicos, a la Oficina de Control y al Grupo de Almacén e inventarios. En las regionales o Seccionales al Director Regional o Seccional según el caso, a la Oficina de Control o a quien haga sus veces y al almacén.
ARTICULO 13. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 89 de 2005> Las bajas que se tramiten a partir de la fecha en que entre en vigencia la presente resolución, no requerirán para efectuarlas el ingreso físico de los bienes a las bodegas de las distintas dependencias de la Entidad. Será requisito indispensable que se encuentren debidamente consignados en los registros de ingreso y egreso de elementos y su custodia estará a cargo del jefe de la respectiva dependencia.
ARTICULO 14. VIGILANCIA. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 89 de 2005> La Oficina de Control de la Dirección General y las dependencias que hagan sus veces en las Regionales, velarán por el estricto cumplimiento de lo dispuesto en la presente Resolución.
ARTICULO 15. VIGENCIA. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 89 de 2005> Esta resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución No. 2189 de 1993.
COMUNIQUESE Y CUMPLASE.
Dada en Santafé de Bogotá, D.C. a los 19 días de abril de 1995
CARLOS HERNAN PEÑALOZA MARTINEZ
Director General
ANGELA ROBAYO BELLO
Subdirectora administrativa y Financiera
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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