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RESOLUCION 792 DE 2000
(julio 28)
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Por la cual se reglamente el servicio de Videoconferencia
EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE, SENA
En uso de sus facultades legales y en especial las previstas en el Articulo 13, numeral 5 de la Ley 119 de 1994 y,
CONSIDERANDO:
Que es necesario determinar los procedimientos para la solicitud y realización del servicio de videoconferencia, así como también optimizar y racionalizar su uso.
RESUELVE:
ARTICULO 1o. DEFINICION. La videoconferencia es un medio de comunicación y recurso didáctico, por medio del cual dos o más puntos distantes establecen intercomunicación, con capacidad de transmisión y recepción de audio y video en forma interactiva.
a) Vincular las modernas tecnologías de la comunicación a la gestión administrativa, la formación profesional y la capacitación del recurso humano, aprovechando el diálogo simultáneo y posibilitando el intercambio en el mismo momento en que se desarrolla el tema.
b) Desarrollar una cultura informática institucional que permita al SENA manejar sus procesos fundamentales con el apoyo de tecnologías y conocimientos de informática y telemática.
c) Aprovechar la disponibilidad del recurso docente capacitado y actualizado, para mejorar unificar la calidad de la formación en todas las Regionales del Sena.
d) Llegar a un mayor número de alumnos y trabajadores en el proceso de formación, para ampliar la atención y cobertura geográfica.
e) Realizar programas institucionales para el desarrollo integral de los instructores y del personal administrativo de apoyo, con el fin de lograr mayor eficiencia y productividad en el trabajo.
f. Reducir costos de desplazamiento del recurso humano y permitir asistir virtualmente a conferencias, cursos y seminarios.
g) Permitir el acceso a este recurso de comunicación, a Entidades de naturaleza pública o privada externas al SENA, conforme a los trámites y requisitos establecidos en la presente Resolución.
ARTICULO 3o. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUDES. Todo servicio de videoconferencia, deberá estar precedido de una solicitud escrita dirigida a la División de Comunicaciones de la Dirección General, con una antelación de por los menos dos (2) semanas a la fecha de celebración de la transmisión.
La solicitud debe llenar los siguientes requisitos mínimos:
1. Solicitudes internas:
1.1 La solicitud del servicio de videoconferencia, por parte de las dependencias del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA deberá ser suscrita por el Director de Area o Jefe de Oficina, en la Dirección General, o, por el Director de la Regional o Seccional.
1.2 En la solicitud deberá consignarse la siguiente información:
1.2.1 Día(s) y hora(s) en que se realizará la videoconferencia.
1.2.2 Dependencia solicitante.
1.2.3.Tiempo de duración de la videoconferencia.
1.2.4. Información temática: relación de los temas que se tratarán.
1.2.5 Persona o personas responsables de la coordinación del evento en cada
punto de enlace y emisión.
1.2.6.Público al que está dirigida.
1.2.7 Expositores que intervendrán y el cargo que desempeñan.
1.2.8.Relación de los puntos (ciudades o regionales) a enlazar
1.2.9 Ayudas tecnológicas que utilizarán los expositores (papelógrafo,
servicio de grabación adicional, computador y video beam). Es necesario
especificar el tipo de programa y las características del computador a
utilizar.
1.2.10.Número de participantes tanto en el punto de emisión como en los de
recepción.
2. Solicitudes externas:
2.1. La solicitud de servicio de Videoconferencia, deberá estar suscrita por el Representante Legal de la Entidad solicitante, o por el personal directivo de la misma, con el visto bueno de su representante legal.
2.2. El objeto y/o tema de la videoconferencia deberá, sin excepción referirse de manera exclusiva a asuntos relacionados con la misión del SENA, tales como capacitación, divulgación sobre innovación y desarrollo tecnológico, acciones relacionadas con técnicas, procesos y procedimientos que contribuyan al desarrollo empresarial o a la información para el empleo, sin que ello implique que necesariamente tengan que participar funcionarios del SENA. Igualmente, deberá consultar los objetivos del servicio solicitado, contenidos en el articulo 2o. de la presente resolución.
2.3. El contenido de la solicitud, será el mismo del numeral 1.2 del presente articulo.
1. Recibida la solicitud por la División de Comunicaciones de la Dirección General, será remitida por la misma, al comité de videoconferencias.
2. El Comité de videoconferencias, estudiará la petición e impartirá su aprobación o desaprobación, dentro de los cuatro (4) días siguientes a la fecha de presentación de la solicitud.
3. El comité de videoconferencias, comunicará por escrito la respuesta al interesado.
4. Cuando se trate de un servicio de videoconferencia, con una Entidad externa al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, previamente a la ejecución de las acciones autorizadas, y acordadas, se celebrará un contrato de prestación de servicios, regido por la Ley 80 de 1993, de conformidad con lo establecido en el articulo 50, de la presente resolución.
PARAGRAFO. La decisión del Comité de videoconferencias es un auto de tramité y en consecuencia no tiene recursos de ninguna naturaleza.
ARTICULO 5o. DELEGACION Y/O FIRMA. Se delega en los Jefes de Centro del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, cuando el punto emisor se localice en un centro o en el Director Regional o Seccional cuando el punto emisor se localice en un área administrativa, la facultad de suscribir el contrato de prestación de servicios de que trata el numeral 4. del articulo 4o. de la presente resolución.
PARAGRAFO. El contratista deberá otorgar a favor del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, en los términos de las normas de contratación administrativa, una póliza única de garantía de cumplimiento de la obligación, así como del correcto manejo de bienes, enseres e inmuebles, que garantice posibles daños a los mismos, por efectos del evento contratado.
ARTICULO 6o. HORARIOS. El servicio de videoconferencia se prestará de lunes a viernes de 8:00 A.M a 5:00 P.M. El número límite de participantes y asistentes a las videoconferencias está definido por la capacidad de cada uno de los sitios adecuados en el SENA para tal fin.
ARTICULO 7o. COMITE EVALUADOR. Para evaluar, tramitar y autorizar la realización de las videoconferencias, créase un "Comité de Videoconferencias" conformado por el Secretario General, el Director de Planeación y el Director de Formación Profesional.
El Comité de Videoconferencias, podrá invitar a las personas que estime pertinente.
El jefe de la División de Comunicaciones de la Dirección General, ejercerá funciones secretariales del Comité de Videoconferencias.
Funciones del Comité Evaluador
1. Estudiar y evaluar las solicitudes del medio interno y externo, sobre el servicio de videoconferencias a que se refiere esta resolución.
2. Aprobar o improbar las solicitudes de que trata el numeral anterior
Para el estudio, aprobación y/o improbación de las solicitudes, el Comité tendrá en cuenta las exigencias de los artículos 2o y 3o de la presente resolución, dando prelación a las solicitudes internas.
ARTICULO 8o. DEPENDENCIAS RESPONSABLES DEL FUNCIONAMIENTO.
1. En la Dirección General.
Estará a cargo de la División de Organización y Sistemas:
1.1. La realización, monitoreo y correcto funcionamiento de los equipos y
señal de videoconferencia.
12. Asesoría técnica que se requiera para la realización de las mismas.
2. En las Direcciones Regionales y Seccionales
Estará a cargo de la Divisiones o Grupos de Organización y Sistemas
2.1. Prestar el. apoyo técnico para la realización de las videoconferencias.
2.2. Velar por la seguridad y cuidado de la infraestructura de
videoconferencia.
3. Corresponde a la División 3 Grupo de Comunicaciones, o quien haga sus
veces:
3.1 Comunicar por escrito a los peticionarios la decisión tomada sobre la
solicitud del servicio.
3.2 Cuando se trate de solicitudes externas, remitir oportunamente a los delegados para la contratación del servicio, la solicitud respectiva junto con los soportes y decisión sobre el particular.
3.3. Apoyarla divulgación de los eventos, mediante los medios institucionales o externos cuando la dependencia organizadora lo solicite expresamente.
3.4. Coordinar el manejo de la imagen institucional en los eventos
programados.
3.5. Divulgarla programación a nivel interno de las videoconferencias.
3.6 Asesorar a las dependencias interesadas en la realización de los eventos.
ARTICULO 9o. COSTO. El valor, por hora y punto del servicio de videoconferencia, incluido el uso de equipo y auditorio, para empresas o entidades públicas o privadas, se fija en catorce (14) salarios mínimos diarios legales vigentes.
Los recursos captados por este concepto se registrarán en la Cuenta Unica del Sena, en el rubro "Venta de Bienes y Servicios A reas Administrativas y Centros de Formación".
La Dirección de Planeación de la Dirección General una vez verifique los ingresos por este concepto, asignará a cada uno de los puntos de emisión y recepción participantes en la videoconferencia, el valor que les corresponda, así: Para el punto emisor el 50% del valor total del contrato y el 40% restante se distribuirá entre los puntos de recepción que participen en el respectivo contrato.
ARTICULO 10. PROHIBICIONES. Esta prohibido en la realización de Videocon-
ferencias:
1. La participación de expositores cuyos nombres no hayan sido personas
relacionados en la carta de solicitud.
2. Tratar temas que atenten contra la moral y las buenas costumbres.
3. Tratar temas diferentes a los aprobados por el Comité, desconocer las
normas de respeto a los derechos ajenos y de las instituciones.
ARTICULO 11. DISPOSICIONES VARIAS.
- La coordinación en cada punto de enlace será responsabilidad de la
dependencia o Entidad externa organizadora del evento.
- Para efectos de la decoración y ubicación de los elementos dentro del set (mesa de transmisión), deberán ceñirse al diseño establecido por la División de Comunicaciones de la Dirección General.
Cuando la videoconferencia requiera de ayudas audiovisuales, los expositores tendrán en cuenta presentadas en powerpoint, en fuente Arial a un tamaño de letra superior a 24 puntos, sobre fondo blanco y sin animaciones, que facilitan una mejor visualización desde los puntos remotos.
- Para mayor productividad, la videoconferencia no excederá de dos horas de
duración.
- Los expositores y el personal encargado de organizar la videoconferencia se harán presentes en el lugar de emisión por lo menos con una hora de anticipación; cuando el expositor requiera de ayudas audiovisuales, deberá asistir al punto de emisión el día anterior para realizar las pruebas necesarias, con el fin de recibir la orientación técnica y logística pertinente.
La convocatoria a expositores y público en general, será responsabilidad de la dependencia solicitante o usuario externo, quienes deberán encargarse de su promoción a través de los medios que estimen conveniente (correo tradicional, fax, correo electrónico, teléfono etc.).
- Las Regionales y Seccionales, desde donde se emita la videoconferencia, tendrán en cuenta grabar en videocasete el contenido de la misma y remitir copia a la División de Comunicaciones de la Dirección General, para efectos de atender futuras solicitudes de copiado.
ARTICULO 12. La presente Resolución rige a partir de su expedición.
COMUNIQUESE Y CUMPLASE
Dada en Santafé de Bogotá D.C., a los 28 dias del mes de Julio de 2000
TULIO ARBELAEZ GOMEZ
Director General
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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