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RESOLUCION 1077 DE 1995
(agosto 24)
Por la cual se establecen normas sobre el proceso
de responsabilidad por manejo de bienes en el
Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA.
EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE, SENA,
en ejercicio de sus facultades legales y en especial
las previstas en el numeral 5 del artículo 13 de
la ley 119 de 1994, y
CONSIDERANDO:
Que de acuerdo con lo previsto en el numeral 5 del artículo 13 de la ley 119 de 1994, una de las funciones del director general, es la de dictar los actos administrativos necesarios para la gestión administrativa.
Que es deber de los funcionarios públicos, según lo señalado en el artículo 6o. del decreto ley 2400 de 1968, vigilar y salvaguardar los intereses del Estado y responder por la conservación de los documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir oportunamente cuenta de su utilización.
Que mediante la resolución No. 030 de 1994, se delegó en los directores regionales, los jefes seccionales, coordinadores de zonas y jefes de centro, la facultad de administrar los bienes de la entidad, ubicados en al área de su jurisdicción.
Que la ley 87 de 1993 establece como uno de los objetivos del control interno de las entidades del estado el proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante los posibles riesgos que la afecten.
Que de conformidad con lo previsto en el literal c. del artículo 3o. de la ley 87 de 1993, en cada área de la organización el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el control interno ante su jefe inmediato, de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en la entidad.
Que es función de la oficina de control, de acuerdo con lo preceptuado en el literal g., del artículo 12. de la ley 87 de 1993, verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios.
Que por medio de la resolución 0497 de 1994, se redefinió y complementó el Sistema de Control Interno en el SENA.
Que es necesario reglamentar el proceso administrativo tendiente a establecer la responsabilidad en que puedan incurrir los funcionarios del SENA a cuyo cargo se encuentre la tenencia, uso, manejo administración, custodia, inversión, recaudo o transporte de bienes de propiedad de la entidad.
ARTICULO 1o. RESPONSABILIDAD DE LOS SERVIDORES PUBLICOS. Los empleados públicos, trabajadores oficiales y los contratistas del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, que tengan, manejen, usen, administren, custodien, recauden, inviertan o transporten bienes de propiedad de la entidad, serán responsables personalmente de la pérdida o daño que dichos bienes sufran cuando este no provenga del deterioro natural, de su uso legítimo o de otra causa justificada.
En consecuencia, responderán por el valor de los bienes en caso de pérdida, cuando se deduzca responsabilidad en ella, uso impropio, manejo o inversión no autorizados.
Así mismo, responderán de todo daño o deterioro ocasionado por el descuido en la conservación o uso de las propiedades que estuvieren bajo se responsabilidad, sin perjuicio de la obligación de repararlos o reponerlos.
PARAGRAFO. De conformidad con lo previsto en el literal c. del artículo 3o. de la ley 87 de 1993, en cada área de la organización el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el control interno ante su jefe inmediato, de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en la entidad.
ARTICULO 2o. EMPLEADOS DE MANEJO. La responsabilidad de los empleados de manejo se limita a aquellos bienes o efectos que bajo cualquier título tengan en existencia en sus almacenes o dependencias y a los que les hayan sido entregados para su servicio y el de su oficina.
La responsabilidad e actos irregulares, que se ejecuten atendiendo a órdenes superiores, se deducirá contra quien las emitió, siempre que éstas consten por escrito o se compruebe por cualquier otro medio probatorio.
ARTICULO 3o. COMPETENCIA. El jefe inmediato, en cada dependencia de la entidad, tendrá la competencia para iniciar las diligencias preliminares que permitan establecer la responsabilidad que en un momento dado pueda caber a los usuarios y depositarlos de bienes de propiedad del SENA, por la pérdida o daño que sufran en su poder, cuando no provengan del deterioro natural o por razón de su uso legítimo o de otra causa justificada.
PARAGRAFO 1o. Cuando quien adelante las diligencias preliminares, requiera de alguna asesoría, deberá acudir a la oficina de control de la dirección general para que esta dependencia, una vez estudiada la situación, imparta la recomendación o instrucción que considere necesaria.
PARAGRAFO 2o. Una vez finalizadas las diligencias preliminares, la oficina de control de la dirección general, evaluará la situación y adoptará las medidas que sean del caso, sin perjuicio de las que en ejercicio de sus funciones constitucionales y legales pueda adelantar en cualquier momento la Contraloría General de la República.
ARTICULO 4o. PROCESO DE RESPONSABILIDAD. Es el conjunto de actuaciones que adelanta la administración de la entidad con el fin de establecer la responsabilidad de los servidores públicos del SENA y la de los particulares que por cualquier circunstancia se les haya encomendado la custodia, administración y manejo de bienes y recursos del SENA.
El proceso de responsabilidad administrativa se ejecutará observando plenamente los principios de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción y se garantizará en su desarrollo el debido proceso y el derecho a la defensa, de conformidad con lo preceptuado por el artículo 29 de la Constitución Política.
ARTICULO 5o. INICIACION DEL PROCESO. El proceso de responsabilidades se iniciará como resultado de:
a. Las auditorías practicadas por la oficina de control de la dirección general o de las evaluaciones que efectúe la división de recursos físicos o las dependencias que hagan sus veces en las regionales.
b. Los informes de control físico y de gestión.
c. La revisión de los inventarios a cargo del funcionario.
d. La etapa preliminar adelantada por denuncias, quejas o petición de investigación por irregularidades en el manejo de los bienes, o por solicitud exoneración administrativa.
e. La solicitud verbal o escrita de cualquier funcionario informando al jefe inmediato de la perdida, daño o depreciación de un bien.
f. Los casos establecidos en el artículo 26 de la ley 42 de 1993.
PARAGRAFO. Cuando el valor del bien o bienes en inventarios no exceda de cuarenta (40) salarios mínimos legales mensuales, el competente para adelantar la investigación será el jefe de la dependencia donde se haya presentado el hecho, o la persona que él designe.
Cuando el valor exceda de cuarenta (40) salarios mínimos legales mensuales, la competencia para adelantar la investigación la tendrá la persona que designe el jefe de la oficina de control en la dirección general y en las regionales, el superior inmediato del jefe de la dependencia en la cual se haya presentado el hecho.
ARTICULO 6o. DILIGENCIAS PRELIMINARES. Las denuncias, informes o irregularidades que se formulen en relación con el manejo de los bienes de propiedad de la entidad o que se detecten en las visitas que en cumplimiento de sus funciones realice la oficina de control de la dirección general o las oficinas de control de las regionales o quienes hagan sus veces, deberán ser objeto de diligencias preliminares con el fin de determinar si existe mérito apra que la Contraloría General de la República o cualquier autoridad, competente abra formal investigación o en caso contrario ordene su archivo y/ o la remisión a la autoridad competente correspondiente.
PARAGRAFO. El término máximo para adelantar las diligencias preliminares en ningún caso deberá exceder de diez (10) días hábiles, contados a partir del día siguiente al de la fecha del acto administrativo que designe al investigador.
ARTICULO 7o. INICIACION DE LAS DILIGENCIAS PRELIMINARES. Las diligencias preliminares deberán contener las siguiente información y procedimiento:
Designación del investigador.
Datos generales. Ciudad, fecha, dependencia en la cual se presenta la irregularidad y lugar de sede del funcionario.
Fundamentos de hecho. Comprende la descripción de las presuntas irregularidades que ameritan abrir diligencias preliminares, reservándose el investigador la facultad de abocar el conocimiento de las demás irregularidades que encuentre en el transcurso del proceso.
Fundamentos de derecho. Se citarán las disposiciones legales y reglamentarias que facultan a la entidad para adelantar los procesos de responsabilidades administrativas y al investigador para abrir y llevar a cabo las correspondientes diligencias.
Auto de apertura. Es la diligencia mediante la cual el investigador designado declara abierta la investigación preliminar y señala las pruebas que deben practicarse.
Cuando el proceso de responsabilidad administrativa culmine con responsables, y sólo con fines estadísticos, se informara el resultado de la investigación administrativa al jefe de control interno de la dirección general.
Informe al Representante Legal. De la apertura de las diligencias preliminares se deberá informar al director general y/o al director regional, según el caso.
El investigador designado, buscará la oportuna y eficiente colaboración que la investigación requiera, con el fin de garantizar la buena marcha de esta.
ARTICULO 8o. ORDENACION DE PRUEBAS. El investigador designado, mediante auto ordenará practicar las pruebas que le sean solicitadas, siempre que las estime conducentes y pertinentes para el esclarecimiento de los hechos, así como las especiales que considere procedentes en relación con los hechos materia de investigación. Serán admisibles los medios probatorios"señalados en la ley.
Las pruebas se consignarán en actas suscritas por los funcionarios que en ellas intervengan.
ARTICULO 9o. INFORME A LA FISCALIA. En cualquier etapa de la investigación preliminar en que obre prueba que demuestre la existencia de hechos violatorios de la ley penal que atente contra el patrimonio del estado, se pondrá en conocimiento de la Fiscalía General de la Nación, para lo de su competencia.
ARTICULO 10. CIERRE DE LA INVESTIGACION. Surtida la etapa instructiva, en un término de cinco (5) días hábiles, el investigador designado proferirá auto de cierre de la investigación preliminar y archivo o en caso contrario dará traslado a la Contraloría General de la República para lo de su competencia.
PARAGRAFO. El correspondiente cuentadante, cumpliendo los requisitos de oportunidad y forma exigidos por la Contraloría General de la República, será el responsable de solicitar ante ésta entidad la definición de su responsabilidad fiscal o exoneración a que haya lugar, según el caso.
La división de recursos físicos de la dirección general o la dependencia que haga sus veces en las regionales, será la responsable de remitir a la Contraloría General de la República o a la correspondiente seccional, en caso que se trate de una regional, la documentación e información necesaria.
ARTICULO 11. NOTIFICACION. El auto que ordene el cierre de la investigación y su archivo o el cierre de la investigación y su traslado a la Contraloría General de la República, deberá notificarse al presunto o presuntos responsables y al asegurador si lo hubiere en forma personal o en su defecto por edicto, el cual será fijado en lugar público por el término de diez (10) días calendario, con inserción de la parte resolutiva de la providencia.
En la diligencia de notificación se le entregará al notificado copia integra, auténtica y gratuita del auto.
PARAGRAFO. En caso de existir responsabilidad por negligencia o falta de cuidado, en el mismo auto, deberá sugerirse al jefe de la entidad o al director regional, según el caso, que ordene la apertura de la correspondiente investigación disciplinaria.
ARTICULO 12. RECURSOS. Contra el auto procede únicamente el recurso de reposición dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la notificación al presunto o presuntos responsables y al asegurador si lo hubiere.
El recurso debe contener los requisitos exigidos en el artículo 52 del Código Contencioso Administrativo y deberá resolverse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes.
ARTICULO 13. EJECUTORIA DEL AUTO. El auto que ordene el traslado a la Contraloría General de la República, quedará en firme cuando se haya decidido el recurso o cuando habiendo sido notificado en debida forma no se haya interpuesto recurso alguno.
ARTICULO 14. INFORMES. Los responsables del control interno en cada área de la organización, inmediatamente termine la correspondiente investigación administrativa, deberán informar sobre el resultado de la misma al director general o de la regional, según el caso, a la división de recursos financieros de la dirección general o la dependencia que haga sus veces en las regionales.
ARTICULO 15. FORMAS DE LEGALIZACION DE RESPONSABILIDADES. Para legalizar los valores en cuenta de responsabilidades fiscales de bines por faltantes de inventarios, el cuentadante podrá optar por una de las siguientes alternativas:
a. Solicitar el descargo correspondiente, cuando la autoridad competente haya emitido fallo sin responsabilidad fiscal mediante la presentación del acto administrativo de exoneración fiscal.
b. Cuando la compañía aseguradora de los bienes de la entidad repone el elemento o hace efectivo el pago de su valor en las condiciones que establezca la administración, siempre y cuando la investigación administrativa hubiere emitido concepto favorable al funcionario, en cuanto a su responsabilidad en el manejo del bien.
c. Reponer el bien por otro de similares características y calidad, que se encuentre en condiciones de normal funcionamiento y cuya reposición sea aceptada por la administración. En la nota de entrada al almacén se dejará expresa constancia de este hecho.
d. Cuando el cuentadante entrega el recibo por pago en tesorería del valor del bien correspondiente al faltante, previo trámite de autorización y en las condiciones que la entidad establezca.
ARTICULO 16. DETERMINACION DEL VALOR A PAGAR. Cuando se establezca que el funcionario debe cancelar el valor de sus responsabilidades, para el pago en tesorería de aquellas que fueron causadas con anterioridad al 31 de diciembre de la vigencia inmediatamente anterior, la suma a cancelar se determinará por la división de recursos físicos o la dependencia que haga sus veces en las regionales, seccionales, zonas o grupos administrativos.
a. El sesenta por ciento (60%) del valor comercial actual del bien, sobre cotizaciones que obtenga el SENA por medio de la división de recursos físicos en la dirección general o quien haga sus veces en las regionales, seccionales, zonas o grupos administrativos.
b. El sesenta por ciento (60%) aplicado al llevar el valor presente el costo del bien en inventarios, usando para el efecto el promedio del índice de precios al consumidor (IPC), certificado por el DANE para los últimos cuatro (4) años, así:
n
en donde: S=P(1+i)
S: Valor actual del bien
P. Valor histórico de elemento
I. Valor promedio del IPC en los últimos cuatro (4) años
N. Número de años de adquirido el bien
PARAGRAFO. Cuando el valor del bien en el inventario sea menor de un salario mínimo legal mensual, la división de recursos físicos en la dirección general o quienes hagan sus veces en las regionales, seccionales, zonas y grupos administrativos, previo el estudio correspondiente, podrá autorizar la cancelación del valor en tesorería, según el costo histórico del mismo.
ARTICULO 17. PERDIDA DE ELEMENTOS ADQUIRIDOS EN LA VIGENCIA. Cuando la responsabilidad fiscal se constituya por pérdida de elementos adquiridos en la respectiva vigencia fiscal, se seguirá el siguiente procedimiento:
a. El funcionario podrá reponer el bien en el almacén, siempre y cuando se encuentre en condiciones de funcionamiento normal y observe características y calidades similares al bien perdido.
b. El funcionario podrá cancelar directamente en la tesorería el equivalente al cien por ciento (100%) del valor del bien, el cual será establecido así:
1. Con base en la última compra realizada dentro del último año por la división de recursos físicos en la dirección general o quien haga sus veces en las regionales.
2. Con base en las cotizaciones que se obtengan en un establecimiento comercial, legalmente reconocido y aceptado por el SENA.
3. En caso de no ser posible la aplicación de los anteriores eventos, el valor que le funcionario deberá consignar en la tesorería correspondiente será el que fije la división de recursos físicos en la dirección general o la dependencia que haga sus veces en las regionales, seccionales, zonas y grupos administrativos.
ARTICULO 18. PERDIDAS EN BIBLIOTECAS Y CENTROS DE DOCUMENTACION E INFORMACION. Para que proceda la exoneración administrativa y fiscal de los cuentadantes que tengan a su cargo bienes de bibliotecas, centros de documentación e información, la división de recursos físicos en la dirección general y las subdirección administrativas en las regionales, previo el estudio correspondiente, reglamentarán el margen aceptable de pérdidas en estas dependencias, mediante acto administrativo debidamente motivado, para lo cual tendrán en cuenta el volumen de elementos y el índice de rotación de los mismos.
ARTICULO 19. El grupo de contabilidad en la dirección general o la dependencia que haga sus veces en las regionales, seccionales, zonas y grupos administrativos, con base en la información suministrada, será el responsable de dar a conocer trimestralmente los saldos en cuenta de responsabilidades de bienes a la fecha de terminación de cada trimestre.
ARTICULO 20. PLAZO PARA LEGALIZACION. Los funcionarios cuentadantes con saldos pendientes en la cuenta de responsabilidades, contarán con tres (3) meses improrrogables, contados a partir de la fecha de envío de la información de los saldos, para proceder a legalizar los valores a favor de la entidad.
El cumplimiento de esta obligación será causal de mala conducta del funcionario.
ARTICULO 21. COBROS. La oficina jurídica en la dirección general o quien haga sus veces en las regionales, procederá a efectuar los cobros por la vía legal para recuperar los bienes de la entidad y salvaguardar el patrimonio del SENA.
Para este efecto, en forma mensual, las distintas dependencias a nivel nacional, reportarán a la división de recursos físicos de la dirección general el informe correspondiente.
ARTICULO 22. INFORMES. La subdirección administrativa y financiera de cada una de las regionales de la entidad, informarán a la división de recursos físicos de la dirección general, a la finalización de cada trimestre, el estado de la cuenta de responsabilidad, indicando los valores, los responsables y la programación de cobros tendientes al saneamiento de las cuentas correspondientes.
ARTICULO 23. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.
COMUNIQUESE Y CUMPLASE.
Dada en Santa Fe de Bogotá, D.C.,
a los 24 de agosto de 1995.
CARLOS HERNAN PEÑALOZA MARTINEZ
Director General
ANDRES TRASLAVIÑA CIFUENTES
Subdirector Administrativo y Financiero (E)
ANDRES VARELA ALGARRA
Secretario General
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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