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RESOLUCIÓN 1398 DE 2011
(agosto 9)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 528 de 2013>
Por la cual se crea y reglamenta el Comité Nacional de Normalización de cartera y los Comités Regionales de Normalización de cartera del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
En ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las que le confiere los numerales 2, 3, 4 y 23 del artículo 4 del Decreto 249 de 2004, y artículo 20 del Decreto 249 de 2004, y
CONSIDERANDO:
Que por disposición de los numerales 2o, 3o y 4o del artículo 4 del Decreto 249 de 2004, al Director General de la Entidad le corresponde ejercer la representación legal de la entidad, dirigir, coordinar y controlar la política de administración de personal y dictar los actos administrativos necesarios para la gestión institucional.
Que el numeral 23 del artículo 4 del Decreto 249 de 2004, atribuyó al Director General la función de crear comités, grupos internos de trabajo permanentes o transitorios y definir su composición, su coordinación y sus funciones, y su artículo 20 determinó que el Director General del SENA podrá crear y organizar Comités de Asesoría y Coordinación para estudiar y atender asuntos especiales de competencia del SENA.
Que dada las características de los sistemas organizacionales y la interrelación entre los diferentes procesos que se llevan a cabo en el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, en sus 33 Direcciones Regionales y 116 Centros de Formación, se debe integrar un Comité Nacional de Normalización de Cartera y unos Comités Regionales de Normalización de cartera, con el fin de que se garantice la adecuada gestión y seguimiento a la cartera a favor de la entidad a nivel nacional y como instancia que fije las directrices al interior del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA en la administración y gestión de la cartera, así como su composición y funciones.
Que de acuerdo con la importancia sustantiva, estratégica y financiera que el control a la Gestión de la cartera del SENA exige, se hace necesario crear mecanismos, acciones, actividades, estrategias, desarrollos, determinando responsables, estableciendo fechas y plazos; que garanticen la eficiencia y eficacia del proceso de recaudo de las obligaciones a favor de la Institución.
Que por lo anterior, es necesario crear el Comité Nacional de Normalización de Cartera y los Comités Regionales de Normalización de Cartera del Sena, como instancias encargadas de determinar y ejecutar las políticas y procedimientos que garanticen la eficacia, eficiencia y oportunidad en la gestión de la cartera del SENA;
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
INTEGRACION DEL COMITÉ NACIONAL DE NORMALIZACIÓN DE CARTERA.
ARTÍCULO 1o. CREACION E INTEGRACION. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 528 de 2013> Crear el Comité Nacional de Normalización de Cartera del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, el cual estará conformado por los siguientes funcionarios, quienes actuarán con derecho a voz y voto:
1. El Director General o su delegado, quien actuará como Presidente del Comité;
2. La Directora de Promoción y Relaciones Corporativas o su delegado;
3. El Director Administrativo y Financiero o su delegado;
4. La Directora Jurídica o su delegado;
5. El Secretario General o su delegado;
6. El Coordinador del Grupo de Gestión de Cobro Coactivo de la Dirección General.
PARAGRAFO 1o. La Secretaría Técnica del Comité Nacional de Normalización de Cartera la ejercerá la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas o su delegado.
PARAGRAFO 2o. El presidente del Comité Nacional de Normalización de Cartera, cuando lo considere pertinente o a solicitud de uno de los miembros principales, podrá invitar a sus sesiones a otros servidores que estime necesario, quienes concurrirán con derecho a voz, pero sin voto. La asistencia de los invitados tiene carácter obligatorio.
El Jefe de la Oficina de Control Interno, o su delegado, será invitado permanente a las deliberaciones del Comité Nacional de Normalización de Cartera y actuarán con derecho a voz, pero sin voto en las decisiones que se adopten.
ARTÍCULO 2o. FUNCIONES. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 528 de 2013> El Comité Nacional de Normalización de Cartera del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, tendrá las siguientes funciones:
1. Identificar los procesos y procedimientos que generan la cartera del SENA, con el fin de revisarlos y mejorarlos para garantizar que dicha cartera sea efectivamente recaudable.
2. Identificar los riesgos inherentes a cada una de las actividades del proceso administración y gestión de la cartera, así como los respectivos controles que deben implementarse para eliminar, mitigar y administrar los riesgos identificados;
3. Definir los controles necesarios que deben efectuar los responsables directos de la administración y gestión de la cartera del SENA, en los términos del artículo 9o de la Ley 87 de 1993 y en las demás normas que la modifiquen o la sustituyan;
4. Realizar el análisis y evaluación de los diferentes tipos de cartera, identificando su estado actual, monto, trazabilidad, con el propósito de tomar las medidas necesarias para garantizar una eficiente gestión y normalización.
5. Adoptar las políticas que, a nivel nacional, se deben implementar para garantizar que las obligaciones que constituyen la cartera a favor del SENA se logren recaudar oportunamente.
6. Coordinar la elaboración y actualización de los manuales de funciones y procedimientos para el desarrollo de la administración y gestión de la cartera, así como las responsabilidades y compromisos de los funcionarios que las ejecutan directamente.
7. Implementar un sistema de capacitación a los funcionarios encargados de la administración y gestión de la cartera, que les posibilite conocimiento suficiente, para garantizar el cumplimiento de los procesos, los procedimientos y la normatividad aplicables en la administración y gestión de la cartera del SENA.
8. Garantizar la sistematización del proceso de administración y gestión de la cartera del SENA, que garantice la confiabilidad y adecuado manejo de la información y la eficiencia en estos procesos.
9. Construir y aprobar el “tablero de control” teniendo en cuenta los indicadores estratégicos, tácticos y operativos, para el seguimiento integral a todos los conceptos de cartera en el SENA.
10. Presentar al comité de dirección cada mes el “tablero de control” con todos los indicadores sobre recaudo cartera, normalización, remisibilidad, y estado por regionales.
COMITÉS REGIONALES DE NORMALIZACIÓN DE CARTERA.
ARTÍCULO 3o. CREACION E INTEGRACION. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 528 de 2013> En cada una de las Regionales del SENA existirá un Comité Regional de Normalización de Cartera, el cual es una instancia asesora de la Regional y actuará sin perjuicio de las competencias vigentes en el ejercicio de la gestión administrativa. El Comité Regional de Normalización de Cartera de cada Regional estará conformado así:
1. El Director Regional, quien lo presidirá.
2. El Coordinador del Grupo de Promoción y Relaciones Corporativas.
3. El Secretario de Cobro Coactivo de la Regional.
PARAGRAFO 1o. La participación del Director Regional tiene carácter obligatorio e indelegable.
PARAGRAFO 2o. El Director Regional deberá dejar constancia del servidor público que ejercerá las funciones de Secretario de Cobro Coactivo, así como de los cambios que de este realice.
PARAGRAFO 3o. El Presidente del Comité Regional de Normalización de Cartera, cuando lo considere pertinente o a solicitud de uno de los miembros principales, podrá invitar a sus sesiones a otros servidores de la Regional que estime necesario, quienes concurrirán con derecho a voz, pero sin voto. La asistencia de los invitados tiene carácter obligatorio.
PARAGRAFO 4o. <Parágrafo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 735 de 2012> En las Regionales donde no haya Coordinador del Grupo de Promoción y Relaciones Corporativas, el comité Regional de Normalización de Cartera estará conformado así:
1. El Director Regional, quien lo presidirá.
2. El Coordinador del Grupo de Apoyo Administrativo del cual forme parte la Dirección Regional, o su delegado
3. El Secretario de Cobro Coactivo de la Regional.
En las Regionales donde el Secretario de Cobro Coactivo de la Regional sea el mismo Coordinador del Grupo de Promoción y Relaciones Corporativas, el Comité Regional de Normalización de Cartera estará conformado así:
1. El Director Regional, quien lo presidirá.
2. El Coordinador del Grupo de Promoción y Relaciones Corporativas
3. El Coordinador del Grupo de apoyo Administrativo del cual forme parte la Dirección Regional, o su delegado.
ARTÍCULO 4o. FUNCIONES. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 528 de 2013> Cada uno de los Comités Regionales de Normalización de Cartera, tendrán las siguientes funciones:
1. Garantizar que la información producida por las diferentes dependencias regionales, y que se relacionen con la administración y Gestión de la cartera, fluya en el tiempo oportuno de manera tal que estos insumos sean encauzados y procesados adecuadamente.
2. Consolidar la información de la cartera a cargo de la Regional respectiva, así como determinar y evaluar su estado, con el fin de adelantar las acciones tendientes a su normalización.
3. Elaborar y enviar mensualmente, dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes, el informe de gestión de cartera, consolidando la información de toda la cartera a cargo de la Regional, con destino al Secretario del Comité Nacional de Normalización de Cartera.
REGLAMENTACIÓN DE LAS REUNIONES.
ARTÍCULO 5o. REUNIONES DEL COMITÉ NACIONAL DE NORMALIZACION DE CARTERA DEL SENA. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 528 de 2013> El Comité Nacional de Normalización de Cartera del SENA, se reunirá ordinariamente el primer viernes de cada mes y, de manera extraordinaria cuando las necesidades lo ameriten.
ARTÍCULO 6o. REUNIONES DE LOS COMITÉS REGIONALES DE NORMALIZACION DE CARTERA. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 528 de 2013> Los comités Regionales de Normalización de Cartera se reunirán ordinariamente el primer viernes de de<sic> cada mes y, de manera extraordinaria, cuando las necesidades lo ameriten.
ARTÍCULO 7o. QUORUM Y DESICIONES. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 528 de 2013> En los eventos en que el Comité Nacional de Normalización de Cartera del SENA o los Comités Regionales de Normalización de Cartera deban adoptar una decisión, éstas serán tomadas por la mayoría simple de los miembros asistentes con derecho a voto. En todo caso, al inicio de cada reunión y en la verificación del quórum se deberá dejar constancia de los asistentes con derecho a voto.
Las recomendaciones y decisiones deberán estar soportadas, en todos los casos, en estudios y documentación técnicos suficientes.
ARTÍCULO 8o. ACTAS DE LAS REUNIONES. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 528 de 2013> Las recomendaciones, decisiones y demás actuaciones, tanto del Comité Nacional de Normalización de Cartera como de los Comités Regionales de Normalización de Cartera, deberán constar por escrito en actas numeradas en forma consecutiva, firmadas por los miembros principales e invitados.
SECRETARÍA TÉCNICA.
ARTÍCULO 9o. SECRETARIA TECNICA. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 528 de 2013> La Secretaría del Comité Nacional de Normalización de Cartera del SENA estará a cargo de la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas o su delegado, en tanto que la Secretaría de los Comités Regionales de Normalización de Cartera la ejercerá el Coordinador de Promoción y Relaciones Corporativas.
ARTÍCULO 10. FUNCIONES DE LAS SECRETARÍAS TÉCNICAS. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 528 de 2013> Los Secretarios, tanto del Comité Nacional de Normalización de Cartera como de los Comités Regionales de Normalización de Cartera creados mediante esta Resolución, ejercerán las siguientes funciones:
1. Convocar a las reuniones ordinarias y a extraordinarias cuando así lo solicite el Presidente correspondiente.
2. Verificar el quórum.
3. Elaborar las actas de las reuniones y suscribirlas junto con los demás participantes, en su condición de miembro activo del Comité y Secretario del mismo.
4. Hacer seguimiento a la implementación de las recomendaciones y decisiones del Comité Nacional de Normalización de Cartera o del respectivo Comité Regional de Normalización de Cartera.
5. Coordinar los requerimientos logísticos para las reuniones del Comité.
6. Custodiar y mantener el archivo de las actas del Comité, así como recopilar las normas vigentes o que se expidan respecto de este proceso.
7. El Secretario del Comité Regional de Normalización de Cartera deberá preparar un informe anual de la gestión del Comité, con corte al mes de diciembre, que será remitido al Secretario del Comité Nacional de Normalización de Cartera.
8. Las demás funciones que correspondan a la naturaleza de esta clase de Secretaría.
PARAGRAFO. Con no menos de dos (2) días de antelación a la sesión ordinaria de los correspondientes Comités, el Secretario remitirá a los demás miembros del Comité una agenda de la reunión, en la que especificará los invitados que deben asistir.
ARTÍCULO 11. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 528 de 2013> Las funciones designadas al Comité Nacional de Normalización de Cartera y a los Comités Regionales de Normalización de Cartera, en nada substituye ni remplaza las que cada una de las áreas u oficinas generadoras de cartera a favor del SENA deben adelantar, para garantizar que su recaudo se efectúe de manera oportuna y eficiente.
ARTICULO 12. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 528 de 2013> Comunicar el contenido de la presente Resolución a la Secretaría General, a los Directores de Área, a los Directores Regionales, a los Coordinadores de Grupo de Promoción y Relaciones Corporativas, al Coordinador del Grupo interno de trabajo permanente denominado “Gestión de Cobro Coactivo” y a los Secretarios de Cobro Coactivo de cada una de las Regionales.
ARTICULO 13. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 528 de 2013> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, D.C. a los 9 AGO 2011
CAMILO EDUARDO BERNAL HADAD
Director General
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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