RESOLUCION 1524 DE 2018

(septiembre 5)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Por la cual se aprueban las tablas de valoración documental y se hace obligatoria su aplicación en el SENA a nivel nacional

EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

En ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias, en especial las conferidas por el artículo 4 numeral 4o del Decreto 249 de 2004 y el artículo 8 del Acuerdo 4 de 2013 expedido por el Archivo General de la Nación, y

CONSIDERANDO

Que el artículo 78 de la Ley 489 de 1998, señala que el director, gerente o presidente será el representante legal de la correspondiente entidad, celebrará en su nombre los actos y contratos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos y funciones, tendrá su representación judicial y extrajudicial y podrá nombrar los apoderados especiales que demande la mejor defensa de los intereses de la entidad.

Que el numeral 2 del artículo 4 del Decreto 249 de 2004 “por el cual se modifica la estructura del SENA”, le atribuyo al Despacho la facultad de “2. Ejercerla representación legal de la Entidad” y en el numeral 4 “dirigir coordinar y controlar las funciones administrativas. (...) dictar los actos administrativos (...) adelantar programas o proyectos institucionales, con miras al cumplimiento de la misión de la entidad, de conformidad con las normas legales vigentes”.

Que el artículo 24 de la Ley 594 de 2000, establece la obligatoriedad para las entidades del Estado de elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental.

Que el Decreto 2609 de 2012 en su artículo 3o estable “La gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicarlas normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas".

Que el Articulo 9 del Decreto 2609 de 2012, establece. “La gestión documental en las diferentes entidades públicas en sus diferentes niveles, debe comprender como mínimo los siguientes procesos”

“(...) f). Disposición de documentos. Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental”.

“(„,) h). Valoración. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva)”.

Que el Artículo 21 y 22 del Decreto 2578 de 2012, en su Capítulo II Evaluación de Documentos dispone: “Artículo 21. Evaluación de Documentos de Archivo. La Evaluación de Documentos de Archivo deberá ser realizada porta Oficina de Archivo o de Gestión Documental de cada entidad, de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000. // El Comité Interno de Archivo de la respectiva entidad es el responsable de aprobar el resultado del proceso de valoración de los documentos de archivo, a partir de agrupaciones documentales en series y sub-series, sean éstos físicos o electrónicos y de aprobar las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental. //Corresponde a los Consejos Territoriales de Archivo llevara cabo la evaluación de documentos de archivo que sean comunes para todas las entidades públicas de su respectiva jurisdicción, o un sector de éste, de conformidad con la normatividad expedida por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado”.

Artículo 22. Elaboración y aprobación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental. El resultado del proceso de valoración de documentos de archivo que realicen las entidades públicas o las privadas que cumplen funciones públicas, en cualquiera de las ramas del poder público, se registrará en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.// El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado reglamentará el procedimiento para la elaboración, evaluación, aprobación e implementación de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental”.

Que el Acuerdo 4 del 15 de marzo de 2013, expedido por el Archivo General de la Nación en su artículo 8 prevé que: “Las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental deberán ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité Institucional de Desempeño y Gestión en el caso de las entidades del orden Nacional (...) cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité”.

Que el Artículo 9o del Acuerdo 4 de 2013, expedido por el Archivo General de la Nación establece que las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deberán publicarse en la respectiva página web de las entidades públicas y mantenerse en dichos sitios Web permanentemente; la publicación también incluye los documentos señalados en el instructivo del artículo 5 del Acuerdo 4 de 2013.

Que el Artículo 10 del Acuerdo 4 de 2013, dispone el procedimiento de presentación, revisión y ajustes de las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental, al señalar:

“a) Dentro de los treinta (30) días siguientes a su aprobación el Secretario General, o quien haga sus veces, del organismo nacional, departamental, distrital o municipal presentará las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental con todos sus anexos, al Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación o al Consejo Departamental o Distrital de Archivos, según el caso, para su evaluación técnica o convalidación. El Archivo General de la Nación, en las entidades del orden nacional y los Archivos Generales Departamentales y Distritales en el orden territorial, harán seguimiento al cumplimiento de esta disposición”;

b) Dentro de los treinta (30) días siguientes a su evaluación técnica o convalidación, el Secretario General o quien haga sus veces, solicitará la inscripción de las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental en el “Registro Único de Series Documentales” del Archivo General de la Nación, siguiendo el procedimiento establecido para tal fin”;

c) Si el concepto técnico emitido por el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación o el Consejo Departamental o Distrital de Archivos, determina que las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental no reúnen los requisitos técnicos que establece el Archivo General de la Nación, se solicitará a la entidad que las aprobó que haga los cambios y ajustes consignados en el concepto técnico, el cual es de obligatorio cumplimiento: la entidad tendrá máximo treinta (30) días para realizarlos ajustes solicitados y remitirá nuevamente al Consejo Departamental o Distrital de Archivos”

Que el Decreto 1499 de 2017, modificó el Decreto 1083 de 2015, en lo relacionado con el Sistema de Gestión y determinó en su artículo 2.2.22.3.4, que el Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG se adoptará por los organismos y entidades de los órdenes nacional y territorial de la Rama Ejecutiva del Poder Público y el artículo 2.2.22.3.8 del Decreto precitado dispuso que las entidades crearan un Comité Institucional de Gestión y Desempeño encargado de orientar la implementación del MIPG.

Que a través de la Resolución 2387 del 2017 se creó el Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Servicio Nacional de Aprendizaje- SENA encargado de orientar la implementaclón y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG y sustituyó el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y el Comité Operativo de Desarrollo Administrativo como los demás comités con relación en el modelo y que no sean obligatorios por mandato legal.

Que el Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Servicio Nacional de Aprendizaje- SENA, en cumplimiento de la disposiciones transcritas anteriormente, mediante Acta número 04 del 04 de septiembre de 2018, emitió concepto favorable para la aprobación de la actualización de las Tablas de Valoración Documental de la Entidad.

Que el SENA requiere contar con Tablas de Valoración Documental que le permita valorar la documentación de los fondos acumulados y determinar su disposición final a nivel nacional, como parte del ciclo vital de los documentos y como resultado de la aplicación de las Tablas de Valoración Documental definir los documentos que por su contenido, han generado valores secundarios y que en consecuencia deben ser conservados permanentemente: de Igual forma Identificar la documentación que ha perdido los valores primarios y no cuenta con valores secundarios y en consecuencia deben ser eliminados.

Que para dar cumplimiento a las disposiciones del Archivo General de la Nación, el SENA requiere aprobar las Tablas de Valoración Documental que serán aplicadas en los fondos acumulados a nivel nacional.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE

ARTÍCULO 1o. APROBACIÓN. Aprobar las Tablas de Valoración Documental del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA documento adjunto a la presente resolución y que será aplicada en la Dirección General, Regionales y Centros de Formación Profesional.

ARTÍCULO 2o. PRESENTACIÓN ANTE EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. En cumplimiento de lo establecido en el literal a) del Artículo 10 del Acuerdo 4 de 2013, expedido por el Archivo General de la Nación, se ordena que dentro de los treinta (30) días siguientes a la promulgación de la presente resolución la Secretaría General presente las tablas de valoración documental con todos sus anexos que la integran, al Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación, para observaciones, ajustes o su convalidación.

ARTÍCULO 3o APLICACIÓN. Las Tabla de Valoración Documental se aplicará a partir de la convalidación de las mismas por parte del Archivo General de la Nación y son la referencia obligada para la intervención de los fondos acumulados existentes en la entidad.

ARTÍCULO 4o. OBLIGATORIEDAD. Las Tablas de Valoración Documental que forman parte integral de la presente Resolución, son de obligatorio cumplimiento para todos los funcionarlos y colaboradores del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, en consecuencia la organización de los fondos acumulados, deberán estar basados en el contenido de las Tablas de Valoración Documental aprobadas por la Entidad.

ARTÍCULO 5o VIGILANCIA. Corresponde a la Secretaria General por Intermedio del Grupo de “Administración de Documentos", adscrito a la Secretaria General, Dirección General, velar por el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente resolución, para tal fin, deberá verificar que en las dependencias de la Dirección General, Regionales y Centros de Formación

Profesional, cumpla con la correcta aplicación de las Tablas de Valoración Documental en la organización de los fondos acumulados y deberá reportar a la Oficina de Control Interno las irregularidades o el incumplimiento de las obligaciones contenidas en la presente disposición.

ARTÍCULO 6o. PUBLICACIÓN. Ordenar la publicación en la página Web de la entidad, las Tablas de Valoración Documental una vez convalidadas por el Archivo General de la Nación, en cumplimiento de lo establecido en el Artículo 9o del Acuerdo 4 de 2013 expedido por el AGN y deberán permanecer publicadas indefinidamente.

ARTÍCULO 7o. CONVALIDACIÓN. Dentro de los treinta (30) días siguientes a la suscripción de la presente Resolución, la Secretaria General presentará las Tablas de Valoración Documental al Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación, para su convalidación, en cumplimiento de lo establecido en el literal a) del artículo 10 del Acuerdo 4 de 2013, expedido por el AGN.

ARTÍCULO 8o. REGISTRO ÚNICO DE SERIES DOCUMENTALES. Una vez convalidas las Tablas de Valoración Documental por el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación, la Secretaría General en cumplimiento de lo establecido en el literal b) del artículo 10 del Acuerdo 4 de 2013, solicitará el Registro Único de Series Documentales del Archivo General de la Nación.

ARTÍCULO 9o. DIVULGACIÓN. Remitir copia de la presente resolución a la Secretaria General, para que una vez convalidadas las Tablas de Valoración Documental por el Archivo General de la Nación, se divulgue a los Directores de Área, a los Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro, Coordinadores de Grupo, funcionarios y colaboradores a nivel nacional.

ARTÍCULO 10. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de su expedición, derogar las disposiciones que le sean contrarias. De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1437 de 2011 publíquese en la página web del SENA.

COMUNÍQUESE PUBLIQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D. C., a los

JOSE ANTONIO LIZARAZO SARMIENTO
DIRECTOR GENERAL

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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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