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RESOLUCIÓN 2625 DE 2005
(15 diciembre)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
Por medio de la cual se dispone la aplicación de las Tablas de Retención Documental de la Dirección General del SENA
EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
En ejercicio de sus facultades legales y estatutarias especialmente las conferidas en el numeral 23 del artículo 4°. Del Decreto 00249 de 2004, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 594 de 2000, establece la obligatoriedad para las entidades del Estado de elaborar las Tablas de Retención de Documentos.
Que el Acuerdo 039 del 31 de octubre de 2002 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación reguló el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental, en desarrollo del Artículo 24 de la Ley 594 de 2000.
Que el Acuerdo 054 del 30 de octubre de 2001, del Consejo Directivo del Archivo General de la aprobó la Tabla de Retención Documental de la Dirección General del SENA y consideró que se debían ajustar durante su aplicación.
Que con base en estas recomendaciones el Servicio Nacional de Aprendizaje ha venido haciendo ajustes a las Tablas de Retención Documental de acuerdo con el seguimiento en su aplicación y las solicitudes que han presentado las oficinas productoras.
Que teniendo en cuenta que mediante Decreto 249 del 28 de enero de 2004 se modificó la estructura del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, se hizo necesario efectuar nuevos ajustes de acuerdo con la estructura organizacional y funcional adoptada.
Que en cumplimiento del Acuerdo 039 de 2002 las Tablas de Retención Documental deben ser aprobadas por la instancia competente y por ello se sometieron a estudio y aprobación del Comité Nacional de Administración de Documentos.
Que mediante Acta 01 del 21 de noviembre de 2005, el Comité Nacional de Administración de Documentos del SENA aprobó la actualización de las Tablas de Retención Documental para la Dirección General del SENA.
Que en cumplimiento del Acuerdo 039 de 2002 el representante legal debe expedir el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusión ante los servidores públicos de la Entidad para garantizar su aplicación.
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Las Tablas de Retención Documental para la Dirección General aprobadas por el Comité Nacional de Administración de Documentos se aplicarán obligatoriamente en todas las dependencias de la Dirección General del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.
ARTÍCULO 2o. Las Tablas de Retención Documental para la Dirección General se aplicarán a partir de la fecha de aprobación y servirán de referente para la organización y conformación de series y subseries de los documentos producidos con anterioridad a su aprobación, siempre y cuando correspondan a la misma estructura organizacional sobre la cual se basó su elaboración.
PARÁGRAFO. La estructura organizacional y funcional que se tuvo en cuenta para la actualización de las Tablas de Retención aprobadas para la Dirección General corresponde a la modificada a partir del Decreto 249 del 28 de enero de 2004.
ARTÍCULO 3o. La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental (TRD).
ARTÍCULO 4o. Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente TRD, siguiendo los procedimientos que para tal fin ha establecido el Archivo General de la Nación en los Acuerdos 41 y 42 del 31 de octubre de 2002, las Resoluciones expedidas por el Director General del SENA 01726 y 01728 del 15 de diciembre de 2003 y la Guía Básica para gestión de documentos en todas las dependencias de la Entidad, de acuerdo con el cronograma que fije la Secretaría General a través del Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General.
ARTÍCULO 5o. Los documentos que de acuerdo con la Tabla de Retención Documental tengan como disposición final la eliminación, se consignarán en Acta suscrita por el Jefe de la Oficina Productora, el funcionario a cargo de los documentos y el Coordinador del Grupo de Administración de Documentos, para ser presentada ante el Comité Nacional de Administración de Documentos de la Dirección General, para su estudio y aprobación.
ARTÍCULO 6o. Las modificaciones a las Tablas de Retención Documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser remitidas al Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General, para su revisión y presentación ante el Comité de Administración de Documentos, para su aprobación.
ARTÍCULO 7o. La Secretaría General a través del Grupo de Administración de
Documentos de la Dirección General establecerá el plan de divulgación y capacitación para todos los servidores públicos, con el fin de garantizar el conocimiento y la aplicación de las Tablas de Retención Documental.
Los funcionarios del Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General establecerán cronogramas de seguimiento para verificar la aplicación de las Tablas de Retención Documental.
ARTÍCULO 8o. La presente resolución rige a partir de la fecha de expedición.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C., a los
DARIO MONTOYA MEJIA
Director General
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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