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RESOLUCIÓN 2629 DE 2022
(diciembre 29)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023>
Por medio del cual se actualizan las obligaciones, constitución, y adopción del reglamento interno del Comité Nacional de Defensa Judicial y de Conciliación del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.
El DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
En uso de sus facultades delegadas mediante los Artículos 115 de la Ley 489 de 1998, el artículo 4, 23 y 32 del Decreto 249 de 2004
CONSIDERANDO
El artículo 1 de la ley 119 de 1994 establece que el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, es un establecimiento público del orden nacional con personería jurídica, patrimonio propio e independiente, y autonomía administrativa, adscrito al Ministerio de la Protección Social; De conformidad con el artículo 2 de la Ley 119 de 1994, el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, está encargado de cumplir la función que corresponde al Estado de invertir en el desarrollo social y técnico de los trabajadores colombianos; ofreciendo y ejecutando la formación profesional integral, para la incorporación y el desarrollo de las personas en actividades productivas que contribuyan al desarrollo social, económico y tecnológico del país.
El Comité Nacional de Defensa Judicial y de Conciliación, como instancia administrativa, le corresponde coordinar estrategias encaminadas a orientar las políticas de defensa de los intereses de la entidad, así como la forma de prevenir la asunción de responsabilidades por daños imputables a actuaciones de la administración.
Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 117 de la Ley 2220 de 2022, los Comités de Conciliación son una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas de prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Igualmente decidirá en cada caso específico sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro mecanismo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público.
Que con la Ley 2220 de 2022 se expidió el Estatuto de Conciliación y se creó el Sistema Nacional de Conciliación.
Que el artículo 146 del Estatuto derogó todas las disposiciones que le sean contrarias y especialmente los artículos 24, 25, 35, 47, 49, 50, 51, 52, 53, 59, 61, 62, 63, 64, 65A, 65B, 66, 67, 76, 81, 82, 83, 84, 85, 86, 87 y 89 de la Ley 23 de 1991; 64, 65, 66, 69, 70, 71, 72, 73, 75, 77, 80, 81, 83, 84, 86, 91, 92, 94, 96, 99, 100, 104, 105, 106, 107, 108, 109 y 110 de la Ley 446 de 1998; la Ley 640 de 2001; el artículo 2 de la Ley 1367 de 2009; los artículos 51 y 52 de la Ley 1395 de 2010. El inciso 2 del numeral 6 del artículo 384 y los artículos 620 y 621 de la Ley 1564 de 2012; así como el parágrafo 1 del artículo 4 de la Ley 1579 de 2012.
Que de conformidad con lo dispuesto en el numeral 11 del artículo 120 de la Ley 2220 de 2022, es función de los Comités de Conciliación dictar su propio reglamento.
La Ley 1285 de 2009 amplió las materias conciliables relacionadas con la jurisdicción de lo contencioso administrativo.
El 14 de mayo de 2009 se expidió el Decreto 1716 de 2009 que reglamenta la conciliación en materia de lo contencioso Administrativo, en especial señala los términos dentro de los Cuales debe adelantarse el análisis y decisión de los casos de conciliación y repetición por parte de los comités de conciliación.
La Directiva Presidencial No. 005 del 22 de mayo de 2009 establece la obligación de modificar los reglamentos internos de los comités de conciliación para ajustarlos a la nueva normatividad.
Que la Ley 1395 de 2010 en su artículo 70 estableció la obligatoriedad para la asistencia a la diligencia de conciliación cuando se apelan las sentencias adversas a la entidad, so pena de declarar desierto el recurso interpuesto.
Que es necesario derogar las Resolución No. 01522 de 2004, con el objeto de adecuar la composición y el funcionamiento del Comité Nacional de Defensa Judicial y de Conciliación conforme lo establecido por el Decreto 1716 de 2009.
Que mediante Resolución 1349 de 2011 se reorganizó el Comité Nacional de Defensa Judicial y de Conciliación del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, y teniendo en cuenta los considerandos del Decreto 1069 de 2015 por medio del cual, se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, en el capítulo 3 - conciliación, subsección 2- comités de conciliación, artículo 2.2.4.3.1.2.1. y siguientes, se procede actualizar la presente resolución, en aras de renovar obligaciones, su constitución y el reglamento interno del comité.
Que teniendo en cuenta las disposiciones establecidas en el Decreto 1069 de 2015, modificado por el Decreto 1167 de 2016, así como los parámetros establecidos en el Modelo Óptimo de Gestión determinados por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, en adelante MOG, que busca realizar un diagnóstico sobre la gestión de la defensa de las entidades, se hace necesario actualizar el Reglamento Interno del Comité de Conciliación del Servicio Nacional de Aprendizaje, en adelante Sena.
Que la presente modificación al reglamento se discutió y aprobó por los miembros del Comité de Conciliación en sesión del día 14 de diciembre de 2022.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE
CAPÍTULO PRIMERO.
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 1. OBJETO. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023> Actualizar obligaciones y adoptar el reglamento del Comité Nacional de Defensa Jurídica y de Conciliación del Servicio Nacional de Aprendizaje, en adelante SENA.
ARTÍCULO 2. NATURALEZA. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023> Comité Nacional de Defensa Jurídica y de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.
PARÁGRAFO 1. Comité Nacional de Defensa Jurídica y de Conciliación decidirá en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público.
PARÁGRAFO 2. La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por si sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del comité.
PARÁGRAFO 3. La decisión del Comité de conciliación acerca de la viabilidad de conciliar no constituye ordenación del gasto.
PARÁGRAFO 4. Es objetivo del Comité Nacional de Defensa Jurídica y de Conciliación del SENA, adoptar las medidas tendientes para asegurar una defensa idónea de los intereses litigiosos de la entidad; así mismo constituirá una herramienta fundamental para el desarrollo de la política de conciliación en los procesos judiciales, la prevención del daño antijurídico, contribuyendo a la racionalización de los recursos públicos.
ARTÍCULO 3. INTEGRACIÓN DEL COMITÉ NACIONAL DE DEFENSA JUDICIAL Y DE CONCILIACIÓN DEL SENA. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023> El Comité Nacional de Defensa Jurídica y de Conciliación del Sena, estará conformado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes:
1.El Director General del Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, o su delegado.
2.El Secretario General.
3.El Director Administrativo y Financiero
4.El Director de Empleo y Trabajo.
5. El Director Jurídico, o quien tenga a su cargo la defensa de los intereses litigiosos de la entidad.
6.El Director del Sistema Nacional de Formación para el Trabajo SNFT- Sena.
7.El Director de Promoción y Relaciones Corporativas.
8.El Director de Formación Profesional.
9.El Director de Planeación y Direccionamiento Corporativo.
10. El Jefe de la Oficina de Control Interno, con voz de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo 10 del artículo 17 del Decreto 1716 de 2009.
PARÁGRAFO 1. La participación de los integrantes será indelegable, con excepción de la del Director General de la entidad.
PARÁGRAFO 2. Concurrirán sólo con derecho a voz, los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto; el apoderado que represente los intereses del Sena en cada proceso, el jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces y el Secretario Técnico del Comité
PARÁGRAFO 3: El Comité Nacional de Defensa Jurídica y de Conciliación podrá invitar a sus sesiones a un funcionario de la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio del Interior y de Justicia, quien podrá asistir a sus sesiones con derecho a voz.
PARÁGRAFO 4: Comité Nacional de Defensa Jurídica y de Conciliación podrá invitar a sus sesiones a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, quien participará cuando lo estime conveniente con derecho a voz y voto.
ARTÍCULO 4. FUNCIONES. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023> Comité Nacional de Defensa Jurídica y de Conciliación ejercerá las siguientes funciones:
1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico de la entidad.
2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.
3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del ente, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de las entidades, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.
4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.
5. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité Nacional de Defensa Jurídica y de Conciliación deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada.
6. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Publico ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.
7. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.
8. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garantices su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.
9. Proponer medidas de corrección o mejora a la gestión de cumplimiento y/o pago, de sentencias, laudos arbitrales y conciliaciones.
10. Estudiar y evaluar la actividad litigiosa de la entidad para proponer correctivos y mejorar la defensa judicial.
11. Designar a la persona que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente a quien sea profesional del Derecho, que en ningún caso podrá ser contratista de la entidad y deberá contar con dedicación suficiente a las labores y actividades requeridas para el funcionamiento óptimo de esta instancia.
12. Revisar anualmente el reglamento del Comité y realizar las modificaciones que resulten necesarias para su adecuado y eficiente funcionamiento.
13. Dictar su propio reglamento.
ARTÍCULO 5. SECRETARIA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023> El Comité Nacional de Defensa Judicial y de Conciliación del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, contará con una Secretaria Técnica, a cargo del Coordinador del Grupo de Procesos Judiciales y Conciliaciones.
PARÁGRAFO 1: Cada vez que exista cambio de coordinar/ coordinadora del Grupo de Procesos Judiciales y de Conciliación, quien a su vez ostenta la calidad de Secretaria/o Técnica, deberá comunicarse, en la sesión más próxima del comité, su asignación.
ARTÍCULO 6. FUNCIONES DE LA SECRETARIA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023> La Secretaría Técnica del Comité será ejercida por una funcionaria o funcionario público de la entidad, preferentemente un profesional en derecho, y tendrá las siguientes funciones:
1. Elaborar las actas de cada sesión del comité. El acta deberá estar debidamente elaborada y suscrita por el presidente y el secretario del comité que hayan asistido, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.
2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el comité.
3. Con el propósito de dar cumplimiento al ordinal 3o del artículo 121 de la Ley 2220 de 2022, deberá preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado a quien ostente la representación legal de la entidad y a los miembros del Comité cada seis (6) meses. Una copia de este será remitida a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia.
4. Proyectar y someter a consideración del comité la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención de daño antijurídico y de defensa de los intereses del ente.
5. A más tardar el último día hábil del mes de febrero de cada año, deberá enviar a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, el informe anual de cumplimiento del plan de acción de las políticas de prevención del daño antijurídico.
El informe debe incluir los resultados de los indicadores de gestión, impacto y resultado siguiendo la metodología y dentro de los aplicativo suministrados por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
6. Reportar semestralmente a la Contraloría General de la República y a la Procuraduría General de la Nación - Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo, acerca de cada uno de los fallos judiciales pagados con dineros públicos durante el periodo respectivo, anexando la correspondiente certificación del Comité de Conciliación, donde conste el fundamento de la decisión de iniciar o no, las respectivas acciones de repetición. Lo anterior con fundamento Art. 65 Ley 2063 de 2020.
Así mismo, dentro de los dos (2) meses siguientes a la decisión del Comité de Conciliación, se remitirán a los organismos de control mencionados en el acápite anterior, las constancias de radicación de las respectivas acciones ante el funcionario judicial competente.
Para la rendición del primer semestre, a la Contraloría General de la República, Formulario M-73 Acción de Repetición- aplicativo Sireci, la fecha límite para rendir la información de la acción de repetición, será dentro del rango comprendido dentro de los diez (10) días hábiles y el décimo quinto (15) día hábil del mes de julio de la respectiva vigencia.
Para el segundo semestre, la fecha límite para rendir la información de la acción de repetición, será dentro del rango comprendido entre los diez (10) días hábiles y el décimo quinto (15) día hábil del mes de febrero del año siguiente de la vigencia a rendir.
7.Las demás que le sean asignadas por el comité.
ARTÍCULO 7. OFICINA DE CONTROL INTERNO. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023> El jefe de la Oficina de Control Interno participará en las sesiones del Comité Nacional de Defensa Judicial y de Conciliación para verificar en primer término el cumplimiento de las disposiciones del Decreto 1716 de 2009 y del acto administrativo mediante el cual se ordenó la creación del Comité de la entidad y del reglamento interno del mismo y, en segundo lugar, para supervisar la cabal ejecución de las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación.
ARTÍCULO 8. IMPARCIALIDAD Y AUTONOMÍA EN LA ADOPCIÓN DE DECISIONES. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023> A efecto de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los miembros del Comité Nacional de Defensa Judicial y de Conciliación les serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente las definidas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo; el artículo 141 de la Ley 1564 de 2012, por la cual se expide el Código General del Proceso; el artículo 45 de la Ley 1952 de 2019, o las que los modifiquen o sustituyan, y las demás nomas concordantes.
ARTÍCULO 9. TRÁMITE DE IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023> Si alguno de los miembros del comité de Conciliación se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento, deberá informarlo a todos los miembros del Comité Nacional de Defensa Judicial y de Conciliación inmediatamente reciba la convocatoria; éstos decidirán en el término de un día vía electrónica o por el medio más eficaz sobre si procede o no el impedimento y de ello se deberá comunicar a la Secretaría Técnica.
En caso de que uno o más de los miembros asistentes al Comité se declare impedido para actuar en un tema específico y esto implique imposibilidad de decidir por no existir quórum, se podrán seleccionar miembros ad hoc que cumplan los requisitos exigidos en las normas pertinentes sobre las calidades de los miembros integrantes de dicho Comité.
En los casos en los cuales se presenten dudas o controversias en la interpretación y/o aplicación del régimen de inhabilidades e incompatibilidades de los miembros del Comité, se deberá elevar la consulta a la Agencia de Defensa Jurídica del Estado en los términos establecidos en el ordinal 4o del artículo 6o del Decreto 1244 de 2021.
FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ, ACTAS Y ARCHIVO.
ARTÍCULO 10. SESIONES DEL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023> El Comité Nacional de Defensa Judicial y de Conciliación se reunirá de manera ordinaria no menos de dos veces al mes, para ello se emitirá, por parte de la dirección jurídica una circular interna al finalizar la vigencia, en donde se señalará el calendario con fechas de convocatorias y sesiones del Comité Nacional de Defensa Judicial y de Conciliaciones para cada vigencia, así mismo, sesionará cuando las circunstancias lo exijan, para el efecto, en cada sesión ordinaria se tratarán los temas de competencia que estén por discutirse y decidirse y que estén relacionados en la correspondiente convocatoria.
El Comité se reunirá extraordinariamente cuando las necesidades del servicio lo requieran, previa convocatoria que con tal propósito formule la Secretaría Técnica.
PARÁGRAFO 1. El Comité podrá sesionar con un mínimo de tres de sus miembros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple.
PARÁGRAFO 2. En el último mes del año se expedirá una circular, donde se establecerán las fechas de convocatoria y sesión del comité para la vigencia próxima.
PARÁGRAFO 3. Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, en esta se señalará nuevamente fecha, hora, lugar y modalidad de su reanudación, la cual deberá programarse en el menor tiempo posible. En todo caso, quien ejerza la secretaría técnica confirmará la citación a través del medio más expedito a cada integrante e invitado del Comité.
ARTÍCULO 11. CONVOCATORIA. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023> El Secretario Técnico del Comité procederá a formalizar la convocatoria de los miembros permanentes del Comité de Conciliación, indicando día, hora y lugar de reunión; seguido a ello, propondrá el orden del día en la que se verificará el quórum, se revisará la participación de los miembros del comité, la cual será presencial y según necesidad expuestas por la secretaria Técnica o integrantes del Comité, podrá celebrarse de forma virtual, o mixta, entendiéndose esta última, la intervención presencial y virtual de los miembros del comité; por último, se expondrán los temas de la convocatoria al comité, para debate y decisión.
Así mismo, extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración de los miembros del comité, sin perjuicio de lo previsto en los parágrafos primero y segundo del artículo diecisiete del Decreto 1716 de 2009.
PARÁGRAFO 1: A las sesiones del Comité no se invitará a los particulares o a los representantes judiciales que hayan formulado a la entidad conciliación u otro mecanismo alternativo de solución de conflictos, salvo que el Comité considere necesaria su participación.
PARÁGRAFO 2: Las convocatorias para cada sesión del Comité se enviarán vía correo electrónico, conforme a las fechas estipuladas en la circular interna emitida por la dirección jurídica para cada vigencia.
PARÁGRAFO 3: Una vez recibida la convocatoria, cada uno de los miembros del comité deberá manifestar previamente al día de sesión, y según la necesidad la Secretaría Técnica o integrantes del Comité podrá determinar la celebración virtual de la sesión del Comité Nacional de Defensa Jurídica y de Conciliación.
ARTÍCULO 12. FORMALIDAD DE LA CONVOCATORIA. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023> La citación al Comité Nacional de Defensa Judicial y de Conciliación deberá ir acompañada del orden del día correspondiente, y de las fichas de conciliación generadas desde el aplicativo eKogui para cada caso, que teniendo en cuenta la complejidad, dichos documentos permanecerán a disposición de los miembros del comité de conciliación para su revisión y consulta. La citación se debe hacer como mínimo con dos días hábiles de anticipación a la fecha fijada para la respectiva sesión.
ARTÍCULO 13. PROCEDIMIENTO PREVIO A LA CONVOCATORIA DE REUNIÓN. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023> Los casos que se presenten ante el Comité Nacional de Defensa Judicial y de Conciliación deben haber surtido el siguiente trámite:
El Grupo de Procesos Judiciales y Conciliaciones revisará las solicitudes de conciliación tanto en instancia extrajudicial como judicial enviada por las regionales, para ello deberá contar con los insumos, esto es, la solicitud de conciliación, y/o demanda y contestación de demanda para casos judiciales, adjuntando la ficha de conciliación creadas en el aplicativo eKogui, o cualquier otra forma de solución alternativa de conflictos que le sean remitidas por los Directores Regionales o cualquier otra dependencia del SENA.
De la misma manera se estudiarán las acciones de repetición y llamamiento en garantía, en la que además a parte de los documentos mencionados, se anexarán los pagos por condenas de los fallos judiciales, casos que serán estudiados y sustanciados por los abogados del Grupo de Procesos Judiciales y Conciliaciones.
El apoderado de cada regional y/o nivel central, según sea la competencia, elaborará un estudio que deberá contener:
a. Indicación del tipo de solicitud de Conciliación: solicitud directa de Conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos; citación formal de Despacho Judicial, Procuraduría General de la Nación.
b. Naturaleza jurídica de la controversia a conciliar: contractual, reivindicatorio, ejecutivo, nulidad y restablecimiento del derecho, etc.
c. Identificar la causa y sub causa litigiosa según aplicativo eKogui.
d. Relación sucinta y cronológica de los hechos fundamento de la solicitud de Conciliación.
e. Pretensiones y estimación de los perjuicios.
f. Determinación de la legitimación en la causa del solicitante o la contraparte.
g. Señalamiento de los medios probatorios que obran en el expediente.
h. Análisis de jurisprudencia frente a casos similares.
i. Viabilidad jurídica de la Conciliación.
j. Apreciación objetiva y razonada acerca de la viabilidad, oportunidad y conveniencia de llegar o no a un acuerdo conciliatorio. De acuerdo con el caso, deberá incluirse la posición o línea jurisprudencial acerca de situaciones similares con el análisis respectivo de probabilidad de condena a la entidad.
k. Dilucidar la viabilidad de la decisión, conforme a la existencia de lineamientos y/o directrices institucionales de conciliación.
PARÁGRAFO 1. Los anteriores estudios se deben realizar en el aplicativo Ekogui, por medio de la ficha de conciliación para casos judiciales, extrajudiciales, pactos de cumplimiento, acciones de repetición y demás medios de solución de conflictos que se puedan adelantar.
PARÁGRAFO 2. Las fichas que no sean posibles crear en el aplicativo Ekogui a causa de estudios anteriores, o por asuntos en materia penal se deberán realizar en el formato Word indicado por el Grupo de Procesos Judiciales y de Conciliación.
ARTÍCULO 14. DESARROLLO DE LA REUNIÓN. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023> En el día y hora señalados, la Secretaría Técnica del Comité instalará la sesión. A continuación, informará a los asistentes sobre las justificaciones presentadas por inasistencias, la modalidad de la sesión (presencial, virtual y/o mixta) conforme a las manifestaciones de participación, que previo a la sesión, indiquen los miembros del comité vía correo electrónico; sobre el trámite de impedimentos o recusaciones; luego se verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto.
La Secretaría Técnica dará inicio al tratamiento de los temas sometidos a análisis para lo cual dará lectura a los apartes generales de cada caso; en especial su identificación y consideraciones generales. De ser necesario a solicitud de los miembros del Comité, se escuchará por parte de la Secretaria Técnica el respectivo análisis y absolverá las dudas e inquietudes que se le formulen; y/o se podrá conectar virtualmente a la sesión, al abogado sustanciador del caso, para que exponga el análisis y conclusión del mismo.
Una vez se haya surtido la intervención antes señalada o presentado el caso, los miembros del Comité de Defensa Judicial y Conciliación deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la entidad en cuanto al contenido de la decisión, como en la observancia de los términos otorgados para el inicio de los trámites que cada decisión implique.
Efectuada la deliberación, el Secretario Técnico procederá a preguntar a cada uno de los miembros el sentido de su voto y con base en la sumatoria de los mismos se definirá la situación.
ARTÍCULO 15. PARTICIPACIÓN ELECTRÓNICA O VIRTUAL. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023> Los miembros del Comité Nacional de Defensa Judicial y de Conciliación podrán intervenir en las sesiones del Comité de manera electrónica a través del sistema interno de comunicación de la entidad (Outlook), en el que enviará la decisión de los casos, y/o virtualmente por los medios institucionales establecidos para ello. Valga decir, mediante correos electrónicos, o también mediante cualquier otro medio que garantice la comunicación de su posición sobre el caso como fax, videoconferencia, grabación, teams, zoom, meet, etc.
Los miembros del Comité que decidan participar de manera electrónica y/o virtual deberán anunciarlo con antelación a la celebración de la respectiva sesión, y en caso electrónico, la comunicación deberá acompañarla de un archivo que contenga su postura sobre cada uno de los temas a tratar; así como sus proposiciones.
ARTÍCULO 16. ACTAS DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023> Las actas serán elaboradas por el Secretario Técnico, él cual dejará constancia en ellas de las deliberaciones y decisiones adoptadas por los miembros permanentes del Comité. Las actas de las sesiones serán suscritas por todos los asistentes al mismo, bien sea de forma manuscrita, firma electrónica y/o digital.
PARÁGRAFO. Trámite Aprobación de las Actas. El Secretario Técnico deberá remitir a cada uno de los miembros asistentes a la respectiva sesión, el proyecto de acta, por escrito opor correo electrónico, dentro de los 10 días hábiles siguientes a su celebración, con el objeto de que aquellas remitan sus observaciones, dentro de los 2 días hábiles siguientes al recibo del proyecto.
ARTÍCULO 17. QUÓRUM DELIBERATORIO Y ADOPCIÓN DE DECISIONES. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023> El Comité deliberará con mínimo siete (7) de sus miembros permanentes, podrá entrar a decidir con la participación de este número de miembros permanentes. Las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple de los miembros asistentes a la respectiva sesión.
ARTÍCULO 18. SALVAMENTO Y ACLARACIÓN DE VOTOS. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023> Los miembros del Comité Nacional de Defensa Judicial y de Conciliación que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar sus motivos de disenso, en el momento de la deliberación de lo cual el Secretario dejará constancia en la respectiva acta. No habrá lugar a deliberaciones o adición a posiciones frente a cada tema luego del momento de deliberación y manifestación del voto en cada caso.
ARTÍCULO 19. INASISTENCIA. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023> Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir ni participar por medios electrónicos a una sesión deberá comunicarlo por escrito o electrónicamente, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, haciendo llegar a la sesión del Comité, el escrito antes señalado.
En la correspondiente acta de cada sesión del Comité, el Secretario Técnico dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó la justificación. Lo anterior, para los fines que estime pertinentes el funcionario encargado de la oficina de Control Interno en la entidad.
ARTÍCULO 20: REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL REGLAMENTO DEL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023> En la última sesión del año, el comité revisará la presente resolución con intención de modificar, adicional o ratificar lo establecido en la misma, teniendo en cuenta la existencia cambios normativos, directrices gubernamentales, ajustes de la entidad, entre otros aspectos.
ARTÍCULO 21. INCUMPLIMIENTO DE TÉRMINOS Y OBLIGACIONES DEL REGLAMENTO INTERNO. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023> Teniendo en cuenta la perentoriedad de los términos del proceso de conciliación prejudicial, y las consecuencias de la mora en el trámite al interior de la entidad, todo retardo injustificado en los términos aquí señalados y en las directrices o circulares impartidas a los funcionarios de la entidad para garantizar el óptimo funcionamiento del Comité Nacional de Defensa Judicial y de Conciliación será inmediatamente puesto en conocimiento de la oficina de Control Interno Disciplinario por parte de la Secretaría Técnica del Comité.
ARTÍCULO 22. INFORMES DE LOS APODERADOS. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023> Los apoderados de la entidad, remitirán mes vencido, el informe de audiencias de conciliación extrajudicial y judicial celebradas, a través del formato GJ-F-010 “informe mensual de audiencias” que se encuentra en la plataforma compromiso, al Grupo de Proceso Judiciales y de Conciliación.
Las actas de conciliación y sus fichas, se publicarán en la intranet SENA- FTP nube SENA dentro de los ocho días siguientes a su celebración.
ARTÍCULO 23. ARCHIVOS, EXPEDICIÓN DE COPIAS, CONSTANCIAS Y CERTIFICACIONES. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023> En caso de presentarse solicitud de copias de documentos o actas del Comité de Conciliación por particulares, la solicitud se remitirá a la Dirección Jurídica para que se estudie su procedencia y trámite conforme a los lineamientos establecidos en la Ley 1712 de 2014 “Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública”, Ley 1581 de 2012 “Ley de Tratamiento de Datos Personales”, y demás disposiciones que le sean aplicables.
El archivo del Comité Nacional de Defensa Judicial y de Conciliación y el de su Secretaría Técnica reposarán en el archivo digital de entidad, a través de intranet SENA- FTP nube SENA y conforme a lo estipulado en la tabla de retención documental vigente. Lo anterior sin perjuicio de las normas de archivo documental y de gestión de la administración pública y de la aplicación de tablas de retención y transferencia documental.
Las decisiones del Comité Nacional de Defensa Judicial y de Conciliación del Servicio Nacional de Aprendizaje - Sena estarán certificadas con destino a los despachos judiciales y demás entidades de control o autoridades administrativas que lo requieran, y serán expedidas por el Secretario Técnico de la entidad, quien dará fe según el contenido del acta de la respectiva sesión, dejando clara la posición adoptada por los miembros del Comité.
Dichas certificaciones deberán contener la identificación del asunto, el número de radicación del mismo, las partes intervinientes y el despacho de conocimiento, así como la fecha de la sesión en la que se adoptó la decisión, el sentido de esta y una descripción sucinta de las razones en las que esta se funda, sin implicar el levantamiento de la reserva de las estrategias de defensa.
Las solicitudes de copias auténticas de las actas, constancia y la expedición de certificaciones sobre las mismas serán tramitadas por la Secretaria Técnica del Comité, para lo cual deberá solicitarse con tres (3) días hábiles de antelación a la celebración de la audiencia.
ACCIÓN DE REPETICIÓN Y DEL LLAMADO EN GARANTÍA.
ARTÍCULO 24. INFORMACIÓN SENTENCIAS Y CONCÍLIACIONES PAGADAS. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023> La Dirección Administrativa y Financiera (grupo de presupuesto), Secretaria General, a través de los grupos de salarios y pensiones, y las regionales por medio de los grupos de talento
humano y/o coordinaciones mixtas, informarán trimestralmente al Grupo de Procesos Judiciales y de Conciliaciones sobre los pagos efectuados por condenas o conciliaciones o por otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad del SENA.
El coordinador/ coordinadora del Grupo de Procesos Judiciales, quien a su vez ostenta la calidad de Secretaria Técnica del Comité, informará semestralmente a los miembros del comité sobre estos asuntos.
ARTÍCULO 25. DE LA ACCIÓN DE REPETICIÓN. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023> Comité Nacional de Defensa Judicial y de Conciliación del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA deberá realizar los estudios pertinentes para determinar la procedencia o no de la acción de repetición.
Para ello, el ordenador del gasto, al día siguiente al pago total o al pago de la última cuota efectuado por la entidad, de una conciliación, condena o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial del SENA, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes a la Dirección Jurídica con copia a la Coordinación del Grupo de Procesos Judiciales y Conciliaciones con el fin de que se designe un abogado para que presente el asunto ante el Comité Nacional de Defensa Judicial y Conciliación, en un término no superior a cuatro (4) meses, y se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición y se presente la correspondiente demanda de ser procedente, dentro de los dos (2) meses siguientes a la decisión.
PARÁGRAFO. La dependencia de Control Interno de Gestión o la que haga sus veces, deberá verificar el cumplimiento de las obligaciones contenidas en este artículo.
ARTÍCULO 26. DEL LLAMAMIENTO EN GARANTÍA. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023> El abogado sustanciador de la ficha de acción de repetición deberá analizar la viabilidad de procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial, e informar al Comité la conclusión o determinación del caso. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación contenida en el artículo anterior.
En cualquier momento, esto es, en el estudio de casos ante el Comité Nacional de Defensa Jurídica y de Conciliación, si se evidencia posible riesgo de condena en un proceso judicial; el abogado sustanciador debe avizorar la responsabilidad del funcionario público, incluso antes del estudio de viabilidad de acción de repetición, para determinar la pertinencia del llamamiento en garantía al funcionario responsable dentro del proceso.
PLAN DE ACCIÓN, PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO Y POLÍTICAS PARA LA DEFENSA LITIGIOSA DE LA ENTIDAD.
ARTÍCULO 27. PLAN DE ACCIÓN DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023> Comité Nacional de Defensa Judicial y de Conciliación anualmente aprobará el plan de acción, conforme los lineamientos sugeridos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
ARTÍCULO 28. PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO Y POLÍTICAS PARA LA DEFENSA JUDICIAL DE LA ENTIDAD. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023> Comité Nacional de Defensa Judicial y de Conciliación deberá formular políticas de prevención del daño antijurídico cada dos (2) años de acuerdo con la metodología elaborada por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
Para este propósito, la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación presentará a los integrantes del Comité, un informe de las demandas y sentencias presentadas y notificadas durante los dos años anteriores a la vigencia de la política, en los diferentes temas que dieron lugar a la condena y/o conciliación del Servicio Nacional de Aprendizaje- SENA, para que el Comité analice las causas y determine las políticas pertinentes a efectos de prevenir el riesgo del daño antijurídico.
ARTÍCULO 29. FORMULACIÓN DE POLÍTICAS DE PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023> El Comité Nacional de Defensa Judicial y de Conciliación del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA podrá tomar como insumo de conformidad con las directrices de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado lo siguiente:
1. La litigiosidad a la fecha de corte de la formulación de la política de prevención del daño antijurídico.
2. Las sentencias o laudos condenatorios a la fecha de corte de la formulación de la política de prevención del daño antijurídico, según el tipo de acciones.
3. Las solicitudes de conciliación extrajudicial a la fecha de corte de la formulación de la política de prevención del daño antijurídico.
4. Las reclamaciones administrativas a la fecha de corte de la formulación de la política de prevención del daño antijurídico.
5. Los derechos de petición que puedan anticipar situaciones litigiosas futuras.
10. El mapa de riesgos de la entidad y otros riesgos que tengan la calidad de sobrevinientes.
11. Otros factores relevantes que la entidad considere que pueden ser fuente futura de litigiosidad.
12. Posibilidad de aplicación de la figura de extensión de jurisprudencia en sede administrativa.
ARTÍCULO 30. PROCESO DE FORMULACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023> Las causas generales deben ser expresadas de acuerdo con la parametrización de causas del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado e-KOGUI. Las subcausas serán establecidas por el Servicio Nacional de Aprendizaje - Sena, de conformidad con el hecho, acto, operación o conducta antijurídica específica que se quiera prevenir.
ARTÍCULO 31. INDICADORES. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023> La prevención del daño antijurídico será considerada como un indicador de gestión y con fundamento en este se asignarán las responsabilidades al interior del Servicio Nacional de Aprendizaje- Sena.
ARTÍCULO 32. IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA POLÍTICA DEL DAÑO ANTIJURÍDICO. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023> El Comité de Conciliación, con el apoyo de la Dirección Jurídica y demás dependencias asociadas, deberán asegurar la implementación del plan de acción de las políticas de prevención del daño antijurídico durante los dos (2) años calendario siguientes a su formulación y realizar el respectivo seguimiento.
ARTÍCULO 33. DIRECTRICES DE CONCILIACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023> El Comité de Conciliación podrá fijar las directrices institucionales de conciliación señaladas en el numeral 4 del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto 1069 de 2015, con el fin de optimizar, estandarizar, agilizar la toma de decisiones frente a las solicitudes de conciliación reiterativas en su causa y litigiosidad, para efectos de mejorar los tiempos de respuesta y brindar seguridad jurídica, fortaleciendo así la defensa jurídica del Estado.
PARÁGRAFO 1. Esta herramienta se puede aplicar cuantas veces sea necesario, dependiendo del volumen de solicitudes de conciliación, demandas o sentencias de cada entidad, para los casos en que se decida conciliar y para aquellos en que opte por no hacerlo.
PARÁGRAFO 2. El Comité Nacional de Defensa Judicial y de Conciliación adoptará la metodología para la formulación de directrices de la conciliación de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, aplicando los mecanismos y aplicativos diseñados para ello.
ARTÍCULO 34. PUBLICIDAD. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023> Las directrices institucionales de conciliación del Comité de Conciliación en relación con las políticas de prevención del daño antijurídico, se darán a conocer a través de su publicación en los medios oficiales de la entidad y serán de obligatorio cumplimiento para todos los servidores públicos de la entidad.
DISPOSICIONES FINALES.
ARTÍCULO 35. VIGENCIA Y DEROGATORIA. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 2775 de 2023> La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 1349 de 2011.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, D. C., a los 14 días del mes de diciembre de 2022.
El Director General del Servicio Nacional de Aprendizaje Sena,
29 DIC 2022
JORGE EDUARDO LONDOÑO ULLOA
Director General
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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