CIRCULAR 25 DE 2015

(febrero 11)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Con referencia a las circulares 3-2011- 000116, 3-2011-000125 y 3-2011-000185 expedidas por la Dirección Administrativa y Financiera y a Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, consideramos oportuno dar un alcance y aclarar lo siguiente:

1. Definición Vigencia Futura: autorizaciones otorgadas para la asunción de obligaciones con cargo a presupuestos de vigencias posteriores y se clasifican en ordinarias o excepcionales. Como regla general, la autorización para la asunción de obligaciones con cargo a vigencias futuras, en su monto máximo, el plazo y las condiciones, debe consultar las metas plurianuales del Marco Fiscal de Mediano Plazo (MFMP); en lo relacionado con proyectos de inversión nacional, deben contar con el concepto previo favorable del DNP y el ministerio correspondiente; y no pueden superar el periodo de gobierno, salvo los proyectos de inversión que hayan sido declarados previamente de importancia estratégica por el Consejo Nacional de Política Económica y Social (CONPES).

2. Usualmente el SENA tramita vigencias futuras ordinarias. Se caracterizan porque la obligación por adquirirse inicia su ejecución con presupuesto de la vigencia en curso. Por disposición del artículo 10 de la Ley 819 de 2003, la entidad solicitante debe tener en el presupuesto de la vigencia fiscal en la cual requiere la autorización, una apropiación mínima del quince por ciento (15%) de las vigencias futuras solicitadas.

3. Tipos de vigencia futura:

a. Vigencias futuras para contrataciones nuevas: estas vigencias operan para contratos que por sus características o el periodo de inicio abarcan más de una vigencia. Se tramitan antes de la firma del contrato, con el fin de tener la autorización de comprometer recursos de vigencias posteriores y evitar así las reservas presupuestales. En las proyecciones de recursos se debe garantizar que el valor propuesto para la vigencia de inicio quede como cuenta por pagar. Para su trámite se debe sacar un cdp en el cual se diga el objeto a contratar por vigencia futura.

b. Vigencias futuras de sustitución y prorroga: Estas vigencias, están amparadas en el Artículo 8 del Decreto 4836 de 2011 que señala lo siguiente:

“De conformidad con el artículo 10 de la Ley 819 de 2003, el Confis o su delegado podrá autorizar la asunción de obligaciones que afecten presupuestos de vigencias futuras con el fin de adicionar los contratos que se encuentren en ejecución, sin que se requiera expedir un nuevo certificado de disponibilidad presupuestal.

Cuando los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación requieran ampliar el plazo de los contratos en ejecución, sin aumentar el monto del mismo y ello implique afectación de presupuestos de posteriores vigencias fiscales, podrán solicitar la sustitución de la apropiación presupuestal que respalda el compromiso, por la autorización de vigencias futuras, en este caso las apropiaciones sustituidas quedarán libres y disponibles.

La autorización para comprometer vigencias futuras procederá siempre y cuando se reúnan las condiciones para su otorgamiento”

c. Las vigencias de sustitución operan para contratos que van hasta el 31 de diciembre de la respectiva vigencia, y que por su comportamiento y/o consumo mensual evidencian que tendrán excedentes. La sustitución no implica una adición al contrato en recursos, solamente en tiempo y un cambio de recursos de una vigencia a otra. El tiempo que cubra la vigencia futura dependerá de los montos sustituidos, sin superar en todo caso el 31 de diciembre de la vigencia siguiente. No hay limitante en el valor a sustituir, aunque no podrá superar el valor del contrato y deberá tener un consumo mínimo en la vigencia que se firmó el contrato, en ese sentido, el valor de la vigencia futura corresponderá al valor sustituido. Para su trámite se debe enviar la justificación respectiva de por qué no se ejecutan los recursos, por ejemplo disminución de consumos, etc. Se debe garantizar que los recursos de la vigencia de inicio quedan como cuenta por pagar. Eso nos garantizar no tener reservas presupuestales.

d. Las vigencias futuras de prórroga operan para contratos que van enero hasta el 31 de diciembre, que consumen el presupuesto asignado en la vigencia y que requieren prórroga para garantizar continuidad del servicio, como servicio Médico Asistencial o en algunos casos arrendamientos. Implican adición en tiempo y valor del contrato, por ello la prorroga está sujeta a no superar el 50% del valor inicial del contrato. Se debe garantizar que los recursos de la vigencia de inicio quedan como cuenta por pagar. Eso nos garantizar no tener reservas presupuestales.

Las vigencias de sustitución o prorroga están amparadas en los cdp's que soportan los contratos que están en curso y con el presupuesto que se viene ejecutando.

4. Por lo general, la Dirección de Planeación tramita ante los respectivos entes ( MPS DNP y MHCP) vigencias futuras para proyectos de impacto nacional, como por ejemplo el servicio de aseo, cafetería y mantenimiento, vigilancia, transporte de carga y paquetería, construcciones y adecuaciones, proyecto de Tecnologías de Informática y Comunicaciones, Servicio Médico, de todas las Regionales y Centros de Formación, una vez sean evaluadas por la Dirección de Área responsable del tema en la Dirección General, quienes deberán remitir la información consolidada a la Dirección de Planeación según el formato anexo a esta circular. Por lo anterior, la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo no tramitará vigencias futuras solicitadas directamente por los Centros de Formación y Regionales.

Nota: no se autoriza el trámite de vigencias futuras para contratación de servicios personales indirectos.

5. Los plazos establecidos para la presentación oficial mediante radicado en ONBASE de las vigencias futuras ante la Dirección de Planeación, son los siguientes:

a. Para vigencias futuras nuevas: 1 de mayo de 2015

b. Para vigencias futuras de sustitución: 1 de junio de 2015

c. Para vigencias futuras de prorroga: 1 de agosto de 2015

La duración del trámite se estima como mínimo en un mes dado que debe pasar por Ministerio de Trabajo – DNP - Ministerio de Hacienda, si no hay que hacer actualización a la ficha de inversión. Por ello las áreas de la Dirección General deberán remitir con suficiente anticipación (mínimo 2 semanas) a la Direccion de Planeación su solicitud para garantizar las revisiones y correcciones a que haya lugar y la actualización a la ficha del proyecto de inversión de ser necesario.

La Dirección de Planeación entre julio y agosto estará realizando el alistamiento al Plan de Acción, por ello no tramitará vigencias después de agosto.

6. A continuación se remite el listado de formuladores de los proyectos de inversión y los asesores del Grupo de Planeación Operativa de la Dirección de Planeación asignados a cada proyecto de inversión, quienes estarán atentos a resolver las dudas respectivas:

Agradecemos a las Direcciones de Área de la Dirección General atender los plazos previstos en la presente circular.

IVAN ERNESTO ROJAS GUZMAN

Director de Planeación y Direccionamiento Corporativo

REQUISITOS PARA TRAMITAR VIGENCIAS FUTURAS ORDINARIAS

La solicitud de vigencias futuras deberá venir acompañada de un documento de justificación, y el cdp o cdp's respectivos.

El documento de justificación deberá contener:

1.Objeto y fines de la vigencia: Describir el objetivo principal para el cual se tramita la vigencia, es decir, lo que se pretende realizar (una contratación, un convenio, una compra, etc.) y la descripción de la necesidad a satisfacer. Si ya se ha tramitado vigencias por el concepto solicitado se debe mencionar como antecedente.

Deberá incluirse el costo de las actividades y los supuestos de costeo.

2. Impacto sobre la Política Misional: debe apuntar a Plan Estratégico y la misión institucional.

3. Ahorros y mejoras en la gestión: generalmente se tramitan vigencias futuras porque permite a la entidad hacer ahorros. El documento deberá señalar en lo posible una cuantificación de los ahorros que tiene para la entidad tramitar la vigencia ya se en procesos técnicos y administrativos.

4. Mecanismos de Contratación y Cronograma de Contratación: describir el tipo de contratación y su cronograma respectivo. Si hay diferentes actividades con diferentes modalidades, se deberá incluir un cronograma por cada uno.

5. Marco de Gastos de Mediano Plazo – MGMP: esto lo diligencia la Dirección de Planeación.

7. Presupuesto y fuentes de financiación: esto lo diligencia la Dirección de Planeación.

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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