CIRCULAR 51 DE 2019

(abril 1)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

<Esta norma no incluye análisis de vigencia>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

PARA: DIRECTORES REGIONALES, JEFES DE OFICINA, SUBDIRECTORES DE CENTROS DE FORMACIÓN, PROFESIONALES CONTABLES, TESOREROS Y DEPENDENCIAS DE LA DIRECCIÓN GENERAL

Asunto: Lineamientos para retención en la fuente gastos de viaje contratistas

Teniendo en cuenta la publicación del instructivo para trámite de viáticos y gastos de desplazamiento GRF-l-006, cargado en la plataforma Compromiso el 26 de marzo de 2019, se informa que a partir de la fecha, el trámite que se efectúe por concepto de gastos de desplazamiento para los contratistas, se deberán realizar en el formato actualizado "Orden de viaje contratista", en el cual ya no se practicará retención en la fuente, por tratarse del giro de un anticipo. Una vez legalizados tales anticipos, el contratista tendrá la obligación de incluir en su planilla de cobro de honorarios mensual la totalidad de los gastos de desplazamiento efectivamente legalizados en el mes. Recuerde que la legalización se debe cumplir dentro de los cinco (5) días siguientes al regreso del desplazamiento y el incumplimiento de esta obligación se constituye como una falta disciplinaria, lo cual dará lugar a la iniciación del proceso disciplinario de conformidad con las normas que regulan la materia.

Por lo anterior es necesario que en la planilla para pago de contratistas por concepto de honorarios y/o prestación de servicios personales, se incluyan el valor de los gastos de desplazamiento legalizados por parte del contratista, para totalizarlos con el valor de los honorarios y determinar la base gravable real del período objeto de pago. El responsable de registrar la obligación en la Regional o Centro de Formación, podrá generar de manera mensual, un listado de obligaciones de la vigencia actual (SIIF Nación), para constatar cuales gastos de desplazamiento fueron pagados en el mes al contratista. Adicionalmente, a través de este listado, podrá verificar los reintegros realizados en meses anteriores y las adiciones solicitadas, por ende es recomendable que se compare la información de un mes a otro, para identificar los cambios en los gastos de desplazamiento registrados y controlar que el contratista este reportando en su planilla las legalizaciones realizadas en el mes objeto de cobro.

Asimismo es importante recordarles que para la legalización contable de los gastos de desplazamiento del contratista se debe afectar subcuenta 511179 Honorarios de la cuenta 5111 Gastos Generales y se acredita la cuenta de la subcuenta 190603 Avances para viáticos y gastos de viaje de la cuenta 1906 Avances y anticipos entregados. En el caso de las comisiones de los funcionarios para su legalización contable, se afecta el Gasto subcuenta 510810 Viáticos y se acredita igualmente la subcuenta 190603 Avances para viáticos y gastos de viaje. Finalmente en cuanto a los gastos de desplazamiento del aprendiz, la legalización se realiza solo de forma administrativa, la cual se encuentra a cargo del Grupo de Tesorería, es decir cuando se realiza el desembolso en este caso, se afecta de una vez la subcuenta 511163 Contratos de aprendizaje de la cuenta 5111 Gastos Generales y en ningún momento se afectará la subcuenta 190603 Avances para viáticos.

Respecto a los de gastos de desplazamiento para los contratistas, tramitados con el formato anterior "Orden de viaje contratista", en el cual se haya liquidado la deducción por concepto de retención en la fuente, continuarán su proceso normal hasta el desembolso e igualmente el contratista tendrá la obligación de incluirlos en su planilla de cobro de honorarios mensual, relacionando el valor bruto desembolsado y la deducción que le hayan practicado, por ende durante un mes a partir de la presente circular, en la planilla de cobro de honorarios, se dejará habilitado el campo de retención en la fuente por dicho concepto, el cual se encuentra denominado como: "retefuente comisiones". Una vez cumplido el término de un mes, este campo se eliminará de la planilla, dado que con este nuevo procedimiento ya no será necesario incluir valor alguno en dicho campo y se garantiza el tránsito paulatino a la aplicación del nuevo instructivo.

Cordialmente,

WILSON JAVIER ROJAS MORENO

Director Administrativo y Financiero

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/CIRCULAR_SENA_0051_2019.pdf>

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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