CIRCULAR 109 DE 2015

(julio 9)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá D.C.,

La presente circular tiene como objeto definir los lineamientos generales y parámetros de gestión para la prestación del servicio de transporte de carga y paquetería para la Dirección General del SENA.

Dentro de la presente vigencia el prestador del servicio de transporte de carga y paquetería para la Dirección General es la empresa de Servicios Postales Nacionales S.A. 472 quien tiene cobertura a nivel nacional, adicionalmente cuentan con vehículos que cubren las principales rutas del país contando con seguimiento satelital.

1. Criterios generales para la prestación del servicio de transporte de carga y paquetería

Con el fin de maximizar la eficiencia en los recursos asignados para la prestación del servicio de transporte de carga y paquetería se debe tener en cuenta lo siguiente:

- Planeación: La solicitud de trasporte de carga y paquetería debe corresponder a una adecuada planeación por parte de quienes identifiquen la necesidad de la prestación del servicio, de tal forma que se puedan obtener las ventajas y beneficios que ofrece el contrato de transporte.

- Programación: Toda solicitud de transporte de carga y paquetería deberá contar con la logística previa, formato de solicitud de transporte diligenciado y enviado, de tal forma que se pueda autorizar el transporte y de esta manera atender oportunamente las necesidades de la entidad; así mismo se debe tener en cuenta los tiempos establecidos por la firma contratada para la entrega de las mercancías transportadas según su destino, no se aceptarán solicitudes para transporte de carga y paquetería que no se encuentren debidamente justificadas, diligenciadas y firmadas.

- Conducto regular: Las solicitudes de transporte de carga y paquetería serán tramitadas ante la empresa contratada para prestar el servicio, únicamente por parte del supervisor del contrato designado por el SENA para este fin y a través del correo electrónico transportedecarga@sena.edu.co

2. Canales de comunicación

2.1. Correo electrónico:

Se dispone del correo electrónico transportedecarqa@sena.edu.co, el cual constituye el único canal de comunicación para gestionar las solicitudes de transporte de carga y paquetería.

2.2. Atención telefónica:

Para atender los requerimientos de las solicitudes de transporte de carga y paquetería en el horario regular de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., en los 1P 12475. Para atención a requerimientos fuera del horario regular se debe comunicar con el Coordinador del Grupo de Almacén e Inventarios de la Dirección General.

3. Procedimiento para la solicitud y aprobación de servicio de transporte.

3.1. La solicitud de transporte de carga y paquetería se realizará diligenciando en su totalidad el anexo N° 1 adjunto a la presente Circular, FORMATO DE SOLICITUD DE TRANSPORTE DE CARGA Y PAQUETERÍA.

3.2. Una vez diligenciado el formato de solicitud de transporte, el funcionario o contratista, deberá hacerlo firmar por el Director o Jefe de Área que solicita el servicio, en el campo de nombre “firma del solicitante" de la información de origen del FORMATO DE SOLICITUD DE TRANSPORTE DE CARGA Y PAQUETERIA.

3.3. El FORMATO DE SOLICITUD DE TRANSPORTE DE CARGA Y PAQUETERÍA diligenciado y firmado debe ser escaneado y enviado al correo electrónico a transoortedecarga@sena.edu.co, dirigido al supervisor del contrato.

3.4. El supervisor del contrato autoriza y remite el FORMATO DE SOLICITUD DE TRANSPORTE DE CARGA Y PAQUETERIA a la empresa Servicios Postales Nacionales S.A. La cual procederá a generar los guías y programar la prestación del servicio.

4. Tiempos del servicio

La empresa Servicios Postales Nacionales S.A., deberá recoger las mercancías en un tiempo no mayor a 24 horas después de autorizado el servicio, en el lugar que se Indica en el FORMATO DE SOLICITUD DE TRANSPORTE DE CARGA Y PAQUETERÍA enviado por el supervisor del contrato asignado por el SENA.

La empresa Servicios Postales Nacionales S.A., entrega la mercancía en el sitio de destino indicado en el FORMATO DE SOLICITUD DE TRANSPORTE DE CARGA Y PAQUETERÍA enviado por el supervisor asignado por el SENA, en un plazo no mayor a 3 días hábiles a partir de la recogida de la mercancía, para los trayectos entre ciudades principales entendidas como capitales de departamento y trayectos urbanos. Para trayectos a ciudades secundarias y municipios, el plazo de entrega no debe exceder los 6 días hábiles a partir de la recogida de la mercancía.

El servicio de recogida y entrega es de lunes a viernes en horario de 8:00 am a 5:00 pm. Estará contemplada la prestación excepcional del servicio los días sábados, de acuerdo con las necesidades del servicio y con la expresa autorización del supervisor del contrato,

5. Entrega y Recibo de mercancía

El FORMATO DE SOLICITUD DE TRANSPORTE DE CARGA Y PAQUETERÍA debe viajar anexo a la carga como documentación soporte del envío durante todo el trayecto, con el objetivo que los involucrados en la operación de entrega y recibo de la mercancía, diligencien la información adicional solicitada por el encabezado NOVEDADES EVIDENCIADAS EN EL SERVICIO DE TRANSPORTE, sus respectivas firmas y fechas, como herramienta de control y registro de la trazabilidad del envío. Teniendo en cuenta lo siguiente:

- Avería en el empaque y/o mercancía: daño evidenciado en el empaque y/o mercancía de acuerdo a la inspección física en el momento de recibo.

- Faltante: diferencia en unidades con relación a las mencionadas en el FORMATO DE SOLICITUD DE TRANSPORTE DE CARGA Y PAQUETERÍA y guía de transporte.

- Demora: incumplimiento en los tiempos establecidos para el recibo y entrega de la mercancía.

- Destino no correspondiente: Entrega de mercancía en lugar diferente al señalado como destino en el FORMATO DE SOLICITUD DE TRANSPORTE DE CARGA Y PAQUETERIA y guía de transporte.

En caso de presentarse alguna duda sobre el alcance y aplicación de la presente circular, Invitamos a comunicarse con el Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General IP: 12475 - 12795 - 12349.

PIEDAD JIMENEZ MONTOYA
Directora Administrativa y Financiera

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link:

https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/CIRCULAR_SENA_0109_2015.pdf>

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